Ringkasan laporan mengenai persiapan dan pelaksanaan Hari Keluarga Geologi '15 yang diadakan pada 25 April 2015. Laporan ini menyoroti perancangan awal yang matang oleh pelbagai post untuk mengatur acara, menyiapkan peralatan dan hiasan, hadiah, dan menangani masalah yang timbul seperti perubahan lokasi. Keseluruhan acara berjalan lancar walaupun terdapat beberapa kesukaran.

1. FIESTA GALA GEOLOGI ‘15
HARI KELUARGA GEOLOGI
LAPORAN POST JAMUAN
EXCO:
1. NUR HUDA BINTI HUSSEIN (KETUA POS) A149629
2. KAIRUL IKHWAN BIN ABD RAHIM (TIMBALAN KETUA POS) A148758
3. KAMILIA SOFIA BINTI MOHD HATHIM A151010
4. NUR ASIRAH BINTI RAHMAT A151141
5. NURFARAH DAYANA BINTI MOHD DZULKHAR A151608
GERAK KERJA:
Bil. Tarikh Gerak Kerja Tempat
1. -Penerangan ringkas program.
-Perbincangan mengenai tugas-tugas
ajk jamuan sepanjang program dijalankan.
Makmal Tahun 1,
Bangunan Geologi
2. -Merancang gerak kerja pertama iaitu:
a) Merangka jadual bertugas pada hari
program dijalankan.
i. Kairul: Membantu dalam persiapan
makanan
ii. Kamilia: Membantu dalam persiapan
makanan
iii. Farah: Menjadi usher jamuan vip
iv. Asirah: Menjadi usher jamuan vip
Makmal Tahun 1,
Bangunan Geologi
3. -Mula meninjau (survey) harga makanan untuk
sarapan pagi dan makan tengahari di setiap
kolej-kolej dalam Ukm.
Kolej-kolej UKM,
Bangi
4. -Semua ajk bersetuju untuk menempah
makanan di Kolej Ungku Omar (KUO) untuk
makanan tengahari sewaktu Family Day.
-Semua ajk bersetuju untuk menempah
makanan di KESKA untuk sarapan pagi
sewaktu Family Day.
KUO, UKM
KESKA, UKM

2. 5. -Makanan telah ditempah.
-Barang-barang untuk keperluan jamuan
sewaktu Family Day sudah disewa.
UKM, Bangi
6. 25/4/2015 -Perlaksanaan Program Family Day Padang Hoki, UKM,
Bangi
KEKUATAN:
 Kami mempunyai semangat kerjasama yang sangat tinggi di mana setiap Exco menjalankan
tugas dengan baik walaupun terdapat halangan pada saat-saat akhir.
 Kami juga berkomunikasi secara efektif bersama majlis tertinggi dan Exco-exco lain bagi
memastikan kelancaran program.
KELEMAHAN:
 Perubahan masa dan tempat dan kesukaran mendapat penaja memberi kesan dalam
kelancaran program kami kerana kami harus memikirkan pelan yang seterusnya.
CADANGAN:
 Meningkatkan komunikasi dengan semua pos demi memastikan kelancaran program.
 Merangka pelan-pelan alternatif dengan lebih awal bagi mengelakkan masalah-masalah
yang timbul di saat-saat akhir.
Disediakan oleh,
___________________________
(NUR HUDA BINTI HUSSEIN)
Ketua Pos,
Exco Jamuan,
Program Family Day,
Fiesta Gala Geologi,
Fakulti Sains dan Teknologi Tahun 1,
Universiti Kebangsaan Malaysia
LAPORAN POST CENDERAMATA

3. Tanggal 25 April 2015, Fiesta Geologi telah dijalankan dengan jayanya bermula dari
jam 8 pagi sehingga jam 1 tengah hari. Post cenderamata yang terdiri daripada 3 orang
ahli telah terlibat dalam menjadi ahli jawatankuasa bagi acara ‘Hari Keluarga’.
Bertemakan ‘Wrecking Gemstone’, perancangan yang rapi telah dilaksanakan
melalui perbahasan dan sumbangan idea oleh ahli-ahli melalui medium mesyuarat yang
telah dijalankan setelah beberapa kali. Kata sepakat yang telah dipersetujui oleh kami
serta ahli jawatankuasa acara yang lain sebulan sebelum acara berlangsung telah
memberikan kami ruang dan peluang untuk menyediakan segala senarai barang-barang
yang ingin dijadikan hadiah untuk setiap pertandingan yang dijalankan berserta
cenderamata yang akan diberikan kepada para ‘VIP’.
Namun begitu, permasalahan mula terbit semasa ingin membeli barangan dek
kerana pihak bendahari tidak dapat menyediakan perbelanjaan yang kami perlukan
tatkala ingin membeli barangan tersebut. Namun begitu, kami telah berjaya meyenaraikan
semula senarai barang-barang yang mampu dibayar oleh pihak bendahari. Hadiah yang
kami sediakan ialah hamper, beg cenderahati dan plat. Setelah kami mendapati senarai
barangan yang ingin dibeli, seterusnya kami telah membahagikan tugas bagi
memudahkan proses pembelian hadiah-hadiah tersebut.
Pada malam sebelum acara yang juga merupakan waktu kemuncak gerak kerja di
bahagian post kami, hanya beberapa bahagian hadiah sahaja yang ditempah telah selamat
tiba di tempat yang dijanjikan. Setelah pihak kami berhubung dengan pembekal yang
menyediakan hadiah-hadiah tersebut, pihak mereka berjaya menghantar ke semua hadiah
yang ditempah ke destinasi yang kami tetapkan.
Pada hari kejadian, semua hadiah telah disusun mengikut peringkat iaitu dari
tempat pertama sehingga tempat ketiga. Setelah semua pertandingan selesai
dipertandingkan, hadiah-hadiah yang telah disediakan telah diberikan oleh perasmi iaitu
Dr. Habibah binti Jamil semasa hari kejadian kepada rumah sukan yang menang. Pada
malam itu pula, pihak kami telah menyediakan hamper bagi pemenang khemah tercantik
dan pemenang keseluruhan.
LAPORAN POST LOGISTIK

