1. หน่วยการเรียนรู้ที่ 5 การใส่ข้อมูลและการแก้ไขข้อมูล วิชา การจัดการฐานข้อมูล
เรื่อง การใส่ข้อมูลในตาราง ชั้น มัธยมศึกษาปีที่ 6
การใส่ข้อมูลในตาราง
ต้องเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลก่อน สัญลักษณ์ที่จะเกี่ยวข้องในระเบียนที่เลือก มีดังนี้
เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล จะมีภาพนี้อยู่ทางซ้าย ซึ่งเป็นการแสดงว่าเป็นระเบียนที่
พร้อมจะให้กรอกข้อมูล หรือระเบียนปัจจุบัน (current record) และเป็นการชี้ว่าระเบียนนี้จะไม่ถูกบันทึกใน
ขณะที่ปิดตาราง
เมื่อเริ่มกรอกข้อมูล ภาพหัวลูกศรก็จะเปลี่ยนเป็นภาพดินสอ ซึ่งเป็นการแสดงว่าจะมีการ
เปลี่ยนแปลงข้อมูล หรือใส่ข้อมูลใหม่ แต่ยังไม่ได้บันทึกไว้ในตาราง
การใส่ข้อมูลในตารางมีขั้นตอน ดังนี้
1. เปิดใช้ไฟล์ฐานข้อมูล
2. เลือกตารางข้อมูลที่ต้องการ แล้วเลือกปุ่ม เปิด (Open) หรือ ดับเบิลคลิกที่ชื่อตารางนั้น จะปรากฏ
หน้าต่างในมุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) ให้เราป้อนข้อมูลได้
3. ป้อนข้อมูลในแต่ละฟิลด์ จากนั้นกดแป้น Tab เพื่อย้ายไปยังเขตข้อมูลต่อไป
- หากฟิลด์ใดมีชนิดข้อมูลเป็น Auto Number ก็ไม่ต้องป้อนซึ่งแอกเซสจะเติมเลขลาดับให้เอง เมื่อ
เราป้อนข้อมูลลงในฟิลด์ใด ๆ ของเรคคอร์ดนั้น
- หากฟิลด์ใดมีการกาหนดคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น (Default Value) ไว้ก็จะปรากฏค่าตามที่กาหนดไว้ให้
เองข้อมูลที่ปรากฏในฟิลด์ จะขึ้นอยู่กับคุณสมบัติ รูปแบบ (Format) ของฟิลด์นั้น
การยกเลิกการใส่ข้อมูล
เมื่อใส่ข้อมูลแล้ว จะมีรูปดินสอแสดงทางด้านซ้ายของระเบียน ซึ่งเป็นเครื่องชี้ว่าระเบียนยังไม่ถูก
บันทึก เราสามารถยกเลิกระเบียนนั้นได้ โดยกดแป้น Esc
การแก้ไข เพิ่ม ลบ ข้อมูล
ก่อนที่จะแก้ไขข้อมูลในระเบียนใด ต้องเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล ซึ่งจะทาให้แก้ไขข้อมูลได้ใน
ลักษณะเดียวกับการใส่ข้อมูล แล้วกาหนดตาแหน่งระเบียนซึ่งจะทาให้การไปยังระเบียนที่ต้องการทาได้รวดเร็ว
ขึ้น ขั้นตอนมีดังนี้
1. เปิดตารางในฐานข้อมูล ในมุมมองแผ่นข้อมูล
2. เลือกเมนู แก้ไข (Edit)
3. ใช้คาสั่ง ไปที่ (Go To)
เมื่อใช้คาสั่งนี้ จอภาพจะแสดงเมนูย่อย ซึ่งมีทางเลือก ดังนี้

2. แรก (First) ไปยังระเบียนแรกในตาราง
สุดท้าย (Lest) ไปยังระเบียนสุดท้ายในตาราง
ต่อไป (Next) ไปยังระเบียนที่อยู่ต่อจากระเบียนปัจจุบัน
