CONTOH MINIT MESYUARAT HEM

1. SPSK PK 07/3
SMK Bandar Sri Damansara 1
Persiaran Perdana, 52200 Kuala Lumpur (Sel)
MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA HAL EHWAL MURID
BILANGAN 3 TAHUN 2018
Tarikh: 28 OGOS 2018
Masa: 1.30 am – 2.30 p.m
Tempat: Bilik Minda Bakti
Pengerusi: Pn. Noor Lizah Janudin (Penolong Kanan HEM)
Kehadiran(Bilangan): 23 orang
Kehadiran:
1. Noor Lizah Binti Janudin Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
2. Mohazidi Mokhtar Ketua Disiplin Pagi
3. Gee Cee Yen Pen. Ketua Disiplin Pagi
4. Azlina Mohd Sayuti Pen. Ketua Disiplin Petang
5. Siti Rusmawardah Alias Setiausaha Disiplin
6. Wong Siew Luan Guru Pengawas Pagi
7. Vikneswaran Loganathan Penolong Guru Pengawas
8. Mohd Nasir Ayub Penyelaras 3K
9. Lim Siok Ind Setiausaha Kebersihan (Pagi)
10. Rohani Abd Latif Setiausaha Kesihatan (Pagi)
11. Keetha a/p Balakrisnan Setiausaha Keselamatan (Pagi)
12. Kamalah a/p Raman Setiausaha SPBT (Pagi)
13. Zuriatie Zakaria Guru Bimbingan & Kaunseling
14. Chew Bee Lean Guru Bimbingan & Kaunseling
15. Asma Amirah Abdullah Guru Kebajikan & Biasiswa
16. Tong Chooi Fong Setiausaha Kantin (Pagi)
17. Chiah Nyuk Fah Penyelaras Tingkatan 1 &
Pen.Guru Kebajikan&Biasiswa (KWAMP)
18. Haflah Hj Yusuf Penyelaras Tingkatan 3
19. Wan Amalia Wan Sulaiman Penyelaras Tingkatan 4
20. Nur Hanis Mustapha Setiausaha Sarana Sekolah & Ibu Bapa
21. Wong Kuank Hong Setiausaha Perabot
1

2. 22. Norain Abdul Aziz Setiausaha Majalah
23. Chia Yok Lang Setiausaha Loker
Tidak Hadir (Bersebab) :
1. Bakaruddin Abu Bakar Ketua Disiplin Petang
2. Lee Wei Lek Guru Pengawas Petang
3. Mohd Zaswan Zolkefly Pen. Setiausaha SPBT (Petang)
4. Maslida @Maslijah Alman Penyelaras Tingkatan 2
5. Shiamala a/p Mariappan Penyelaras PKPI (3)
6. Nadia Mohamad Yusof Pen. Setiausaha Kebersihan (Petang)
7. Chan Mok Kiew Penyelaras PKPI (2)
8. Shahrul Nisak Ismail Pen. Setiausaha APDM & SMM (Pagi)
9. Maizatul Izma Mohd Isa Pen. Setiausaha APDM & SMM (Petang)
10. Norzaridah Saman Pen. Setiausaha Kantin(Petang)
11. Siti Noor Yusoff Setiausaha APDM,SMM & SPS
12. Amirus Azura Dzohry Penyelaras Tingkatan 5
13. Nadia Saizul Pen. Setiausaha Kesihatan (Petang)
14. Mohd Sufian Omar Pen. Setiausaha Keselamatan (Petang)
15. Shuhaidah Ishak Penyelaras PKPI (1)
URUS SETIA MESYUARAT :
Faizah binti Sarbini Setiausaha HEM
Yuslina binti Md Yusof Naib Setiausaha HEM
1.0 PERUTUSAN PENGERUSI
1.1 Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua guru dan bersyukur dapat bersama-sama
dalam mesyuarat Jawatankuasa HEM Bil 3/ 2018 ini. Pengerusi mengucapkan terima kasih
di atas kerjasama yang diberikan oleh semua guru sehingga hari ini.
Tindakan: Makluman
2.0 PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
2.1 Minit mesyuarat Bil 2 /2018 disahkan sebulat suara tanpa sebarang pindaan.
Cadangan: Pn. Gee Cee Yen
Sokongan : En. Mohazidi bin Mokhtar
2

