Jogja4.pptx

APTISI Wilayah V DIY
Workshop Konsep & Aplikasi SPMI
Berbasis Teknologi Informasi
dalam Rangka Audit Eksternal
(AIPT, LAM dan ISO)
Yogyakarta, 25-26 Maret 2015

KONSEP TOTAL QUALITY
MANAGEMENT ( TQM )
dan
STANDART OPERASI PROSEDUR
(SOP)
PELAYANAN PERGURUAN TINGGI
Oleh :
M Budi Djatmiko
BAN-PT
APTISI PUSAT
APTISI WILAYAH V Jogjakarta
Sahid Rich Hotel, 25-26 Maret 2015

STANDARDS
MUTU KINERJA PT
halaman 3 dari 50 halaman

Standar Mutu Kinerja PT 4
PENDAHULUAN [1]
 Konsep Penjaminan Mutu: Pendidikan tinggi di suatu
perguruan tinggi dinyatakan bermutu, jika perguruan tinggi itu:
1. Mampu menetapkan dan mewujudkan visi melalui
pelaksanaan missinya (aspek deduktif), dan
2. Mampu memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek induktif),
berupa: kebutuhan kemasyarakatan (societal needs),
kebutuhan dunia kerja (industrial needs), dan kebutuhan
profesional (professional needs).

PENDAHULUAN [2]
 Definisi: Penjaminan mutu di perguruan tinggi merupakan suatu
sistem manajemen yang menyang-kut sumberdaya dan informasi
untuk mempertahan-kan dan meningkatkan mutu pelaksanaan
missi dalam mewujudkan visinya.
 Tujuan Penjaminan Mutu: Mempertahankan dan meningkatkan
mutu pendidikan tinggi secara berke-lanjutan (continuous
improvement) untuk mewujud-kan visi melalui pelaksanaan
missinya (tridharma perguruan tinggi) serta dapat memenuhi
kebutuhan stakeholders.

PENDAHULUAN [3]
Ada tiga pilar penjaminan mutu di perguruan tinggi, yaitu: (1)
missi perguruan tinggi, (2) strategi dasar pelaksanaan missi
(RENSTRA), dan (3) standar mutu kinerja perguruan tinggi.
Missi perguruan tinggi adalah tridharma perguruan tinggi yang
meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada
masyarakat.
Dalam pelaksanaan missi banyak pekerjaan yang harus
dilakukan, biasanya dengan urutan tertentu.

PENDAHULUAN [4]
Sering kali suatu pekerjaan merupakan prasyarat untuk pekerjaan
berikutnya yang menjadi prasyarat untuk pekerjaan berikutnya lagi,
dan seterusnya.
Dengan demikian output dari suatu pekerjaan menjadi input
untuk pekerjaan berikutnya.
Persinggungan antara pekerjaan yang menyerahkan hasil kerja
dengan pekerjaan berikutnya yang menerima hasil kerja itu disebut
‘interface’. Interface ini merupakan titik kritis dalam penjaminan
mutu.

PENDAHULUAN [5]
Dalam penjaminan mutu, setiap hasil kerja yang diserahkan
kepada yang menerima harus memenuhi standar atau format
tertentu (standar mutu) yang telah disetujui bersama agar seluruh
hasil kerja dapat bermutu.
Jadi, standar mutu kinerja perguruan tinggi meliputi standar mutu
dari semua pekerjaan dalam pelaksanaan tridharma perguruan
tinggi.

PENDAHULUAN [6]
Beberapa mata rantai penjaminan mutu meliputi:
(1) kebijakan mutu, (2) prosedur kerja, (3) instruksi kerja, (4)
standar mutu, (5) audit, (6) tindakan koreksi, dan (7) tinjauan
manajemen.
Dalam tulisan ini hanya akan dikemukakan butir 1-4 saja.

LANDASAN HUKUM PENJAMINAN MUTU
PENDIDIKAN TINGGI [1]
 Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas.
Evaluasi pendidikan yang terdiri dari kegiatan pengendalian,
penjaminan, dan penetapan mutu pendidikan.
 PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
Ps 45 tentang pengendalian Mutu.
Ps 18, 19 tentang Standar Kompetensi Pendidikan Tinggi.
 PP tentang Pendidikan Tinggi (Rancangan).
 UU DIKTI No. 12 tahun 2012
 Permen DIKTI SNPT no. 49 tahun 2015

LANDASAN HUKUM PENJAMINAN MUTU
PENDIDIKAN TINGGI [2]
 Higher Education Long Term Strategy 2003-2010.
“In a healthy organization, a continuous quality improvement
should become its primary concern. Quality Assurance
should be internally driven …….”
 Pokja Penjaminan Mutu (Quality Assurance), Ditjen Dikti, 2003.
Penetapan standar dan mekanisme penjaminan mutu adalah
otoritas perguruan tinggi, yang penting adalah upaya
benchmarkingmutu pendidikan tinggi berkelanjutan.
 Kesepakatan Rakernas DIKTI di Surabaya, 29 November – 1
Desember 2004.

TIGA KEGIATAN PENJAMINAN MUTU
PENDIDIKAN TINGGI
Kegiatan Tujuan Sifat Pelaksana
Akreditasi
Evaluasi
eksternal
Fakultatif,
eksternal
BAN-PT, atau
lembaga lain
Evaluasi PS
Berbasis Evaluasi
Diri (EPSBED)
Izin opera-
sional PS
Wajib,
eksternal
Ditjen Dikti
Penjaminan Mutu
Peningkatan
mutu pendi-
dikan tinggi
Fakultatif,
internal
Perguruan
tinggi ybs.

KEBIJAKAN MUTU
Rumusan kebijakan mutu
biasanya meliputi:
1. Missi.
2. Deskripsi tentang
sistem manajemen
penjaminan mutu.
3. Garis besar tanggung
jawab staf penjaminan
mutu.
4. Lingkup pekerjaan
yang ada prosedur
penjaminan mutunya.
5. Bagaimana penjamin-
an mutu didokumen-
tasikan.
6. Bagaimana pelaksa-
naan pengawasan
penjaminan mutu.

KEBIJAKAN MUTU SUATU “PUSAT
PELATIHAN MANAJEMEN” (CONTOH)
1. MISSI. Pusat pelatihan ini menyelenggarakan pelatihan-
pelatihan yang dapat diandalkan dan bermutu dalam bidang
manajemen pendidikan.
2. KOMITMEN PADA MUTU. Pusat pelatihan ini menjanjikan
layanan bermutu tinggi kepada pelanggan. Pusat ini
menerapkan sistem penja-minan mutu dalam melaksakan
missi untuk mencapai tujuan-tujuannya dengan mengutama-
kan kepentingan pelanggan.