ก่อนหน้า (Previous) ไปยังระเบียนที่อยู่ก่อนระเบียนปัจจุบัน
ระเบียนใหม่ (New Record) ไปยังระเบียนว่าง ซึ่งมีเครื่องหมายดอกจันอยู่ จะเป็นระเบียนสุดท้ายใน
ตาราง
การกาหนดตาแหน่งระเบียนนี้ อาจทาได้โดยใช้แถบเครื่องมือที่อยู่ด้านล่างของ ตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล ดัง
ภาพ
แถบเครื่องมือกาหนดตาแหน่งระเบียน
ตัวชี้ระเบียน (record indicator) ซึ่งอยู่ที่ส่วนกลางของเครื่องมือระเบียน (record tool) จะแสดง
หมายเลขระเบียนปัจจุบัน เราอาจเปลี่ยนหมายเลขระเบียนได้โดยลบหมายเลขระเบียนเดิม แล้วพิมพ์
หมายเลขระเบียนใหม่ที่ต้องการ จากนั้นกดแป้น Enter หรือ คลิกที่ฟิลด์นั้นของเรคอร์ดที่ต้องการแก้ไขหรือใช้
แถบเลื่อน หรือให้ปุ่มต่อไปนี้
↓ เลื่อนลง 1 เรคคอร์ด
↑ เลื่อนขึ้น 1 เรคคอร์ด
→ เลื่อนไปยังฟิลด์ถัดไป
← เลื่อนไปยังฟิลด์ก่อนหน้า
Tab เลื่อนไปยังฟิลด์ถัดไป
Shift+Tab เลื่อนไปยังฟิลด์ก่อนหน้า
End เลื่อนไปยังฟิลด์สุดท้ายของเรคคอร์ด
Home เลื่อนไปยังฟิลด์แรกสุดของเรคคอร์ด
Ctrl + PageDown เลื่อนไปทางขวา 1 หน้าจอ
Ctrl + PageUp เลื่อนไปทางซ้าย 1 หน้าจอ
Ctrl + Home เลื่อนไปฟิลด์แรกสุดของเรคคอร์ดแรกสุด
Ctrl + End เลื่อนไปยังฟิลด์สุดท้ายของเรคคอร์ดสุดท้าย
การแก้ไขข้อมูล
ขั้นตอนการแก้ไขข้อมูลมีดังนี้
1) เปิดตารางในฐานข้อมูล ในมุมมองแผ่นข้อมูล

3. 2) กาหนดตาแหน่งระเบียน
3) เลือกข้อมูลที่ต้องการแก้ไข โดยทาแถบสี
4) พิมพ์ข้อมูลใหม่แทนข้อมูลเดิม
การพิมพ์แก้ไขข้อมูลด้วยแป้น ต่อไปนี้
F2 เปลี่ยนสลับระหว่างภาวะการเลือก (เป็นแถบสี) กับภาวะการแก้ไข (มีตัวบอก
ตาแหน่ง การพิมพ์ให้แก้ไขข้อมูลได้) เมื่ออยู่ในภาวะการแก้ไข
  เลื่อนทีละตัวอักษร
Ctrl +  เลื่อนไปทางซ้ายทีละคา
Ctrl +  เลื่อนไปทางขวาทีละคา
Del ลบตัวอักษรที่อยู่ถัดจากตัวบอกตาแหน่งการพิมพ์ทีละตัว
Backspace ลบตัวอักษรที่อยู่ทางซ้ายของตัวบอกตาแหน่งการพิมพ์ทีละตัว
Ctrl + Backspace ลบข้อมูลทางซ้ายของตัวบอกตาแหน่งการพิมพ์ทีละคา
การย้ายข้อมูล การสาเนาข้อมูล และการลบข้อมูล
ถ้าต้องการใส่ข้อมูลที่เป็นเช่นเดียวกับข้อมูลในระเบียนก่อน อาจสาเนาข้อมูลเพื่อประหยัดเวลาในการ
กรอกข้อมูล หรือในกรณีที่ต้องการย้ายข้อมูลก็ทาได้โดยใช้เมนูหรือใช้เครื่องมือบนแถบเครื่องมือ ดังนี้
ปุ่ม Cut ใช้ตัดข้อความ
ปุ่ม Copy ใช้สาเนาข้อมูล
ปุ่ม Paste ใช้วางข้อความ
เมนูที่ใช้คือเมนู แก้ไข (Edit) โดยอาจเลือกใช้คาสั่ง ดังนี้