4. Pada 25 April 2015 yang lalu, Fiesta Gala Geologi telah dijalankan dengan jayanya.
Fiesta Gala Geologi telah dimulakan dengan Hari Keluarga seawal jam 8 pagi. Post
logistik yang terdiri daripada 3 orang ahli telah terlibat dalam menjadi ahli jawatankuasa
acara ini dengan gerak kerja penyediaan tapak kawasan, pemasangan khemah, dan
penyediaan barang-barang asas seperti meja, kerusi, kipas, rostrum, dan sebagainya.
Gerak kerja dimulakan dengan penempahan tapak kawasan dari pihak Pusat Sukan UKM
dan barang-barang dari pihak Jabatan Pembangunan dan Pelaksanaan (JPP). Penempahan
ini telah kami lakukan dua bulan sebelum acara dilaksanakan. Pemasangan khemah dan
penghantaran barang-barang oleh pihak JPP telah dialakukan sehari sebelum acara
dilaksanakan dan semua ahli jawatankuasa Hari Keluarga telah diamanahkan untuk
menjaga barang-barang tersebut pada waktu malam sebelum hari kejadian secara bergilir-
gilir untuk memastikan tidak berlaku sebarang kehilangan barang. Setelah tamat acara,
pihak JPP telah membuka semula khemah dan mengambil barang-barang yang dipinjam
sehari selepas acara dilaksanakan. Secara keseluruhan, ahli jawatankuasa Hari Keluarga
termasuk ahli Post Logistik telah menjalankan tugas dengan penuh dedikasi dan tiada
sebarang kehilagan atau kerosakan barang.
LAPORAN POST TEKNIKAL

5. Tanggal 25 Jun 2015, Hari Keluarga Fiesta Gala Geologi telah dijalankan dengan
jayanya bermula dari jam 8.00 pagi sehingga jam 1.00 tengah hari. Post teknikal yang
terdiri daripada 3 orang ahli jawatankuasa telah menjalankan tugas sejak sebelum
program ini berlangsung. Antara gerak kerja terpenting bagi post teknikal ini ialah
memohon pinjaman set sistem siaraya dari pihak Jabatan Pembangunan dan
Penyelenggaraan ( JPP). Borang peminjaman barangan dari pihak JPP ini telah dihantar
sejak dua bulan sebelum program berjalan. Antara barangan teknikal yang dipinjam dari
pihak JPP ialah mikrafon, speaker, stand mikrafon dan lain-lain. Dua hari sebelum
program berlangsung terdapat beberapa masalah yang dihadapi oleh post teknikal dan
logistic dimana apabila unit elektrik dari pihak JPP datang untuk memasang elektrik di
khemah mereka mengatakan bahawa tiada sumber elektrik yang boleh disambung untuk
ke padang D, padang dimana khemah telah dipasang. Kemudiannya, kami harus
memikirkan penyelesaian untuk mendapatkan sumber bekalan elektrik. Menurut pusat
sukan dan pihak unit elektrik kami harus memindahkan khemah ke padang lain. Pusat
sukan memberikan penyelesaian dengan memindahkan khemah ke padang hoki kerana
tiada padang lain yang kosong. Seterusnya, kami harus memikirkan cara untuk
memindahkan khemah kerana padang hoki ini agak jauh dari padang D. menurut pihak
JPP mereka tidak dapat bantu untuk pemindahan khemah kerana mereka sibuk jadinya
kami harus mengupah pihak luar untuk pemindahan khemah dan barangan-barangan lain
ke padang D dengan dibantu oleh pelajar-pelajar tahun satu yang lain. Pada malam
sebelum program berlangsung, terdapat satu lagi masalah apabila pihak unit teknikal JPP
tidak dapat dihubungi untuk penghantaran barangan teknikal. Kami ahli post teknikal
telah memikirkan cara lain jika kami tidak dapat barangan teknikal dari pihak JPP, namun
pihak JPP kemudiannya telah tiba untuk penghantaran dan pemasangan barangan
teknikal. Pada hari kejadian segalanya berjalan dengan lancar tanpa sebarang masalah
dari pihak post teknikal.
LAPORAN POST TUGAS-TUGAS KHAS

