เอกสารประกอบการเรียนรู้ อ.นพ.สมชาติ โตรักษา

1. การสื่อสารในองค์การ Communication in Organization และ การจัดการความรู้ ในองค์การ KM in Organization มกราคม 2555 ภาควิชาบริหารงานสาธารณสุข คณะสาธารณสุขศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล รศ . นพ . สมชาติ โตรักษา โดย

2. การสื่อสารในองค์การ Communication in Organization ความหมาย (Definition) หมายถึง ........................................................................................................ ........................................................................................................................ องค์ประกอบ (Composition) ประกอบด้วย 1. ................................................................................................................... 2. ................................................................................................................... 3. ................................................................................................................... 4. ................................................................................................................... ปัจจัยที่มีผลเชิงบวก (Factors Affecting: Positive) ได้แก่ 1. ................................................................................................................... 2. ................................................................................................................... 3. ................................................................................................................... 4. ...................................................................................................................

3. การสื่อสารในองค์การ ( ต่อ ) Communication in Organization ปัจจัยที่มีผลเชิงลบ (Factors Affecting: Negative) ได้แก่ 1. .................................................................................................................................... 2. .................................................................................................................................... 3. .................................................................................................................................... 4. .................................................................................................................................... อิทธิพลที่มีต่อสิ่งต่างๆเชิงบวก (Effect to Others: Positive) ได้แก่ 1. .................................................................................................................................... 2. .................................................................................................................................... 3. .................................................................................................................................... 4. ..................................................................................................................................... อิทธิพลที่มีต่อสิ่งต่างๆเชิงลบ (Effect to Others: Negative) ได้แก่ 1. .................................................................................................................................... 2. .................................................................................................................................... 3. .................................................................................................................................... 4. .....................................................................................................................................

4. ได้รับแต่งตั้ง หรือ มอบหมาย ให้เป็นหัวหน้า / ผู้รับผิดชอบ งาน / หน่วยงาน .................................. พวกเราจะต้องทำอะไร (What?) และทำอย่างไร (How?) ถ้าพวกเรา

6. 9 Main Creative & Practical Theories in Health & Hospital Management 1. Principle of Management 2. Principle of Problem Analysis 3. Principle of Working System 4. Standard Working Service System 5. Principle of Working Indicators 6. Principle of Working Model 7. Principle of Utilizing 8. R&D for CSWI to R 2 R 2 E 9. Health & Hospital Marketing

7. หลักการบริหาร และ การจัดการ คือ การทำให้ “ งานหนึ่งงานใด ” สำเร็จ อย่างมีประสิทธิภาพ สูงสุด และ สูงยิ่งๆ ขึ้นไป ประกอบด้วย 8 กิจกรรมหลัก คือ 1. การวิเคราะห์สภาวการณ์ปัจจุบัน (Situation Analysis) ของงานนั้น 2. การวางแผนงาน (Planning) ของงานนั้น 3. การดำเนินงานตามแผน (Implementing) 4. การประเมินผลการดำเนินงาน (Evaluating) ของงานนั้น 5. การนำสิ่งที่ได้จากการดำเนินงานไปใช้ประโยชน์ (Utilizing) 6. การติดตามประสานงานและการควบคุม ในงานนั้น (Monitoring Coordinating and Controlling) 7. การจัดระบบข้อมูลข่าวสาร และ ระบบการติดต่อสื่อสาร ในงานนั้น (Setting of Information System & Communication System) 8. การดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง (Continuing) ของงานนั้น

8. หลักการ บริหาร และ การจัดการ ภายใน ภายนอก การจัดระบบข้อมูลข่าวสาร และ ระบบการติดต่อสื่อสาร การบริหาร และ การจัดการ คือ การทำให้ “ งาน” สำเร็จ อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และ สูงยิ่ง ๆ ขึ้น ไป ประกอบด้วย 8 กิจกรรมหลัก คือ * การดำเนินงานต่อเนื่อง การวิเคราะห์ สภาวการณ์ปัจจุบัน การดูแล ควบคุม ประสานงาน การนำไปใช้ประโยชน์ การทำตามแผน การประเมินผลงาน การวางแผนงาน เลิกทำ

