Donderdag 15 juni Sessieronde 2 Titel: Kan het nog complexer?! De aanmeldketen voor internationale studenten Spreker(s): Nick Oldemaat (Radbout Universiteit) Zaal: Cambridge 32

1. Kan het nog complexer?!
De aanmeldketen voor internationale studenten
Nick Oldemaat – n.oldemaat@ru.nl
Procesmanager instroom internationale studenten
HO-Link, 15 juni 2017

2. De situatie
• (oriënteren –) aanmelden – toelaten – services – inschrijven (– start studie)
• Groeiende aantallen aanmeldingen en inschrijvingen
• Groeiend Engelstalig opleidingsaanbod
• Kunnen we dit de baas?
• Internationale studenten moeten meer regelen en maken een grotere stap: alles is nieuw
• Internationale studenten willen duidelijkheid en zekerheid
• Zijn we dienstverlenend en behulpzaam genoeg?

3. De situatie organisatorisch
• (oriënteren –) aanmelden – toelaten – services – inschrijven (– start studie)
• 1 aanmelding, beheerd door 9 interne afdelingen/teams
• DMC, AO, Excie, IO/beurs, IO/visa, IO/housing, Intro, CSA, CFA
• Nog niet eens: ambassades/IND, huisvesters, verzekeraars, gemeente, GGD, etc.
• Elk met eigen e-mailadressen, momenten en manieren van communiceren
• Losse eilandjes in een woeste zee, vaak zonder brug, alleen een veerboot
• Beginnende operationele samenwerking, geen beleidslijn

4. De situatie organisatorisch
• (oriënteren –) aanmelden – toelaten – services – inschrijven (– start studie)
• 3,5 meter aan procesbeschrijving (slechts één van de vier smaken…)
aanmelden
start studie

5. De situatie voor de student
• Véél e-mail!
• Véél afzenders
• Overstelpt met informatie
• Elk bericht schreeuwt om aandacht en actie
• Tegenstrijdige berichten/niet afgestemde informatie
• Vragen gesteld en niet snel een antwoord? Dan mail je gewoon een ander e-mailadres…
• Georganiseerde chaos? Leveren we nog wel service?

6. Wat dan wel?
• Wat doen we op welke momenten en wat vragen we van internationale studenten?
• Heldere, consistente informatie, online en in e-mails
• Loskoppelen communicatietaken van expertisetaken en bundelen communicatie
• Strakker inrichten en meer handhaven: minder toegeven
• Snelle beslisstructuur
• Meer dienstverlening: sneller, duidelijker en vriendelijker

7. Waar lopen we tegenaan?
• Hoe kunnen we de student optimaal ondersteunen?
• Welk niveau van dienstverlening willen we bieden? Intern en extern
• Veranderende taken leiden tot weerstand
• Autonomie opleidingen en faculteiten
• Wat moet centraal geregeld worden en wat decentraal?
• Wat zijn de doelen?