Laporan Ketua Audit Negara 2013 Siri 2 - Negeri Sabah
Arahan perkhidmatan
1. ARAHAN PERKHIDMATAN
Panduan asas pentadbiran sesebuah
pejabat / jabatan yang meliputi
pentadbiran am, perkara perkhidmatan,
alat kelengkapan pejabat, rekod awam
dan kemudahan perhubungan.
2. ARAHAN PERKHIDMATAN
Rasional Arahan Perkhidmatan (AP) dipinda:
- Memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dalam perkhidmatan
awam seperti penswastaan perkhidmatan pos & cetak dan penggunaan
ICT;
- Memberi penjelasan sesuatu peraturan dengan lebih tersusun dari segi
penggunaan bahasa, maksud dan isi kandungan; dan
- Memberi penekanan terhadap kepentingan sistem penyampaian
perkhidmatan dan integriti dalam perkhidmatan awam
3. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
- Digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambahbaik dengan
mengambilkira ICT
- Meliputi aspek asas dan umum untuk beri ruang kepada perubahan
bakal berlaku serta inovasi / kreativiti
- Agensi yang diberi kuasa boleh keluarkan peraturan untuk laksana
dan jelaskan mana-mana perkara
- Penjelasan lebih terperinci dalam peraturan yang berkuatkuasa
dari semasa ke semasa
6. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
(AP – JABATAN DAN ORANG RAMAI)
Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam urusan pejabat
yang meliputi penyemakan fungsi jabatan, penilaian aktiviti dan
senarai tugas, kebersihan pejabat dan keselamatan ruang pejabat
Peruntukan Baru
- penekanan kepada pematuhan undang-undang
- Kemudahan komunikasi
- Program kebajikan
7. BAHAGIAN I
PENGURUSAN AM PEJABAT
Peranan Kerajaan
- Bertanggungjawab membangunkan negara dengan menggariskan
hala-tuju, wawasan menerusi penggubalan dan pelaksanaan dasar
untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat;
- Tubuhkan agensi dan jabatan yang bertanggungjawab
melaksanakan dasar dan rancangan dengan cekap dan berkesan;
- Usaha berterusan sentiasa dilakukan bagi mengoptimumkan
penggunaan sumber yang ada, elak pembaziran dan
penyalahgunaannya dan pada masa yang sama orang ramai
mendapat perkhidmatan yang terbaik.
8. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Tanggungjawab Ketua Jabatan (mentadbir agensi masing-
masing dengan cekap dan berkesan dengan memberi
tumpuan dan keutamaan khususnya kepada)
- Sedia dan pamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q,
Piagam Pelanggan dan Carta Organisasi peringkat jabatan,
bahagian, cawangan, sehingga ke peringkat struktur
organisasi yang lebih rendah ikut kesesuaian;
- Pastikan semua pegawai memahami dan menghayati
terutamanya pegawai baru di jabatan itu;
- Sediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatan dan pastikan
setiap pegawai mempunyai SKT masing-masing;
9. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
- Maklumkan kepada semua pegawai mengenai kepentingan
pematuhan kepada peraturan yang berkuatkuasa dari semasa ke
semasa berkaitan dengan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan
kerjaya, pengurusan kewangan;
- Utamakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT)
dalam pengurusan pejabat;
- Galakkan perhubungan yang sihat di antara pegawai dan sediakan
suasana bekerja yang harmonis;
- Gunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia;
10. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
- Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan;
- Mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasama antara
sektor awam dan swasta;
- Semak semula fungsi jabatan agar kemaskini selaras dengan
objektif kerajaan;
- Nilai semula aktiviti-aktiviti jabatan
11. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Undang-undang dan peraturan
- Hendaklah dimaklumkan dan difahami oleh setiap pegawai;
- Kaji dan kemaskini agar sentiasa relevan dengan perkembangan
semasa dan boleh meningkatkan penyampaian perkhidmatan
dengan lebih berkesan.
Senarai Tugas
- Sediakan senarai tugas untuk semua pegawai yang menunjukkan
dengan jelas hubung kait antara pegawai dengan penyelianya;
- Sentiasa diteliti dan di kemaskini oleh pegawai penyelia melalui
perbincangan dengan pegawai terutama berlakunya;
12. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
a. pertukaran dasar kerajaan atau objektif jabatan;
b. penstrukturan semula organisasi;
c. pengurangan atau penambahan fungsi jabatan;
d. pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan; atau
e. perubahan dalam sistem atau cara kerja
13. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Kemudahan Komunikasi
- Disediakan oleh Kerajaan untuk memudahkan pegawai
melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan.
- Gunakan secara berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi
sahaja.
- Perkhidmatan pos hanya untuk hantar surat dan bungkusan. Pos
berdaftar dibuat apabila bukti penghantaran dan penerimaan
diperlukan.
- Perkhidmatan telefon termasuk telefon bimbit hendaklah dikawal
penggunaannya mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.
14. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
- Penggunaan mesin faksimili hendaklah mematuhi peraturan yang
ditetapkan. Kawal penggunaannya.