10. ภายนอก ภายใน S.E.C. = Socio-Economic-Cultural ( สังคม - เศรษฐกิจ - ประเพณีวัฒนธรรม ) หลักการวิเคราะห์สภาวการณ์ หรือ หลักการวิเคราะห์ปัญหา 1. ปัญหาเกิดจากหลายสาเหตุ 2. ทุกปัญหาแก้ไขได้ 3. แก้ปัญหาที่สาเหตุ วัดผลที่ตัวปัญหา การจัดระบบข้อมูลข่าวสาร และ ระบบการติดต่อสื่อสาร สาเหตุ ของปัญหา ตัวปัญหา ผลของ ปัญหา ผู้ให้บริการ ผู้บริหาร ธรรมชาติ ของงาน ผู้รับบริการ เงิน ของ ระบบงาน เวลา S.E.C. สิ่ง แวดล้อม - ผลงานไม่ดี * ปริมาณงาน * คุณภาพงาน - ช้า ใช้เวลานาน - ไม่เป็นที่พึงพอใจ - ไม่คุ้ม * การใช้ทรัพยากร (4Ms) * ประสิทธิภาพการดำเนินงาน ( บรรยายด้วย 5Ds, 5Ws, 1H) - ผู้รับบริการ - ผู้ให้บริการ - หน่วยงาน / องค์การ - ชุมชน / สังคม - ประเทศชาติ

11. กิจกรรมสร้างสรรค์ 1 ขอให้พวกเราแบ่งเป็น ๒ กลุ่ม ช่วยกันวิเคราะห์ปัญหาที่สร้างสรรค์ ใน : ๑ . ตัวปัญหา ๒ . ผลของปัญหา ๓ . สาเหตุของปัญหา ๔ . แนวทางการแก้ปัญหา ในงาน การสื่อสารในองค์การ ของเรา ให้ครบถ้วนที่สุด ใช้เวลาประมาณ 30 นาที แล้ว นำเสนอให้ที่ประชุมได้ชื่นชม กลุ่มละ 10 นาที

12. การวิเคราะห์ ปัญหา การดำเนินงาน คือ กระบวนการ ( Process) ในการวิเคราะห์ประเด็นหลัก ของปัญหาการดำเนินงานของงานหนึ่งงานใด อย่างรวดเร็ว ครอบคลุม และ ครบถ้วน นำไปสู่การแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ ประกอบด้วย 1. การแยกแยะตัวปัญหา ผลของปัญหา และ สาเหตุของปัญหา ออกจากกัน อย่างชัดเจน 2. การนำผลของปัญหา ไปเป็นเหตุผลสำคัญ ในการ Set priority เพื่อการคัดเลือกปัญหาขึ้นมาดำเนินการแก้ไข 3. การวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา อย่างรวดเร็ว ครอบคลุม และ ครบถ้วน 4. การกำหนดแนวทางการแก้ปัญหา ที่ตรงจุด และมีประสิทธิภาพสูง

13. ตัวปัญหา ของงานการสื่อสารในองค์การ ของเรา ผลการดำเนินงาน ของงานการสื่อสารในองค์การของเรา ที่ผ่านมาแล้ว ยังไม่ดี เท่าที่ผู้เกี่ยวข้อง คาดหวัง และ ต้องการ คือ

14. การระบุลักษณะของตัวปัญหา ใช้ 5Ds คือ Dead = การตาย Disease = การเจ็บป่วย Disability = การพิการ Discomfort = การไม่สบายกาย Dissatisfaction = การไม่สบายใจ เพื่อบ่งบอก “ความรุนแรง” ของ แต่ละ ตัวปัญหา และ 5Ws, 1H คือ What = อะไร และ เท่าไร ; Where = ที่ไหน ; When = เมื่อไร ; Who & Whom = ใคร และ กับใคร ; Why = ทำไมจึงยังคงเป็นปัญหาอยู่ . How = ควรจะแก้ปัญหานี้ อย่างไร เพื่อบ่งบอก “รายละเอียด” ของ แต่ละ ตัวปัญหา

15. 1. Dead = การตาย 2. Disease = การเจ็บป่วย 3. Disability = การพิการ 4. Discomfort = การไม่สบายกาย 5. Dissatisfaction = การไม่สบายใจ 5Ws, 1H 5Ds 1.What = อะไร เท่าไร 2.Where = ที่ไหน 3.When = เมื่อไร 4.Who & Whom = กับใคร โดยใคร 5.Why = ทำไมจึงยังเกิดอยู่ How = ควรแก้ไขอย่างไร - 1. ผลงานน้อย / ไม่ดี - ปริมาณงาน - คุณภาพงาน -2. ใช้เวลามาก ช้า ไม่ทันเวลา - 3. ไม่เป็นที่พึงพอใจ - ผู้รับบริการ - ผู้ให้บริการ - ผู้บริหาร -4. ต้นทุนสูง ผลได้ต่ำ ไม่คุ้ม ( คน ของ เงิน เทคโนโลยี ) ( 5Ds, 5Ws, 1H) ตัวปัญหา

