Manajemen Proyek

1. Chapter 1:
Introduction to Project
Management

2. 2
Learning Objectives
• Memahami perkembangan yang diperlukan
untuk manajemen proyek yang lebih baik,
terutama untuk proyek teknologi informasi.
• Menjelaskan tentang apa itu proyek dan
memberikan contoh proyek teknologi informasi.
• Menjelaskan manajemen proyek dan
mendiskusikan elemen kunci kerangka kerja
manajemen proyek, termasuk stakeholder, area
pengetahuan manajemen proyek

3. 3
Learning Objectives
• Mendiskusikan bagaimana manajemen proyek
berhubungan dengan displin yang lain.
• Menjelaskan hubungan antara proyek, program dan
manajemen portofolio serta kontribusi mereka pada
masing-masing kegiatan yang membuat perusahaan
sukses
• Memahami histori manajemen proyek
• Menjelaskan profesi manajemen proyek termasuk
tren saat ini di dalam penelitian manajemen proyek ,
dan produk software

4. Pendahuluan
Banyak orang dan perusahaan saat ini memiliki hal yang baru
yaitu tertarik dalam manajemen proyek. sejak tahun 1980,
manajemen proyek menjadi fokus utama pada penyediaan
jadwal dan sumber daya untuk top management dalam dunia
militer, komputer, dan perusahaan konstruksi. Saat ini
manajemen proyek menyediakan lebih banyak orang dalam
setiap industri dan setiap negara dalam pengeloaan proyek.
Teknologi baru dan semakin canggih menjadi faktor yang
signifikan di dalam banyak bisnis. Perangkat keras komputer,
software, network, dan penggunaan tim kerja interdisipliner dan
global telah secara radikal mengubah lingkungan kerja
4

5. Manajemen proyek adalah manajemen kerja untuk
mengembangkan dan menerapkan inovasi atau perubahan dalam
operasi yang sudah ada. Hal ini meliputi perencanaan proyek
dan pengendalian kegiatan proyek, tergantung pada keterbatasan
sumber daya dan anggaran, untuk memastikan proyek berjalan
sesuai jadwal (Russel dan Taylor, 2011)
Menurut Prof.Richardus Eko Indrajit, Presiden Asosiasi Arstitek
Software International (International Association of Software
Architects/IASA) mengatakan bahwa hampir 70% projek-projek
TI di dunia mengalami kegagalan. Dengan melihat statistic
tersebut, kegagalan ini karena tidak berhasil men-'deliver' ruang
lingkup dalam waktu yang tepat, biaya yang sesuai, dan kualitas
yang diingkinkan.
5

6. 6
• Tahun 2001, Project Management Institute (PMI) melaporkan:
– US menghabiskan dana proyek $2.3 trilyun pertahun, yang sama artinya
dengan seperempat dari pendapatan bruto negara.
– Di seluruh dunia pembelanjaan untuk setiap proyek hampir
menghabiskan $10 trilyun
– Ada lebih 16 juta orang yang menjadikan project management sebagai
profesinya.
Latar Belakang Belajar MPTI

7. 7
Latar Belakang Belajar MPTI (cont)
• Tahun 2004, Steve Butler dalam bukunya IT Spending: Analyst
Views menjelaskan bahwa:
– Pembelanjaan TI di seluruh dunia diperkirakan tumbuh antara 4% dan
6% setiap tahunnya. US saja tahun 2004 menghabiskan $752 milyar yang
diprediksikan meningkat 5.7% pada tahun 2005 atau sebesar $795 milyar.
Jadi sekarang banyak perusahaan, pemerintahan,
organisasi nonprofit mengakui bahwa untuk sukses,
mereka memerlukan kemahiran dengan dan menggunakan
teknik manajemen proyek modern. Individu menyadari
untuk tetap kompetitif di dalam tempat bekerja mereka
harus menjadi anggota tim dan manager proyek yang baik

8. Banyak organi sasi me nyatakan bahwa
menggunakan manajemen proyek memberikan
keuntungan, seperti:
• kontrol yang baik untuk keuangan, fisik, dan sumber daya manusia
• meningkatkan hubungan dengan pelanggan
• waktu pengembangan lebih pendek
• meningkatkan kualitas dan keandalan
• meningkatkan margin profit
• koordinasi internal yang lebih baik
• dampak positif untuk memenuhi tujuan strategi
• Moral dan sikap pekerja meningkat
• meningkatkan produktifitas

