Mesyuarat membincangkan persediaan untuk acara Family Day dan makan malam perayaan Fiesta Gala Geologi 2015. Pos-pos yang bertanggungjawab untuk program, protokol, cenderamata, jamuan, teknikal dan logistik melaporkan perkembangan kerja dan isu-isu yang dihadapi. Perbincangan memastikan persediaan berjalan lancar untuk kedua-dua acara.

1. Minit Mesyuarat
Fiesta Gala Geologi ‘15
Universiti Kebangsaan Malaysia
Bil 15/2015
Tarikh : 23 April 2015
Hari : Khamis
Masa : 8.30 malam – 10.30 malam
Tempat : MakmalMineral Ekonomi, Bangunan Geologi
 Perkara berbangkit : Mengariskan matlamat dan keperluan program Family day dan makan
malam
Agenda :
1. Setiap ketua pos Family Day menerangkan tugas-tugas yang telah dilaksanakan dan masalah yang
dihadapi.
2. Setiap ketua pos makan malam menerangkan tugas-tugas yang telah dilaksanakan dan masalah
yang dihadapi.
Perkara yang dicapai daripada mesyuarat :
1. Family day :
Pos protokol :
 Buku program dan teks ucapan telah disiapkan
 Dulang dan alasnya telah disediakan
 Usher dan gadis dulang telah ditugaskan di tempat masing-masing
 Perasmi, Dr Habibah bte Jamil akan bersama sepanjang aktiviti
Pos tugas-tugas khas :
 Khemah utama akan dihias oleh ahli jawatankuasa
 Banner dan banting akan dipasang pada malam esok
 Kerusi untuk tetamu kehormat telah ditempah daripada JPP.
 Gimik perasmian telah disiapkan
Pos program :
 Semua keperluan permainan telah disediakan
 Baju rumah sukan akan diedarkan pada malam esok
 Anak yatim sebanyak 18 orang akan dibahagikan mengikut 4 rumah sukan
 Setiap masa perlu dipastikan terisi dengan aktiviti
 Khemah telah dipasang dan mungkin akan dialihkan kerana masalah ketiadaan punca elektrik
Pos cenderamata :

2.  Hamper telah dihantar separuh
 Goodies bag untuk anak yatim akan diisikan dengan roti, air mineral dan alat tulis
 Tatamu kehormat akan diberikan plat
 Hamper untuk anugerah khemah tercantik dan pemenang keseluruhan akan disampaikan pada
makan malam
Pos jamuan :
 Sarapan pada pukul 10 pagi, mihun goreng dari KESKA dan air akan disediakan sendiri oleh
usher jamuan
 Roti dan air mineral telah ditaja
 Makan tengah hari pula, nasi tomato dan lauk-lauknya serta pencuci mulut(tembikai) dan air
akan dibancuh oleh usher jamuan
 Makanan akan dihantar di padang
Pos teknikal :
 PA system akan dipasang pada petang Jumaat
 Sekiranya hujan, PA system akan ditutup dengan plastik hitam(plastik sampah). Plastik hitam
akan disediakan.
 Khemah akan dialihkan ke padang yang lebih dekat dengan punca elektrik
 Lagu semasa program berlangsung akan disediakan
2. Makan malam :
Pos program :
 Dalam tentatif program, program akan bermula pada pukul 8.00 malam dan tetamu kehormat
akan sampai pada pukul 8.30 malam
 Persembahan akan bermula daripada pelajar Master dan diikuti dengan pelajar dari tahun 1,2
dan 3.
 Raptai Family day dan makan malam akan dilakukan pada hari esok selepas solat Jumaat
(3.30 petang) di Makmal Peta dan raptaiFamily day sepenuhnya di padang akan dilakukan
pada hari esok.
 Buku program telah disiapkan
Pos protokol :
 Teks ucapan pengacara majlis telah disiapkan
 Gadis dulang dan usher telah diberikan tugas masing-masing
 Jemputan seramai221 orang termasuk alumni seramai 87 orang
Pos multimedia :
 Banner dan banting untuk pentas dan luar dewan
 Video montaj untuk geologi, alumni dan pensyarah yang telah bersara telah disiapkan
 Jurugambar akan disediakan pada hari kejadian
Pos cenderamata :
 Perasmiakan mendapat plat dan bunga segar
 Bunga segar akan dibeli pada hari esok

3.  Goodies bag telah disiapkan dan muffin sahaja belum dimasukkan ke dalamnya
Pos teknikal :
 Hanya 2 walkie talkie sahaja dapat dipinjamkan dan pos program dan pos protokal yang akan
menggunakannya
 Mikrofon dan PA system telah disediakan
Pos pemasaran :
 Sumbangan sebanyak RM3,400 dan alumni menyumbang sebanyak RM840
Pos jamuan :
 Makanan set International akan disediakan termasuk spaghetti, nasi putih dan lauknya, kuih-
muih tradisional, air batu campur, buah-buahan, pelbagai jenis kek dan air sejuk serta panas.
Pos logistik :
 Bagi pelajar yang menaiki bas, berkumpul di Dewan Anwar Mahmud pada pukul 6 petang
dan bas akan bas akan bertolak pada pukul 6.30 petang
 Pelajar tahun 2 dan 3 akan menaiki kenderaan sendiri
 Dua lot parking akan disediakan untuk tetamu kehormat
Disediakan oleh:
__________________________
(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)
Timbalan Setiausaha
Fiesta Gala Geologi ‘15
Kelab Geologi
Universiti Kebangsaan Malaysia