16. ตัวอย่าง เช่น ปัญหาของ การสื่อสารในองค์การ ของเรา คือ 1. ปริมาณงาน น้อย หรือ มาก เกินไป 8 . การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ ยังไม่คุ้มค่า 7 . ประสิทธิภาพของการดำเนินงาน ต่ำ 4. ผู้ที่เกี่ยวข้อง ยังไม่พึงพอใจ 3. ช้า ใช้เวลา แรงงาน และ ทรัพยากร มาก 2. คุณภาพงาน ต่ำ 5 . ต้นทุนสูง / แพง 6 . รายได้ / รายรับ น้อย

17. 1. ปริมาณงาน มาก เกินไป คือ 1.1 ……………………………………………………………………………………………………………………… 1.2 ……………………………………………………………………………………………………………………… 1.3 ……………………………………………………………………………………………………………………… 1.4 ……………………………………………………………………………………………………………………… 1.5 ……………………………………………………………………………………………………………………… 2. ปริมาณงาน น้อย เกินไป คือ 2.1 ……………………………………………………………………………………………………………………… 2.2 ……………………………………………………………………………………………………………………… 2.3 ……………………………………………………………………………………………………………………… 2.4 ……………………………………………………………………………………………………………………… 2.5 ……………………………………………………………………………………………………………………… 3. คุณภาพงาน ต่ำ คือ 3.1 ……………………………………………………………………………………………………………………… 3.2 ……………………………………………………………………………………………………………………… 3.3 ……………………………………………………………………………………………………………………… 3.4 ……………………………………………………………………………………………………………………… 3.5 ……………………………………………………………………………………………………………………… 4. ผู้ที่เกี่ยวข้อง ยังไม่พึงพอใจ คือ 4.1 ……………………………………………………………………………………………………………………… 4.2 ……………………………………………………………………………………………………………………… 4.3 ……………………………………………………………………………………………………………………… 4.4 ……………………………………………………………………………………………………………………… 4.5 ……………………………………………………………………………………………………………………… ตัวปัญหาของงาน ......... ของหน่วยงาน .............................................................. ได้แก่

18. 5 . ช้า ใช้เวลามาก คือ 5.1 ……………………………………………………………………………………………………………………… 5.2 ……………………………………………………………………………………………………………………… 5.3 ……………………………………………………………………………………………………………………… 5.4 ……………………………………………………………………………………………………………………… 5.5 ……………………………………………………………………………………………………………………… 6. ต้นทุนสูง / แพง คือ 6.1 ……………………………………………………………………………………………………………………… 6.2 ……………………………………………………………………………………………………………………… 6.3 ……………………………………………………………………………………………………………………… 6.4 ……………………………………………………………………………………………………………………… 6.5 ……………………………………………………………………………………………………………………… 7. รายได้ / รายรับ น้อย คือ 7.1 ……………………………………………………………………………………………………………………… 7.2 ……………………………………………………………………………………………………………………… 7.3 ……………………………………………………………………………………………………………………… 7.4 ……………………………………………………………………………………………………………………… 7.5 ……………………………………………………………………………………………………………………… 8. ประสิทธิภาพของการดำเนินงาน ต่ำ คือ 8.1 ……………………………………………………………………………………………………………………… 8.2 ……………………………………………………………………………………………………………………… 8.3 ……………………………………………………………………………………………………………………… 8.4 ……………………………………………………………………………………………………………………… 9 . การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ ยังไม่คุ้มค่า คือ 9.1 ……………………………………………………………………………………………………………………… 9.2 ……………………………………………………………………………………………………………………… 9.3 ……………………………………………………………………………………………………………………… 9.4 ……………………………………………………………………………………………………………………… ตัวปัญหาของงาน ......... ของหน่วยงาน .............................................................. ( ต่อ ) ได้แก่

19. วิธีการหลัก ของพวกเรา คือ คิดดี และ ทำดี

20. พวกเรา ใช้วิธีการเรียนรู้ร่วมกัน ทุกๆอย่างที่นำมาบอกพวกเรานั้น พวกเรารู้แล้ว และ พวกเราจะช่วยส่งเสริมซึ่งกันและกัน ให้พวกเรา ได้เรียนรู้ “เพิ่มขึ้นๆ” สามารถนำไปใช้ได้ อย่างมั่นใจ และ มีประสิทธิภาพสูงยี่งๆขึ้น

21. การจัดการความรู้ ในองค์การ KM in Organization มกราคม 2555 ภาควิชาบริหารงานสาธารณสุข คณะสาธารณสุขศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล รศ . นพ . สมชาติ โตรักษา โดย

22. การจัดการความรู้ในองค์การ KM in Organization ความหมาย (Definition) หมายถึง ........................................................................................................ ........................................................................................................................ องค์ประกอบ (Composition) ประกอบด้วย 1. ................................................................................................................... 2. ................................................................................................................... 3. ................................................................................................................... 4. ................................................................................................................... ปัจจัยที่มีผลเชิงบวก (Factors Affecting: Positive) ได้แก่ 1. ................................................................................................................... 2. ................................................................................................................... 3. ................................................................................................................... 4. ...................................................................................................................