6. Tanggal 25 Jun 2015, Fiesta Geologi telah dijalankan dengan jayanya bermula dari
jam 8 pagi sehingga jam 1 tengah hari. Post tugas-tugas khas yang terdiri daripada 6
orang ahli telah terlibat dalam menjadi ahli jawatankuasa acara ini dengan gerak kerja
sebagai perancang utama bagi kecerian kawsan aktiviti di samping menyiapkan gimik
perasmian yang telah dirancang oleh ahli post persembahan. Bertemakan ‘Wrecking
Gemstone’, perancangan yang rapi telah dilaksanakan melalui perbahasan dan
sumbangan idea oleh ahli-ahli melalui medium mesyuarat yang telah dijalankan setelah
beberapa kali. Kata sepakat yang telah dipersetujui oleh kami serta ahli jawatankuasa
acara yang lain sebulan sebelum acara berlangsung telah memberikan kami ruang dan
peluang untuk menyediakan segala bahan dan barang keperluan yang diperlukan dengan
lebih awal serta terancang. Namun begitu, permasalahan mula terbit semasa ingin
membeli barangan dek kerana pihak bendahari tidak dapat menyediakan perbelanjaan
yang kami perlukan tatkala ingin membeli barangan tersebut. Namun begitu, alternatif
lain telah kami temui dengan mendahulukan wang perbelanjaan peribadi bagi tujuan jual
beli itu yang memakan belanja sebanyak RM229.90. Barangan yang kami beli adalah
seperti tali, kertas, kad manila, pen pelbagai warna, belon, cat semburan dan lain-lain.
Setelah dirasakan segala barangan mencukupi, seterusnya kami telah membahagikan
tugas bagi menukar dan menyiapkan barangan itu menjadi bahan hiasan yang tentunya
telah berjaya menghiasi, menceriakan dan menjadi tumpuan serta tarikan bergambar bagi
peserta-peserta yang terlibat semasa hari kejadian. Pada malam sebelum acara yang juga
merupakan waktu kemuncak gerak kerja di bahagian post kami, semua ahli serta
beberapa ahli jawatankuasa acara yang lain telah bertungkus-lumus untuk menaikkan
serta melengkapkan idea-idea yang telah dirancang. Berbekalkan tenaga kerja yang ada
segala tugas dapat dilaksanakan dengan mudah pada awalnya sehingga pada satu saat di
mana langit yang mendung mula menurunkan sisa-sisa air hujannya namun tidaklah
begitu lebat. Perkara ini telah menimbulkan permasalahan yang baharu di mana pihak
kami terpaksa menangguh dan menurunkan semula hiasan yang telah dinaikkan kerana
bahan asas yang digunakan adalah sensitif terhadap air. Hal ini telah merunsingkan kami
dan telah menyebabkan kami terpaksa menangguh kerja tersebut sehingga larut malam.
Tetapi, itu semua tidak melunturkan semangat kami yang telah menyiapkan diri dengan
kekuatan fizikal dan mental lantas dapat membuatkan kami berjaya menaikkan segala
hiasan yang telah disediakan walaupun sehingga ke tengah pagi. Selesai berkenaan
hiasan, beralih pula ke gimik perasmian. Gimik perasmian ini tidak mendatangkan
masalah yang besar kepada kami dan semuanya berjalan lancar sehingga gimik itu
disempurnakan oleh perasmi iaitu Dr. Habibah binti Jamil semasa hari kejadian. Berikut
merupakan serba sedikit hiasan yang telah berjaya dilaksanakan semasa hari kejadian:
LAPORAN POST PROTOKOL

7. Assalamualaikum wbt
Pada 25 April 2015 yang lalu telah diadakan acara Hari Keluarga Geologi bertempat di
Padang UKM. Saya MOHD EZWAN SYAH BIN YUSOFF, Tahun 1 selaku ketua Pos
Protokol telah memberi penelitian terhadap beberapa perkara yang saya rasa perlu untuk
ditambah baik lagi pada masa akan datang. Antaranya ialah:
1. Kebersihan tempat kejadian.
2. Penglibatan pelajar-pelajar Geologi dari Tahun 1, 2 dan 3 pada hari kejadian.
3. Ketepatan masa para pelajar.
4. Persembahan senamrobik.
Jadi untuk itu antara cadangan penambah baikan yang saya rasa perlu selaku wakil ialah:
1. Penyediaan lebih banya plastic-plastik sampah.
2. Komitmen dan tahap kesedaran yang tinggi oleh para pelajar.
3. Memastikan para pelajar sentiasa diingatkan tentang tentatif program.
4. Sentiasa adakan latihan berterusan bagi memastikan kelancaran.
Saya rasa sekian, moga pada masa akan datang akan ditambah baik lagi bagi memastikan
kelansungan yang cemerlang Hari Keluarga Geologi.