ตัด (Cut) ตัดข้อความเพื่อย้ายไปอยู่ ณ ตาแหน่งใหม่
คัดลอก (Copy สาเนาข้อความ
วาง (Paste) วางข้อความที่ตัดไว้ ณ ตาแหน่งใหม่ หรือวางข้อความที่สาเนา
วางต่อเชื่อมโยง (Paste Append) วางระเบียนที่สาเนาเป็นระเบียนใหม่ ซึ่งจะอยู่เป็นระเบียน
สุดท้ายในตารางการย้ายหรือการสาเนาข้อมูลนั้น ก่อนอื่นต้องเลือกข้อมูลก่อน
การเลือกข้อมูล
เลือกข้อมูลบางส่วนของฟิลด์
- คลิกที่จุดเริ่มต้นของข้อมูลที่จะเลือก แล้วลากไปจนถึงที่ที่ต้องการ
- เลื่อนตัวบอกตาแหน่งการพิมพ์ไปยังจุดเริ่มต้นของข้อมูลที่จะเลือก กดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม
ลูกศรขวา ไปจนถึงที่ที่ต้องการ
เลือกทั้งฟิลด์
- คลิกที่ขอบซ้ายของฟิลด์

4. - เลื่อนไปที่ฟิลด์นั้น (หากอยู่ในภาวะแก้ไข ให้กดปุ่ม F2)
ขยายส่วนที่เลือก
- กดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วคลิกที่ตาแหน่งที่จะขยายไปถึง
- กดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม ลูกศรขวาหรือซ้าย
เลือกทั้งเรคคอร์ด
- คลิกที่ส่วนแสดงตัวชี้เรคคอร์ด (คอลัมน์แรกสุด) หน้าเรคอร์ดนั้น ตัวชี้จะเป็นรูป →
- ไปที่เรคคอร์ดนั้น (หากอยู่ในภาวะแก้ไข ให้กดปุ่ม F2) กดปุ่ม Shift + คานวรรค (space bar)
จากเมนู แก้ไข (Edit) เลือกคาสั่ง เลือกระเบียน (Select Records)
เลือกหลาย ๆ เรคคอร์ด
- เลือกเรคคอร์ดแรก แล้วากต่อไป
- เลือกเรคคอร์ดแรก แล้วกดปุ่ม Shift + ลูกศรขึ้นลง
เลือกทั้งคอลัมน์
- คลิกที่ชื่อฟิลด์ที่ต้องการ
- ไปที่ฟิลด์นั้น กดปุ่ม Ctrl + space bar
เลือกหลาย ๆ คอลัมน์
- เลือกคอลัมน์แรก แล้วลากต่อไปทางขวาหรือซ้าย
- เลือกคอลัมน์แรก แล้วกดปุ่ม Shift + ลูกศรซ้ายขวา
เลือกทั้งตาราง
- คลิกที่มุมบนซ้ายของตาราง
- กดปุ่ม Ctrl + A
จากเมนู แก้ไข (Edit) เลือกคาสั่ง เลือกระเบียนทั้งหมด (Select All Records)
ยกเลิกการเลือก
คลิกที่อื่น
การย้ายข้อมูล
ขั้นตอนการย้ายข้อมูลมีดังนี้
1) เลือกข้อมูลที่ต้องการย้าย
2) เลือกเมนู แก้ไข (Edit) แล้วใช้คาสั่ง ตัด (Cut) หรือ เลือกไอคอน Cut
3) ย้ายตัวชี้ไปยังตาแหน่งที่ต้องการวางข้อมูล แล้วเลือกเมนู แก้ไข (Edit) และใช้คาสั่งวาง (Paste)
หรือเลือกไอคอน Paste
การสาเนาข้อมูล
ขั้นตอนการสาเนาข้อมูลมีดังนี้
1) เลือกข้อมูลที่ต้องการสาเนา

5. 2) เลือกเมนู แก้ไข (Edit) แล้วใช้คาสั่ง คัดลอก (Copy) หรือคลิกที่ไอคอน (Copy)
