QT092.doc

Download đề án, luận văn, báo cáo tốt nghiệp tại http://luanvan84.com

MỞ ĐẦU
Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh
mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý
của nhà nước.
Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền
kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc
còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc
sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Sau hơn mười
năm đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước
ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh
nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm vững được thị hiếu của
người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để
đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó
đòi hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị
trường. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan
trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài
năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng
thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao
hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận
thấy công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập
trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ
phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương
thức kinh doanh của mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức
tiêu thụ... tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự.
Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu
hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm
http://luanvan.forumvi.com email: luanvan84@gmail.com 1


đến như hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại
lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng.
Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi
mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm
tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có được tốt
hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng
tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng
cao chất lượng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt
nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động
quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông
qua thực tế.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chương lớn:
Chương 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thng mại.
Chương 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại
công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.
Chương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua
hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.



CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG
TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG
MẠI
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với
doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp
thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu
của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với
bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá
và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó
thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được
điều kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa
người với người
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem
xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện
mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao
nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số
lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ
cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại,



mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ
chế thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo
ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh
nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của
doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận. Trên thực tế khâu
bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là
hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các
doanh nghiệp và các nhà kinh doanh.
+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp ở chỗ:
- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh
nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có
yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu
của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay
từ đó bán ra thị trường. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn
mong muốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể
thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu
của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh
của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng
với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không
tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao
khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Điều này thể hiện chi
phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp
và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi
phí đặt hàng, chi phí vận chuyển... ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị
cao và từ đó làm cho giá bán cao.
- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu
cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải
hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù



hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà
khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh
không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách
hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách
hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là
ngươì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách
hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận. Mua
hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh
giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy
nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao
hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm
thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh
doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa
học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh
nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao
nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ
nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc
quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào
diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế
của doanh nghiệp.

Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lượng hàng thích hợp =
một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến



Phương pháp này có ưu điểm sau:
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được
xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận,
lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho
doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên
lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết
kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó
làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh
nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng
hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt... ) hay
chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý:
+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc
nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có
nguy cơ thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi
mà người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị
trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh
doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh
nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch ”.
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một
lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa
vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi
vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu
trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng.



Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí
C1 - Chi phí một lần mua hàng

C 2 - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian

C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta
có:

2*C1 * D
C2
Q=

C= C 2 * (Q/2) + C1 *Q/D)
Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua,
bảo quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau:
+ Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được
những ưu đãi của các nhà cung cấp.
+ Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập
hàng
+ Có thể chớp được thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trường, do đó có thể
thu được lợi nhuận “ siêu ngạch ”.
Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là:
+ Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn
tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn.
+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao.
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có
những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương
pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược



điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì
không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy
hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp
này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược
điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh
nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với
nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ.
Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp,
tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của
cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng cũng có nhược điểm
là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển
vốn chậm.
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phương
thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải
làm thủ tục cho bên bán
Mua giao hàng trước: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp,
doanh nghiệp đã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới
phải thanh toán lô hàng đó.
Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng
hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một
phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán
sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua.
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của
doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đư-
ợc sản xuất trong nước.



Mua từ nước ngoài(nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua
hàng từ nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trog đó
có hai hình thức nhập khẩu:

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò
làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy
móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nước.
Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và
được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác.

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ
khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để mua đến khi
bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình.

Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại
khác như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua
trực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn
hàng, mua buôn hay mua lẻ...Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nh-
ược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng
thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phương
thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất.

1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.

+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn
cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh
nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro
từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung
cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu
tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa
dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản
thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình
công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự


bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi
nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ”. Ngoài ra
nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá
đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp
thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán
hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ng-
ười thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá
cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là
trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để
xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và
giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua
hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng
nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách
hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đư-
ợc hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá
khan hiếm,...) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của
các nhà cung cấp. Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung
cấp khi họ gặp khó khăn.
+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: nếu người bán
hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ
thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người
mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình
hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện
mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc
khác nhau. Có những “ ràng buộc chặt ” (điều kiện không thể nhân nhợng đ-
ược) và có những “ ràng buộc lỏng ” (điều kiện có thể nhân nhượng được).
Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và
hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch



vụ sau bán... nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với tư
cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung
cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro.
Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là
ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào
trong một hợp đồng và bắt người bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc người
bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có
lợi
+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh
nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những
điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có
nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngược lại, nếu doanh
nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không
quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả
thuận (không đạt được sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có
nguy cơ không thực hiện được). Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là
điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùng
nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn
giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh
những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
1.2 VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG
DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại.
+) Khái niệmvề quản trị mua hàng:
Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh
nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.



Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các
bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi
và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các
mục tiêu đã xác định.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua
hàng gì? của ai, với số lượng và gí cả như thế nào. Đây là một quá trình phức
tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các
kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.
+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại:
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là
điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để
công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động
mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và
mua hàng với chi phí thấp nhất.
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số l-
ượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay
gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng
mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu
dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào
khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp
rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển... ). Chẳng hạn như
đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng
tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc
giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch
” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của
họ bị giảm sút.
- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng
mà khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả
sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối



ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng
mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và
như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất.
Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp
khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể
cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố
đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận
lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn
các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng
không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số
lượng là bao nhiêu... để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp
nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì
thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất
đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá
cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn
mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục
tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và
tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua
hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc
hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng :
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể
hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua
được hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với
nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Quản
trị mua hàng được phản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trình
mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây
là quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến



việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng như:
đánh giá môi trường chung hiện tại và tương lai; thực trạng về cung cầu hàng
hoá đó trên thị trường; cu cấu thị trường của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự
báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi
suất trong nước và ngoài; chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ
chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua
hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.
1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn
hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực
hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích,
lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của
ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào ?... Đây là một quá trình
phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng
các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh giá môi trư-
ờng chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị
trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương
mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình
hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi
suất trong nớc và ngoài ước, chi phí lưu kho... và hàng loạt các vấn đề khác.
Để quá trình mua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt
quá trình mua hàng.

Tìm và Thương Theo dõi và
Xác định Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp
lựa lượng và thực hiện
nhu cầu chọn nhà đặt hàng giao hàng
cung cấp

Thoả mãn Không thoả mãn


Đánh giá kết quả mua hàng


a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng
nhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong
mỗi thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái
gì, mua bao nhiêu, chất lượng như thế nào.
- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh
nghiệp cần tức là thị trường cần.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên
cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để
thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được
nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn
và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng
chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số
lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh
nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.
Mua với số lượng bao nhiêu? để xác định được số lượng hàng hoá mua
vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu
chuyển.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó:
M - Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh.



B – Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck –Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh
doanh tiếp theo.
Dhh- Định mức hao hụt (nếu có)
Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì
như sau:
M = B + D ck – D dk +Dhh
Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt
hàng. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng
mua vào của từng mặt hàng.
Chất lượng mua vào như thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của
doanh nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số
lượng, chất lượng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lượng:
+ Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu
chất lượng tối đa. Chất lượng tối ưu là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách
tốt nhất một chu cầu nào đo của người mua và như vậy người bán hay người
sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tối đa là mức
chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu
vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn
mức chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh
nghiệp chưa tối ưu.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu
mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng
hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà
cung cấp cho phù hợp.



b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu
trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là
doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có
thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông
qua các hình thức:
+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn thư chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng
một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn
vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết
định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong
việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với
giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá
thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý
nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm
truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế
mới có thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp
nhất. Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên
tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng...
Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn ngư-
ời cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và
giá cả hợp lý...



Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị
trường và người cung cấp mới xuất hiện.
Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin
được cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đường tìm
đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có
thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua
tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu...
Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân
nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho
mình. Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng
mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể
trở thành khách hàng truyền thống... nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà
cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho
doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ
hàng để bán, đôi khi bị ép giá...
+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm
được độ rủi ro, tránh được sự ép giá... nhưng lại có hạn chế là không được
giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính
ổn định về giá cả và chất lượng không cao... các nhà quản trị cần có sự lựa
chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức
là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm
kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các
nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ
”
+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh
của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì
cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp.



Phương pháp đê lựa chọn:
+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để
có quyết định lựa chọn.
Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa
trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định.
Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường( so với các nhà cung
cấp khác)
+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển.
+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và
phát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và
có khó khăn về tài chính.
+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc
giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm)
+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đến khẳ năng giao
hàng.
+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trường nói chung và những
đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp
phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trước yêu cầu thay đổi..
Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ
số quan trọng, từ đó xác định được tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp. Dựa
vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.
c) Thương lượng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh
nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán
với họ.
Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc
giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các



ràng buộc bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Những ràng này liên
quan đến số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá,giá cả,
các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu như vi
phạm hợp đồng và để có thể đi được đến thoả thuận chung thì hai bên cần
phải phân chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng.
Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thương luợng giữ một vị
trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cầnthương lư-
ợng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng,
phương tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có
biến động
- Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác
định thời hạn thanh toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi
phí vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao
hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai…
Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp
phải lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao
tiếp tốt. Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong
đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp
nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn
bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì
nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải được
lập thành nhiều bản (ít nhất là hai bản). Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với
các nha cung cấp bằng một trong những hình thức sau:
+ Kí kết hợp đồng mua – bán. đây là hình thưc mang tình pháp lí cao nhất.
Nội dung của hợp đồng mua – bán bao gồm:



. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên.
. Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
. Đơn giá và phương định giá.
Phương pháp và điều kiện giao nhận.
. Điều kiện vận chuyển.
. Phương thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức và
phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)
+ Đơn đặt hàng ( đứng tên người mua) đây là hình thức mang tính pháp lí
thấp hơn hình thức trên.
+ Hoá đơn bán hàng. ( đứng tên người bán) đây là hình thức mang tính
pháp lí thấp nhất.
Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh
nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần
đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình
trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá
trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong
hợp đồng không. Cụ thể:
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không
sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm
nâng cao uy tín của công ty.
+ Kiểm tra số lượng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm
tra kiện hàng, kiểm kê số lượng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận
hàng.
+ Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra
tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng



không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng
thời lập biên bản và báo ngay cho người cung cấp.
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào
biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho
người cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc.
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức
đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những
mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của
hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh
nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp:
+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng đư-
ợc các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định. Như
vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả.
+ Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh
nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới,
tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó.
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng
như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của
các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của
mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động
quản trị luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến
khâu kếtthúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến
kết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp.
1.3 SỰ CẦN THIẾT VÀ PHƯƠNG HƯỚNG CƠ BẢN NHẰM NÂNG
CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG.
1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thương mại.



Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu
sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm
cách làm sao duy trì được hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời
doanh nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng
cao luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng cao
công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt
được hiệu quả kinh doanh của mình. Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp
vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh. Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trường thì phải có hàng hoá đầu
vào. Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán.
Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp có thể không mua được hàng để bán.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả
hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh
nghiệp trên thị thị trường. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho
doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử
dụng vốn. Sở dĩ như vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng được căn cứ trên mức
tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ được cung ứng hết không còn
tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh. Mặt
khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có
thể mua hàng với giá rẻ hơn, như vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có
khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa
quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh
do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt
ngoài định mức … khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy
tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trường khi có nhu
cầu, mà muốn làm được điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt
hoạt động mua hàng.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay



từ khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt
hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp
không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị
giao chậm so với dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ l-
ưỡng số lượng và chất lượng hàng hoá trước khi giao nhận, sau khi giao nhận
về kho doanh nghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất
doanh nghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng,
doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận và uy tín của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp
có thể phải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới. Khi quản lí dự trữ, nhân
viên kho sẽ ảnh hởng đến khối lượng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh
tiếp theo hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị
hỏng hóc, không giữ được chất lượng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn
cho doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của
doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài
chính của doanh thuận lợi như việc thu hồi vốn nhanh…Do đó khi lập kế
hoạch mua hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó
sản phẩm cung ứng sẽ được tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ
đọng nếu có thì không đáng kể. Đồng vốn quay vòng nhanh. Mặt khác khi
doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua được hàng hoá
với giá rẻ hơn, được ưu tiên trong trường hợp hàng hóa khan hiếm hay nên
cơn sốt như vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí kinh doanh hay có thể
thu được lợi nhuận.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh
vực sản xuất hay nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trường cho doanh nghiệp có
hàng hoá để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các
đơn vị kinh doanh.
1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng.
a) Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng.



- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:
+ Chiến lược kinh doanh:
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động
kinh doanh của mình theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp
doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi của mình. Chiến lược kinh doanh
giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế
cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp
với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Do đó chiến lược kinh doanh
có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng
phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà
các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.
+ Kế hoạch chi tiết:
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị
phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt
hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có
đủ lượng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch
không hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về
vốn.
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường kinh doanh nhiều mặt
hàng. Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ
vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng
chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm
chí số lượng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu
thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt
hàng có sự chọn lựa.
Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần
phải trả lời câu hỏi:



Mua cái gì ? để trả lời được câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đư-
ợc nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là người bán cái khách
hàng cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có.
Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất
và đúng thời điểm nhất.
Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà
doanh nghiệp cần. Thông thường doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính
và một số nhà cung cấp phụ. Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trường
và giá cả.
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo
tình hình thị trường. Nếu mua được hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ
tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Mua với số lượng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán được
chính xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số
lượng hợp lí không thừa cũng không nên thiếu.
Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất
lượng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có được thứ tự ưu tiên.
Chính sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hướng dẫn chỉ đạo
trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng.
+ Kết quả tiêu thụ:
Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên
một kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước. Với mỗi
một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem
mặt hàng đó khả năng tiêu thụ như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì
nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng được một kế hoạch hợp lí hơn.
+ Các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng
đến công tác mua hàng của doanh nghiệp. Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động



mua hàng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây dưa
trong mua hàng, giảm được chi phí trong khâu mua. Mặt khác việc đảm bảo
tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp được các cơ hội trong các
thương vụ kinh doanh.
- Cơ sở vật chất kĩ thuật: Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu
doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm
bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh
hơn, tốt hơn … điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các
đối thủ cạnh tranh. Nhưng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ
làm mất cơ hội kinh doanh của mình.
- Nhân viên mua hàng:
Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại hành vi dễ sai
lầm nhất là mua hàng. Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết
quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ
thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người. Cho nên việc tuyển chọn nhân
viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh
doanh. Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng
được mà doanh nghiệp phải có sự lựa chọn. Một nhân viên thu mua giỏi phải
đảm bảo các tiêu chuẩn sau:
Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu
biết về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có
trách nhiệm đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh
nghiệp, hiểu về thị trường và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm đ-
ược chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm
trong thu mua.
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến
động trên thị trường về nhu cầu và giá cả.



Có khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố
có lợi cho đàm phán kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn được một
nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của
doanh nghiệp.
+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:
Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất
bại của quá trình mua hàng. Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua
hàng nên họ phải nắm rõ được về nhân viên, phải nắm rõ được khả năng của
từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả
năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn
- Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường:
Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua
hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu tiên hơn
trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và
dành nhiều điều khoản ưu đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi
tránh được tình trạng thủ tục rườm rà… Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp
trên thị trường có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua.
Ngoài ra còn có các nhân tố khác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình
độ tiến bộ khoa học kĩ thuật…đều có ảnh hởng đến công tác mua hàng.
b) Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình quản trị mua hàng.
- Nhà cung cấp:
Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của
doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo
khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng hàng
bán ra. Bởi đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt
hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong
trường hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng.
Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:



+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu
và để tránh bị ép giá.
+ Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả
năng cung ứng của người cung ứng.
- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:
Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong
mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân
vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây
dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến quá
trình mua hàng như: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng
biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng.
- Đối thủ cạnh tranh:
Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở
cả mua và bán. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh
nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh
trên thị trường là sự cạnh tranh về giá nên để thắng được đối thủ cạnh tranh
doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh
tranh, đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận được mà có mức giá nhỏ
hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo có lãi. Muốn
đưa ra được một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh
nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để
đảm bảo bán được với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi. Cạnh tranh không chỉ
thể hiện ở các doanh nghiệp thương mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa
các nhà cung cấp. Sự cạnh tranh này doanh nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các
nhà cung cấp luôn tìm cách đưa ra các điều khoản ưu đãi nhằm thu hút khách
hàng là các doanh nghiệp trở thành khách hàng của mình. Cho nên doanh
nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác
nhau để làm sao mua được hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác. Có
như thế mới đảm bảo thắng được các đối thủ cạnh tranh thông qua giá. Vì thế



nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì họ sẽ dễ
dàng thu hút được các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình.
- Các cơ quan nhà nước:
Các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều có ảnh hưởng đến
hoạt động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh
nghiệp đều có các cơ quan nhà nước và cơ quan địa phương theo dõi, kiểm tra
và giám sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của
mình. Một nhà quản trị giỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ
quan nhà nước mà ngược lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết
của họ về các vấn đề có liên quan tới mình đặc biệt là trong mua hàng. Thông
qua hệ thống cơ quan nhà nước, nhà quản trị sẽ tìm được nguồn cung ứng tốt
đảm bảo được mục tiêu mua hàng của mình. Hơn nữa cơ quan nhà nước còn
ảnh hưởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính
sách nh thuế … Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá cả
cao và ngược lại. Lúc đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí.
Đó là một số các nhân tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh
nghiệp, có những nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh được như-
ng cũng có những nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh
nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh được. Đối với những nhân tố
khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp
nhận nó. Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đường
cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng.
1.3.3 Phương hướng cơ bản nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị
mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ hàng hoá vì nếu
đầu vào không tốt thì khó có thể nói đến có hiệu quả ở đầu ra. Vì vậy doanh
nghiệp có thể đưa ra phương hướng nhằm nâng cao chất lượng công tác quản
trị mua hàng. Thực chất nâng cao công tác quản trị mua hàng là việc doanh
nghiệp phải đưa ra được các quyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiện



mang lại kết quả cao hơn trước đây đã làm. Nhà quản trị phải luôn đảm bảo
cho quá trình mua hàng theo đúng chương trình, mục tiêu đã định một cách
chủ động, ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng.
Doang nghiệp phải đưa ra quá trình mua hàng bao gồm: quá trình phân tích,
lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? mua của ai? Giá cả và các
điều kiện thanh toán như thế nào?…Phương hướng cơ bản nhằm nâng cao
công tác quản trị mua hàng là:
- Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bước trong quy trình mua hàng
bằng cách:
+ Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để
quá trình mua hàng được thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn. Xác định
chính xác số lượng, chủng loại, giá cả hàng hoá và nhà cung cấp hàng hoá cần
mua. Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ như: chuẩn bị kho tàng, chi phí và
lượng hàng hoá dự trữ.
+ Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ra
theo đúng kế hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồn
hàng ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hoá phục
vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu của
khách hàng.
+ Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo
cung cấp cho quá trình kinh doanh được tiến hành một cách thường xuyên
liên tục và không ngừng nâng cao chất lượng nguồn hàng.
+ Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa
học các hình thức, phương thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại
hàng, với nguồn lực của doanh nghiệp.
+ Tăng cường công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hoá tránh tình
trạng hàng hoá bị thất thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá. Xây dựng những
kho chuyên dùng cho từng loại hàng hoá.
- Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị.



Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lượng mua hàng bằng cách thông qua
đào tạo và đãi ngộ nhân sự. Cần phải đầu tư cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi
một cách có khoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang
kinh doanh.



CHƯƠNG 2:
KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA
HÀNG TẠI CÔNG TY BÁCH HOÁ SỐ 5 NAM BỘ.

2.1 VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BÁCH HOÁ SỐ 5 NAM BỘ
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một công ty kinh doanh tổng hợp,
nguyên là cửa hàng Bách Hóa Cửa Nam cũ. Công ty được thành lập tháng 5
năm 1954 trong nền cơ chế kế hoạch hóa tập trung, hoạt động kinh doanh
theo phưung thức hạch toán báo số. Nhiều năm liền cửa hàng bách hóa Cửa
Nam là lá cờ đầu trong ngành thương nghiệp quốc doanh của thủ đô.
Sau khi nền kinh tế nước ta có sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị
trường có sự quản lý của nhà nước. Để phù hợp với sự chuyển đổi đó ngày
30/3/1993, cửa hàng Bách hóa Cửa Nam được phép tách ra thành một doanh
nghiệp độc lập theo quyết định số 853/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội.
Với tư cách là một pháp nhân kinh tế, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có giấy
phép kinh doanh số 1050 (UBND), có vốn điều lệ là 530. 000. 000 VNĐ. Có
trụ sở, con dấu riêng và cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của
công ty. Công ty hoạt động và hạch toán độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm
về hoạt động của mình trước pháp luật khi tham gia vào các hoạt động kinh tế
xã hội.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã tìm hiểu và nắm bắt
xu hướng phát triển, hành vi mua bán của khách hàng và công ty nhạy bén mở
ra hai gian hàng siêu thị và một quầy thời trang tự chọn. Chỉ qua vài năm hoạt
động, siêu thị số 5 Nam Bộ đã rất phát triển và được đánh giá là một trong
những siêu thị lớn nhất Hà Nội. Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã
có một bề dày truyền thống hoạt động kinh doanh, tổ chức lãnh đạo. Hiệu



quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được nâng lên, thể hiện
thông qua việc đóng góp ngân sách nhà nước ngày càng tăng. Công ty đã lập
được nhiều thành tích suất sắc và được nhà nước tặng thưởng nhiều huân
chưung bằng khen, cờ thi đua của thành phố và sở thương mại
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
+ Chức năng của công ty:
Chức năng nguyên thủy của công ty khi mới thành lập là thực hiện các
hoạt động bán buôn, bán lẻ các loại hàng hóa vật phẩm tiêu dùng, ngày nay
công ty bách hóa hoạt động trong nền kinh tế thị trường nên chức năng của
công ty có sự thay đổi để phù hợp với cơ chế mới.
Chức năng rất quan trọng của công ty đó là: công ty là nhân tố trung gian
kết nối giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng, cung cấp cho khách hàng
những sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu cầu và sở thích của người tiêu
dùng qua đó thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa.
Chức năng thứ hai của công ty là hình thành hàng hóa dự trữ để góp
phần bình ổn thị trường, cân bằng cung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và
người tiêu dùng cả về mặt không gian, thời gian, bảo vệ và quản lí chất lượng
hàng hóa.
Chức năng thứ ba: là một mắt xích quan trọng trong mạng lưới thương
mại phân phối bán buôn và bán lẻ, do đó công ty còn có chức năng giao tiếp
phối thuộc với các bạn hàng, tạo nên nguồn thông tin về nguồn hàng thị
trường khách hàng, đồng thời phản hồi lại những thông tin từ thị trường tới
nhà sản xuất, để họ hoàn thiện sản phẩm và đưa ra sản phẩm mới phù hợp với
nhu cầu thị trường và đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.
+ Nhiệm vụ của công ty:
Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực thương mại,
Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy
nhanh tốc độ chu chuyển hàng hóa và dịch vụ tạo ra hiệu quả cao trong hoạt
động kinh doanh



Công ty phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà nhà nước giao cho như:
góp phần bình ổn thị trường hàng hóa giá cả, không để xảy ra các “cơn sốt”,
bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Ngoài ra công ty còn có một số nhiệm vụ rất quan trọng đó là phải có
nhiệm vụ bảo toàn và phát triển tài sản và nguồn vốn mà nhà nước giao cho,
thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước về nhà nước về quản lí tài
chính, kế toán đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước
2.1.3. Cơ cấu tổ chức:

GIÁM ĐỐC

Các Phó GĐ

Tổ chức Kế hoạch Kế toán
hành chính nghiệp vụ tài vụ

Khai Kế Kế
Bảo Hành Văn Kho toán toán
thác
vệ chính thư vận đơn kép
hàng

Quầy hàng
Siêu thị
gian ngoài

Chịu trách nhiệm lãnh đạo tổ chức quản lí điều hành mọi hoạt động của
công ty là Ban giám đốc đứng đầu là ông Lê Thanh Thủy, công ty còn có hai



phó giám đốc giúp việc. Một phó giám đốc phụ trách bán buôn, còn một phó
giám đốc phụ trách siêu thị. Giám đốc công ty do ủy ban nhân dân thành phố
Hà Nội ủynhiệm. Giám đốc là người tổ chức điều hành mọi hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty, vạch chiến lược sản xuất kinh doanh và ra các
quyết định cuối cùng thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của
công ty trước pháp luật và cu quan quản lí nhà nước. Phó giám đốc công ty là
người giúp việc giám đốc công ty và chịu trách nhiệm thực hiện các công việc
được phân công, ủy nhiệm và báo cáo kết quả các công việc được giao.
Các bộ phận nghiệp vụ chức năng:
- Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh
của công ty, theo dõi tình hình tài chính, phân tích thẹo dõi đánh giá lập kết
quả hoạt động tài chính để báo cáo với ban giám đốc công ty.
- Phòng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lược kinh
doanh sao cho có hiệu quả, phù hợp với thực tế thị trường. Nghiên cứu đánh
giá thị trường đối thủ cạnh tranh... để giám đốc đưa ra những quyết định kinh
doanh đúng đắn.
Riêng bộ phận kho vận: có nhiệm vụ tiếp nhận bảo quản, dự trữ hàng
hóa để hoạt động bán hàng của công ty có thể diễn ra thường xuyên liên tục.
- Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm quản lí về khâu nhân
sự, tuyển dụng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân
viên, bố trí sắp xếp vị trí công tác phù hợp năng lực của từng người. Phòng tổ
chức hành chính gồm 5 người:
01 trưởng phòng tổ chức duyệt lao động tiền lương.
01phó phòng làm công tác lao động tiền lương.
01chủ tịch đoàn làm công tác bảo hộ lao động, thi đua khen thưởng, chăm
sóc sức khỏe cán bộ công nhân viên.
01 làm công tác kế toán hành chính.
01 làm công tác văn thư lưu trữ.