- Persidangan video hendaklah mengikut peraturan yang ditetapkan;
- Kaedah komunikasi manual lain seperti telegram yang digunakan
oleh Kementerian Luar Negeri bagi perhubungan di beberapa
negara;
- Boleh gunakan kaedah komunikasi terbaru selaras dengan
perkembangan teknologi maklumat.
15. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Perhimpunan Bulanan
- Mengadakan diperingkat jabatan untuk menyampaikan amanat dan
maklumat semasa disamping mengeratkan hubungan di antara
warga jabatan.
Ruang Pejabat
- Pastikan ruang pejabat mengikut keluasan yang ditetapkan dan
kesesuaian sesuatu jabatan.
16. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Kebersihan Pejabat
- Pastikan pejabatan dan kawasan sekitarnya bersih dan kemas
dengan mengambil tindakan seperti berikut:-
(a) Mengasingkan bahan yang tidak dikehendaki dengan
membuangkan yang tidak diperlukan;
(b) menyusun atur peralatan yang dibekalkan;
(c) membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah
segala kecacatan terutama selepas bertugas;
(d) memelihara kebersihan setiap masa dengan menyimpan
dokumen di tempat yang ditetapkan.
17. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Pencegahan Kebakaran
- Lantik pegawai atau bentuk jawatankuasa untuk rancang dan ambil
tindakan yang sesuai mencegah kebakaran iaitu:
i. Adakan pelan tindakan kebakaran;
ii. Sistem pencegahan (panduan, tanda arah / simbol yang
kemaskini);
iii. Adakan alat pemadam api yang sesuai dan berfungsi serta
ikut spesifikasi, diperiksa oleh Jabatan Bomba;
iv. Latihan kebakaran hendaklah diadakan sekurang-kurangnya
sekali setahun;
v. Bilik simpanan rekod penting yang tahan api (bilik kebal).
18. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Khidmat Nasihat
Perkara Agensi
Perundangan Jabatan Peguam Negara
Kewangan Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan
Negara dan Jabatan Audit Negara
Keselamatan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan
Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan
Polis DiRaja Malaysia
Keselamatan ICT/
Sistem dan Cara Kerja
MAMPU
Personel Jabatan Perkhidmatan Awam
Pengurusan Rekod Jabatan Arkib Negara
19. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Penyelarasan dan Pemantauan
- Kekalkan hubungan baik di peringkat Persekutuan / Negeri /
Daerah.
- Adakan aktiviti seperti bermusyawarah, majlis taklimat, majlis dialog,
lawatan dan pemeriksaan. Boleh juga adakan program
kemasyarakatan, sukan, keagamaan dan aktiviti lain yang sesuai.
20. BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Program Kebajikan
- Adakan program yang sesuai untuk eratkan perhubungan sesama
warga jabatan di samping memelihara kebajikan;
- Contoh:
- Hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab kebajikan, pusat
penjagaan kanak-kanak, majlis keagamaan, jamuan, ceramah dan
lawatan.
21. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
(AP – PERKARA-PERKARA PERKHIDMATAN)
Menjelaskan keperluan rekod perkhidmatan, rekod kehadiran,
penilaian prestasi, sijil penghargaan dan pewartaan.
Peruntukan Baru
- Pemupukan budaya kerja positif
- Pembangunan modal insan
- Pengurusan maklumat sumber manusia secara elektronik
22. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Rekod Perkhidmatan Pegawai
Tanggungjawab Ketua Jabatan
- Pastikan maklumat perkhidmatan pegawai di bawah penyeliaannya
direkod dengan teratur, lengkap dan terkini. Di rekod dalam
komputer / buku khas secara manual dan direkod dengan dakwat
hitam.
Tanggungjawab Pegawai
- Maklumkan maklumat peribadi semasa lapor diri dan perubahan
maklumat agar kemaskini.
23. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan
Maklumat yang perlu direkodkan, antaranya:
i. Maklumat peribadi pegawai
ii. Semua maklumat perkhidmatan pegawai;
iii. Maklumat cuti;
iv. Lembaran kelakuan; dan
v. Maklumat lain yang diputuskan oleh kerajaan dari semasa ke
semasa.
24. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan
a. Semua catatan dalam rekod tidak boleh dipinda tanpa kelulusan /
kebenaran pegawai yang diberi kuasa;
b. Maklumat perlu direkod dengan segera dengan mengikut peraturan
yang ditetapkan (jika rekod berkomputer). Jika manual, hendaklah
ditandatangani pegawai dan dicop jabatan. Rekod disimpan di
lokasi pegawai berkhidmat;
c. Merupakan dokumen penting, tindakan sesuai bagi memastikan ia
selamat, tidak hilang atau dipinda. Adakan salinan pendua dan
disimpan dengan selamat.
d. Rekod bertaraf SULIT. Pegawai boleh lihat rekod dengan
kebenaran pegawai penyelia rekod.
25. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Rekod Kehadiran
- Selenggara rekod kehadiran mengikut kaedah yang sesuai untuk
merekod waktu sampai dan waktu meninggalkan pejabat;
- Adakan jadual tugas yang ada maklumat pegawai yang bercuti ,
berkursus atau tugasan di luar dan pamerkan ditempat yang mudah
dilihat untuk tujuan pemantauan .
26. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Penilaian Prestasi
- Sebahagian dari sistem pengurusan personel yang penting untuk
membantu pegawai tingkatkan prestasi kerja. Penilaian prestasi
pegawai disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan.