3) ย้ายตัวชี้ไปยังตาแหน่งที่ต้องการวางข้อมูลแล้วเลือกเมนู แก้ไข (Edit) และใช้คาสั่ง วาง (Paste)
หรือคลิกที่ไอคอน Paste
การลบข้อมูล
ขั้นตอนการลบข้อมูลมีดังนี้
1) เลือกข้อมูลที่ต้องการลบ
2) เลือกเมนู แก้ไข (Edit) แล้วใช้คาสั่ง ลบ (Delete) หรือ กดแป้น Delete
การยกเลิก การแก้ไข การย้าย การสาเนา หรือการลบข้อมูล
เมื่อทาการแก้ไขข้อมูล ย้ายข้อมูล สาเนาข้อมูลหรือลบข้อมูลแล้ว โปรแกรมไมโครซอฟต์แอกเซสจะยอมให้
ยกเลิกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ในระเบียนที่ยังไม่ได้ถูบันทึกเท่านั้น
ขั้นตอนการยกเลิก ทาได้ดังนี้
1) เลือกเมนู แก้ไข (Edit)
2) ใช้คาสั่ง ยกเลิก (Undo) หรือ เลือกไอคอน บนแถบเครื่องมือ
การบันทึกข้อมูลที่แก้ไขแล้ว
การเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลในระเบียน จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ เมื่อย้ายแถบสีไปยังระเบียนอื่น ดังนั้น
จึงไม่จาเป็นต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลง แต่ถ้าต้องการบันทึกระเบียนที่กาลังแก้ไขในขณะนั้น ทาได้โดยมี
ขั้นตอน ดังนี้
1) เลือกเมนู File
2) ใช้คาสั่ง Save Record หรือเลือกที่ไอคอน Save
การเพิ่มระเบียน
การเพิ่มข้อมูลใหม่ทั้งระเบียน ทาได้โดยย้ายแถบสีไปที่ระเบียนที่ว่าง โปรแกรมจะเพิ่มที่ว่างให้โดย
อัตโนมัติ หากมีระเบียนอยู่ในตารางจานวนมาก อาจใช้เมนู แก้ไข (Edit) แล้วใช้คาสั่ง ไปที่ (Go To) และ
ระเบียนใหม่ (New Record)
การเพิ่มระเบียนนี้ หากไม่ต้องการให้แสดงข้อมูลในระเบียนก่อนที่มีอยู่แล้ว ทาได้โดยเลือกคาสั่ง รายการ
ข้อมูล (Data Entry) จากเมนู ระเบียน (Record) โปรแกรมจะซ่อนระเบียนที่อยู่แล้วและจะแสดงระเบียนว่าง
ซึ่งจะใส่ข้อมูลเพิ่มได้เช่นเดียวกับการใส่ข้อมูลในตาราง ถ้าต้องการให้แสดงทุกระเบียนต้องเลือกเมนู ระเบียน
(Records) และคาสั่ง ลบตัวกรอง/เรียงลาดับ (Remove Filter / Sort)
การลบระเบียน
การลบระเบียนทาตามขั้นตอนดังนี้
1) เลือกระเบียนที่ต้องการลบ

6. 2) เลือกเมนู แก้ไข (Edit) แล้วใช้คาสั่ง ลบ (Delete) หรือ กดแป้น Delete
3) คลิก ใช่ (OK)
การลบระเบียนนี้ อาจเลือกระเบียนที่ต้องการลบพร้อมกันหลายระเบียน แล้วกดแป้น Delete เพียงครั้ง
เดียว
จอภาพจะปรากฏกรองโต้ตอบที่มีข้อความ ดังนี้
ถ้าเลือก ใช่ (Yes) ไม่สามารถยกเลิกลบระเบียนได้
ถ้าไม่ต้องการลบให้เลือก ไม่ (No)
ที่มาจาก http://www.like.ac.th/anchalee/base_plan/