3. Tindakan: Makluman
3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
Tiada perkara berbangkit.
4.0 PERKARA-PERKARA BAHARU
4.1 Pendaftaran Tingkatan 1 2019
4.1.1 Sekolah kita dibekalkan seramai 339 orang murid dari 5 buah sekolah rendah.
Setakat semalam 9/11/18 ada seramai 221/339 orang telah membuat
pengesahan.
4.1.2 Selepas keputusan UPSR keluar SK akan menghantar senarai nama murid
beserta keputusan setiap murid.Selepas guru-guru sesi petang bersama
Penyelaras Tingkatan 1 akan menyusun murid mengikut kelas.
4.1.3 Terdapat 10 kelas/ 2019 termasuk 1 kelas 1 KAA.
4.1.4 Guru Penolong SU APDM petang akan menyenaraikan nama-nama murid yang
belum buat pengesahan dan perlu hantar semula ke SK. Selepas dapat semula
feedback perlu key in semula.
4.1.5 Hari Orientasi Tingkatan 1 pada 29 Disember 2019
Tindakan: Makluman
4.2 SKPMG2 Unit HEM
4.2.1 Pengerusi memaklumkan bahawa beliau telah menghadiri Bengkel SKPMG2
untuk unit HEM di Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Utama pada 6 Ogos 2018.
3

4. 4.2.2 Semua Unit di bawah HEM yang terlibat dengan SKPMG2 diminta menyediakan
evidens seperti yang terdapat dalam panduan penyediaan SKPMG2 Unit HEM.
4.2.3 Semua unit terlibat dikehendaki menyediakan evidens di bawah Standard 3.3
Pengurusan Hal Ehwal Murid berpandukan elemen-elemen yang
disenaraikan.Evidens yang dicadangkan tidak muktamad dan tertakluk kepada
pindaan.Tarikh akhir penyerahan evidens ialah pada 15 Oktober 2018.
4.2.4 Pengerusi menyenaraikan contoh-contoh evidens yang perlu disediakan oleh
setiap unit seperti berikut:
i) Aspek 3.3.1 Ketetapan Pelaksanaan Hal Ehwal Murid
ASPEK 3.3.1 KETETAPAN PELAKSANAAN HAL EHWAL MURID
3.3.1.1
Membuat
ketetapan
i • Data SSDM tahun 2018
• Minit Mesyuarat Unit HEM Bil 1/2018
• Dasar Pengurusan HEM
Mendokumenkan
ketetapan
ii • Buku Panduan Pengurusan HEM
• Dasar Pengurusan HEM
Menyebarluaskan
ketetapan
iii • Minit Mesyuarat PIBG Bil 1/2018
• Laporan Perhimpunan Rasmi Sekolah
• Minit Mesyuarat Disiplin
• Laporan Taklimat Disiplin Berfokus
Menyemak semula
ketetapan
iv • Minit Mesyuarat HEM Bil 4/2018
Tindakan: Unit Disiplin
ii) Aspek 3.3.2 Pengurusan Disiplin Murid
ASPEK 3.3.2 PENGURUSAN DISIPLIN MURID
3.3.1.1
Menyebarluaskan
peraturan sekolah
i • Minit Mesyuarat HEM Bil 1 2018
• Buku Peraturan Sekolah
• Laporan Perhimpunan Rasmi Sekolah
• Peraturan Sekolah pada papan kenyataan.
Menguatkuasakan
peraturan sekolah
ii • Laporan Pemeriksaan Mengejut
(SpotCheck)
• Rekod Kes Salah Laku Murid
• Rekod Kehadiran Lewat Ke sekolah
• Laporan Kehadiran Murid (e-kehadiran)
4