3. MANAJEMEN PENJAMINAN MUTU. Sistem pen-jaminan
mutu menjadi tanggung jawab Tim Peng-awas Penjaminan
Mutu yang diketuai oleh kepala Pusat Pelatihan ini. Tim ini
bertanggung jawab atas kebijakan mutu dan pengawasan
keefektifan sistem mutu. Pelaksanaan penjaminan mutu dila-
kukan oleh Tim Pelaksana Penjaminan Mutu yang bertugas
menyusun prosedur kerja, melakukan audit mutu, memonitor
pelaksanaan sistem penja-minan mutu, dan melaporkan
pelaksanaan tugas kepada Tim Pengawas Penjaminan Mutu.

4. TANGGUNG JAWAB STAF. Setiap staf pusat pe-latihan ini
bertanggung jawab untuk melaksanakan penjaminan mutu
dalam lingkup pekerjaan masing-masing. Khususnya mereka
harus: (a) memiliki dokumen penjaminan mutu yang mutakhir,
(b) me-mahami isi dokumen yang diperlukan, dan (c) me-
laksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan instruksi
kerja yang berlaku.
5. DOKUMEN-DOKUMEN PENJAMINAN MUTU. Selain
kebijakan mutu, dokumen penjaminan mutu meliputi: (a)
prosedur untuk setiap jenis pekerjaan, dan (b) instruksi kerja
yang merinci prosedur kerja.

Pekerjaan-pekerjaan berikut
ada prosedurnya:
a. Seleksi calon peserta
pelatihan.
b. Perencanaan pelatihan.
c. Pembelian barang dan
pemilihan rekanan.
d. Pengajaran.
e. Penilaian.
f. Pemeriksaan barang
dan persediaan.
g. Pengauditan dan
tindakan perbaikan.
h. Pencatatan mutu.
i. Pelatihan staf.
BERBAGAI PEKERJAAN YANG ADA
PROSEDURNYA

7. TINJAUAN MANAJEMEN. Tim Pengawas Penja-minan Mutu
akan menelaah sistem penjaminan mutu setiap 6 bulan,
khususnya kesesuaian pelak-sanaan dengan standar mutu,
ketidak-sesuaian, dan kesungguhan tindakan
perbaikan/koreksi. Bila ditemukan bahwa program penjaminan
mutu tidak efektif, atau tidak sesuai dengan keperluan pelang-
gan, maka Tim Pengawas Pen- jaminan Mutu akan
melakukan perubahan yang dianggap
perlu pada sistem mutu.

PROSEDUR KERJA [1]
 Prosedur kerja adalah suatu uraian sistematis tentang
pelaksanaan suatu pekerjaan. Uraian ini memuat:
1. Batasan lingkup pekerjaan.
2. Pembagian pekerjaan itu menjadi langkah-langkah
pelaksanaan yang terpisah dan urutannya.
3. Siapa pelaksana dari setiap langkah itu.
4. Bagaimana cara penyerahan pekerjaan dari suatu langkah
ke langkah yang berikutnya.

PROSEDUR KERJA [2]
 Prosedur kerja yang baik harus logis, jelas, dan mudah
implementasinya. Karena itu mula-mula perlu dibuat suatu
bagan alir untuk mendeskripsikan prosedur kerja tersebut.
 Bagan alir dibuat dengan memperhatikan langkah-langkah
pelaksanaan pekerjaan itu dan urutannya.
 Bagan alir diperlukan untuk memudahkan menyusun prosedur
kerja.
 Sebagai contoh, berikut diberikan bagan alir untuk
penulisan skripsi oleh mahasiswa.

Maret '06 Standar Mutu Kinerja PT 21
Mulai
Penugasan me-
nulis skripsi oleh
jurusan kpd mhs
Penugasan mem-
bimbing skripsi
oleh jrs kpd dosen
Dosen
& mhs
bahas
tugas
menulis
skripsi
Mhs
susun
rencana
skripsi
Rencana
skripsi OK?
Penulisan skripsi,
termasuk pengum-
pulan & analisis data
Konsultasi pe-
nulisan skripsi
dgn dosen
Skripsi OK?
Ujian
skripsi
Perbaikan
skripsi
Sele-
sai
Ya
Tdk
Ya
Tdk
Skripsi
disahkan
Gambar 1. Bagan Alir Penulisan/Pembimbingan Skripsi Mahasiswa

PROSEDUR KERJA [3]
 Suatu prosedur kerja biasanya terdiri dari bebera-pa bagian
sebagai berikut: (1) untuk apa, (2) ruang lingkup, (3)
tanggung jawab, (4) definisi, (5) acuan, (6) rincian prosedur,
dan (7) lampiran.
(1) UNTUK APA. Kemukakan secara ringkas untuk apa prosedur
ini disusun, biasanya cukup dalam satu paragraf singkat.
(2) RUANG LINGKUP. Dalam bagian ini dikemuka-kan apa saja
yang dicakup dalam prosedur ini serta dalam hal apa perlu
digunakan.

PROSEDUR KERJA [4]
(3) TANGGUNG JAWAB. Pada bagian ini disebut-kan siapa
yang bertanggung jawab tentang apa pada setiap langkah
pelaksanaan pekerjaan.
(4) DEFINISI. Semua istilah yang punya arti khusus yang
digunakan dalam suatu prosedur didefinisi-kan dalam bagian
ini.
(5) ACUAN. Bila ada peraturan, metode, standar,
prosedur lain, atau apa saja yang diacu dalam
prosedur ini, maka acuannya perlu dicantumkan dalam bagian
ini.

PROSEDUR KERJA [5]
(6) RINCIAN PROSEDUR. Bagian ini merupakan urai-an naratif
bagan alir prosedur kerja, cukup satu pa-ragraf untuk setiap
langkah pelaksanaan pekerjaan. Dalam uraian naratif untuk
setiap langkah hendak-nya tersirat: (a) langkah itu merupakan
suatu tindak-an, (b) siapa saja yang melaksanakan langkah itu,
(c) apa output dari langkah tersebut, dan (d) langkah itu dapat
diaudit. Misalnya, uraian untuk langkah ‘Konsultasi penulisan
skripsi’: “Dosen memberikan saran tentang pemecahan masalah
akademik yang dihadapi mahasiswa dalam penulisan skripsinya”.

PROSEDUR KERJA [6]
(7) LAMPIRAN. Dokumen atau formulir yang perlu dilampirkan
untuk memperjelas, atau untuk keper-luan pelaksanaan
perosedur. Misalnya bagan alir prosedur (biasanya memang
dilampirkan), formulir-formulir, dll.
 Agar suatu prosedur kerja dapat dilaksanakan dan efektif, maka
yang diminta menulis konsep awal prosedur ini sebaiknya orang
yang berpengalaman dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.

INSTRUKSI KERJA [1]
 Prosedur kerja hanya menguraikan secara garis besar apa yang
harus dikerjakan dan oleh siapa, tetapi tidak tentang bagaimana
melaksanakannya. Cara melaksanakan suatu pekerjaan
dituangkan dalam suatu instruksi kerja. Makin besar kemung-
kinan salah melaksanakan suatu pekerjaan, makin perlu adanya
instruksi kerja yang rinci dan jelas.
 Instruksi kerja adalah suatu petunjuk pelaksanaan untuk setiap
langkah dalam suatu prosedur.
 Bila instruksi kerja cukup panjang/rumit, maka instruksi ini perlu
disertai dengan bagan alir.