9. Apakah Proyek Itu?
Secara umum pengertian proyek adalah kegiatan yang
melibatkan berbagai sumberdaya yang terhimpun dalam suatu
wadah (organisasi) tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk
melakukan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya atau
untuk mencapai sasaran tertentu.
Proyek adalah sebuah usaha keras yang bersifat temporary untuk
membuat produk, jasa atau hasil yang unik. (Kathy Schwalbe)
9

10. Karakteristik Rangkaian Aktivitas Proyek:
- Memiliki tujuan spesisifik yang harus
diselesaikan dalam batas-batas spesisifik yang
sudah ditentukan
- Memiliki ketentuan waktu awal untuk
dikerjakan dan waktu akhir harus diselesaikan.
- Memiliki keterbatasan pembiayaan.
- Memiliki sumberdaya (manusia,dana,peralatan,
dll) dalam melaksanakan.
10

11. Contoh Proyek Teknologi Informasi
Proyek dapat melibatkan banyak atau sedikit orang, mulai dari satu orang
sampai ribuan orang tergantung besar kecilnya serta kompleknya suatu
proyek. Proyek ada yang dapat diselesaikan satu hari bahkan ada yang dapat
diselesaikan sampai bulanan bahkan tahunan. Seperti yang dijelaskan di awal,
proyek IT melibatkan penggunaan hardware, software, dan jaringan untuk
menghasilkan produk dan jasa. contoh yang termasuk proyek IT/IS:
• Teknisi mengganti 10 laptop pada suatu perusahaan kecil
• Tim Pengembangan software menambahkan fitur baru untuk aplikasi
software internal bagian keuangan suatu perusahaan
• kampus perguruan tinggi upgrade infrastruktur teknologi informasi untuk
menyediakan akses internet wireless antar seluruh gedung kampus.
• Dinas Pendidikan Surabaya mengembangkan PSB on-line, yaitu sistem
penerimaan siswa baru SMP dan SMU seluruh Surabaya secara online
• …..?
11

12. Atribut/ karakteristik Proyek
• Tujuannya unik
• Sifatnya sementara
• Proyek dikembangkan dengan elaborasi
progresif
• Membutuhkan sumber daya, seringkali dari
berbagai area
• Seharusnya memiliki sponsor dan pelanggan
utama
• Melibatkan ketidakpastian
12

13. • Perbedaan utama antara proyek dan pengoperasian adalah
pengoperasian berlangsung tetap dan berulang, sedangkan
proyek berlangsung temporary dan unik
• Operasional : suatu aktivitas atau proses yang dikerjakan
secara rutin dan berulang
• Proyek: suatu aktivitas atau proses pada waktu tertentu
yang sifatnya komplek , non rutin, melibatkan SDM yang
memiliki dedikasi yang baik, serta mempunyai
keterbatasan waktu, anggaran, sumber daya, dan memiliki
spesifikasi-spesifikasi unik dan bersifat temporer.
Proyek vs Pengoperasian
13

14. Proyek VS Kegiatan Operasional
Karakteristik Aktivitas Operasional Proyek
Sifat Kegiatan Pasif dan Rutin Dinamis dan non rutin
Siklus Kegiatan Relatif Panjang Relatif Pendek
Intensitas Kegiatan Relatif sama ( tetap) Berubah – ubah
Landasan Kegiatan Anggaran dan penjadwalan
tidak ketat
Semua kegiatan didasarkan
anggaran dan penjadwalan
Komponen Kegiatan Jenis aktivitas relatif sedikit Jenis aktivitas relatif
banyak dengan berbagai
ilmu
Kebutuhan Sumberdaya Relatif konstan (macam
maupun volumenya)
Berubah – ubah (macam
maupun volumenya)
14

15. Beda Proyek TI dan Non TI
15

16. Persamaan Proyek dengan Kegiatan
Operasional
• Sama-sama memiliki SDM
• Dibatasi oleh pra sarana/sumber daya
• Sama-sama direncanakan
• Sama-sama dilaksanakan
• Adanya proses pengendalian
16

17. Penentu Keberhasilan dan Kegagalan
Proyek
1. Keterbatasan proyek secara potensial membatasi
proses-proses dalam proyek, yang meliputi 3 hal
– Time: waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan
proyek. Timelines proyek yang mempengaruhi adalah
keterbatasan, dan kompetensi
– Cost: Semua biaya yang dibutuhkan dalam pengerjaan
proyek. Semua sumber daya yang diperlukan dalam proyek
memerlukan biaya, sehingga perlu adanya estimasi biaya
serta perlu adanya control untuk anggaran yang terbatas
tersebut supaya dalam posisi aman
– Scope: Semua hal yang dikerjakan dalam proyek harus
menghasilkan sistem pada waktu dan dalam budget yang
ditentukan namun tetap dalam ruang lingkup yang
ditentukan
17