- Tổ bán hàng: chịu trách nhiệm kinh doanh ở các quầy siêu thị. Đây là
những bộ phận đóng vai trò rất quan trọng vào sự thành công của công ty. Họ
là những người bán hàng, thu tiền, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng tạo ra
doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Họ là bộ mặt của công ty, là nền móng
văn hóa tổ chức công ty. Bên cạnh đó, những nhân viên của tổ bán hàng còn
có nhiệm vụ tiếp nhận những thông tin từ khách hàng và phản hồi lại cho ban
giám đốc công ty để có những kế hoạch, chính sách,quyết định kịp thời với
nhu cầu người tiêu dùng và tình hình thị trường nhằm mang lại hiệu quả kinh
doanh cao nhất.
Đây là mô hình quản lí theo kiểu trực tuyến, nó tạo ra sự năng động tự
chủ trong kinh doanh, các mệnh lệnh chỉ thị của ban giám đốc được sự truyền
đạt một cách nhanh chóng tới các bộ phận có liên quan.
2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Đặc điểm về phương thức và hình thức bán hàng:
Công ty kinh doanh tổng hợp nhiều loại mặt hàng kinh doanh khác
nhau đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của cá nhân và các tổ chức kinh tế xã hội
trong khu vực thành phố Hà Nội nhất là người dân nơi đặt cửa hàng của công
ty. Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp, mọi hoạt động của công ty
đều thực hiện theo kế hoạch mệnh lệnh của nhà nước do đó công ty không
chú trọng đến thị trường. Khi chuyển sang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ
mô của nhà nước, công ty phải tự hạch toán kinh doanh độc lập và tự chịu
trách nhiệm trước nhà nước về việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn được
giao thì vấn đề đặt ra là phải quan tâm đến thị trường, doanh thu, lợi nhuận.
Nếu hàng hóa mà công ty kinh doanh đươc thị trường chấp nhận thì công ty
sẽ tồn tại và có điều kiện thúc đẩy hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình và
ngược lại thì công ty sẽ không thể đứng vững hơn trên thị trường, cuối cùng
sẽ bị đào thải. Nhận thức được điều này, ban lãnh đạo công ty đã rất chú trọng
đến thị trường tiêu thụ của mình, hoạt động kinh doanh của công ty đều
hướng vào thị trường, công ty không chỉ kinh doanh những gì mà mình thích,



mà đã đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh trên cơ sở nhu cầu của người tiêu
thụ.
Trong điều kiện hiện nay, thị trường tiêu thụ của công ty Bách hóa số 5
Nam Bộ vẫn còn hạn hẹp chủ yếu phục vụ người dân thị trường lân cận. Điều
này chủ yếu là do có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Từ khi chuyển sang
nền kinh tế thị trường, các đối thủ cạnh tranh của công ty xuất hiện ngày càng
nhiều với nhiều hình thức khác nhau trong đó có những đối thủ có tiềm lực rất
lớn về tài chính.
Các đối thủ cạnh tranh này có thể là các doanh nghiệp nhà nước, doanh
nghiệp tư nhân, các liên doanh hay các hộ tiểu thương. Hàng hóa của họ rất
phong phú đa dạng, nhiều chủng loại kích cỡ, nhiều màu sắc phục vụ cho nhu
cầu tiêu dùng rất đa dạng và ngày càng cao của người tiêu dùng. Một điều bất
lợi nữa là các cửa hàng kinh doanh của họ lại nằm đan xen với cửa hàng của
công ty, có mặt ở tất cả các ngõ ngách trong thành phố, tập trung thành những
dãy phố thương mại chuyên kinh doanh một nhóm hàng hóa và rất thuận tiện
cho việc giao thông đi lại, chuyên chở hàng hóa. Về phía công ty, mặc dù trải
qua một thời gian khá dài kể từ khi hoạt động kinh doanh trong cơ chế mới
nhưng khi nhắc đến cửa hàng bách hóa người ta lại liên tưởng đến thời kì mua
bán theo tem phiếu nhất là người cao tuổi và người dân Việt Nam đã sống qua
thời kì bao cấp thì cửa hàng bách hóa dù lớn hay nhỏ thì thay cho việc mặc cả
mức giá theo ý muốn của mình thì khách hàng lại phải mua theo một mức giá
ấn định trước không biết là đắt hay rẻ. Đúng về mặt tâm lý thì bao giờ người
mua cũng muốn mua hàng rẻ hơn một chút dù rằng phần chênh lệch giá đó
chẳng đáng bao nhiêu. Điều này khó có thể thực hiện được ở các cửa hàng
bách hóa nhưng ở các cửa hàng kinh doanh bên ngoài thì dễ dàng thực hiện
được. Hơn nữa người tiêu dùng luôn mong muốn sự thuận tiện vì họ còn phải
kèm theo phương tiện, bởi vậy họ - đặc biệt là những người trẻ tuổi và những
người làm công sở -rất ngại phải gửi xe để vào mua một mặt hàng, thậm chí
có thể sẽ chẳng mua được gì mà lại phải mất tiền gửi xe. Do đó tất nhiên là họ