INSTRUKSI KERJA [2]
 Contoh instruksi kerja tentang “Pembimbingan/ penulisan
skripsi mahasiswa S1”.
1. RUANG LINGKUP. Pembimbingan dan penulisan skripsi
mahasiswa S1 Fakultas X.
2. INSTRUKSI KERJA. (i) Ketua PS menugas-kan mahasiswa
menulis skripsi paling lambat 1 minggu setelah mahasiswa tsb
memenuhi syarat pada Dokumen xx.1; (ii) Ketua PS
menugaskan dosen yang memenuhi syarat pada Dokumen
xx.2 untuk membimbing skripsi mahasiswa pada butir i paling
lambat 1 minggu setelah mhs tsb memenuhi

INSTRUKSI KERJA [3]
syarat pada Dokumen xx.1; (iii) Mahasiswa ybs me-nemui dosen
pembimbing untuk membicarakan tugas penulisan skripsi paling
lambat 1 minggu setelah ia ditugaskan oleh Ketua PS; (iv) Mhs
me-nyusun rencana penulisan skripsi sesuai dengan pedoman
pada Dokumen xx.3; (v) Bila rencana skripsi telah disetujui
dosen, mahasiswa mengum-pulkan data dan menulis skripsi
sesuai dengan pedoman penulisan skripsi pada Dokumen xx.4;
(vi) Selama pengumpulan data dan penulisan skripsi mhs paling
sedikit 3 kali berkonsultasi dgn

INSTRUKSI KERJA [4]
dosen sesuai pedoman konsultasi pada Dokumen xx.5; (vii) Mhs
menempuh ujian skripsi menurut tata cara pada Dokumen xx.6, bila
naskah skripsi secara prinsip sudah dinilai cukup oleh dosen, (viii)
Mhs memperbaiki naskah skripsi sesuai dengan saran-saran yang
diberi-kan pada watu ujian skripsi, (ix) Skripsi disahkan oleh Ketua
Jurusan dan Dekan Fakultas setelah memenuhi syarat pada
Dokumen xx.7 paling lambat 8 bulan setelah mahasiswa/dosen
ditugaskan menulis/mem-bimbing skripsi oleh Ketua PS.

STANDAR MUTU [1]
 Untuk setiap langkah dalam instruksi kerja, bila dianggap perlu
dapat ditentukan syarat-syarat atau spesifikasi yang harus
dipenuhi dalam pelaksanaan langkah tersebut. Syarat-
syarat/spesifikasi ini disebut standar untuk langkah tadi.
 Seluruh persyaratan/spesifikasi yang harus dipenuhi
pada semua langkah dalam suatu instruksi kerja
disebut standar mutu untuk pekerjaan tersebut.

STANDAR MUTU [2]
 Butir-butir standar mutu untuk suatu pekerjaan ada yang
ditentukan pada tingkat nasional, tingkat universitas,
tingkat fakultas, atau tingkat jurusan. Bahkan ada standar
mutu yang ditentukan pada tingkat internasional.
 Butir-butir standar mutu untuk suatu pekerjaan yang
belum ditentukan oleh unit kerja yang lebih atas dapat
ditentukan oleh unit kerja yang di bawahnya.

STANDAR MUTU [3]
 Dengan demikian standar mutu dari suatu pekerja-an pada suatu
unit kerja tidak mesti harus sama (boleh sama, boleh tidak) dengan
unit kerja yang lain, tergantung pada kemampuan dan tingkat
perkembangan dari unit kerja yang bersangkutan.
 Misalnya, standar mutu penulisan/pembimbingan skripsi
mahasiswa S1 Fakultas A tidak mesti harus persis sama dengan
Fakultas B , meskipun dari uni-versitas yang sama.

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN STANDAR
MUTU
Langkah-langkah penyusunan standar mutu suatu pekerjaan dapat
dilakukan sebagai berikut:
SUSUN PROSEDUR
KERJA
SUSUN INSTRUKSI
KERJA/CEKLIS
PILIH BUTIR-BUTIR
YG PERLU DIBUAT
PERSYARATANNYA
PERHATIKAN TUN-
TUTAN PELANGGAN
BUAT PERSYARAT-
AN UTK BUTIR TSB
PERHATIKAN
KEMAMPUAN
PELAKSANAANNYA
STANDAR
MUTU
KONSEP
ST. MUTU
SUNTING &
PERBAIKI

CONTOH STANDAR MUTU [1]
1. Contoh Standar Mutu Beras (Mutu I)
 Kadar air maksimum 5%.
 Beras pecah maksimum 1%.
 Kadar protein minimum 0.5%.
 Kotoran (benda bukan beras) maksimum 1%.
 Derajat warna putih antara 4-6 (dari skala 0-10).
 Bebas bahan/benda berbahaya.
 Prosedur penentuan standar mutu beras sesuai dengan
Dokumen zzz.17.

2. Standar Mutu Penulisan/Pembimbingan Skripsi
 Mahasiswa yang akan menulis skripsi harus meme-nuhi syarat
pada Dokumen xx.1.
 Dosen pembimbing skripsi harus memenuhi syarat pada
Dokumen xx.2.
 Proses penulisan/pembimbingan skripsi sesuai Dokumen ff.5
“Instruksi Kerja Penulisan/Pembim-bingan Skripsi Mahasiswa
S1”.
 Format skripsi mahasiswa sesuai pedoman pada Dokumen
xx.4.

 Mahasiswa dinyatakan lulus dalam ujian
skripsi.
 Skripsi mahasiswa disahkan oleh Ketua
Jurusan dan Dekan Fakultas.
 Jangka waktu penyelesaian penu-
lisan/pembimbingan skripsi maksimum 8
bulan sejak mahasiswa dan dosen
pembimbing ditugaskan oleh Ketua PS.

3. Beberapa Butir Standar Mutu dari BAN-PT
 Luas tanah (milik sendiri atau sewa minimum selama 20
tahun) …………… 10 000 m2
 Luas ruang kuliah/universitas ………… 1 000 m2
 Luas ruang kuliah ……………………… 0.5 m2/mhs
 Luas ruang kerja dosen ………………. 4 m2/orang
 Luas ruang kerja administrasi/kantor .. 4 m2/orang
 Ruang perpustakaan …………………. 600 m2
 Ruang komputer ………………………. 720 m2

 Ruang laboratorium …………………….. 800 m2
 Ruang dosen tetap ……………………… 300 m2
 Kehadiran dosen/MK …………… 16x/semester
 Kehadiran mhs/MK/semester…………… 80%
 Jumlah mhs baru/tahun/PS ……………. 30 orang
 Jumlah buku teks/MKP ………………… 1 judul/MK
 Buku teks/MKK ………………………… 2 judul/MK
 Langganan jurnal ilmiah ……………… 1 jurnal/PS
 Nisbah dosen:mahasiswa …. 1:20 (IPA), 1:30 (IPS)

PENINJAUAN STANDAR MUTU [1]
 Standar mutu untuk setiap pekerjaan harus
ditinjau kembali secara berkala melalui audit
mutu.
 Dari hasil audit mutu, untuk butir-butir standar
mutu yang tidak memenuhi standar disusun
urutan prioritasnya, kemudian diusahakan
perbaikannya dalam jangka waktu yang
ditentukan dengan penanggung jawab tertentu.