18. Penentu Keberhasilan dan Kegagalan
Proyek
2. Fase Proyek, yang terdiri dari beberapa
aktivitas diantaranya:
– Persiapan (Initiating):
– Perencanaan (Planning)
– Pelaksanaan (Executing)
– Pengawasan (Controlling)
– Sosialisasi (Close Out)
18

19. 19
The Triple Constraint
• Every project is constrained in different ways by its
– Scope goals: What is the project trying to accomplish?
– Time goals: How long should it take to complete?
– Cost goals: What should it cost?
• It is the project manager’s duty to balance these
three often competing goals

20. 20
Figure 1-1. The Triple Constraint
of Project Management
Kualitas proyek dipengaruhi dari
pertimbangan ke 3 faktor di atas

21. Deliverable
adalah suatu nilai yang dihasilkan oleh tim manajemen proyek
sesuai jadwal, disampaikan kepada sponsor, komite pengkaji,
klien penting atau pihak-pihak lain yang berkepentingan,
sering dalam bentuk suatu rencana, laporan, prosedur yang
belum ditulis, produk atau jasa.
Sasaran
adalah suatu hasil yang diinginkan; sesuatu yang bernilai
untuk diperjuangkan; tujuan yang harus dicapai dari suatu
proyek; alasan dilaksanakannya sebuah proyek. Sasaran
proyek tersebut meliputi: ruang lingkup (scope), waktu,
biaya dan kualitas
21

22. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling
berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan
untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta
mendistribusikan informasi.
Teknologi Informasi
suatu teknologi (cara, metode, konsep, teknik) yang
berhubungan erat dengan pengolahan data menjadi
informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut
dalam batas-batas ruang dan waktu.
22

23. Tujuh Fase Proyek Software
1. Definition
2. Analysis
3. Desain
4. Programming
5. System Test
6. Acceptance
7. Operation
23

24. 24

25. Karakteristik Proyek Sistem
Informasi / Teknologi Informasi
• Scope tidak mudah didefinisikan
• Spesifikasi berubah-ubah
• Multiproyek saling terintegrasi
• Estimasi tidak mudah dilakukan
• Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible
seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur
nilai manfaat dari produk tersebut.
• Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan
yang sangat cepat.
• Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan
kompetensi yang beragam.
• Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur
kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.
25

26. Konsep Proyek Sistem Informasi
• Konsep proyek sistem informasi ditekankan pada empat
faktor, yaitu : manusia, produk, proses, proyek.
• Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat
berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek.
• Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model
kematangan kemampuan manajemen manusia (a people
management capability maturity model / PM-CMM) yang
berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi
perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan
masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih
kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan
karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan
tim.
26

27. A People Management Capability Maturity Model/Model
Kematangan Kemampuan Manajemen Manusia/ PM-CMM
mendefinisikan hal berikut ini :
1. Proses Seleksi
2. Performance Management
3. Recruiting/rekruitmen
4. Training/pelatihan
5. Kompensasi
6. Pengembangan karir
7. Organisasi
8. Perencangan kerja
9. Pengembangan tim
Faktor Manusia
27

28. Faktor Produk
• Scope atau ruang lingkup produk harus
ditentukan
• Software scope
• Mendefinisikan solusi alternatif
• Menentukan obyektif produk
• Menentukan obyektif informasi
• Context
• Fungsi dan Performa
28

29. Faktor Proses
• Aktifitas layar kerja dari pengembangan software
yang ditentukan.
• Berbagai tugas-tugas, milestone, produk kerja dan
poin-poin mengenai quality assurance harus
ditentukan.
1. kerangka waktu adalah jadwal waktu yang
menunjukkan saat mulai dan selesainya setiap
subtugas, tugas, tahap atau keseluruhan proyek.
2. Milestone adalah adalah suatu kegiatan, tindakan,
peristiwa penting yang sengaja diadakan atau suatu
titik waktu tertentu dalam sebuh proyek.
Faktor Proyek
Masalah gagal dan suksesnya sebuah proyek harus
diperhitungkan.
29

