Dokumen tersebut membahas 13 fokus keberhasilan dalam mengelola pergudangan, termasuk pelaporan rutin, kondisi fasilitas, kebersihan, peralatan, penerangan, organisasi, akurasi data, keamanan, hama, perlengkapan keselamatan, prosedur, dan perlengkapan kerja."

1. 13 Fokus Sukses dalam
Mengelola Warehousing
By : Kanaidi, SE., M.Si , cSAP
kanaidi963@gmail.com ..08122353284

2. 1. Data pelaporan rutin (Reporting)
2. Dinding, atap, lantai
3. Kebersihan toilet dan kantin
4. Palet, rak
5. Forklift, hand pallet, loading dock
6. Lampu penerangan, musik dan udara
7. Struktur organisasi
8. Akurasi dan lay out penempatan barang
9. Keamanan barang di picking face
10. Tikus, lalat
11. Perlengkapan P3K dan poster/spanduk keselamatan
12. Prosedur penerimaan dan pengiriman barang
13. Pakaian kerja dan perlengkapan keamanan kerja
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

3. Step 1 : Data Pelaporan Rutin
Kelihatannya sepele, apa sih gunanya data prestasi gudang di sajikan
secara rutin di papan pengumuman karyawan ?
Ada yang bilang nanti malah buka aib bagi yang membacanya atau akan
terkesan sombong ?
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

4. TOTAL INBOUND vs PRODUCTIVITY
-
200,000
400,000
600,000
800,000
1,000,000
By Month
TotalCases
0
100
200
300
400
500
Case/Man/Hour
Import 145,084 117,523 158,064 154,396 178,223 337,736 147,596 250,831 151,635 234,649 160,476
Domestic 282,600 358,886 525,567 345,674 300,543 538,652 390,392 469,914 485,185 469,642 527,613
Productivity 278 312 376 350 304 457 373 364 374 375 336
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG
Step 1 : Data Pelaporan Rutin

5. Step 1 : Data Yang Dilaporkan
TOTAL INBOUND vs PRODUCTIVITY
-
200,000
400,000
600,000
800,000
1,000,000
By Month
TotalCases
0
100
200
300
400
500
Case/Man/Hour
Import 145,084 117,523 158,064 154,396 178,223 337,736 147,596 250,831 151,635 234,649 160,476
Domestic 282,600 358,886 525,567 345,674 300,543 538,652 390,392 469,914 485,185 469,642 527,613
Productivity 278 312 376 350 304 457 373 364 374 375 336
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

6. Step 1 : Data Yang Dilaporkan
TOTAL PUTAWAY vs PRODUCTIVITY
-
5,000
10,000
15,000
20,000
25,000
30,000
By Month
NumberofPallet
-
300
600
900
1,200
1,500
1,800
Cases/Man/Hour
No. of Pallet 12,720 13,526 20,424 14,766 13,611 28,316 15,865 21,355 19,280 23,832 23,923
Productivity 571 613 906 905 886 1,108 800 1,076 985 1,275 1,154
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

7. TOTAL CASES DISPATCHED vs PRODUCTIVITY
-
200,000
400,000
600,000
800,000
1,000,000
By Month
TotalCases
-
70
140
210
280
350
Cases/Man/Hour
Dispatched 421,673 483,725 687,810 514,944 528,814 855,362 579,595 766,587 571,056 705,213 650,719
Productivity 240 279 284 267 291 306 293 276 233 243 214
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Step 1 : Data Yang Dilaporkan
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

8. Manfaatnya …
Tujuan dari pencantuman prestasi tsb
sebagai tolok ukur seberapa jauh prestasi
atau kegagalan yang kita alami.
Jika semua karyawan tahu kondisi
sebenarnya mengenai kinerja gudangnya,
maka sebagai satu team operasional yang
tangguh tentu akan mengambil suatu
langkah yang strategis untuk menjalankan
rencana selanjutnya.
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

9. Keamanan adalah syarat mutlak yang harus
dijamin 100%, karena keamanan merupakan
salah satu jenis pelayanan yang diharapkan
oleh sipengguna gudang.
Step 2 : Dinding, Atap & Lantai
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

10. Pastikan dinding gudang
dalam kondisi yang baik,
tidak bolong-bolong atau
mudah untuk memasukan/
mengeluarkan barang/
manusia.
Yakinkan juga bahwa
dinding gudang tidak rapuh
sehingga mudah rubuh.
Step 2 : Dinding, Atap & Lantai
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