PENINJAUAN STANDAR MUTU [2]
 Butir-butir standar mutu yang memenuhi standar agar tetap
dipertahankan, dan untuk butir-butir tertentu standarnya dapat
ditingkatkan sesuai dengan kemam-puan pelaksanaan.
 Dari hasil peninjauan kembali standar mutu, butir-butir baru dapat
ditambahkan, dan butir-butir yang kurang relevan dapat diubah atau
dibuang.
 Melalui peninjauan kembali standar mutu dapat ditingkatkan dari
waktu ke waktu dan disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.

PENUTUP [1]
 Standar mutu disusun menurut kehendak dan
kesepakatan dalam masing-masing PT/unit-unitnya, dengan
memperhatikan tun- tutan pelanggan dan kemampuan
pelaksanaannya.
 Penerapan standar mutu sebaiknya secara bertahap, pada
awalnya pilihlah beberapa butir standar mutu yang strategis saja
untuk suatu pekerjaan, kemudian lambat laun baru ditambah
dan/atau ditingkatkan mutunya kalau ternyata sudah mampu
dilaksanakan.

PENUTUP [2]
 Penerapan standar mutu perlu diawasi dan dievalu-asi secara
berkala dari waktu ke waktu untuk keperluan perbaikan dan
peningkatan mutu.
 Penerapan standar mutu secara konsisten
dapat menjamin dan mening-
katkan mutu kinerja PT/ unit-unitnya
secara ber- kesinambungan.

KONSEP TQM
(TOTAL QUALITY
MANAGEMENT )

A. PENDAHULUAN
Istilah lain untuk Quality Management dan
Total Quality Management (TQM)
● Total Quality Control (TQC) → Feigenbaum / GE
(1960)
● Company Wide Quality Control (CWQC) → Jepang
(1968)
● Total Quality Service (TQS)
● Total Quality Maintenance (TPM)
● Continuous Quality Improvement (CQI)
● dll

KONSEP AWAL TQM OLEH BERBAGAI
PAKAR MUTU
● Setiap pakar mutu mempunyai pandangan dan pendekatan
berbeda, tergantung pada latar belakangnya
● Ada beberapa komitmen yang sama :
(1) Pentingnya komitmen manajemen
(2) Pendekatan strategis kepada sistem mutu
(3) Pentingnya pengukuran mutu
(4) Pentingnya perbaikan proses
(5) Pendidikan dan pelatihan
(6) Menghilangkan penyebab masalah mutu

B. URAIAN / ISI
1. KONSEP TQM OLEH PHILIP CROSBY
● Pengalaman mutu PHILIP CROSBY : 14 tahun di ITT
● Falsafah dasar : 4 kemutlakan mutu
(1) Apakah mutu itu ?
→ Mutu adalah kesesuaian terhadap persyaratan, bukan kebaikan
atau keistimewaan
(2) Sistem apa yang diperlukan untuk menghasilkan mutu ?
→ Sistem untuk menghasilkan mutu adalah pencegahan, bukan
penilaian (pemeriksaan)
(3) Standar kinerja apa yang harus digunakan ?
→ Standar kinerja harus “ tanpa cacat” (zero defect), tidak
“cukup” mendekati tanpa cacat
(4) Sistem pengukuran apa yang dibutuhkan ?
→ Pengukuran mutu merupakan harga ketidaksesuaian, bukan
sekedar daftar

14 LANGKAH PERBAIKAN MUTU CROSBY
1. Komitmen manajemen.
2. Tim perbaikan mutu untuk mengendalikan proses
perbaikan.
3. Pengukuran mutu diseluruh organisasi.
4. Analisis biaya diseluruh organisasi.
5. Kesadaran mutu seluruh pegawai.
6. Penerapan tindakan perbaikan ( corective action).
7. Perencanaan program “tanpa cacat”.

14 LANGKAH PERBAIKAN MUTU CROSBY
8. Pendidikan pegawai.
9. Hari “tanpa cacat” untuk membangun komitmen tanpa
cacat.
10.Penetapan sasaran untuk mengadakan perbaikan mutu.
11. Menghilangkan penyebab kesalahan.
12.Penghargaan kepada mereka yg memberikan sumbangan
istimewa.
13.Dewan mutu untuk kondisi perbaikan mutu dan gagasan
mutu.
14.Melakukan berulang kali.

2. KONSEP TQM OLEH EDWARD DEMING
● Deming merupakan pakar mutu paling terkenal diantara seluruh
pakar mutu
● Bekerja di Biro Sensus USDA, spesialis pada tehnik-tehnik
statistika
● Diakui masyarakat Jepang telah memberikan sumbangan
istimewa kepada perkembangan mutu
● Diabadikan dalam bentuk penghargaan mutu tertinggi di Jepang :
→ THE DEMING PRIZES
● Terkenal dengan :
 Siklus PDCA (Deming Cycle)
 14 Butir saran Deming

1. Tetapkan dan publikasikan bersama karyawan tujuan mutu
perusahaan.
2. Mempelajari dan mengadopsi falsafah baru, dimulai dari
manajemen puncak sampai seluruh kepada karyawan.
3. Hentikan ketergantungan kepada pemeriksaan. Mutu
diintegrasikan kedalam proses pembuatan.
4. Hentikan penilaian bisnis hanya kepada harga. Sebagai
gantinya, gunakan ukuran mutu bersama harga. Singkirkan
pemasok yang terbukti memberikan beban untuk produk bermutu.
5. Perbaiki secara kontinyu sistem produksi dan jasa
6. Lembagakan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan kerja.
7. Lembagakan kepemimpinan dan supervisi kepada pekerja.
14 BUTIR SARAN DEMING

14 BUTIR SARAN DEMING
8. Singkirkan rasa takut untuk memperbaiki efektifitas kerja dan
ciptakan iklim inovasi.
9. Hilangkan penghalang komunikasi antar bagian. Dibiasakan
bekerjasama antar bagian untuk optimalisasi hasil kerja.
10. Hapuskan slogan, teguran, poster yang mendesak karyawan
meningkatkan produktivitas.
11. Hapuskan kuota atau standar kerja atau pencapaian sasaran
berupa angka.
12. Hilangkan rintangan yang mengganggu hak karyawan.
13. Lembagakan program pendidikan dan pelatihan.
14. Ciptakan struktur pada manajemen puncak yg mendorong 13
langkah di atas (transformasi).

