Presentació del programa 'Compartim', de gestió del coneixement al Departament de Justícia, al Fòrum Catalunya - Club Excel·lència en la Gestió, a l'Ajuntament d'Esplugues de Llobregat - Presentation of the program 'Compartim', of knowledge management in the Ministry of Justice (Government of Catalonia) at Catalonia Forum - Club Excellence in the Management, in the Town Council of Esplugues de Llobregat

1. Programa Compartim de gestió del coneixement del de Gestió del Coneixement
II Jornada de Bones Pràctiques Departament de Justícia
Lacasets-KM © Departament de Justícia. CC BY-NC-ND 2.0
Compartim
Gestionant
el coneixement
a les organitzacions
Fòrum Catalunya – Club Excel·lència en Gestió
Jordi Graells jgraells@gencat.cat
Jesús Martínez jmm@gencat.cat
Esplugues de Llobregat, 5 de juny de 2008
Avís legal
Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la
distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que
se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín). La llicència completa es pot consultar a
http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca.
1

2. 2
A l’economia del coneixement...
USB Flash drive © Ambuj Saxena. CC BY 2.0

3. 3
... el coneixement és la variable clau
CC BY 2.0 – www.flickr.com/shiffaau/2199579559

4. ... per innovar tota mena de serveis
i productes
Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007
4

5. ... i, en canvi, les organitzacions tenen molta
Gestionar el
coneixement
per innovar
informació i coneixement infrautilitzats
www.flickr.com/oceanflynn/2142800130
5

6. Aleshores...
Cal afanyar-se
i introduir
noves formes
d’organització
que permetin
difondre’l i tractar-lo
Alba running 1 © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
eficaçment per
assolir més
productivitat
i satisfacció...
6

7. ... com fan algunes organitzacions ideals
Segons l’Institut Great Place, els trets de les millors organitzacions
per treballar-hi són: estabilitat laboral, rendibilitat, igualitàries, amb
poc absentisme, innovació, funcionament en equip i
treball col·laboratiu.
CC BY 2.0 www.flickr.com/wordridden/502586579
7 CC NC 2.0 www.flickr.com/rnyeua/1430089128

8. Miren el món d’una altra manera...
Consciència
Lideratge Seguretat de si mateix
Judici Treball en equip
Intuïció
Creativitat
Presa de decisions
Responsabilitat
Good-looking © Tifotter. CC BY 2.0
Implicació
RSS
8

9. ... fan un ús més intel·ligent de les TIC
www.flickr.com/oceanflynn/345173368
9

10. ... i saben que és barat treballar en xarxa
Internet
suprimeix
el cost
d’interaccionar
per formar
grups o per
unir-se als
existents.
CC BY 2.0 – www.flickr.com/thefangmonster/352439602
10

11. Com gestionar
el coneixement
a l’Administració?
11

12. Gestionar el
coneixement
per innovar
Stress Toy Brain © Kuroda. CC BY 2.0
Condicions per innovar
Creant coneixement
col·lectiu dins
l’organització:
estratègies i eines.
Mesclant-lo amb altre
coneixement: canvis
necessaris.
Compartint-lo amb
els altres: llicències
de difusió oberta
de propietat intel·lectual.
12

13. El document
digital és
alhora definitiu
i temporal,
que s’ha de
remesclar
per tornar
a ser un
document nou!
13

14. Afavorint la difusió del coneixement
Poder
Creativitat atrofiat de la
burocràcia
Grans
empreses
Creativitat tradicionals
cultural i de i entitats
coneixement gestores de
lliure drets
d’autors
30173-ni_web © MarkHaertl. CC BY-NC-SA 2.0
14

15. L’Administració
www.munimadrid.es
ha d’obrir els
drets d’explotació
de les seves
obres...
www.bcn.es/estadistica/catala/
dades/inf/guies/dte02.pdf
www.mcu.es
15