- Kaedah penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciri berikut:
i. pegawai dinilai dari sasaran kerja tahunan yang ditetapkan;
ii. Penilaian dibuat secara berterusan bukan bermusim;
iii. Ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari
segi tahap prestasi perlu dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai
dengan jelas;
27. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
iv. Pegawai penilai bersedia mendengar pandangan yang
diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan
prestasinya;
v. pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi
sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang
pegawai yang dinilai malah sepatutunya dijadikan suatu
mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi
pegawai.
28. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Pemupukan Budaya Kerja Positif
Ketua Jabatan hendaklah secara berterusan melaksanakan
peranan seperti berikut:
i. mewujud dan memupuk semangat kerja berpasukan;
ii. Memiliki dan menampikan ciri kepimpinan yang baik dan
berkesan;
iii. Memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan;
iv. Beri tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai bagi
melaksanakan tugas yang telah diamanahkan; dan
v. beri pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang
telah memberi sumbangan kepada organisasi, Kerajaan dan
negara.
29. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Pembangunan Modal Insan
Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia
supaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan
organisasi melalui tindakan berikut:
i. rancang dan kelola program latihan yang sesuai;
ii. Bantu menyediakan laluan kerjaya dan perancangan pelan
penggantian;
iii. Rancang dan laksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang
sesuai dalam pelbagai bidang;
iv. Beri pendedahan yang sesuai bagi mendapatkan pengetahuan
dan pengalaman kerja.
30. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Sijil Penghargaan
- Diberi kepada pegawai yang telah berkhidmat dengan baik secara
berterusan tidak kurang daripada 15 tahun sama ada yang bersara
atau di bersarakan mengikut mana-mana peraturan atau meninggal
dunia;
- Sediakan sijil 3 bulan sebelum bersara atau sampaikan kepada
waris 2 minggu selepas meninggal dunia;
- Ditandatangani oleh pihak yang ditetapkan;
- Tanggungjawab Ketua Jabatan;
- dapatkan contoh dari JPA dan cetak sendiri;
- pastikan sijil diberi kepada pegawai yang layak; dan
- anjurkan majlis penyampaikan sijil.
31. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Pewartaan
- Bagi semua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawai dalam
Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan pegawai yang dilantik atau
dinaikkan pangkat ke jawatan Ketua Jabatan di peringkat negeri
dan ke atas ;
- Sesuatu jawatan yang dikehendaki oleh undang-undang tanpa
mengira kumpulan / gred jawatan;
- Penggosongan sebarang jawatan yang penyandangnya disahkan
tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan menggikut peruntukan
dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib)
1993.
- Ketua Jabatan hendaklah memastikan kehendak undang-undang
dipatuhi dan dalam bentuk yang diluluskan oleh Jabatan Peguam
Negara;
32. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Penyediaan Warta Kerajaan
Dalam penyediaan Warta Kerajaan, Ketua Jabatan hendaklah
mengambil tindakan berikut:
- maklumat hendak diwartakan dirujuk ke Jabatan Peguam
Negara atau Penasihat Undang-Undang Negeri untuk memastikan
teratur dari segi perundangan;
- semua bahan disemak dengan teliti sebelum dihantar cetak;
- Dicetak oleh pihak pencetak yang diberi kuasa oleh ,
Perbendaharaan;
- Setiap pewartaan hendaklah mengandungi maklumat (nama,
no. kad pengenalan, nama jawatan, tarikh kuat kuasa lantikan/ naik
pangkat dan tempat bertugas)
33. BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik
Ketua Jabatan bertanggungjawab melaksanakan melalui tindakan berikut:
- Selaraskan di peringkat jabatan/bahagian/cawangan/unit yang
mengurus sumber manusia;
- Sediakan pegawai yang mencukupi bagi melaksanakan tugas;
- Sediakan peruntukan kewangan yang mencukupi ;
- Pastikan maklumat yang diperlukan sentiasa dikemas kini;
- Pastikan semua pegawai ikut program latihan aplikasi sistem;
- Melantik Pentadbir Sistem
- Pastikan aspek keselamatan mengikut piawaian yang ditetapkan;
- Wujudkan meja bantuan (help desk);
- Uruskan inventori perkakasan yang dibekalkan mengikut peraturan yang
ditetapkan.
34. BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
Menjelaskan aspek keperibadian dan ketrampilan
meliputi cara berpakaian, cara kerja, adab
sopan semasa menjalankan tugas, kepentingan
menjaga emosi, sikap keterbukaan, bijaksana,
berhemah, berfikiran positif, soal disiplin dan
tatakelakuan serta keperluan mematuhi
Aku Janji
35. BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
Kepribadian
- Setiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjaga dan memelihara
imej penjawat awam semasa bertugas atau di luar masa bertugas.
- Memiliki keperibadian unggul (nilai murni) dan profesional competency .