● Bekerja pada departemen pemeriksaan di Bell Telephone’s
Hawthorne Works
● Seperti Deming, juga memperoleh penghargaan tertinggi dari
Kaisar Jepang : “ Second order the Sacred Treasure”
● Bukunya paling lengkap dan sangat terkenal : “Juran’s Quality
Control Hand Book”
● Dia mendirikan JURAN INSTITUTE yang melayani berbagai
seminar, konsultasi, konferensi dan Video tape yang berkaitan
dengan mutu
3. KONSEP TQM MENURUT JOSEPH M. JURAN

Juran Trilogi (Trilogi Mutu)
● Didasarkan kepada proses manajerial yang biasa digunakan mengelola
finansial : perencanaan finansial, pengendalian finansial dan perbaikan
finansial
● Penerapan pada manajemen mutu :
(1) Perencanaan mutu : Suatu proses mengidentifikasi pelanggan,
persyaratannya, harapannya tentang ciri-ciri produk dan jasa serta
proses untuk menjadikan produk dan jasa tersebut dengan atribut
yang tepat
(2) Pengendalian mutu : suatu proses menguji dan mengevaluasi produk
dan jasa terhadap persyaratan yang diminta pelanggan. Masalah
dideteksi kemudian dikoreksi.
(3) Perbaikan mutu : suatu proses dengan mekanisme yang berkelanjutan
sehingga mutu dapat dicapai dengan kontinyu. Proses ini mencakup
alokasi sumber daya, penugasan orang mengerjakan proyek mutu,
dan secara teratur membangun struktur untuk mencapai mutu

DIAGRAM
TRILOGI
JURAN Perencanaan
mutu
Pengendalian mutu
(selama operasi)
Zona baru
pengendalian mutu
Puncak
sporadis
0
15
5
10
waktu
Pelajaran yang diperoleh
Perbaikan
Mutu
Zona awal
pengendalian
mutu
Waktu
tunggu
(menit)

Saran JURAN untuk perencanaan
mutu :
(1) Identifikasi pelanggan dan persyaratannya, baik pelanggan
internal maupun pelanggan eksternal
(2) Menerjemahkan persyaratan pelanggan kedalam bahasa
perusahaan
(3) Menetapkan sasaran mutu berdasarkan persyaratan tersebut
(4) Mengembangkan dan mengoptimalkan produk dan jasa
untuk memenuhi persyaratan tersebut
(5) Mengembangkan dan mengoptimalkan proses yang
menghasilkan produk dan jasa tersebut.

10 LANGKAH JURAN MENUJU PERBAIKAN
MUTU
(1) Pastikan semua pegawai menyadari persyaratan dan
perbaikan mutu. Ini menuntut kepemimpinan manajemen
(2) Tetapkan sasaran khusus untuk perbaikan mutu
berkelanjutan terhadap semua kegiatan
(3) Bentuklah organisasi untuk menjamin bahwa sasaran
tersebut telah disusun
(4) Pastikan semua pegawai diberi pelatihan untuk memahami
peran mereka dalam perbaikan mutu
(5) Pastikan bahwa masalah yang merintangi perbaikan mutu
dihilangkan dengan pembentukan tim proyek pemecahan
masalah

10 LANGKAH JURAN MENUJU PERBAIKAN
MUTU (lanjutan)
(6) Pastikan semua kemajuan perbaikan mutu dapat dimonitoring
(7) Pastikan semua kontribusi luar biasa bagi perbaikan mutu
teridentifikasi dan diakui
(8) Pastikan kemajuan dan kontribusi luar biasa dipublikasi
(9) Ukur semua proses dan tingkat perbaikan mutu
(10) Pastikan perbaikan mutu berkelanjutan dan penetapan sasaran
diintergrasikan kedalam sistem manajemen perusahaan

KONSEP TQM MENURUT KAORU
ISHIKAWA
● Seorang akademikus di University Tokyo
● Sering bekerjasama dengan industri dalam penerapan teknik-teknik
pengendalian mutu
● Karyanya yang terkenal : FISH BONE diagram disebut juga Diagram
ISHIKAWA
● Mengembangkan GKM di Jepang dan memperkenalkan istilah
CWQC
● Untuk TQM dia memperkenalkan the Ishikawa model of
relationaships in Total Quality Management

QUALITYCIRCLES
QUALITY ASSURANCE
PDCACONTROL
QUALITY CONTROL
TheIshikawamodelof relationships inTotalQuality Management
TOTAL
QUALITY
MANAGEMENT

Keterangan model ISHIKAWA
– Jaminan mutu adalah pusat TQM. Jaminan mutu menyatakan dengan
jelas bagaimana “fitness for use” akan dicapai dan menyediakan suatu
sistem review untuk memverifikasi bahwa suatu rencana jika diikuti akan
menghasilkan “fitness for use”
– Pengendalian Mutu, merupakan lingkaran kedua yang berperan agar
semua kinerja terkendali, tidak menyimpang. Bila menyimpang, segera
dikoreksi.
– Pengendalian PDCA, berperanan dalam pengendalian setiap tahapan
kerja dengan prinsip-prinsip manajemen. Jika siklus Plan, Do Check,
Action terus dipertahankan maka perbaikan berkelanjutan akan tercapai
– Gugus Mutu, menunjukkan upaya mutu bersifat terpadu dan menyeluruh
(tidak total). Tanpa GKM, TQM tidak melibatkan seluruh karyawan

● ISO – 9000 (1987)
● MALCOLM BALRIDGE FRAMEWORK (1987)
● SIX-SIGMA (1987)
● EFQM (The European Foundation for Quality
Management)(1987)
● TENNERDETORO (1992)
● BSC (Balanced Scorecard) (1992)
4. KONSEP MANAJEMEN MUTU YANG
BARU

Penelitian Booz Allen Hamilton (2003) terhadap
● 26 penerima Malcolm Award
● 150 esksekutif Fortune 1000
● 126 pimpinan Perguruan Tinggi, healthcare dan smallbusiness
ORGANISASI MALCOLM ISO-9000 SIX-SIGMA
BSC
Perguruan Tinggi 46,7 11,0 15,8
24,0
Healthcare org. 37,7 31,5 23,0
22,1
Small Business 34,0 31,5 21,1
19,6
Relevance of Performance Approachs (%)
→ Menyatakanrelevan dan sangat relevan

SMM ISO-9000
ISO
9000
ISO
9004
ISO
9001
SMM SERTIFIKAT
SMM
Konsep
dan
kosa
kata
Pedoman
Penerapan
SMM
Persyaratan
SMM

malcolm balridge framework
LEADERSHIP PELANGGAN
INFORMASI
&
ANALISIS
H A S I L
S D M
EFEKTIVITAS
PROSES
PERENCANAAN
DRIVE SYSTEM MEASURES
OUTCOMES
OF PROGRES
Diinisiasi The National Institute of Standards Technology (NIST), USA 1987
www.balridge.nist.gov

model dasar EFQM
1
LEADER -
SHIP
9
BUSINESS
RESULTS
5
PROCESS
MANAGE –
MENT
2
POLICY
&
STRATEGY
6
CUSTOMER
SATIS –
FACTION
3
PEOPLE
MANAGE –
MENT
4
RESOURCES
7
PEOPLE
SATIS –
FACTION
8
IMPACT
on
SOCIETY
ORGANISASI HASIL
EUROPEAN FOUNDATION for QUALITY MANAGEMENT
http://www.efqm.org/EFQM
1992

six sigma
 Menerapkan proses berbasis statistik utk memperkuat kemampuan
perusahaan memperbaiki proses
 3 Strategi SIX SIGMA
 Perancangan / perancangan ulang proses
 Manajemen proses
 Perbaikan proses baik kontinyu maupun
• Konsep perbaikan proses : Define-Measure-Analyze-Improve-
Control (DMAIC)