30. Kompetensi Yang Harus Dimiliki
Manajer Proyek
30

31. Kompetensi Yang Harus Dimiliki
Manajer Proyek
31

32. Kompetensi Yang Harus Dimiliki
Manajer Proyek
32

33. Kompetensi Yang Harus Dimiliki
Manajer Proyek
33

34. Manajemen Proyek
Penerapan pengetahuan, ketrampilan, alat-alat dan
teknik untuk merancang aktivitas-aktivitas yang
dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek.
Fungsi- fungsi manajemen proyek:
Memfokuskan diri pada uraian aspek internal (inward looking).
Pembahasan lebih diarahkan pada uraian mengenai aktivitas-
aktivitas manajemen berupa planning, organizing, actuating dan
controlling. Di samping itu akan diuraikan pula unit kerja
manajemen proyek yang meliputi fungsi keuangan, sumber daya
manusia, logistik, produksi dan pemeliharaan proyek.
•
34

35. • Project Management adalah penerapan dari pengetahuan,
ketrampilan-ketrampilan, tools dan teknik-teknik pada
aktifitas proyek dalam mencapai sasaran-sasaran proyek
• Sasaran Proyek
– Scope (Ruang lingkup)
– Time (Waktu)
– Cost (Biaya)
– Quality (Kualitas)
Manajemen Proyek
35

36. • Kompleksitas proyek
• Kebutuhan customer yang spesial
• Penyusunan kembali organisasi
• Resiko proyek
• Perubahan dalam teknologi
• Perencanaan dan ketetapan harga mendatang
Tantangan Management Project
36

37. Area Keahlian Management Project
Pengetahuan utama
Project Management
PMBOK Guide
Interpesonal
Skill
Pengetahuan &
ketrampilan
manajemen
umum
Pemahaman
lingkungan
proyek
Penerapan area
pengetahuan,
standarisasi &
regulasi
37

38. PMBOK Guide
• Project Management Body of Knowledge menggambar
pengetahuan yang unik untuk menangani pengelolaan
proyek dan overlaping dengan disiplin manajemen lain.
• Berisikan
– Definisi life cycle project
– 5 kelompok proses manajemen proyek, yaitu: proses
inisiasi, proses perencanaan, proses eksekusi, proses
monitoring, proses Closing
– 9 area pengetahuan: Project Integration Management,
Project Scope Management, Project Time Management,
Project Cost Management, Project Quality Manajement,
Project Human Resource Management, Project
Communication Management, Project Risk
Management, Project Procurement Management
38

39. 39
Figure 1-2. Project Management
Framework

40. Penerapan Area Pengetahuan, Standarisasi
& Regulasi
• Area pengetahuan yang biasanya dibutuhkan dalam proyek,
namun semua proyek belum tentu membutuhkannya, seperti
– Departemen fungsional atau supporting, misalnya legal,
manajemen produksi dan inventori, marketing, logistik,
dan personel
– Element teknikal, seperti pengembangan software atau
yang lebih spesifik seperti sanitasi, teknik kontruksi
– Spesialis manajemen, seperti kontrak dengan pemerintah,
pengebangan komunitas dan pengembangan produk baru
– Group industri, seperti automotive, financial service
40

41. Pemahaman Lingkungan Proyek
• Lingkungan sosial dan budaya
• Lingkungan politik dan internasional
• Lingkungan fisik
41

42. Pengetahuan dan Ketrampilan Manajemen
Umum
• Termasuk disiplin yang mendukung
– Manajemen keuangan & akutansi
– Pembelian dan pengadaan
– Penjualan dan pemasaran
– Kontrak dan hukum perdagangan
– Manufakturing dan distribusi
– Logistik dan rantai pasok
– Perencanaan strategis, taktis & operasional
– Struktur organisasi, lingkungan organisasi, adminsitrasi
personalia, kompensasi, keuntungan, jenjang karir
– Praktek kesehatan & kebersihan, serta TI
42

43. Interpesonal Skill
• Termasuk
– Efektif komunikasi
– Kemampuan melakukan sesuatu
– Kepemimpinan
– Motivasi
– Manajemen negosiasi dan konflik
– Pemecahan masalah
43

44. • Portfolio adalah pengelompokan dari sekumpulan
proyek/program dan pekerjaan lain, sebagai sarana
pengelolaan yang efektif dalam mencapaian tujuan strategis
bisnis.
• Pengorganisasian dalam mengelola portfolio didasarkan
pada tujuan spesifik, termasuk
– Maksimalisasi nilai dari portfolio dengan memeriksa secara hati-hati
pada kandidat proyek-proyek dan program-program
– Perimbangan portfolio yang bertalian dengan penambahan investasi
yang bertahap dan radikal pada efisiensi penggunaan sumberdaya
Portfolio dan Manajemen Portfolio
44