16. ... com s’esdevé en algunes institucions
Cd-rom. © Anton Peck.
CC BY-NC-ND 2.0
Edició de les publicacions de
l’Administració amb llicències
Creative Commons:
- Departament de Justícia
- EAPC
- Departament de Cultura
- ...
Que l’Administració reverteixi en la ciutadania
–persones i organitzacions– el coneixement
contingut en les seves publicacions i facilitar
© Departament de Justícia. CC BY
així la innovació (requisit essencial en el nou
marc social econòmic).
16

17. ... respectant
escrupolosament
drets d’imatge
i d’autor
17

18. I programar activitats
que facin més
competitius
els empleats,
emprant recursos
de la gestió del
coneixement
18

19. Les persones són la
Les organitzacions
principal variable necessiten fomentar el
de les organitzacions en la
societat xarxa coneixement com a
principal font de valor
competitiu
competitius els empleats
Fer més
programant formació
i mesurant els seus efectes en els
resultats de l’activitat
Desenvolupar els hàbits de
innovar, emprendre i col·laborar
invertint en eines col·laboratives
que propiciïn l’aprenentatge i el coneixement
19

20. ¿Com introduir
la gestió del
coneixement a
l’Administració?
20

21. Components
de la gestió del coneixement
Extret de la Guia de Gestió del Coneixement (CIDEM, 2003)
21

22. Dues perspectives
complementàries:
la perspectiva macro
22

23. On situar la gestió
del coneixement?
Cal situar la gestió del coneixement (GC) al lloc adequat:
1. Elements: persones, continguts, processos, tecnologia.
2. Gestió del coneixement intricada en el pla estratègic de l’organització.
3. Elaboració del Pla de gestió del coneixement
per a la organització. Qui té el coneixement,
quins valors ens distingeixen de la competència, ?
gestionar el coneixement de processos clau per a
l’organització, capturar i processar el coneixement
explícit i el tàcit. Comunitats de pràctica
4. Identificació de les competències clau per a
l’organització i les específiques de cada grup
professional. Amb el mapa de competències
per objectius. Pla estratègic de formació. Cadira5. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
23

24. En el cas del Departament de Justícia,
per exemple...
La GC ha de ser present al Pla estratègic de l’organització
Cal introduir els objectius de GC en el nivell màxim de planificació de l’organització. Per
exemple, el Pla del Departament de Justícia consta de 4 objectius estratègics,
resumidament: 1. Transformar el DJ en una organització eficient de serveis públics,
2. Modernitzar el servei d’Administració de justícia, 3. Considerar la política penitenciària
i de justícia juvenil com a política social, 4. Reforçar la utilitat social del dret català.
El primer objectiu estratègic es desplega en 7 objectius operatius, el setè dels quals és:
[...] «7. Promoure la transparència informativa i la comunicació als sectors interessats».
Aquest objectiu es completa així:
«...per ser Departament referent en el coneixement:
- Comunitats de pràctica
- Eines web com a instruments de coneixement
- Sistemes de coneixement jurídic a l’abast dels professionals
- Formació i recerca jurídica especialitzada»
24

25. Dues perspectives
complementàries:
la perspectiva micro
25

26. La pregunta clau del
directiu
26

27. Per què hauria
de funcionar?
Què hi guanyo?
27

28. Les dades principals
2008
28

29. Programa
Compartim
© Departament de Justícia. CC BY
Professionals
que col·laboren
i aprenen fent
29

30. 30

31. 31

32. 32

33. 33

34. Dades de participació (2008)
Tercer any d’evolució
- 15 Comunitats professionals vinculades a CoP
- 1.200 professionals
- 4 àmbits professionals
- 250 participants directes
- 27 grups de treball actius
- 14 e-moderadors
- 15 assessors externs per a cada CoP
34

35. Participació
15 Jornades anuals de bones pràctiques
- 1.200 professionals
- 60 ponents (externs i interns)
Línea de formació i d’assessorament externa
- IADE, UOC, UAB,etc.
35