TENNER DETORO (1992)
TQM : 3 Steps to Continuous Improvement
Steps Key Activities
Customer Focus • Identifying Customer
• Understanding Customer
Expectations
Process Improvement • Define Problem
• Identify and Document Process
• Measure Performance
• Understand why
• Develop Test Idea
• Implement solutions and evaluate
Total Involvement • Develop Leadership
• Empowered Work Force
• Develop Supplier Relation

BALANCE SCORECARD ( BSC )
● Merupakan bagian dari sistem manajemen strategis
● Tolok ukur kinerja organisasi terdiri dari 4 perspektif
1. Perspektif keuangan
2. Perspektif pelanggan
3. Perspektif proses usaha internal
4. Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan

KERANGKA PENGUKURAN KINERJA SESUAI B S C
PENGUKURAN KINERJA INDIKATOR
K E U A N G A N
Apakah kinerja keuangan meningkat ?
P E L A N G G A N
Apakah pelanggan merasakan nilai (mutu) yang
dihasilkan lebih baik ?
Proses Usaha Internal
Sudahkah diperbaiki proses kunci usaha yang
dapat memberi nilai (mutu) lebih baik ?
Pembelajaran dan Pertumbuhan
Apakah kita mempertahankan kemampuan,
berubah dan peningkatan perbaikan ?
?
?
?
?

Sumber :
Kaplan dan Norton (1996)
“To achieve our
vision, how
should we
appear to our
customers ?”
“To satisfy our
share holders
and customers,
what business
processes must
we excel at ?”
Customer Internal Business Process
“To achieve our
vision, how will
we sustain our
ability to
change and
improve ?”
Learning and Growth
“To succeed
financially, how
should we
appear to our
shareholders?”
Financial
Vision
and
Strategy
BSC memberikan suatu kerangka
kerja untuk menjabarkan strategi
ke
dalam istilah operasional

STANDART OPERASI
PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN PUBLIK

LATAR BELAKANG :
 Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus
dilakukan dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk
meniadakan atau mengurangi resiko/kesalahan
 Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
aturan, maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang
menjadi korban.
 Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur,
maka pasien dapat meninggal atau cacat.
 Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuai
dengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban
jiwa dan materi.
 Pelayanan juga mengandung resiko (mendapat komplain dari
masyarakat) jadi harus memiliki prosedur yang jelas.

Istilah SOP:
1.Standard operating procedure (SOP)
2.Standar Prosedur Operasional (SPO)
3.Prosedur tetap (Protap)
4.Prosedur kerja
5.Prosedur tindakan
6.Prosedur penatalaksanaan
7.Petunjuk pelaksanaan
8.Petunjuk teknis
73

SOP
 DIKENAL JUGA DENGAN NAMA PROTAP
 MERUPAKAN SALAH SATU POIN PENTING
DALAM PELAKSANAAN PELAYANAN PUBLIK
 MERUPAKAN CERMIN KESUNGGUHAN DAN
ITIKAD BAIK SATUAN KERJA PERGURUAN
TINGGI DALAM MELAYANI MAHASISWA &
MASYARAKAT.

PENGERTIAN SOP :
 PROSEDUR/TATA CARA KERJA/TATA URUTAN
PELAKSANAAN KERJA YANG SUDAH DITETAPKAN
DENGAN STANDART TERTENTU.
 DOKUMEN TERTULIS YANG MEMUAT PROSEDUR
KERJA SECARA RINCI, TAHAP DEMI TAHAP DAN
SISTEMATIS.
 TATACARA ATAU TAHAPAN YANG DIBAKUKAN DAN
YANG HARUS DIALUI UNTUK MENYELESAIKAN SUATU
PROSES KERJA TERTENTU

KATA KUNCI STANDART
• DERAJAT TERBAIK
•SESUATUYANG DIBAKUKAN
•HARAPANYANGSPESIFIK
•PATOKANPENCAPAIAN
BERBASISPADA TINGKAT
•PEDOMANATAUMODEL

TUJUAN SOP:
 MENJAGA KONSISTENSI DAN TINGKAT
KINERJA PETUGAS ATAU TIM DALAM
ORGANISASI ATAU UNIT.
 MENGETAHUI DENGAN JELAS PERAN DAN
FUNGSI TIAP-TIAP POSISI DALAM
ORGANISASI
 MEMPERJELAS ALUR TUGAS, WEWENANG
DAN TANGGUNG JAWAB DARI PETUGAS
TERKAIT.
 MELINDUNGI ORGANISASI DAN STAF DARI
MALPRAKTEK ATAU KESALAHAN
ADMINISTRASI LAINNYA.
 MENGHINDARI KEGAGALAN/KESALAHAN,
KERAGUAN, DUPLIKASI DAN TIDAK
EFISIENSI

FUNGSI SOP :
 MEMPERLANCAR TUGAS PETUGAS /TIM.
 SEBAGAI DASAR HUKUM BILA TERJADI
PENYIMPANGAN.
 MENGETAHUI DENGAN JELAS HAMBATAN-
HAMBATANNYA DAN MUDAH DILACAK.
 MENGARAHKAN PETUGAS UNTUK SAMA-SAMA
DISIPLIN DALAM BEKERJA.
 SEBAGAI PEDOMAN DALAM MELAKSANAKAN
PEKERJAAN RUTIN.