11. Atap juga perlu dicek
kondisinya agar aman dari
bocor pada saat hujan. Saat
yang tepat pada untuk
mengetahui kondisi atap adalah
saat hujan, carilah tetesan air
dan segeralah beri catatan
dimana terjadinya kebocoran
untuk diperbaiki.
Step 2 : Dinding, Atap & Lantai
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

12. Lantai menjadi syarat pokok
dalam hal penjaminan
kebersihan dan keamanan
barang. Lantai yang kotor
berdebu pasti akan menjadikan
barang juga kotor dan berdedu.
Belum lagi masalah kesehatan
karyawan.
Sedangkan lantai yang
berlubang/ bergelombang perlu
dibuatkan rambu-rambu agar
forklit/hand pallet tidak
melaluinya.
Step 2 : Dinding, Atap & Lantai
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

13. “Untuk melihat mutu suatu gudang, lihatlah kondisi kamar
mandi/toiletnya.”
Kata-kata bijak tsb mungkin ada baiknya kita terapkan
disemua gudang. Kebersihan toilet, kantin dan sarana
karyawan lainnya memang tidak secara langsung
mempengaruhi prestasi gudang, namun secara tidak
langsung akan menciptakan dukungan moral dan fisik
yang sangat baik terhadap karyawan dan pengunjung
gudang lainnya. Sebenarnya tidak terlalu sulit untuk
menciptakan kebersihan ini andai kedisiplinan dan
kontrol dilakukan dengan baik.
Step 3 : Kebersihan Toilet & Kantin
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

14. Paku yang menonjol diatas pallet sering dianggap sebagai
hal biasa. Padahal paku ini dapat menyebabkan kejadian
yang fatal bagi barang diatasnya dan mungkin juga bagi
karyawan yang kebetulan menginjak pallet ini. Paku yang
menonjol juga secara langsung mengurangi daya ikat kayu-
kayu yang ada di pallet tsb dan hal ini tentunya sangat
membahayakan.
Step 4 : Pallet & Rak
Debu dari kotoran pallet
dapat menyebabkan barang
kotor dan kemungkinan
terkontaminasi
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

15. Sedangkan rak yang tanpa
paku ‘sok’ yang menancap
ditiang-tiangnya mungkin juga
sering dianggap biasa,
padahal –seperti halnya
pallet- tanpa paku sok tsb
kekuatan ikat antar besi rak
menjadi lemah pada saat
forklift mengangkat pallet dari
rak jika menyentuh rak
diatasnya maka bisa fatal.
Step 4 : Pallet & Rak
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

16. Perawatan forklift, hand pallet
maupun loading dock yang
dilakukan secara rutin dan terjadual
akan memberikan ‘garansi’
keamanan dan keselamatan kerja
yang lebih pasti.
Pastikan seluruh prosedur
perawatan dan penanganan
peralatan kerja kita selalu dalam
kondisi yang prima sebelum
dipergunakan.
Step 5 : Forklift/hand pallet, load. dock
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

17. Secara ilmiah cahaya yang
diperlukan minimal 200
lumen.
Penerangan yang sesuai
akan memberikan
kepastian dalam
penyiapan barang pada
waktu picker membaca
dari picking list ke rak
yang dituju atau juga
memastikan bahwa antar
rak terlihat dengan jelas.
Step 6 : Lampu penerangan, musik dan udara
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

18. Beberapa gudang direkomendasikan untuk memutar lagu-lagu
yang ‘semangat’ tidak mendayu-dayu atau terlalu romantis.
Hindari memutar lagu yang hanya menjadi favorit seseorang
saja atau lagu-lagu yang terlalu memukau. Instrumentalia dapat
menjadi salah satu alternatif yang dapat dipilih.
Step 6 : Lampu penerangan, musik dan udara
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG
Pastikan tidak ada ventilasi udara yang terhalang barang atau
tertutup sesuatu sehingga mengganggu kelancaran perputaran
udara. Jika perlu pastikan bahwa temperatur ruang gudang
selalu dicatat dan dikontrol untuk disesuaikan dengan standar
suhu barang yang disimpan. Bahkan di industri kimia misalnya,
ada barang yang harus selalu disimpan di suhu tertentu agar
tidak terjadi ledakan atau di industri consumer goods ada
komoditi yang memerlukan suhu khusus agar barang tidak
rusak texturnya.