8. LAPORAN POST CENDERAMATA
Bil Senarai barang Untuk
1. Sejambak bunga
Plak
Perasmi
2. Goodies bag
Ribbon
Honey jar
Cupcake
Al-mathurat
Magnet
Goodies bag: Pensyarah dan alumni
3. Goodies bag
Ribbon
Pretzel
Cupcake
Al-mathurat
Magnet
Goodies bag: Pelajar
4.
Plak
Hamper
Plak
Hamper
Plak
Hamper
Hamper
Bunga
Hamper
Hamper
Anugerah alumni:
Tokoh alumni kerajaan
Tokoh alumni swasta
Tokoh alumni akademik
‘Batch Paling Havoc’
Alumni berdedikasi
‘Keluarga bahagia’
5.
Plaque
Sejambak bunga
Anugerah Pensyarah:
Pensyarah paling tip top
6.
Sijil
Anugerah Pelajar:
Anugerah pelajar dekan

9. 7. Hamper
Buku
Cabutan bertuah
PROGRAM MASALAH PENYELESAIAN
SEBELUM 1. Menentukan hadiah untuk
anugerah, cabutan bertuah
dan goodies bag.
2. Kekangan kewangan
untuk membeli barangan.
3. Sukar untuk mendapatkan
sponsor daripada pihak
JPPEL.
4. Ketiadaan air untuk
membuat cenderamata
core.
1. Meminta pendapat dari rakan-
rakan mengenai hadiah
tersebut.
2. Mendapatkan barangan yang
lebih murah harganya.
3. Mencuba sedaya upaya untuk
dapatkan sponsor daripada
pihak lain.
4. Mencari jalan alternatif lain
untuk membuat cenderamata
tersebut.
SEMASA 1. Goodies bag untuk alumni
tidak mencukupi akibat
peningkatan jumlah
alumni secara tiba-tiba.
2. Tertukar pemberian hadiah
khemah tercantik kepada
rumah merah daripada
rumah kuning.
3. Kesilapan dalam
menentukan pensyarah
yang bersara.
1. Kekangan bilangan goodies
bag digantikan dengan
goodies bag pihak post
cenderamata sendiri.
2. Mengembalikan hadiah
kepada pihak yang menang.
3. Memberi penghargaan tersebut
selepas majlis berlangsung.
SELEPAS Tiada Tiada
Kesimpulan
Post cenderamata telah mencuba sedaya upaya dalam menyediakan hadiah untuk setiap
anugerah dan goodies bag. Walaupun terdapat masalah yang dihadapi namun masalah
yang dihadapi tidak mengugat post cenderamata dalam menjalankan tugas.
Disediakan oleh,
__________________
(NADHIRAH BINTI OMAR)
KETUA PENGARAH CENDERAMATA

10. LAPORAN POST MEDIA DAN PENERANGAN
TARIKH AKTIVITI : 25 APRIL 2015
Ahli jawatankuasa media.
BI
L
NAMA NO. MATRIK
1 MUHAMMAD SUFI BIN MUSA A145622
2 MOHD SYAFIQ BIN MAT ISA A145878
3 NOORNASHELA RAIESA BINTI NOORDIN
4 MUHAMMAD NUR FIRDAUS BIN
MOHAMMAD TAIN
PERKARA:
1.Mempromosikan FGG (sebelum program dijalankan)
-unit media dan penerangan ditugaskan untuk menghasilkan poster dan banner untuk
mempromosikan setiap program yang dianjurkan dibawah program FGG.
-Bekerjasama bersama unit program untuk mendapatkan maklumat tentang setiap
program yang akan dijalankan.
-Menghebahkan setiap poster program 2 minggu sebelum program dijalankan.
-setiap ahli jawatankuasa diberi tugas untuk menyiapkan setiap poster program secara
adil dan teratur.
Permasalahan yang timbul
-Mendapat maklumat tentang setiap program yang akan dijalankan tidak seperti yang
dijadualkan.

11. -Maklumat program sentiasa bertukar-tukar sehingga melambatkan gerak kerja unit
media dan penerangan.
Penyelesaian masalah
-Setiap ahli jawatankuasa unit media diminta untuk menyediakan rangka poster bagi
setiap program dengan lebih awal agar memudahkan proses menambah maklumat
mengenai program sejurus mendapat maklumat dari unit program tentang program yang
akan dijalankan.
-Sentiasa mengikuti dan mendapatkan maklumat tentang program .
2. Sepanjang program dijalankan ( 25 April 2015)
-Merekod gambar dan video setiap program yang dijalankan.
-Menyediakan jadual bagi setiap ahli jawatankuasa untuk bertugas merekod gambar dan
video program.
-Memviralkan suasana program melalui FGG di laman Facebook.
Permasalahan
-Terdapat ahli jawatankuasa tidak dapat menjalankan tugas seperti yang telah
dijadualkan.
Penyelesaian masalah
-Ahli jawatankuasa lain yang berkelapangan mengambil alih tugas dengan menukar
waktu bertugas masing-masing.

13. FIESTA GALA GEOLOGI ’15
MAJLIS MAKAN MALAM BERSAMAALUMNI
LAPORAN POST JAMUAN
Ketua Pengarah Jamuan : Hamizah bt Mohamad (A145605)
Timbalan Pengarah : Muhammad Al Hadi bin Mohamad Roslan (A145613)
Ahli Jawatankuasa : Nursyafiqah bt Zaini (A145592)
Wong Jia Mang (A145593)
Fadhlan Hadi Fashan (A142434)
Tugas-tugas sebelum program:
• Menyenaraikan senarai tugasan yang perlu dilakukan.
• Membahagikan tugas di antara ahli jawatankuasa.
• Melakukan survei terhadap ‘catering’ di sekitar Bangi
• Membuat perbandingan menu serta harga yang ditawarkan oleh setiap ‘catering’.
• Mencari maklumat-maklumat dan senarai alumni bagi tahun yang ditugaskan.
• Menghubungi dan menjemput alumni-alumni untuk hadir ke majlis.
• Berbincang dengan pihak’ catering’ hotel mengenai menu yang diinginkan.
• Membuat pilihan bagi menu terakhir yang diinginkan.
• Menentukan susun atur meja bagi setiap tetamu sama ada VIP, pensyarah, alumni
mahupun pelajar.
• Menyediakan tanda nama bagi kerusi VIP.
• Menyediakan tanda nama bagi setiap meja.
Tugas-tugas semasa program:
• Melaksanakan tugas seperti yang dirancang.
• Mendapatkan senarai nama VIP yang telah memberi kepastian untuk hadir.
• Meletakkan tanda nama setiap VIP di kerusi masing-masing.