- Ketua Jabatan pastikan pegawai menghayati nilai murni berikut:
i. Berintegriti
ii. Berkebolehan untuk mengawal emosi
iii. Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana & berhemah
iv. Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas
v. Mempunyai keazaman dan kegigihan
vi. Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan
vii. Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara
viii. Mempunyai sifat keberanian & sanggup menerima cabaran
36. BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
ix. Berpegang teguh kepada prinsip akauntabiliti
x. Berfikiran positif
xi. Mempunyai kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan
kerjaya
Tatakelakuan
Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku
Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan seperti berikut:
i. Taat setia kepada Yang Di-Pertuan Agong, Kerajaan &
Negara;
ii. Tidak berkelakuan hingga kepentingan peribadi bercanggah
dengan tugas rasmi;
37. BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
iii. Tidak boleh berkelakuan yang boleh menimbulkan syak;
iv. Tidak menggunakan kedudukan rasmi untuk faedah diri
sendiri;
v. Tidak berkelakuan sama ada bertugas atau di luar tugas rasmi
yang boleh menjatuhkan imej perkhidmatan awam;
vi. Tidak membawa pengaruh luar untuk kepentingan peribadi
yang boleh menjejaskan kewibawaan dan profesionalisme pegawai
awam dalam membuat sesuatu keputusan;
vii. Tidak ingkat perintah dan arahan yang dikeluarkan di mana ia
boleh menghakis keberkesanan sesebuah organisasi.
38. BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
Pakaian
Pegawai hendaklah sentiada memakai pakaian yang kemas dan
sesuai semasa bertugas dengan mematuhi peraturan pakaian yang
ditetapkan termasuk pegawai yang dikehendaki memakai pakaian
seragam.
Tanda Nama
Jabatan hendaklah menyediakan tanda nama kepada semua
pegawai. Pegawai hendaklah memakai tanda nama sepanjang
masa bekerja.
39. BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
- Memberi penekanan terhadap perkhidmatan kepada pelanggan
seperti keperluan memberi layanan mesra dan adil kepada
pelanggan, pengurangan karenah birokrasi, penyediaan
perkhidmatan kepada pelanggan dan piagam pelanggan.
- Mewujudkan interaksi dengan pelanggan seperti Hari Bersama
Pelanggan, pengurusan aduan awam dan pengurusan media.
40. BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Mengutamakan Pelanggan
Ketua Jabatan hendaklah memberi penekanan terhadap
kepentingan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan
seperti:
(a) beri layanan mesra dan adil ;
(b) wujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan;
(c) memperluaskan penyebaran dan penyampaian kemudahan
perkhidmatan;
(d) kurangkan karenah birokasi dalam urusan jabatan dan
pelanggan.
41. BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Kemudahan Pelanggan
Ketua Jabatan digalakkan menyediakan kemudahan berikut:
(a) telefon awam untuk kegunaan orang ramai;
(b) alat siar raya;
(c) kafeteria;
(d) galeri untuk mempamerkan aktiviti jabatan;
(e) kemudahan sukan dan riadah.
42. BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Piagam Pelanggan
- Ketua Jabatan hendaklah menggubal piagam pelanggan
jabatan berdasarkan penyampaian perkhidmatan atau produk
kepada pelanggan;
- Piagam Pelanggan hendaklah digubal mengikut standard
kualiti yang memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan;
- Piagam Pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas, senang
disebarkan, kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan boleh
ditambahbaik.
43. BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Ketua Jabatan juga hendaklah mengemas kini pelaksanaan piagam
pelanggan dan mengambil tindakan berikut:
(a) semak dan kaji semula kualiti perkhidmatan / produk yang
dijanjikan;
(b) pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan dipatuhi
setiap masa;
(c) sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan
keyakinan pelanggan;
(d) pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik di
persekitaran pejabat.
44. BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Pengurusan Aduan Awam
Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan satu sistem pengurusan
pengaduan awam yang berkesan seperti berikut:
(a) melantik seorang Pegawai Perhubungan Aduan;
(b) mewujudkan pelbagai saluran perhubungan secara manual /
elektronik untuk urusan dengan orang ramai;
(c) menetapkan tempoh yang munasabah bagi penyelesaian atau
pemulihan berpandukan piagam pelanggan;
(d) Mempertingkatkan sistem aduan mengikut peraturan yang
dikuat kuasakan dari semasa ke semasa.
45. BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Pengurusan Media
Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menjalinkan hubungan secara
berterusan dengan pihak media massa ke arah mempromosi dasar,
program dan aktiviti jabatan secara positif seperti berikut:-
(a) melantik seorang Pegawai Perhubungan sebagai perantara /
jurucakap dengan media;
(b) pantau dan nilai liputan media serta memberi respon kepada
isu-isu yang di bangkitkan; termasuk membetulkan salah
liputan / persepsi; dan
(c) wujudkan jalinan hubungan yang baik dengan pihak media
massa.
46. BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Menekankan kepentingan sistem penyampaian
perkhidmatan dengan menambahbaik perkhidmatan
kaunter dan telefon, keperluan mempermudahkan
sistem dan prosedur kerja, borang permohonan,
menyemak semula keperluan lesen atau permit serta
mempelbagai saluran pembayaran pungutan hasil.
47. BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Perkhidmatan Kaunter
Sediakan perkhidmatan kaunter yang sesuai, mesra pelanggan dan
menepati peraturan yang ditetapkan dengan melaksanakan langkah-
langakah:
(a) sediakan jumlah kaunter yang mencukupi;
(b) seberapa boleh memusatkan semua perkhidmatan kaunter di
satu lokasi;
(c) sediakan pelbagai perkhidmatan (termasuk penerimaan bayaran);
(d) sediakan kaunter khas untuk OKU, warga emas, ibu mengandung
serta kes-kes kecemasan;
(e) sediakan sistem giliran;
48. BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
(f) buka kaunter pada masa yang ditetapkan;
(g) sediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan;
(h) sediakan peti cadangan;
(i) buat analisis berkala ke atas maklum balas yang
ditetima;
(j) pastikan pegawai yang bertugas di kaunter sentiasa
mesra, berbudi bahasa dan memberi senyuman semasa
berurusan dengan pelanggan. Perlu diberi latihan;
(k) lantik penyelia kaunter;
(l) Ketua Jabatan hendaklah membuat pemantauan tahap
perkhidmatan kaunter yang cekap dan berkesan.
49. BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Perkhidmatan Telefon Berkualiti
Ketua Jabatan hendaklah meningkatkan kualiti layanan perkhidmatan
telefon dengan melaksanakan langkah-langkah berikut:
(a) pastikan layanan perkhidmatan telefon yang diberikan cekap,
berkesan dan memenuhi standard kualiti yang ditetapkan;
(b) pastikan telefonis atau pegawai yang menyambut telefon sentiasa
mesra, sopan dan berbudi bahasa semasa melayani pelanggan;
(c) bekalkan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini mengenai
organisasi;
(d) pastikan sistem telefon yang digunakan boleh diprogramkan;
(e) pastikan mesej rakaman yang digunakan dalam sistem answering
machine mesra pelanggan, ringkas, jelas;
50. BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Sistem dan Prosedur Kerja
- Ketua Jabatan hendaklah mengadakan sistem dan prosedur kerja
yang teratur, jelas dan difahami oleh semua pegawai.
- Ketua Jabatan hendaklah mengemaskini sistem dan prosedur kerja
untuk memastikan perkhidmatan yang diberi telus, cepat dan
berkesan dengan mengambil langkah-langkah berikut:
(a) semak dan kaji semula sistem dan prosedur kerja;
(b) mewujudkan Pusat Perkhidmatan Setempat (One Stop
Centre).
(c) pamerkan carta aliran proses kerja bagi sesuatu jenis
permohonan;
(d) sediakan dan pamerkan senarai semak dan kriteria yang
51. BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
(e) mengeluarkan surat akuan terima ke atas setiap
permohonan yang diterima;
(f) memaklumkan pelanggan tempoh masa, status dan
jangka masa yang munasabah memproses sesuatu
permohonan.
52. BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
Ketua Jabatan hendaklah:
(a) menggubal Manual Prosedur Kerja yang komprehensif
bagi jabatannya;
(b) memastikan setiap pegawai mempunyai Fail Meja
yang lengkap dan kemas kini;
(c) Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja hendaklah di
kemas kinikan pada setiap masa.
53. BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Borang Permohonan
- Borang yang digunakan hendaklah ringkas dan memenuhi
kehendaki atau tujuannya.
- Borang juga hendaklah di kemas kini dan dikaji kesesuaiannya.
Lesen dan Permit
- Ketua Jabatan hendaklah sentiasa mengemas kini, menyemak dan
mengkaji lesen dan permit yang dikeluarkan .
54. BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Pungutan Hasil
- Ketua Jabatan yang ditugaskan memungut hasil hendaklah sentiasa
menjalankan tugas dengan cekap, amanah dan mengikut peraturan
yang ditetapkan;
- Meningkatkan pungutan hasil Kerajaan dengan memperkenalkan
kaedah-kaedah seperti ;
(a) mempelbagaikan saluran bayaran;
(b) mempelbagaikan kaedah penerimaan bayaran;
(c) memberi tumpuan sewajarnya kepada usaha untuk memungut
tunggakan hasil Kerajaan.
55. BAHAGIAN VI
URUSAN SURAT KERAJAAN
(AP – SURAT-MENYURAT)
Memperincikan cara penyediaan surat rasmi Kerajaan,
kaedah pendaftaran, pengedaran surat dan pengurusan
surat terperingkat.
56. BAHAGIAN VI
URUSAN SURAT KERAJAAN
Pendahuluan
- Satu cara perhubungan yang penting
- Dokumen dan rekod rasmi
- Penyaluran maklumat
- Mesti jelas, tepat dan ringkas
- Sesuai dengan perkembangan teknologi di samping melalui
pos / serahan tangan.
57. BAHAGIAN VI
URUSAN SURAT KERAJAAN
Penyediaan
- Penyediaan surat rasmi Kerajaan hendaklah mengandungi elemen-
elemen berikut:
(a) alamat pengirim;
(b) alamat penerima;
(c) Permulaan Surat;
(d) nombor rujukan;
(e) tarikh surat;
(f) tajuk surat;
(g) pembukaan dan pengakhiran surat;
(h) penomboran perenggan, muka surat dan lampiran;
(i) disediakan dalam tiga salinan (penerima, fail & fail timbul)
(j) perakukan kepada Pegawai Pengelas taraf keselamatan
58. BAHAGIAN VI
URUSAN SURAT KERAJAAN
Pendaftaran dan Pengedaran
- Surat untuk Ketua/Timbalan Ketua Jabatan hendaklah diserahkan
kepada Pembantu Khas manakala surat ‘untuk perhatian’ pegawai
diserahkan kepada pegawai menguruskan surat jabatan.