PRINSIP-PRINSIP SOP :
 Harus ada pada setiap kegiatan
pelayanan
 Bisa berubah sesuai dengan perubahan
standar profesi atau perkembangan iptek
serta peraturan yang berlaku.
 Memuat segala indikasi dan syarat-syarat
yang harus dipenuhi pada setiap
upaya, disamping tahapan-tahapan yang
harus dilalui setiap kegiatan pelayanan
 Harus didokumentasikan

Bentuk SOP
80
1. Simple Steps
2. Hierarchical Steps
3. Graphic Procedures
4. Flow Chart

JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP:
1. SOP PELAYANAN PROFESI :
 SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK
KEILMUAN : SOP MENGENAI PROSES BELAJAR
MENGAJAR, KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI,
PENELITIAN, PENMAS, DSB.
 SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK
MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN.
2. SOP PELAYANAN TEKNIS DAN
ADMINISTRASI
 SOP PELAYANAN
 SOP PELAPORAN
 SOP PERENCANAAN PROGRAM

FORMAT SOP:
1. Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya
terdapat serangkaian langkah-langkah pendek,
singkat dan tidak rinci
2. Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan terdapat
langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan
banyak keputusan-keputusan yang harus
dilakukan.
3. Grafis: prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan
gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi.
4. Flowcharts atau diagram alur: dapat
menggambarkan dengan jelas hubungan antara
langkah-langkah kerja baik secara fisik maupun
logis

CONTOH SOP SEDERHANA
 SOP PENERIMAAN SURAT/SURAT MASUK :
 PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT MASUK
 PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI
 PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA
BAGIAN YANG DITUJU

CONTOH SPOP HIRARKHI:
 SOP SURAT MASUK
 PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK
 PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI
 PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS DI
BAGIAN
 SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN
MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT
 UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK
MEMBUKA
 MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA YANG BERKEPENTINGAN

SOP FLOWCHARTS:
SOP SURAT MASUK
MENERIMA SURAT
MENCATAT MENGKLASIFIKASIKAN
MENDISTRIBUSIKAN

SOP MENURUT TEKNOLOGI YG DIGUNAKAN :
 MANUAL SOP: DILAKUKAN SECARA
MANUAL
CONTOH: PENYERAHAN SURAT
PELANGGARAN LALU LINTAS, SIDANG
PENGADILAN, PENGURUSAN IJIN, DSB.
 COMPUTERISASI: ONLINE/
MENGGUNAKAN SISTEM SOFTWARE
UNTUK MENGATUR ALUR KERJA
CONTOH: SISTEM OPERATOR TELEPON,
HOTLINE, RESERVASI
PENERBANGAN/HOTEL, PEMBAYARAN VIA
CREDIT CARD, DSB
 SEMI KOMPUTERISASI : CAMPURAN
ANTARA MANUAL DAN COMPUTERIZED
CONTOH: PELAYANAN KTP/SIM/STNK.

TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP PELAYANAN :
1. MERUMUSKAN TUJUAN PROTAP
2. MENENTUKAN KEBIJAKAN-
KEBIJAKAN YANG BERKAITAN
DENGAN SOP/PROTAP:
MENTERJEMAHKANPOLICY/KEBIJAK
AN DENGAN MAKSUD UNTUK :
TERJAMINNYA SUATU KEGIATAN
PELAYANAN DAN MEMBUAT
STANDAR KINERJA
3. MEMBUAT ALIRAN PROSES
4. MENYUSUN PROSEDUR ATAU
PELAKSANAAN KEGIATAN

SIAPA YANG HARUS MENYUSUN
SOP ?
 SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI TIM/KELOMPOK
YANG MEWAKILI LEMBAGA
 DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI
PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN YANG CUKUP
DALAM BIDANG PEKERJAAN DI LINGKUNGANNYA.
 SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA TERTENTU.
 SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN
BERBEDA DENGAN SOP DI LEMBAGA LAIN

SOP PELAYANAN KTP
SURAT PENGANTAR RT/RW
KELURAHAN
KSK FORMULIR KTP MEMBAYAR ADM
KECAMATAN
PEMBAYARAN LEGALISASI FOTO
RETRIBUSI
PENGAMBILAN KTP

SOP PELAYANAN SURAT PENGANTAR
RT/RW
MENGISI FORM
MENUNJUKKAN KSK
PEMBERIAN STAMPEL RT
PEMBERIAN STEMPEL RW

SOP PELAYANAN FORMULIR KTP DI
KELURAHAN
PENGANTAR RT/RW
MENGISI FORM
MENUNJUKKAN KSK
MENGISI FORM PEMBAYARAN
RETRIBUSI
PEMBERIAN STEMPEL

SOP PELAYANAN KTP DI KECAMATAN
FORMULIR DARI KELURAHAN
LOKET PENERIMA
MEMBAYAR LEGALISASI
RETRIBUSI
FOTO
PENGAMBILAN KTP

YANG HARUS DIPERHATIKAN :
 SOP HARUS DITULIS DAN MENJELASKAN SECARA
SINGKAT LANGKAH DEMI LANGKAH.
 TAMPILAN SOP HARUS MUDAH DIBACA DAN
DIMENGERTI DENGAN CEPAT.
 GUNAKAN KATA KERJA DALAM KALIMAT AKTIF
BUKAN KALIMAT PASIF.
 SOP HARUS TETAP MUTAKHIR (UP-TO-DATE),
HARUS DIEVALUASI SECARA PERIODIK.
DISARANKAN DITINJAU MINIMAL SETIAP SATU
TAHUN SEKALI, UNTUK BIDANG KESEHATAN
(CLINIC) MINIMAL18 BULAN SEKALI.

HAMBATAN PELAYANAN:
 SOP TIDAK DIDOKUMENTASIKAN/DISAMPAIKAN
KEPADA MASYARAKAT(HANYA DIKETAHUI PIHAK
INTERNAL)
 SOP TIDAK JELAS/TIDAK MUDAH DIPAHAMI
 PETUGAS/PEJABAT BERWENANG KURANG
DISIPLIN:
 MENINGGALKAN TEMPAT PADA JAM KERJA
 BERISTIRAHAT TERLALAU LAMA
 LAMBAT DALAM MELAYANI(TIDAK ADA
TARGET WAKTU)
 ORIENTASI KEWENANGAN YANG TIDAK JELAS,
KHUSUSNYA PADA SITUASI TERTENTU:
 CUTI
 SAKIT
 TIDAK MASUK MENDADAK
 IJIN
 LIBUR LEBARAN

ANATOMI SOP
1. IDENTITAS SOP
a. Halaman Judul/Cover:
1) Judul
2) Instansi/Satuan Kerja
3) Tahun pembuatan
4) Informasi lain yang diperlukan/alamat
instansi
b. Lembar Pengesahan Dokumen SOP
c. Daftar isi.
d. Penjelasan singkat penggunaan

a. Nama SOP, nama prosedur kerja yang di SOP-
kan;
b. Satuan kerja/unit kerja;
c. Nomor, nomor prosedur kerja yang di SOP-kan;
d. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP
dibuat;
e. Tanggal revisi, tanggal SOP direvisi;
f. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan;
g. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang;
h. Dasar hukum;
i. Keterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang
lain;
j. Peringatan;
k. Kualifikasi personel;
l. Peralatan dan perlengkapan.
2. URAIAN SOP

a. Nomor;
b. Aktivitas;
c. Pelaksana/aktor;
d. Mutu baku berupa:
- Kelengkapan;
- Waktu
- Output;
e. Keterangan.
3. FLOWCHARTS

Pembuatan Laporan Konsinyering
Contoh Format Flowchart SOP AP

LANGKAH TEKNIS PENYUSUNAN SOP
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Tim bertugas untuk melakukan identifikasi
kebutuhan, mengumpulkan data, melakukan
analisis prosedur, melakukan pengembangan,
melakukan uji coba, melakukan sosialisasi,
mengawal penerapan, memonitor dan melakukan
evaluasi, melakukan penyempurnaan-
penyempurnaan, menyajikan hasil-hasil
pengembangan mereka kepada pimpinan SOP,
dan tugas-tugas lainnya.
A. PERSIAPAN PENYUSUNAN SOP
1. MEMBENTUK TIM DAN KELENGKAPAN

Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik,
maka seluruh anggota tim harus memperoleh
pembekalan yang cukup tentang bagaimana
menyusun SOP. Petunjuk pelaksanaan penyusunan
SOP ini menjadi panduan bagi anggota tim dalam
melaksanakan tugasnya.
2. MEMBERIKAN PELATIHAN BAGI ANGGOTA TIM
3. SOSIALISASI SOP KE SELURUH UNIT
Agar seluruh satuan kerja dalam organisasi
mengetahui adanya perubahan yang akan dilakukan,
maka pimpinan-pimpinan unit mengetahui hal ini.
Peran pimpinan puncak akan sangat menentukan
dalam hal ini.