45. • Program adalah sekumpulan dari pengendalian proyek
yang berelasi dalam sebuah koordinasi untuk mencapai
keuntungan dan control yang tidak disediakan pada
pengelolaan dimasing-masing proyek.
• Manajemen Program adalah tersentralisasi,
pengkoordinasi yang mengatur sekelompok proyek untuk
mencapai tujuan strategis dan keuntungan yang
dimaksudkan oleh program tersebut.
Program dan Manajemen Program
45

46. Manajemen Portfolio vs Program
Proyek A Proyek B Proyek C
Shared Shared
Common objective
Proyek A Proyek B Proyek C
Shared Shared
Different objective
• Manajemen Portfolio
• Manajemen Program
46

47. • Proyek sering kali dibagi ke dalam beberapa komponen
atau subproject yang dapat diatur, termasuk sebuah
subproject yang memiliki hubungan terhadap pengelolaan
dan proyek sejenis.
• Subproject dilakukan untuk memenuhi keinginan
organisasi. Seringkali dilaksanakan dengan
mengontrakkan ke perusahaan (external) lain atau ke unit
fungsional lain,
• Pada proyek besar, subproject dapat dibagi menjadi
subproject-subproject yang lebih kecil.
Subproject
47

48. Stakeholders
• Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat
atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek.
• Kebutuhan dan keinginan stakeholders pada
suatu proyek akan beraneka ragam
• Stakeholders meliputi:
– Manajer Proyek
– Pelanggan/pengguna
– Organisasi Pelaksana
– Anggota tim proyek
– Tim manajemen proyek
– Sponsor
– Influencer (orang-orang yang berpengaruh)
48

49. Sertifikasi Project Management
• Project Management Professional (PMP) dari Project
management institute (www.pmi.org)
• CompTIA Project+ dari Computer Technology Industry
Association (CompTIA) (www.comptia.org)
• Microsoft Office Specialist (MOS) terutama untuk
Microsoft Project
• International Project Management Association (IPMA),
lihat di www.ipma.org
• Certified IT Project Manager (CITPM) dari Singapore
Computer Society
49

50. PROJECT CHARTER
50

51. Definisi
• Project Charter adalah suatu landasan serta
definisi formal bagi sebuah proyek.
• Project charter berisi elemen-elemen yang unik
yang hanya berlaku dalam sebuah proyek.
51

52. Project Charter [1]
Elemen-elemen project charter adalah:
• Nama proyek resmi;
• Sponsor buat proyek dan kontak informasi;
• Manager proyek dan kontak informasi;
• Goal (tujuan) proyek;
• Penjelasan asal-muasal proyek;
• Hasil akhir Deliverables dari fase-fase dalam proyek;
• Strategi global dalam pelaksanaan proyek;
• Perhitungan waktu kasar;
• Sarana dan prasarana serta sumberdaya proyek, biaya
(kasar), staff, vendors / stakeholders.
52

53. Project Charter [2]
Project charter ini berguna untuk:
• Pendefinisian awal proyek secara jelas;
• Mengenali atribut-atribut suatu proyek;
• Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor,
manajer, anggota utama tim kerja);
• Peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan
kontak informasinya;
• Pondasi yang menopang jalannya proyek
(batasan awal dari visi dan misi proyek).
53

54. Project Charter [3]
Asal muasal
Definisi
Sponsor
Manajer
Goal (tujuan)
Tim pekerja
Sumberdaya
Project Charter
Sense of responsibility
(manajer)
Sense of teamwork (tim kerja)
Sense of ownership (sponsor)
54

55. Project Charter [4]
Sebuah proyek charter akan menumbuhkan:
• Sense of responsibility/tanggung jawab (manajer)
• Sense of teamwork/kerja sama (tim kerja)
• Sense of ownership/kepemilikan (sponsor)
Setelah project charter terbentuk, akan dilanjutkan
dengan feasibility plan dan riset terhadap proyek.
Melalui riset ini akan diestimasikan apakah sebuah
proyek dapat dijalanankan sesuai pendanaan dan waktu
yang ditetapkan.
55

56. DISKUSI
• Buatlah Project Charter atas sebuah project
(Mahasiswa bebas memilih topik apa saja
seputar IT)
• Dikerjakan berkelompok
• Contoh Project Charter akan dibagikan sebagai
acuan, Mahasiswa diminta untuk
mengembangkannya sesuai dengan project yang
dikerjakan.
56