Dokumen tersebut membahas tentang prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran. Terdapat delapan unsur administrasi yaitu organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan hubungan masyarakat. Juga dibahas tentang pengertian kantor dari segi fisik dan aktivitas serta fungsi-fungsi kantor seperti menerima, merekam, mengatur, memberikan informasi, dan menjamin aset

1. MEMAHAMI PRINSIP-
PRINSIP
PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
Presented by
Ermawati Rahma Yudhianingsih
Office Administration Education
Yogyakarta State Univercity

2. Catatan Pertemuan Sebelumnnya . . .
manajemen adalah suatu proses
penggerakan kerjasama dengan orang lain
dan segala fasilitas yang diperlukan untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
administrasi merupakan segenap proses
penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam
kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu.
Faktor Administrasi:
1. Sekelompok orang
2. Kerjasama
3. Tujuan tertentu

3. TUJUAN ADMINISTRASI
• Efisiensi adalah perbandingan yang
terbaik antara suatu hasil yang
dicapai oleh suatu kerja dengan
usaha yang dikeluarkan untuk
mencapai hasil tersebut.
• Efisiensi dapat dilihat dari dua segi
yakni: segi hasil, segi usaha

4. SEGI HASIL
Segi hasil:
suatu pekerjaan dikatakan efisien jika
dengan usaha tertentu dapat memberikan
hasil yang maksimal

5. Y
X1
X2
X3
Efisien

6. SEGI USAHA
Segi usaha:
suatu pekerjaan dikatakan efisien jika
hasil tertentu tercapai dengan usaha yang
minimal.

7. X
A
B
C
Tidak Efisien

8. Sumber Usaha ada 5 unsur yaitu:
1. Pikiran  cara kerja termudah
2. Tenaga  cara kerja teringan
3. Waktu  cara kerja tercepat
4. Ruang  cara kerja terpendek
5. Benda  cara kerja termurah

9. UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi
2. Manajemen
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata usaha
8. Humas
luas
sempit

10. 1. Organisasi
merupakan rangkaian perbuatan
menyusun suatu kerangka organisasi
yang menjadi wadah atau tempat bagi
setiap kegiatan dalam usaha kerja sama
mencapai tujuan yang telah ditentukan.

11. 2. Manajemen
merupakan rangkaian perbuatan yang
menggerakkan karyawan-karyawan dan
mengerahkan segenap faslitas kerja
agar tujuan kerja sama yang telah
ditetapkan benar-benar tercapai.

12. 3. Komunikasi
merupakan rangkaian perbuatan
menyampaikan warta atau berita dari
satu pihak kepada pihak lain dalam
usaha kerja sama.

13. 4. Kepegawaian
kepegawaian merupakan rangkaian
perbuatan mengatur dan mengurus
tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerja sama.

14. 5. Keuangan
merupakan rangkaian perbuatan
mengelola segi-segi pembelanjaan
dalam usaha kerja sama.

15. 6. Perbekalan
merupakan rangkaian perbuatan
mengadakan, mengatur pemakaian,
mendaftar, memelihara sampai
menyingkirkan segenap perlengkapan
yang sudah tidak diperlukan dalam
usaha kerja sama.

16. 7. Tata usaha
merupakan rangkaian perbuatan
menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan
menyimpan ketrangan-keterangan yang
diperlukan dalam usaha kerja sama.

17. 8. Perwakilan (Humas)
merupakan rangkaian perbuatan
menciptakan hubungan baik dan
berusaha memperoleh dukungan dari
masyarakat sekitar tehadap usaha kerja
sama yang dilakukan.

18. PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
(menurut Drs. Soekarno K)
• Public Administration
• Business Administration
• International Administration

19. Public Administration
Public Administration adalah administrasi yang
berobjek negara. Public Administration dibagi
menjadi dua:
1. Administrasi Pemerintahan
* Administrasi Sipil
* Administrasi Militer
2. Administrasi Perusahaan (Negara)

20. Business Administration
Business Administration adalah administrasi yang berobjek
niaga. Business administration dibagi menjadi dua:
1. Administrasi Perusahaan
Aministrasi Perusahaan ialah aktivitas-aktivitas di
bidang produksi, transport, asuransi, perbankan dan
sebagainya yang pada hakekatnya sama dengan ruang
gerak adminisrasi perusahaan Negara.
2. Administrasi bukan perusahaan/non niaga.
Administrasi bukan perusahaan/non niaga biasanya
cenderung kearah usaha-usaha sosial seperti administrasi
sekolah swasta, rumah sakit swasta dan sebagainya.

21. International Administration
International Administration ialah administrasi
internasional termasuk didalamnya seluruh aktivitas
yang bergerak di bidang internasional
Contoh: PBB serta cabang-cabang seperti UNICEF,
ILO, IMF dan lain-lain.

22. PENGERTIAN KANTOR
1. Segi fisik
Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang
bersifat statis, yaitu suatu tempat
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan
manajemen.
2. Segi aktivitas
Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat
dinamis, yaitu adanya pembagian pekerjaan di
antara mereka yang bekerjasama untuk
mencapai tujuan tersebut.

23. FUNGSI KANTOR
1. Untuk menerima informasi/keterangan. Misalnya:
surat-surat, harga-harga dan sebagainya
2. Untuk merekam informasi/mencari keterangan.
Misalnya: catatan-catatan tentang pegawai, harga
3. Untuk mengatur informasi/menyusun keterangan.
Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dsb
4. Untuk memberikan informasi/keterangan. Misalnya:
daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran
5. Untuk menjamin aktiva atau aset. Misalnya:
pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan

24. Tujuan adalah sasaran akhir/arah aktivitas
kantor yang ingin dicapai. Tujuan kantor :
1.Memberikan pelayanan komunikasi dan
perekaman.
2.Sebagai suatu wadah atau tempat
sekumpulan orang untuk melaksanakan
kegiatan tatausaha terlaksana untuk memulai,
membenahi, mengembangkan dan
mengawasi kegiatan usaha.
TUJUAN KANTOR