Penilaian kebutuhan adalah proses awal
penyusunan SOP yang dilakukan untuk
mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan
disusun.
Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP, maka
tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat
kembali SOP yang sudah dimilikinya dan
mengidentifikasi perubahan-perubahan yang
diperlukan.
Bagi organisasi yang sama sekali belum memiliki
SOP, maka proses ini murni merupakan proses
mengidentifikasi kebutuhan SOP.
B. PENILAIAN KEBUTUHAN SOP

Tim dalam mengembangkan SOP setelah
melakukan penilaian kebutuhan (need
assessment) adalah mengumpulkan berbagai
informasi yang diperlukan untuk menyusun
SOP. Identifikasi informasi dapat dilakukan
dengan teknik pengumpulan data seperti
brainstorming, focus group discussion,
wawancara, survey, benchmark, dan telaahan
dokumen.
C. PENGEMBANGAN SOP
1. PENGUMPULAN INFORMASI DAN
INDENTIFIKASI ALTERNATIF
Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi lima
tahapan proses kegiatan secara berurutan yang
dapat dirinci sebagai berikut:

Analisis terhadap alternatif-alternatif prosedur yang
berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya.
Prinsip-prinsip penyusunan SOP dapat digunakan
sebagai acuan untuk menentukan mana alternatif
prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan
antara lain, yaitu:
a.Kemudahan dan kejelasan.
b.Efisiensi dan efektivitas.
c.Keselarasan.
d.Keterukuran.
e.Dinamis.
f.Berorientasi pada pengguna/mereka yang
dilayani.
g.Kepatuhan hukum.
h.Kepastian hukum
2. ANALISIS DAN PEMILIHAN ALTERNATIF

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam
penulisan SOP, antara lain:
3. PENULISAN SOP
a. Tipe SOP
Terdapat dua tipe SOP yang dapat digunakan,
yaitu technical SOP (Teknis) atau administrative
SOP (Administratif).
b. Format SOP
Format SOP yang dapat digunakan meliputi:
Simple steps, Hierarchical steps, Graphic, dan
Flowcharts. Untuk SOP Administrasi Pemerintahan
distandarkan menggunakan format Branching
Flowcharts.

c. Tingkatan kerincian/detail
Jenis pekerjaan akan memberikan pengaruh pada
tingkatan kerincian SOP yang akan dibuat.
d. Prinsip-prinsip penyusunan SOP
SOP harus dirumuskan dengan memenuhi prinsip-
prinsip: Kemudahan dan kejelasan; Efisiensi dan
efektivitas.; Keselarasan; Keterukuran; Dinamis;
Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayanl);
Kepatuhan hukum; dan Kepastian hukum.
e. Anatomi SOP dan pendokumentasian SOP
Anatomi dan Pendokumentasian disesuaikan dengan
ketentuan SOP yang berlaku.

4. PENGUJIAN DAN REVIU SOP
SOP yang telah dirumuskan oleh tim SOP
harus melalui tahapan pengujian dan reviu.
Proses pengujian dan reviu kemungkinan akan
memaksa tim untuk kembali pada proses-
proses pengumpulan data dan analisis, karena
masih memerlukan informasi-informasi
terbaru/tambahan yang tidak terpikirkan
sebelumnya.

Proses pengesahan dokumen SOP, merupakan
tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan
K/L/Pemda.
Efektivitas kerja tim sangat tergantung dari
tingkat keterlibatan pimpinan. Keterlibatan
pimpinan dalam memberikan arahan kepada
tim sejak permulaan tim dibentuk, akan sangat
memudahkan proses pengesahan. Jika
keterlibatan pimpinan sangat terbatas, maka
tim harus secara aktif membenkan informasi
kemajuan sampai akhirnya informasi mengenai
hasil final yang telah diperoleh tim.
5. PENGESAHAN SOP

Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan
tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah
selanjutnya pada siklus SOP setelah
pengembangan SOP yang menghasilkan rumusan
SOP yang secara formal ditetapkan oleh pihak
pimpinan organisasi.
Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan
sistematis dimulai dari langkah memperkenalkan
SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalam
pelaksanaan prosedur-prosedur keseharian
organisasi.
D. INTEGRASI (PENERAPAN) SOP

1. Monitoring
Sebagai bagian dari proses dalam penerapan
SOP, organisasi harus mempersiapkan sebuah
mekanisme monitoring kinerja dan memastikan
bahwa SOP telah dilaksanakan dengan baik.
Salah satu kunci keberhasilan penerapan SOP
adalah memonitor setiap pelaksana menguasai
SOP yang telah ditetapkan. Tujuannya adalah
agar setiap pelaksana dapat bertanggungjawab
atas kinerja pelaksanaan tugasnya yang
dilaksanakan dengan SOP yang berlaku.
E. MONITORING DAN EVALUASI

2. Evaluasi
SOP secara substansial akan membantu organisasi
menjadi lebih produktif. Dengan adanya SOP ini,
maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen
jangka panjang dalam rangka membangun sebuah
organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif. Tidak
selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen,
karena perubahan lingkungan organisasi selalu
membawa pengaruh pada SOP yang telah ada. Oleh
karena itulah SOP perlu secara terus menerus
dievaluasi agar prosedur-prosedur dalam organisasi
selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang
baik.
Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan
monitoring, dapat meliputi substansi SOP itu sendiri
atau berkaitan dengan proses penerapannya.

Disampaikan Oleh : M Budi Djatmiko
Email : layanandjatmiko@yahoo.com
HP: 081-6420-6520
114
M Budi Djatmiko

BAN-PT
Disampaikan Oleh : M Budi Djatmiko
Email : layanandjatmiko@yahoo.com
HP: 081-6420-6520
Alamat BAN PT : Gd D Lt 1 Kemendiknas.
Jln Fatmawati Cipete. Jakarta Selatan
Kode Pos 12410
Tel & Fax: +62-21-7668790
URL.http://ban-pt.kemdiknas.go.id,

Jogja4.pptx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Jogja4.pptx

Similar to Jogja4.pptx (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Jogja4.pptx