14. • Meletakkan tanda nama di setiap meja sama ada meja VIP, alumni dan pensyarah
ataupun pelajar.
• Memberi tentatif program kepada pengurus makanan.
• Memastikan perjalanan masuk makanan dengan pengurus makanan.
• Merancang perjalanan masuk pelajar tahun akhir yang diraikan oleh semua
tetamu.
• Memastikan tetamu yang hadir duduk di tempat yang telah ditetapkan.
• Menghidangkan makanan bagi VIP.
• Memastikan makanan sentiasa cukup dan ditambah apabila berkurang.
• Memastikan setiap AJK program dapat makan.
• Memastikan perjalanan keluar makanan setelah majlis tamat.
Tugas-tugas selepas program:
• Menyediakan laporan kepada setiausaha.
Masalah yang dihadapi:
• Sukar untuk menghubungi alumni kerana kekurangan maklumat terkini mereka.
• Berlaku salah faham dengan pengurus makanan mengenai waktu sebenar
perjalanan masuk dan keluar makanan.
• Terdapat AJK program yang tidak mempunyai masa untuk makan.
Penambahbaikan:
• Mendapatkan dan mengemaskini maklumat terkini setiap alumni bagi setiap
tahun.
• Menyediakan dan menerangkan tentatif program agar pengurus makanan jelas
dengan perjalanan majlis.
• Memastikan setiap AJK dapat makan dan sekiranya tidak mempunyai masa,
membawakan atau menyimpan terlebih dahulu makanan untuk mereka.

15. Disediakan Oleh,
Hamizah Binti Mohamad
Ketua Pengarah Jamuan
Fiesta Gala Geologi’15
LAPORAN POST LOGISTIK
Nama-nama ahli jawatankuasa:
Pengarah Logistik : Muhammad Azman Bin Aseri (A145590)
Timbalan Pengarah : Ahmad Barril Hakami bin Ahmad Nazeri (A145626)
AJK : Muhammad Yusuf bin Sazali (A145595)
: Lok Kah Kit (A152058)
: Nurfarahin bt Rambedan (A148964)
: Muhammad Burhanuddin Helmi bin Azmi (A146856)
Tugas-tugas sebelum program:
• Membantu dalam pencarian dewan di sekitar Bangi dan Putrajaya, bersama post
Program.
• Bersama-sama post Jamuan, Pemasaran dan Program, kami telah membuat
pertukaran tempat di Perdana Ballroom Palm Garden Resort Hotel, IOI Marriot.
Pertukaran tempat daripada Dewan De Seri Endon ini dibuat kerana bilangan
yang menghadiri Majlis Makan Malam Alumni ini hanya 250 orang, berbanding
dengan target asal, iaitu sebanyak 700 orang.
• Menguruskan hal pengangkutan, terutama tempahan bas untuk kemudahan pelajar
Tahun Pertama untuk datang ke Palm Garden Hotel di Putrajaya.

16. • Menyediakan pengangkutan kepada ahli jawatankuasa yang lain, terutama apabila
melibatkan pengurusan dengan pihak hotel di Putrajaya.
• Menyediakan pengangkutan kepada ahli jawatankuasa yang lain, terutama apabila
mereka mahu membeli barang kelengkapan atau mahu mengambil barang
tempahan seperti Banner, barang-barang cenderemata, t-shirt Family Day dan
sebagainya.
• Menguruskan tempat Parking untuk bas dan 2 orang VVIP dengan pihak hotel.
• Berhubung dengan pembantu peribadi VVIP, bagi mendapatkan maklumat
mengenai kehadiran VVIP ini serta mendapatkan nombor plat kereta yang dinaiki
mereka.
• Merangka perjalanan pelajar Tahun Pertama bagi yang menaiki bas, agar mereka
tidak terlewat menghadiri majlis makan malam pada hari kejadian.
• Merangka perjalanan pelajar Tahun Dua, agar semua barang-barang kelengkapan
dan ahli jawatankuasa yang lain dapat sampai ke Palm Garden Hotel, Putrajaya
selewatnya pukul 2.00 petang agar dapat membuat persediaan secukupnya untuk
program di sebelah malam.
Tugas-tugas semasa program:
• Pada malam kejadian, kami diberi tanggungjawab untuk mengiringi tetamu yang
datang dari pintu luar Hotel Palm Garden.
• Pada malam kejadian, kami juga diberi tanggungjawab untuk berurusan dengan
pihak hotel tentang kesalamatan tetamu-tetamu yang hadir.
Masalah yang dihadapi:
• Mengalami kesukaran untuk mendapatkan tempahan Bas dari pihak UKM, kerana
mereka menyatakan tiada peruntukan untuk Majlis Makan Malam. Namun,
sebulan sebelum program, kami mendapat berita bahawa UKM meluluskan
tempahan bas, dan ditanggung sepenuhnya oleh FST.
• Tempahan bas yang dibuat ialah untuk kemudahan pelajar Tahun Pertama untuk
pergi ke Palm Garden Hotel pada waktu yang ditetapkan, iaitu pada pukul 8.00
pm, namun yang menaiki bas hanya 6 orang. Oleh kerana ramai yang pergi ke
dewan dengan kenderaan sendiri, ini menyebabkan kelewatan untuk program itu
bermula.
Penambahbaikan:
• Menyediakan banyak back-up plan jika plan asal tidak menjadi.