5. • Data Murid Ponteng Sekolah
• Rekod Kawalan Kelas (Tingkatan 1 -5)
• Laporan Guru Bertugas
• Laporan Pengawas Bertugas
Menganalisis data
disiplin
iii • Rekod Analisis Data SSDM 2018
• Rekod Kehadiran Ibu Bapa ke sekolah bagi
masalah disiplin
Merancang program
pendidikan disiplin
iv • Takwim Unit HEM 2018
• Kertas Kerja Program Pendidikan Disiplin
Melaksanakan
program pendidikan
disiplin.
v • Laporan program-program Pendidikan
Disiplin Unit HEM
• Laporan Program Taklimat Disiplin
Berfokus
• Laporan Program Jom Ke Sekolah
Tindakan:Ketua Unit Disiplin
Guru Pengawas
iii) Aspek 3.3.3 Pengurusan Keselamatan Murid
ASPEK 3.3.3 PENGURUSAN KESELAMATAN MURID
3.3.3.1
Menyebarluaskan
peraturan dan prosedur
operasi standard
keselamatan
i • Dasar Pengurusan HEM 2018
• Buku Peraturan Sekolah
• Minit Mesyuarat HEM Bil 1 2018
• Minit Mesyuarat JK Keselamatan
Menguatkuasakan
peraturan dan prosedur
operasi standard
keselamatan
ii • Pelan Laluan Kecemasan
• Rekod Kawalan Kelas (Tingkatan 1-5)
• Pelan Laluan Kecemasan
• Rekod Kawalan Kelas (Tingkatan 1-5)
• Laporan Disiplin
• Laporan Unit Keselamatan
Merancang program
pencegahan dan
kesedaran keselamatan
iii • Takwim Unit HEM
• Minit Mesyuarat JK HEM Bil 1 2018
• Minit Mesyuarat JK Keselamatan
Melaksanakan program
pencegahan dan
kesedaran keselamatan
iv • Laporan Latihan Pencegahan Kebakaran
• Laporan Ceramah Pencegahan Kebakaran
• Laporan Program Penyelenggaraan Alat
Pemadam Api
Tindakan: Setiausaha Unit Keselamatan
5

6. iv) Aspek 3.3.4 Pengurusan Kesihatan Murid
ASPEK 3.3.4 PENGURUSAN KESIHATAN MURID
3.3.4.1
Menyelaras pemeriksaan
kesihatan/rawatan/
imunisasi
i • Takwim HEM 2018
• Minit Mesyuarat JK Kesihatan Bil 1 2018
Merancang program
pencegahan dan
kesedaran kesihatan
ii • Jadual aktiviti/program pemeriksaan
kesihatan/rawatan/imunisasi
• Minit Mesyuarat JK Kesihatan Bil 1 2018
Melaksanakan program
pencegahan dan
kesedaran kesihatan
iii • Laporan aktiviti/program pencegahan dan
kesedaran kesihatan.
Mewujudkan
persekitaran yang
bermaklumat tentang
kesihatan.
iv • Gambar persekitaran Bilik Kesihatan
• Gambar poster/maklumat kesihatan pada
papan kenyataan sekolah dan bilik darjah.
Tindakan: Setiausaha Unit Kesihatan
v) Aspek 3.3.5 Pengurusan Bantuan Pelajaran Murid
ASPEK 3.3.5 PENGURUSAN BANTUAN PELAJARAN MURID
3.3.5.1
Mengenal pasti murid
yang layak
i • Senarai semua bantuan yang diterima oleh
murid (KWAMP,BKP, EMK)
Menyelaras proses
bantuan
ii • Senarai nama murid yang layak menerima
bantuan
Merekodkan maklumat
murid yang menerima
bantuan
iii • Rekod maklumat murid yang menerima
bantuan seperti latar belakang, prestasi
akademik dan kokurikulum dll
Memantau
prestasi/kemajuan murid
yang menerima bantuan
iv • Rekod Prestasi Ujian, pentaksiran
pertengahan dan akhir tahun
• Rekod Disiplin Murid
• Rekod Anugerah /Penghargaan yang
diterima murid.
• Rekod prestasi penglibatan, penilaian dan
pencapaian dalam aktiviti kokurikulum.
Tindakan: Setiausaha Biasiswa & Kebajikan
vi) Aspek 3.3.6 Pengurusan Bimbingan Dan Kaunseling
ASPEK 3.3.6.1 PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
6