- Pegawai yang bertanggungjawab boleh membuka surat dan
mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan.
- Sebelum edar, masukkan surat dalam fail;
- Semua surat perlu diambil tindakan segera, jika tidak boleh maklumkan
melalui surat akuan terima;
- Surat dihantar keluar , pastikan lengkap dan ditandatangani;
- Penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili dan surat asal
hendaklah disusuli segera.
59. BAHAGIAN VI
URUSAN SURAT KERAJAAN
Pengurusan Surat Terperingkat
- Pengurusan surat terperingkat termasuk yang diterima dan yang
dihantar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran
rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan
menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan peraturan yang
berkaitan.
60. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
(AP – FAIL-MEMAIL)
Menjelaskan kepentingan pengurusan fail. Kaedah pengkelasan fail.
Kaedah Simpan Dalam Perhatian dan Keperluan Fail Timbul.
Peruntukan Baru
- Sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik
- Pembangunan sistem aplikasi komputer
61. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Kepentingan Pengurusan Fail
- Semua surat dan dokumen yang diterima atas urusan rasmi
dikandungkan dalam fail yang didaftarkan guna fail yang ditetapkan;
- Fail diurus secara sistematik ikut piawaian & prosedur rekod yang
ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.
Pengelasan Fail
- Fail dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan
fail urusan fungsian (functional files)
- Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran
berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta,
kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel.
62. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Pengkelasan Fail
- Fail urusan fungsian mengandungi surat dan dokumen lampiran
.berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.
- Fail terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat
keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan
63. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan
- Setiap fail hendaklah diberi tajuk berdasarkan pengelasan perkara
yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan / agensi;
- Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi
nombor rujukan fail.
- Boleh mendapatkan khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan
Arkib Negara.
64. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Prosedur Pengurusan
- Pembukaan Fail
- Sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail belum
ada.
- Tajuk dan nombor rujukan serta tarikh pembukaan fail perlu
dicatatkan di atas kulit fail dan didaftarkan dalam daftar fail jabatan.
- Setiap fail mesti mengandungi kertas minit dan kandungan
surat / lampiran disusun seturut mengikut tarikh transaksi dan
direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi
surat / dokumen yang diterima dan dakwat biru / hitam bagi surat
keluar.
65. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
- Kertas minit penting bagi mencatat segala arahan dan
keputusan berhubung sesuatu perkara yang diuruskan.
- Minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan
boleh dicatat di atas kertas minit. Minit yang panjang
hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.
- Surat rasmi yang didaftarkan atas kertas minit tidak
boleh dikeluarkan daripada kandungan fail.
- Fail yang mengandungi 100 kandungan atau
ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru
dibuka.
66. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
- Di atas kulit fail yang telah ditutup hendaklah dipalang
dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan “DITUTUP –
JILID 2 DIBUKA” dengan dakwat biru / hitam menggunakan
dakwat kekal.
- Di atas kulit fail yang baru pula dicatatkan tajuk dan
nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan ‘Jilid 2’
(Jld.2).
Fail Sementara
- Boleh dibuka apabila surat / dokumen yang diterima
memerlukan tindakan segera sedangkan fail berkenaan tidak
dapat dikesan;
- Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan
menggunakan fail yang sama.
67. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
- No. rujukan dan tajuk mesti sama dengan yang asal dan
dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan
apabila fail asal diperolehi / tindakan selesai.
Penyimpanan dan Pergerakan Fail
- Fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dengan susunan di rak
mengikut nombor rujukan fail dan rak hendaklah dilabelkan.
- Fail terperingkat disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang,
rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan
Keselamatan.
- Pergerakan Fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan
pengawalan dan pengesanan fail.
68. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Simpan Dalam Perhatian
- Digunakan bagi memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu
surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.
Fail Timbul (Float File)
- Digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai
penyelia atau pegawai atasan mengenai suatu tindakan yang telah
diambil. Jika pengedaran maklumat di jabatan / agensi
menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail
timbul tidak perlu diwjudkan.
69. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik
- Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan digalakkan
membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod
jabatan secara maya (virtual).
Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer
- Dapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara bagi memastikan rekod
disengara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.
Pelupusan Fail
- Perlu mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum
melaksanakan pelupusan fail.
70. BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
(AP – Memelihara dan menyimpan rekod-rekod Kerajaan)
Menjelaskan peranan Ketua Jabatan dalam penyelenggaraan,
pemeliharaan dan pelupusan rekod awam.
Peruntukan Baru
- Jadual Pelupusan Rekod
- Program Rekod Penting
- Pelan Tindakan Bencana
71. BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Rekod Awam
- Rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang
dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahaan Kerajaan
dan perkhidmatan awan atau pekerja pejabat awam dalam
menjalankan tugas rasminya.
- Merangkumi segala jenis surat, kertas, dokumen, daftar, bahan
bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem,
mikrofis, filem sinematograf, rakaman bunyi, tanpa mengira bentuk
atau media termasuk rekod elektronik.
72. BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Tanggungjawab Ketua Jabatan dan Ketua Agensi
(a) mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur
Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib
Negara;
(b) mengadakan bilik rekod jabatan dengan lengkap dan peralatan
yang sesuai;
(c) melaksanakan pelupusan rekod mengikut Peraturan
Pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003 [Akta
629]; dan
(d) melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurang-
kurangnya gred 27 atau setaraf dan maklumkan ke Jabatan Arkib
Negara.
73. BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Penyelenggaraan dan Pemeliharaan Rekod Awam
- Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan sesuai untuk
menyelenggara dan memelihara rekod awam dari sebarang
kerosakan, kemusnahan dan kehilangan.
Pembaikan Kecil
- Sebarang kerosakan kecil hendaklah dibaiki dengan cermat;
- Mana-mana kertas yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula
ke dalam fail berkenaan;
- Rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan kertas serap air /
kipas angin dan tidak boleh dijemur bawah sinaran matahari atau
disalai;
74. BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Bilik Rekod
- Untuk penyimpanan rekod awam dan dilarang menyimpan barang
lain;
- Sentiasa bersih, tidak berhabuk, mempunyai peredaran udara yang
baik;
- Makan / minum/ merokok adalah dilarang.
Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
- Ketua Jabatan perlu menyediakan Jadual Pelupusan Rekod
Fungsian Jabatan dan mendapat kelulusan Ketua Pengarah
Jabatan Arkib Negara.
- Bagi Rekod Urusan Am pelulusan mengikut JPR yang disediakan
oleh Jabatan Arkib Negara.
75. BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Program Rekod Penting
- Kenalpasti dan membuat perancangan untuk memelihara rekod
penting;
- Buat salinan bagi rekod yang telah dikenalpasti dan disimpan di
lokasi berasingan;
- Dapatkan khidmat nasihat dari Jabatan Arkib Negara.
Pelan Tindakan Bencana
- Sediakan Pelan Tindakan Bencana meliputi aspek-aspek
persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod
akibat bencana.
- Dapatkan nasihat kepakaran dari Jabatan Arkib negara.
- -
76. BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
(Peruntukan Baru)
Penjelasan mengenai mewujudkan pelan strategik teknologi
maklumat, perolehan perkakasan dan perisian, rangka keselamatan
IT, pembangunan sistem aplikasi dan lawan web jabatan.
Menekankan keperluan penggunaan perkhidmatan internet dan
emel sebagai saluran komunikasi.
77. BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Pelan Strategik Tekologi Maklumat
- Satu pelan jangka panjang (1-5 tahun) yang menetapkan hala tuju
perancangan, strategik pembangunan dan pelaksanaan projek-
projek ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan.
- Ketua Jabatan bertanggungjawab menyediakan ISP di peringkat
jabatan dengan berpandukan ISP Sektor Awam.
- ISP yang disediakan perlu dikemukakan kepada pihak MAMPU
untuk disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa IT dan Internet
Kerajaan (JITIK).
78. BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Perolehan Perkakasan Dan Perisian
- Kemukakan cadangan projek ICT kepada MAMPU bagi
mendapatkan kelulusan teknikal sebelum dilaksanakan;
- Kemukakan Laporan Status Pelaksanaan Projek ICT kepada
MAMPU setiap enam (6) bulan sehingga projek siap;
Rangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat
- Satu dasar yang memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan
dan langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT;
- Rangka satu dasar keselamatan ICT Jabatan supaya dilindungi dan
urusan jabatan dapat beroperasi lancar serta minimumkan
kerosakan. Rujuka MAMPU ikut peraturan berkuat kuasa.
79. BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
- Lantik Ketua Pegawai Maklumat (CIO) dan Pegawai Keselamatan
ICT (ICTSO). Maklumkan kepada MAMPU;
- Pastikan ICTSO membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas
Insiden Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang
insiden keselamatan ICT. Peraturan semasa hendaklah dipatuhi.
80. BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Penggunan Perkhidmatan
Internet
- Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai
menggunakan kemudahan internet mengikut etika, garis panduan
dan prosedur keselamatan penggunaan internet yang ditetapkan;
- Boleh melayari laman web yang dibenarkan sahaja. Dilarang
melayari laman web yang mengandungi unsur-unsur lucah, hasutan
dan ancaman terhadap keselamatan negara;
- Dilarang menggunakan kemudahan internet untuk tujuan peribadi;
81. BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Emel
- Komunikasi berbentuk mesej elektronik lebih dari dua hala dengan
cara yang pantas.
- Gunakan ikut prosedur yang ditetapkan;
- Dilarang menggunakannya untuk tujuan peribadi, unsur-unsur
lucah, hasutan, dan ancaman;
- Masalah berkaitan dengan penggunaan emel boleh dirujuk kepada
MAMPU manakala berkaitan dengan keselamatan dirujuk kepada
Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan.
82. BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Perisian
- Pastikan instalasi persisian ICT yang berlesen sahaja.
Pembangunan Sistem Aplikasi
- Pastikan sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang
menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod yang
standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam mengikut
peraturan yang berkuat kuasa.