17. • AJK perlu memastikan program dijalankan mengikut masa yang ditetapkan.
Disediakan oleh,
Muhammad Azman Bin Aseri
Pengarah Logistik
Fiesta Gala Geologi’15
LAPORAN POST PROGRAM
NAMAAHLI JAWATANKUASA:
1) MUHAMMAD FARHAN BIN SHAFIEI A 145615
2) SITI NORAISHAH BINTI MOHD AZLI A 145610
3) WAN NUR ATHIRAH BINTI W. ABD MUHAIMI A145616
PERJALANAN TUGAS-TUGAS POST PROGRAM
SEBELUM
1. Menyenaraikan tugas yang perlu dilakukan.
2. Membahagikan tugas kepada para AJK

18. 3. Membahagikan bilangan alumni yang perlu dihubungi kepada para AJK
4. Menjemput alumni-alumni melalui telefon, email dan menghantar jemputan.
5. Menjemput dan mengedarkan kad jemputan kepada para pensyarah, staf geologi
6. Mengenal pasti kehadiran mereka dari semasa ke semasa.
7. Menyediakan tentatif program dan sentiasa update akan perubahan setiap tentatif.
8. Menyediakan skrip program yang mempunyai setiap tugas post yang terlibat pada hari
kejadian
9. Menjalankan raptai program sebelum majlis bermula.
SEMASA
1. Menukarkan tentatif program secara drastic akibat kekangan masa
2. Sentiasa berhubung dengan post seperti protokol,teknikal,MC untuk memulakan majlis.
3. Memastikan kelancaran program
4. Menyediakan para penerima anugerah dan pemberi anugerah di tepi pentas.
SELEPAS
1. Post mortem di adakan dalam post program
2. Laporan di tulis dan di hantar kepada setiausaha.
MASALAH YANG DIHADAPI:
1. Sukar menghubungi alumni kerana ada number yang tidak wujud dan ada juga yang tidak
membalas email dari pihak kami.
2. Program bermula agak lewat kerana menunggu kehadiran VIP.
3. Suasana agak bising pada waktu informal kerana kebanyakkan alumni bersembang-
sembang dengan rakan-rakan nya dan tidak memberi perhatian kepada majlis.
PENAMBAHBAIKAN
1. Menubuhkan persatuan alumni yang aktif supaya hubungan antara alumni lebih erat dan
banyak program boleh dilakukan pada masa akan datang dan tidak perlu menunggu
program setap 5 tahun.
2. Setiap post perlu memahami tugas masing-masing sebelum program bermula .

19. Disediakan oleh:
SITI NORAISHAH BINTI MOHD AZLI
A 145610
TIMBALAN POST PROGRAM
MAJLIS MAKAN MALAM ALUMNI GEOLOGI

20. LAPORAN POST PROTOKOL
Nama-nama Ahli JawatanKuasa :
Pengarah Protokol : Jumaini Silamuddin (A145614)
Tim. Pengarah : Amaleina bt Mohd. Kamaruddin (A145597)
AJK : Nur Marjeena bt Mohd Yusof (A142581)
Liya Saffura bt Roeslan (A145618)
Nurshafra bt Drahman (A145591)
Norfitri bt Josip (A141157)
Siti Shahera bt Mohd Aris (A149105)
Tugas-tugas sebelum program :
 Menyenaraikan tugas yang perlu dilakukan
 Membahagikan tugas semasa ahli jawatankuasa
 Mendapat senarai nama alumni Geologi UKM
 Mencari maklumat-maklumat alumni yang boleh dihubungi
 Menjemput atau menghubungi alumni-alumni untuk hadir ke majlis
 Mendapatkan senarai pensyarah geologi UKM yang dapat hadir pada hari kejadian.
 Menyediakan teks untuk pengacara rasmi dan tidak rasmi
Tugas-tugas semasa program :
 Melaksanakan tugas seperti yang dirancang
 Mengambil senarai kehadiran alumni, pensyarah dan juga pelajar yang hadir
 Memastikan tetamu yang hadir mempunyai tempat duduk
 Mengiringi para tetamu kehormat setiap kali penyampaian anugerah
 Memastikan program berjalan dengan lancar
Tugas-tugas selepas program :
 Menyediakan laporan kepada setiausaha
Masalah yang dihadapi :
 Sukar untuk menghubungi alumni kerana maklumat yang diperoleh tidak cukup
 Program bermula lambat
 Berlaku perubahan tentatif disebabkan kesuntukan masa
Penambahbaikan :