7. Merancang sesi
bimbingan/kaunseling
i • Takwim UBK 2018
• Senarai Jawatankuasa UBK
• Minit Mesyuarat UBK Bil 1 2018
Melaksanakan sesi
bimbingan/kaunseling
ii • Rekod /Data Sesi Bimbingan Kelompok
• Rekod/Data Sesi Bimbingan Individu
Merancang program
bimbingan dan kaunseling
iii • Takwim UBK 2018
• Minit Mesyuarat UBK Bil 1 2018
• Minit Mesyuarat Bil 1 2018
• Kertas Kerja Program UBK
Melaksanakan program
bimbingan dan kaunseling
iv • Laporan Program – Program UBK
Contoh: Laporan Program Transformasi
Diri dll
Tindakan: Guru Bimbingan & Kaunseling
Pn Zuriatie Zakaria
ASPEK 3.3.6.2 PENGURUSAN PENTAKSIRAN PSIKOMETRIK
3.3.6.2
Merancang pentaksiran
i • Takwim Sekolah 2018
• Takwim UBK 2018
• Minit Mesyuarat UBK Bil 1 2018
• Minit Mesyuarat HEM Bil 1 2018
• Jadual Pelaksanaan Pentaksiran
Psikometrik 2018
Melaksanakan pentaksiran ii • Laporan Pentaksiran Psikometrik
• Sijil Psikometrik Tingkatan 3
Menganalisis data dan
maklumat pentaksiran
iii • Analisis Data dan Maklumat Pentaksiran
Psikometrik
Mengambil tindakan
susulan/intervensi/
konsultasi
iv • Minit Mesyuarat Unit Bimbingan Dan
Kaunseling
• Laporan Sesi Bimbingan/Konsultasi
Tindakan: Guru Bimbingan & Kaunseling
Pn Wan Siti Noor Anis
Pn Chew Bee Lean
4.3 Hari Anugerah Kokurikulum Dan Sahsiah
7

8. 4.3.1 Hari Anugerah Kokurikulum dan Sahsiah akan diadakan pada 31 Oktober 2018.
4.3.2 AJK Unit HEM bertanggungjawab untuk membuat pemilihan bagi murid-murid
dan kelas-kelas yang layak untuk menerima anugerah di bawah Unit HEM.
4.3.3 Semua AJK diminta menyerahkan senarai nama pemenang anugerah selewat-
lewatnya pada 15 Oktober 2018.
4.3.4 Unit HEM akan menyediakan hadiah berupa hamper serta sijil kepada
pemenang-pemenang.
4.3.3 Anugerah-anugerah tersebut ialah seperti berikut:
ANUGERAH KATEGORI TINDAKAN
1 Anugerah Pelajar Sahsiah Terpuji TINGKATAN 1-5 Puan Zuriatie Zakaria
2 Anugerah Kelas Kehadiran Tertinggi TINGKATAN 1-5 Puan Faizah Sarbini
3 Anugerah Kelas Disiplin Sifar Sesi Pagi & Petang En Mohazidi Mokhtar
Tindakan: AJK yang terlibat
4.4 Perancangan Strategik HEM 2018
4.4.1 AJK unit-unit yang terlibat dalam program-program di bawah Perancangan
Strategik HEM diminta melengkapkan Jadual 3 (Pelan Operasi) selewat-lewatnya
15 Oktober 2018.
4.4.2 Program-program yang tersenarai di dalam Perancangan Strategik ialah:
Bil Nama Program Tindakan
1 Taklimat Disiplin Berfokus Unit Disiplin
8

9. 2 OPS Kemas Unit Disiplin
3 Anugerah Kelas Disiplin Sifar Unit Disiplin
4 Anugerah Kelas Purata Kehadiran Tinggi Penyelaras Tingkatan
5 Jom Ke Sekolah Unit Bimbingan & Kaunseling
6 Pertandingan Kebersihan dan Keceriaan Kelas Unit Kebersihan
7 Hiasan Pondok Rehat Unit Kebersihan
8 Tandasku Bersih Dan Ceria Unit Kebersihan
9 Kantinku Bersih, Ceria dan Berinformasi Kantin
10 Latihan Kawad Kebakaran Unit Keselamatan
11 Penyelenggaraan Instrumen Keselamatan Sekolah Unit Keselamatan
12 Ceramah Pencegahan Kebakaran Unit Keselamatan
13 Program Pemakaian Jaket Pantulan Cahaya Unit Keselamatan
14 Ceramah Kesihatan Unit Kesihatan
15 Program Gigi Bersih dan Sihat Unit Kesihatan
16 Program Pemeriksaan Kesihatan & Suntikan Murid Unit Kesihatan
17 Sekolah Bebas Denggi Unit Kesihatan
18 OPS Sampul Bukuku Unit SPBT
19 Kempen Sayangi Buku Teks Unit SPBT
Tindakan: Setiausaha Unit yang terlibat
4.5 Laporan Unit Bimbingan Dan Kaunseling
4.5.1 Puan Zuriatie Zakaria memaklumkan bahawa Unit Bimbingan Dan Kaunseling
telah menjalankan Program Intervensi Murid Berisiko Cicir bermula pada 1 Ogos
2018. Seramai 52 orang murid terlibat tidak termasuk seorang murid yang
sudah berhenti sekolah sebulan lalu.
4.5.2 Data murid terlibat adalah seperti berikut:
9