23. การจัดการความรู้ในองค์การ ( ต่อ ) KM in Organization ปัจจัยที่มีผลเชิงลบ (Factors Affecting: Negative) ได้แก่ 1. .................................................................................................................................... 2. .................................................................................................................................... 3. .................................................................................................................................... 4. .................................................................................................................................... อิทธิพลที่มีต่อสิ่งต่างๆเชิงบวก (Effect to Others: Positive) ได้แก่ 1. .................................................................................................................................... 2. .................................................................................................................................... 3. .................................................................................................................................... 4. ..................................................................................................................................... อิทธิพลที่มีต่อสิ่งต่างๆเชิงลบ (Effect to Others: Negative) ได้แก่ 1. .................................................................................................................................... 2. .................................................................................................................................... 3. .................................................................................................................................... 4. .....................................................................................................................................

24. ทบทวน KM

30. กิจกรรมสร้างสรรค์ 2 ขอให้พวกเราแบ่งเป็น ๒ กลุ่ม ช่วยกันวิเคราะห์ “ปัญหา” อย่างสร้างสรรค์ ใน : ๑ . ตัวปัญหา ๒ . ผลของปัญหา ๓ . สาเหตุของปัญหา ๔ . แนวทางการแก้ปัญหา ใน “งานการจัดการความรู้ในองค์การ” ของเรา ให้ครบถ้วนที่สุด ใช้เวลาประมาณ 30 นาที แล้ว นำเสนอให้ที่ประชุมได้ชื่นชม กลุ่มละ 10 นาที

31. เป้าหมาย คือ ให้ได้ KA ชั้นเยี่ยม

32. ดำเนินการ KS สู่ KA

33. วงจรของการทบทวนหลังการปฏิบัติงาน ข้อเสนอแนะที่เจาะจงและปฏิบัติได้ ความรู้แหล่งอื่นๆ ทบทวนก่อนทำงาน (BAR) การปฏิบัติงาน ทบทวนหลังทำงาน (AAR) ข้อเสนอแนะที่เจาะจงและปฏิบัติได้ การผสมผสานความรู้ที่ชัดแจ้ง เพื่อนำความรู้นั้นไปใช้ในทางปฏิบัติได้ การนำความรู้ที่ได้มาใหม่ ไปใช้ปฏิบัติหรือลงมือทำจริงๆ การสร่างความรู้ด้วยการแบ่งปันประสบการณ์ โดยการพบปะสมาคม และพูดคุยกับผู้อื่น การถ่ายทอดความรู้ออกมาให้เป็นสิ่งที่จับต้องได้ หรือ เป็นลายลักษณ์อักษร

34. การประยุกต์ สู่ การพัฒนา งาน และ หน่วยงาน อย่างต่อเนื่องและยั่งยืน

35. ช่วยกัน ทำให้ เป็น R2R แท้ และ ดี

36. กระบวนการ ในการทำให้ การทำงาน ที่พวกเราทำอยู่ ทุกๆวัน เป็น ผลงานวิจัย ที่ก่อให้เกิดการพัฒนา งาน / หน่วยงาน / องค์การ อย่างน่าภาคภูมิใจ และ มีความสุข ยิ่งๆขึ้น ตลอดไป R2R คือ อะไร ?

37. ทำงานประจำ ให้เป็น ผลงานวิจัย เน้นที่ การพัฒนา (Development) ไม่ เน้นที่ กระบวนการวิจัย (Research Methodology)

38. เราจะทำงานของเรา ให้ดีกว่าเดิม ได้อย่างไร ? โดยใช้ทรัพยากร เท่าที่มีอยู่ คำถามวิจัยหลัก (Research Questions)

39. ผลการดำเนินงานของเรา ที่ผ่านมาแล้ว ยังไม่ดี เท่าที่ผู้เกี่ยวข้อง คาดหวัง และ ต้องการ ปัญหาวิจัย (Research Problems)