sẽ lựa chọn sự thuận tiện ở các cửa hàng bán lẻ rải rác khắp dọc đường hay
nhiều thời gian hơn thì có thể tìm đến các dãy phố thương mại nơi tập trung
đầy đủ các hàng hóa mà họ cần để tự do lựa chọn hàng hóa hay đi khảo giá
với sự phục vụ tận tình của những người bán hàng. Đồng thời cửa hàng của
công ty là cố định tại một điểm, nguồn lực tài chính là có hạn nên công ty
không thể mở cửa hàng kinh doanh ở các khu vực năng động khác để chiếm
lĩnh thị trường. Do đó thị trường tiêu thụ chính của công ty là các khu vực lân
cận xung quanh cửa hàng của công ty.
Tuy nhiên công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có lợi thế mà ít doanh nghiệp
khác có được đó là công ty đã kinh doanh hơn 40 năm, có nhiều bạn hàng và
khách hàng truyền thống, có mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương, có
đội ngũ lãnh đạo nhiều kinh nghiệm và trưởng thành trong kinh doanh. Là
một doanh nghiệp nhà nước do đó chất lượng và giá bán ra của công ty là tin
cậy. Thêm vào đó, công ty có cửa hàng kinh doanh rộng rãi bề thế được phân
thành nhiều quầy nằm tại nơi giao nhau của hai trục đường chính là đường Lê
Duẩn và Nguyễn Thái Học, do đó thuận tiện cho giao thông đi lại mua sắm
hàng hóa của khách hàng cũng như cho việc quảng cáo của công ty...
+ Đặc điểm về địa điểm kinh doanh:
Hà Nội là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của nhà nước với
số dân gần 3 triệu người. Các trung tâm ngoại giao, các văn phòng đại diện,
các tổ chức kinh tế,văn hóa, xã hội đều có trụ sở đặt tại Hà Nội. Hà Nội còn là
một địa điểm du lịch hấp dẫn, hàng năm thu hút hàng chục vạn lượt khách du
lịch trong và ngoài nước tới tham gia, học tập, công tác... Đây là khả năng
tiềm tàng to lớn về khách hàng có nhu cầu tiêu dùng đối với thị trường Hà
Nội. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty bách hóa số 5
Nam Bộ nói riêng nên biết khai thác tiềm năng to lớn này thì sẽ tạo nên doanh
thu đáng kể.
Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một đơn vị kinh doanh bán buôn,
bán lẻ của thủ đô Hà Nội. Công ty có một vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở hai



mặt tiền của phố Nguyễn Thái Học và Lê Duẩn ở giữa trung tâm thủ đô. Vị trí
này đã tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty.
+ Đặc điểm về thị trường:
Đây là điều kiện thuận lợi cho công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng
và các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội nói chung đó là trung tâm
kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của cả nước, là địa phương có tốc độ phát
triển cao với tốc độ tăng trưởng bình quân đạt gần 10%/ năm. Thu nhập của
người dân Hà Nội đứng thứ hai trong cả nước, chỉ sau thành phố Hồ Chí
Minh, điều này rất quan trọng bởi nó sẽ làm tăng đáng kể sức cạnh tranh của
thị trường, sức tiêu thụ của hàng hóa. Mặt khác, các yếu tố khác như: lạm
phát, thất nghiệp, sự phát triển của các hoạt động kinh tế đối ngoại,... ở mức lí
tưởng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thương mại.
Phải nói rằng, công ty đang hoạt động trong một môi trường kinh tế
đầy thuận lợi hơn hẳn các địa phương khác. Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát
triển đó đã đem lại cho công ty không ít khó khăn nhất định. Do sức mua của
thị trường lớn, khả năng thanh toán của người tiêu dùng cao nên công ty luôn
phải tìm kiếm những nguồn cung ứng có chất lượng cao phong phú đồng thời
công ty luôn gặp căn bệnh muôn thưở thiếuvốn kinh doanh, đặc biệt là vốn
lưu động.
Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với những hoạt động kinh doanh
không lành mạnh như: các hoạt động buôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng
giả...
+ Đặc điểm về lao động:
Hiện nay, Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao động. Đây là công
ty thương mại nên lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt động
mang tính chất thương mại, dịch vụ của công ty hoạt động bán hàng đòi hỏi
sự khéo léo, mềm mỏng. Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ, kho
vận, khai thác hàng. Số lao động có trình độ đại học là 49 người chiếm


QT092.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to QT092.doc

Similar to QT092.doc (20)

More from Luanvan84

More from Luanvan84 (20)

QT092.doc