- Pastikan sebarang sistem aplikasi generik yang boleh dikongsi
dengan jabatan-jabatan lain didaftarkan kepada pihak MAMPU
melalui Sistem Respositori Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP).
83. BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Laman Web Jabatan
- Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan maklumat
terperingkat tidak dipaparkan di laman web dan tidak melanggar
mana-mana peraturan keselamatan Kerajaan;
- Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan laman web jabatan
dibangun dan diselenggarakan dengan berkesan agar maklumat
yang terkandung sentiasa di kemas kini mengikut peraturan semasa
yang berkuat kuasa.
84. BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
(AP – KELENGKAPAN PEJABAT)
Keperluan mematuhi peraturan berhubung urusan
perolehan bekalan pejabat, kawalan penggunaan,
penyimpanan, penyelenggaraan, pemeriksaan dan
pelupusan / hapuskira
85. BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
- Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang
daripada RM1000 setiap satu pada masa perolehan termasuk
perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira
kos.
- Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak
yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk
dikesan penempatannya secara satu persatu.
- Dikategorikan:
- alat tulis;
- borang;
- mesin pejabat;
- perabot dan perkakas;
- peralatan komunikasi;
- kelengkapan pejabat
86. BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
- Urusan perolehan, senggaraan dan pergerakan inventori dan
bekalan pejabat hendaklah mematuhi peraturan dan prosedur yang
ditetapkan.
Perolehan
- Kelulusan pihak berkenaan diperolehi jika memerlukan kelulusan;
- Perolehan item yang ada Kontrak Pusat. Pembelian luar Kontrak
Pusat iku kaedah berkuatkuasa;
- Semua perolehan yang diterima, disemak agar memenuhi
spesifikasi;
- Pesanan borang bercetak / dokumen keselamatan / dokumen lain
dibuat dengan syarikat yang ditetapkan.
87. BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
- Perolehan dokumen tiada unsur keselamatan dan kos tambahan
boleh dicetak sendiri oleh jabatan;
- Jika membenarkan pelanggan cetak sendiri dokumen / borang,
pastikan kebenaran dengan jelas;
- Jabatan menyediakan borang baru Siri Am, Siri Kewangan dan Siri
Jabatan dapatkan nasihat dari MAMPU dan Perbendaharaan,
Aspek undang-undang (Jabatan Peguam Negara), hasil (Jabatan
Audit Negara). Selepas kelulusan diperolehi, urusan percetakan
ikut peraturan berkuatkuasa.
88. BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Kawalan Penggunaan
Untuk mencegah pembaziran, kehilangan, kerosakan dan
penyalahgunaan, langkah berikut hendaklah diambil:
- merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan serta
disimpan dengan selamat;
- pengeluaran bagi tujuan rasmi berdasarkan anggaran keperluan
semasa. Pengeluaran perlu dilulus dan direkod dalam daftar.
Pengeluaran dilaksanakan secara ‘masuk dahulu keluar dahulu’;
- mewujudkan sistem kawalan guna aplikasi IT bagi pemantauan
selaras dengan peraturan kewangan;
- jika berlaku kehilangan, ambil tindakan ikut peraturan berkuat kuasa;
- jika berlaku kecuaian / penyalahgunaan yang mendatangkan
kerugian kepada kerajaan, ambil tindakan surcaj / tatatertib.
89. BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Penyimpanan
Memastikan tempat yang digunakan memenuhi kriteria berikut:
- mempunyai ciri keselamatan ikut kesesuaian jenis aset;
- tempat yang sesuai ikut fizikal & ciri sesuatu aset;
- tempat penyimpanan aset dalam proses pelupusan selamat
dari kehilangan
90. BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Penyelenggaraan
- Dibuat dengan terancang ikut jadual ditetapkan melainkan berlaku
kerosakan;
- Adakan perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dengan
pembekal / pihak mempunyai kepakaran;
- Penyelenggaraan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa;
- Rekodkan aktiviti penyelenggaraan kemas kini dan disimpan
dengan selamat;
- Nilai program penyelenggaraan, tentukan matlamat, kenalpasti
usaha penyelenggaraan dan bantu membuat keputusan menyewa
atau membeli.
91. BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Pemeriksaan
Membuat pemeriksaan bekala atau mengejut ke atas inventori dan
bekalan pejabat ikut peraturan ditetapkan dan memastikan:
- baki dalam buku rekod sama dengan baki dalam simpanan;
- berkeadaan baik;
- tempoh penggunaan masih belum luput;
- stok mencukupi ikut had keperluan ditetapkan;
- disimpan di tempat ditetapkan;
kemukakan sijil pemeriksaan inventori dan bekalan pejabat kepada
Ketua Setiausaha Kementerian setelah selesai pemeriksaan.
92. BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Pelupusan
- Item yang rosak, tidak boleh guna atau tidak ekonomik dibaiki;
- Urusan pelupusan ikut peraturan yang berkuat kuasa dan
dilaksanakan setelah kelulusan diperolehi.
Hapus Kira
- Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara fizikal aset dan
rekod berikutan daripada pemeriksaan stok verifikasi;
- Urusan hapus kira dilaksanakan setelah mendapat kelulusan
daripada pihak berkuasa bagi meluluskan hapus kira.