40. ลักษณะสำคัญของ R2R แท้ และ ดี 1. เป็นงานที่เราทำเอง และ เป็นความจริง (Routine & Fact) 2. เกิดการพัฒนา ที่มีหลักฐานยืนยัน (Evident Based Development/Improvement) 3. ใช้ระยะเวลาดำเนินการอย่างต่อเนื่อง เกินกว่า 1 ปี (Longtime Continuous Implementation) 4. เป็นผลงานวิจัย ที่มีคุณค่าต่อทุกฝ่าย (Valuable Research for All) 5. ถูกต้องตามหลักของกระบวนการวิจัย (Correct to Research Methodology)

41. R2R แท้ และ ดี จึงเป็นกระบวนการทำงาน ของคนดี ที่มุ่งมั่นทำงานเพื่องาน และเพื่อผู้รับบริการ อย่างเสียสละ และ น่าชื่นชม มาเป็นระยะเวลาที่ยาวนาน หลายๆปี ติดต่อกัน

42. การทำงานประจำ ให้เป็น ผลงานวิชาการ A = Academic R = Research R 2 = R outine to R 2 A & R 2 R & R 2 E E = Excellence R2R คือ กระบวนการ ในการทำให้ การทำงาน ที่พวกเราทำอยู่ ทุกๆวัน เป็น ผลงานวิจัย ที่ก่อให้เกิดการพัฒนา งาน / หน่วยงาน / องค์การ อย่างน่าภาคภูมิใจ และ มีความสุข ยิ่งๆขึ้น ตลอดไป เน้น ที่ การพัฒนา (Development) ไม่ เน้นที่ กระบวนการวิจัย (Research Methodology)

43. คือ เป้าหมายสูงสุด ของ R2R ในทุกงาน The Best of The World ตลอดไป นี้คือ R 2 E: R outine to Excellence พวกเรา สามารถ เขียน R2R แท้ ได้ปีละกี่เรื่อง ? ปีละ เท่ากับ จำนวนงานที่พวกเราทำ

44. กิจกรรมสร้างสรรค์ ( แทนการสอบ ) ขอให้พวกเราจับคู่กับเพื่อน ช่วยกันหาคำตอบที่สร้างสรรค์ ว่า How to do? ทั้ง 5 คำถามย่อย ในการ บริหาร พัฒนา และ แก้ปัญหา งาน การสื่อสารในองค์การ หรือ งาน การจัดการความรู้ ในองค์การของเรา ( ระบุ ......) ให้ได้สิ่งที่พวกเราคาดหวัง อย่างรวดเร็ว มั่นคง และ ยั่งยืน แล้ว ส่งให้ รศ . นพ . สมชาติ ที่ [email_address] ภายในวันจันทร์ / อังคารที่ 16 / 17 ม . ค . 2555

45. ขอให้พวกเราช่วยกันคิด ศึกษาค้นคว้า และ สรุปว่า ทำอย่างไร ( How to do?) ในการทำให้ การบริหาร การพัฒนา และ การแก้ปัญหา งาน การสื่อสารในองค์การ ตามแนวทาง ทั้ง 5 คำถามย่อย ที่ให้ไว้ พร้อมกรอบเวลา คือ 1.How to Start? เป้าหมาย คือ มีระบบและกลไกที่ดี ใช้เวลาประมาณ ...... เดือน โดยจะทำ ดังนี ....................................................................................................................... 2.How to Achieve? เป้าหมาย คือ มีตัวแบบและคู่มือ ใช้เวลาประมาณ ...... เดือน โดยจะทำ ดังนี ....................................................................................................................... 3.How to Maintain ? เป้าหมาย คือ มีระบบและกลไกที่ดี ในการบำรุงรักษา ตัวแบบที่พัฒนาขึ้นมา ให้ดี และ คงอยู่อย่างมั่นคง ใช้เวลาประมาณ ...... เดือน โดยจะทำ ดังนี ....................................................................................................................... 4.How to Expand ? เป้าหมาย คือ มีตัวแบบและคู่มือ ตามข้อ 2 ทุกงานของ ......... อย่างเหมาะสมกับบริบทของงาน ใช้เวลาประมาณ ...... เดือน โดยจะทำ ดังนี ....................................................................................................................... 5.How to be Sustainable Improvement Forever ? เป้าหมาย คือ งาน ........... “ ทุกงาน” มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทุกปี โดยมีหลักฐานยืนยัน ใช้เวลาประมาณ ...... ปี โดยจะทำ ดังนี .......................................................................................................................

47. Principle of Management Management is The working process to achieve the most efficiency outcomes and the better. It composes of 8 main activities. Situation Analysis Monitoring Controlling Coordinating Utilizing Implementing Inside Outside Information System & Communication System * Evaluating Planning Continuing EOP

48. พวกเรา ทำได้