19. Kejelasan akan jalur komunikasi dan koordinasi menjadi sarana wajib
yang dapat mengurangi terjadinya miss understanding dan menjadi
patokan suatu kerja bermuara kemana.
Step 7 : Struktur Organisasi
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

20. DHL Cikarang - Multy User Facility Warehouse

21. Akurasi antara data di system pergudangan dengan
fisik barang boleh jadi menjadi taruhan nama nomor
satu dalam bidang logistik.
Walaupun tidak didukung dengan system yang
canggih, banyak gudang-gudang modern tetap
melakukan cek dan recek terhadap akurasi antara
barang dengan data komputernya secara periodik
guna mencapai akurasi yang tertinggi.
Step 8 : Akurasi dan lay out penempatan barang
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

22. LAY OUT GUDANG
Video Safety di Gudang1 Video Safety di Gudang2

23. Tingkat akurasi ini dipengaruhi oleh:
• kedisiplinan staff gudang dalam menerima barang,
• kedisiplinan dalam menempatkan barang di rak,
• kedisiplinan menurunkan barang dalam rangka
refill ke pick face
• kedisiplinan staff dalam penyiapan barang sesuai
dengan yang tertera di picking list.
Step 8 : Akurasi penempatan barang
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

24. Banyak staff picking yang mempersiapkan barang
dari pick face dilakukan dengan cara ‘menggerus’
atau istilah lainnya adalah menggangsir tumpukan
barang. Memang secara umum staff akan lebih
mudah mengambil barang yang terdekat dari
posisinya, oleh karena itu diperlukan komitmen dari
semua staff untuk tetap mengambil barang dari pick
face dari tumpukan teratas, mengangkat barang
dengan hati-hati dan menumpuk di pallet berikutnya
dengan aman.
Step 9 : Keamanan di picking face
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

25. Kebanyakan gudang-gudang modern sudah bekerja
sama dengan kontraktor pest control yang cukup
kualified untuk mengontrol tikus, nyamuk, lalat dan
sejenisnya. Namun tidak ada salahnya
staff/manajemen gudang tetap melakukan kontrol
dan cek-ricek terhadap kondisi umpan yang telah
mereka siapkan.
Banyak umpan yang ‘kadaluarsa’, tumpah atau
hilang sehingga tidak akan pernah memberikan hasil
yang maksimal. Mungkin perlu juga setiap 1 atau 3
bulan sekali menanyakan ‘hasil’ buruan dari
kontraktor pest control.
Step 10 : Tikus,lalat
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

26. Sebuah kritik :
“Kotak P3K yang tersedia disetiap gudang
kebanyakan kotak P3K untuk rumah tangga, bukan
untuk industri atau gudang yang aktif dengan banyak
orang dan hilir mudik dengan segala aktifitas”
Step 11 : P3K dan poster keselamatan
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

27. Poster atau spanduk keselamatan juga sangat perlu
untuk dikampanyekan disetiap sudut strategis
didalam gudang untuk mengingatkan semua
karyawan.
Step 11 : P3K dan poster keselamatan
Disalah satu gudang di Bekasi,
didepan kantornya tertera
jumlah jam terlampaui tanpa
kecelakaan kerja serta sarana
pendukung lainnya yang
walaupun sederhana namun
memberikan kesan kepedulian
yang mendalam.
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

28. Kejelasan akan prosedur penerimaan barang dan
pengiriman barang menjadikan jurus jitu yang layak
dipertimbangkan dengan serius. Betapa tidak,
dengan adanya aturan prosedur yang jelas didua
bagian ini, maka akan menjamin akurasi barang
dengan baik, kehilangan barang yang mungkin nihil,
penyiapan barang yang cepat dan tentu kepuasan
klien akan on time delivery yang kita lakukan. Tugas
manajemen gudanglah untuk memastikan dengan
baik adanya prosedur dan aturan yang jelas serta
komitmen staff yang tinggi untuk tetap terus
mengikuti aturan yang telah disiapkan.
Step 12 : Prosedur terima & kirim (SOP)
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG

29. Sekali lagi untuk masalah keselamatan dan
keamanan kerja tidak ada toleransi yang dapat
mengamini untuk dilakukan pelanggaran.
Perlengkapan kerja, pakaian kerja atau ID card
adalah hal wajib yang harus diterapkan sehari-hari di
waktu bekerja.
Di gudang industri baja --misalnya-- seluruh staff
yang bertugas tetap konsisten memakai helm, sepatu
pengaman dan kaca mata dalam aktifitas hariannya.
Untuk mewujudkan hal ini, perlu komitmen tegas
diantara karyawan dan manajemen dalam usaha
menerapkan area kerja yang aman, nyaman dan
selamat.
Step 13 : Pakaian & keamanan kerja
13 FOKUS SUKSES MENGELOLA GUDANG
XX