21.  Menubuhkan satu post khas yang ditugaskan untuk jemputan
 AJK perlu memastikan program dijalankan mengikut masa yang telah ditetapkan
Disediakan oleh,
Jumaini Silamuddin
Ketua Pengarah Protokol
Fiesta Gala Geologi’15

22. LAPORAN POST TEKNIKAL
TARIKH : 1/5/2015
MASA : 3.00 PM
PERKARA:
I. Mesyuarat buat kali pertama iaitu dengan memilih jawatankuasa-jawatankuasa program
majlis makan malam geologi.
II. Menyenaraikan keperluan teknikal yang diperlukan sebelum ataupun semasa program
berlangsung.
III. Mengisi borang peminjaman barang di panggung seni dan telah diluluskan. Antara barang
yang di yang telah diluluskan:
- mesin kabus
- pembesar suara x2
- mikrofon tanpa wayar x2
- walkie talkie x8
IV. Tempat pada awalnya ingin dilakukan adalh di dewan Hotel Seri Endon dan hotel ini
telah membekalkan pa sistem yang lengkap dengan layar putih dan projector.
V. Tempat baru ditukarkan iaitu dewan Hotel Palm Garden kerana akibat kos sewa yang
terlalu mahal di tempat sebelumnya dan hotel ini mempunyai pa system yang tidak boleh
melakukan aktiviti menyanyi dan terpaksa mencari pa sistem yang baru.
VI. Barang yang dipinjam di panggung seni tidak dapat dipinjam kerana pihak panggung seni
mempunyai agenda yang tersendiri pada tarikh tersebut.
VII. Plan B diteruskan dengan melakukan pinjam barang oleh pelajar dan hanya dua walkie
talkie sahaja dapat di pinjam.
VIII. Pa sistem pula disewa dengan harga rm300 untuk :
- Pa sistem x1
- Pembesar suara x4
- Mikrofon tanpa wayar x2
- Pemegang mikrofon x2
IX. Projector dan pemegang mikrofon x2 di pinjam program geologi untuk kegunaan majlis.

23. X. Program berjalan dengan lancarnya.
LAPORAN TUGAS – TUGAS KHAS(TTK)
Sepanjang tempoh persiapan dalam mengadakan program makan malam alumni pada
25/4/2015, banyak aktiviti yang telah dijalankan dan perkara ingin diterangkan dalam
laporan adalah aktiviti-aktiviti yang dijalankan, pelan gerak kerja yang tidak terlaksana
dan belanjawan post ini.
1. AKTIVITI POST TUGAS –TUGAS KHAS(TTK)
Antara aktiviti yang dijalankan adalah :
a) Membantu post protokol dalam mencari senarai nama alumni-alumni khususnya pada
tahun 1997,1998 dan 2005 untuk menghadiri makan malam alumni.
b) Mencari idea dalam menghias dewan.
c) Menganggar belanjawan yang berpatutan bagi menghias dewan.
d) Membeli barang yang diperlukan untuk menghias dewan.
e) Membantu post-post lain menyelesaikan tugas mereka.
2. PELAN GERAK KERJA YANG TIDAK TERLAKSANA.
Pembahagian tugas ajk-ajk TTK asalnya ingin dilaksanakan, tetapi disebabkan
keseluruhan ajk TTK terdiri daripada pelajar tahun 1, pembahagian tugas tidak dapat
dilaksanakan kerana ajk tahun 1 harus memberi tumpuan dalam perlaksanaan program
hari keluarga . oleh itu, gerak kerja kami banyak dibantu oleh ajk-ajk daripada post lain.
3. WANG BELANJAWAN TTK
Pada peringkat awal, anggaran kasar belanjawan barangan telahpun dirangka:

24. Namun, disebabkan kos yang dianggarkan ini agak tinggi, proses pengurangan kos telah
dilakukan. Wang yang diberikan oleh bendahari kepada post ttk adalah sebanyak RM
168.60 dan wang yang telah digunakan adalah sebanyak RM 247.56. hal ini menunjukkan
belajawan telah melebihi kos sebanyak RM 78.96.
Disediakan oleh,
-----------------------------
NO ITEM HARGA SEUNIT
(RM)
JUMLAH (RM)
MEJA PENDAFTARAN
1 ALAS KAIN (3M) 2.00 6.00
2 CANDY & MARSHAMALLOW 50.00 50.00
PHOTOBOOTH
1 KAIN (10M) 2.00 20.00
2 GAM 4.00 4.00
3 GUNTING (2) 2.00 4.00
4 STAPLE GUN 25.00 25.00
PENTAS
1 KAIN ELA(5M) 2.00 10.00
2 POLYSYTRENE (3) 4.00 12.00
3 CARDBOARD(2) 5.00 10.00
ATAS MEJA MAKAN
1 GOODIES BAG 12.00
LAIN – LAIN
1 RENCAM 500.00 500.00
JUMLAH 641.00