10. Tingkatan 1: 3 orang
Tingkatan 2: 12 orang
Tingkatan 3: 7 orang
Tingkatan 4: 7 orang
Tingkatan 5: 24 orang
4.5.3 Guru Bimbingan Kaunseling telah menjalankan sesi kaunseling kelompok
berdasarkan Modul SUD1 (Serlah Keunggulan Diri)
4.5.4 DI dalam modul tersebut, murid akan menjalani Latihan Dalam Kumpulan (LDK)
dan akan dipanggil mengikut kelas.
4.5.5 Kaunseling kelompok juga sedang dijalankan dan sudah memasuki Fasa ke 2.
4.5.6 Puan Chew Bee Lean melaporkan bahawa Program Intervensi Murid Berisiko
Cicir telah dijalankan juga untuk murid sesi petang Tingkatan 1 dan 2.
4.5.7 Untuk sesi petang, Unit Bimbingan dan Kaunseling mendapatkan bantuan
Pembimbing Rakan Sebaya (PRS) untuk membantu murid cicir melalui
pendekatan ‘murid melalui murid’ .
4.5.8 Laporan Program Intervensi perlu dihantar ke PPD pada atau sebelum 15
September 2018.
Tindakan: Makluman
4.6 Laporan Unit Disiplin
4.6.1 Encik Mohazidi bin Mokhtar selaku Ketua Unit Disiplin memberi laporan tentang
Statistik dan Laporan Peratusan Disiplin Murid Mengikut Bilangan Murid dan Kes
bertarikh 17 Januari 2018 hingga 17 Ogos 2018.
4.6.2 Terdapat sejumlah 45 kes yang telah direkodkan dalam SSDM setakat ini.Jenis-
jenis kesalahan dan bilangan kes diperincikan dalam Statistik & Laporan
Peratusan Disiplin Murid Mengikut Bilangan Murid. (Sila rujuk lampiran)
4.6.3 Bilangan murid yang digantung persekolahan ialah seramai 16 orang murid.
Bilangan murid yang dibuang sekolah kerana ketidakhadiran seramai 7 orang.
Bilangan murid berhenti sekolah seramai 6 orang.
Tindakan:Makluman
4.7 Unit Keselamatan
4.7.1 Pengerusi memaklumkan bahawa Sistem Penilaian Keselamatan Sekolah perlu
dijalankan 2 kali setahun iaitu pda bulan April dan Ogos
10

11. 4.7.2 Penilaian yang telah dijalankan mendapati sekolah ini memperolehi peratusan
sebanyak 89.94% berstatus sekolah selamat.
4.7.3 AJK Unit Keselamatan juga telah mempamerkan nombor kecemasan seperti
hospital dan bomba di laluan ke kantin, di bilik utility setiap blok dan pondok
pengawal keselamatan.
4.7.4 AJK Unit Keselamatan juga diminta menjalankan pemeriksaan berkala ke atas
kenderaan yang dipandu murid ke sekolah.
Tindakan: Makluman
5. HAL-HAL LAIN
5.1 Pengerusi memaklumkan tentang murid yang bernama Shafir Sadiq dari Tingkatan 3
Futuristikadalah merupakan murid OKU yang kerap berhalusinasi dan kadang kala ttiba-
tiba berkelakuan ganas.Ibunya telah dipanggi untuk berbincang dengan Penolong kanan
HEM pada 10 Ogos 2018 dan menurut ibunya murid tersebut tidak mengambil sebaang
ubat hospital setakat ini dan hanya merancang untuk menjalani perubatan tradsisional
sahaja.
5.2 Sehubungan itu, Pengetua meminta Unit Bimbingan kaunseling untuk membuat laporan
status terkini murid tersebut secara berkala serta meminta Guru Bimbingan dan
Kaunseling supaya mengadakan sesi bersama murid tersebut untuk membantu murid
tersebut.
Tindakan: Makluman
6 PENUTUP
6.1 Pengerusi merakamkan ucapan ribuan terima kasih kepada semua guru.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 2.30 petang.
Disediakan oleh,
Faizah binti Sarbini
Setiausaha HEM
SMK Bandar Sri Damansara 1.
12 September 2018
11