25. ( Muhammad Khairel Izzuan Bin Ismail)
Pengarah Tugas-tugas Khas
Fiesta Gala Geologi’15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia.
LAPORAN POST PEMASARAN
Senarai jawatan ahli:
Pengarah Pemasaran : Afiq Farhan bin Abdul Rahim ( A146697)
Timbalan Pengarah : 1. Nurul Afiqah bt Mohamad Zahir ( A145594)
2. Nur Amalina bt Mohamad Rosdi ( A145600)
Ahli Jawatankuasa : Liew Huei Ling @ Farah A/P Liew King Man ( A145598)
Maisarah Idrus ( A146688 )
Tugas-tugas Jawatankuasa Pemasaran Sebelum Program:
-Membuat perancangan dan strategi pemasaran semasa pertemuan Mesyurat pertama
diadakan. Antara perancangan yang dibuat:
- mengadakan ‘carwash’ di sekitar kwasan FST, UKM
-Menbuat jualan di Kapreza, Temasya Gemilang

26. -membuat senarai syarikat geologi yang hendak dihubungi
-Membuat jualan kerepek di sekitar kolej
- Memohon surat pengecualian cukai, namun ditolak pada cubaan pertama. Kertas kerja
dikemas kini dan permohonan diterima pada percubaan kedua.
- Membuat panggilan, menghantar surat permohonan secara emel dan surat kepada
beberapa syarikat untuk memohon sumbangan dari segi kewangan. Syarikat tersebut
ialah:
- British Petroleum (BHP)
- Petroliam Nasional Berhad (Petronas)
- Shell Malaysia
- Jurutera Perunding Zaaba
- Engeo Bumi Sdn. Bhd.
- AMT Services Sdn. Bhd.
- Geo Mag Engineering Sdn. Bhd.
- Geology Society Malaysia
- Turut memohon sumbangan dari Alumni semasa membuat panggilan jemputan Alumni
ke majlis makan malam ini.
- Memohon sumbangan dari Dekan Fakulti Sains dan Teknologi dan Persatuan
Mahasiswa UKM (PMUKM).
-Membuat jualan kerepek di sekitar kolej-kolej, mengadakan jualan roti sosej dan otak-
otak di Kolej Pedeta Zabaa semasa Program KAPREZA’15.
- Selain itu, permohonan sumbangan dalam bentuk minuman juga dibuat kepada
Permanis Sdn. Bhd. namun permohonan berkenaan ditolak.
- Permohonan sumbangan kewangan diikuti dengan panggilan telefon bagi menyatakan
hasrat memohon sumbangan.
- Walau bagaimanapun, hanya syarikat berikut yang memberikan sumbangan:
- Geo Mag Engineering Sdn. Bhd. - RM 2000
- AMT Services Sdn. Bhd. - RM 1000
-Permohonan sumbangan dari PMUKM dan Dekan FST diluluskan dengan sumbangan:
-Dekan FST: RM 200.00
-PMUKM : RM500.00
- Pada hari kejadian Fiesta Gala Geologi, dengan kerjasama ahli jawatankuasa pos
cenderamata,jualan cenderamata berupa batu (core sampel) berharga dibuat bagi

27. mengutip sumbangan tambahan. Sebanyak RM 840.00 berjaya dikutip.
Tugas-tugas Jawatankuasa Pemasaran Semasa Program:
- Setiap ahli dibahagikan tugas masing-masing bagi membantu post yang lain terutama
post cenderamata dan protokol.
LAPORAN POST PERSEMBAHAN
Nama-nama Ahli JawatanKuasa :
Pengarah Protokol : Ibnu Yakhzan (A146657)
Tim. Pengarah : Mohamad Yusof Bin Kamaruzaman (A146512)
AJK : Brian Jefri (A146659)
Raymond Entebang anak stephen arin (A141119)
Muhammad Adib Bin Haris(A142391)
Nurafeefah Binti Asli (A149207)
Jhstolistikha Percy Dos (A149338)
Tugas-tugas sebelum program :
 Menyenaraikan tugas yang perlu dilakukan
 Membahagikan tugas semasa ahli jawatankuasa
 Mendapat senarai nama alumni Geologi UKM
 Mencari maklumat-maklumat alumni yang boleh dihubungi
 Menjemput atau menghubungi alumni-alumni untuk hadir ke majlis
 Mendapatkan senarai pensyarah geologi UKM yang dapat hadir pada hari kejadian.

28.  Memastikan pihak yang berkenaan untuk membuat persembahan
Tugas-tugas semasa program :
 Melaksanakan tugas seperti yang dirancang
 Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual persembahan
atau menyesuaikan persembahan dengan atur cara majlis. mengikut kesesuaian
sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
 Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh
digunakan di sepanjang persembahan berlangsung
 Membantu pengarah lain dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti
 Memastikan program berjalan dengan lancar
Tugas-tugas selepas program :
 Menyediakan laporan kepada setiausaha
Masalah yang dihadapi :
 Sukar untuk menghubungi alumni kerana maklumat yang diperoleh tidak cukup
 Program bermula lambat
 Berlaku perubahan terhadap pelakon persembahan yang hendak diundang ke majelis
makan malam
Penambahbaikan :
 Menubuhkan dua post khas yang ditugaskan untuk memastikan alat dan pihak
berkenaan datang pada majelis makan malam.
 AJK perlu memastikan program dijalankan mengikut masa yang telah ditetapkan
Disediakan oleh,
IBNU YAKHZAN
Ketua Pengarah Persembahan
Fiesta Gala Geologi’15