36. Procés de treball
Primer semestre 2008
Activitat presencial
- 98 reunions presencials: 497 hores de treball.
- Mitjana de participació del 25%
Activitat en línia
- 800 persones donades d’alta a la plataforma de treball col·laboratiu.
- 12 % de participació (aportacions) del global dels col·lectius. Eines més
usades: blocs i fòrums de debat.
- Eines de multidifusió: blocs, intranet, web, altres canals (YouTube, Sclipo...)
36

37. I tot això
què està produint?
37

38. Nous productes de
coneixement
Noves respostes davant
de problemes que té l’organització
38

39. 14 solucions
a problemes
el 2007
39

40. 40

41. 41

42. 42

43. 43

44. 44

45. 45

46. 46

47. 47

48. 48

49. 27 noves respostes
i solucions per al
2008...
49

50. ... per a ser usades
i aplicades al lloc
de treball
50

51. Resum dels trets
distintius
51

52. Principals trets del programa
Compartim, de gestió del coneixement
En vies de consolidació com a experiència innovadora
a l'àmbit públic.
Procés d’evolució de tres anys:
de les barreres i obstacles...
a les turbulències...
després a la difusió i disseminació en l'organització...
... ara toca la qualitat i la institucionalització
(tercer/quart estadi del cicle evolutiu de les CoP)
52

53. Trets del programa
1. Orientació a la producció de coneixement aplicable
directament a l'organització
(comunitats de consecució versus comunitats
de capacitació).
2. CoP com a espais de referència professional:
- Antena
- Organització del know-how
- Consulta
53

54. Mapa de comunitats de pràctica
Comunitat de pràctica 15 comunitats
+ 250
e-moderador Grup de treball integrants
actius
+ 1.200
Reunions presencials Treball en línia
participants
Discussió
Difusió
Productes
Avaluació
54

55. 55
e-Catalunya: plataforma
de treball col·laboratiu per a
les comunitats de pràctica
del programa ‘Compartim’

56. Difusió interna i externa del programa
www.gencat.cat/justicia/bloc-emoderadors
56
http://gestioconeixement.blogspot.com

57. Indicadors per avaluar el programa
Indicadors d’activitat / procés de treball
1. Activitat en línia e-moderadors: connexió e-Catalunya (nre. visites), nre participacions al
bloc e-moderadors, nre participacions dins la CoP.
2. Activitat en línia de la CoP: connexions e-Catalunya (nre visites totals), nre membres
diferents connectats a e-Catalunya, percentatge de participació per eines, percentatge
de participació del col·lectiu de professionals dins la CoP.
3. Participació treball presencial: nre de sessions presencials, nre de participants totals,
nre de participants diferents
CC BY - www.flickr.com/photos/puntodevista/122614332
Indicadors de producció
• Nre de productes elaborats dins el termini previst
Indicadors d’impacte (productes elaborats els 2007)
QUANTITATIUS
• Nom del producte elaborat
• Tipus de difusió feta
• Nre aplicacions del producte: nre professionals que l’usen, nre estimat d’aplicacions,
impacte econòmic, altres tipus d’impacte...
QUALITATIUS
• Recull d'històries de persones a qui els ha millorat la praxi, opinions directives...
57

58. Aportacions
del programa
Compartim
58

59. Aportacions del Programa Compartim
Aspectes més importants:
1. Llista de control (checklist), per discriminar unitats que
ofereixen garanties per ser comunitats de pràctica (CoP).
2. Model de cicle de vida de les CoP. Tipus de CoP.
3. Indicadors per a cada estadi del model de cicle de vida de
les CoP. Classificació de les CoP.
4. Factors crítics d’èxit per al funcionament i supervivència
de les CoP a l’Administració pública.
59

60. Conclusions
1. És molt difícil que les comunitats esdevinguin madures ja que han
de ser conseqüència de canvis culturals i de valors molt
importants, que a l’Administració són particularment lents.
2. Els grups de professionals que treballin en CoP han de ser
exempts de conflictes laborals (salarials, processos selectius).
3. Participació d’expert extern i formació sobre TIC i comunicació.
4. Fixar reunions presencials, que generin cohesió per poder
treballar en línia després, i política d’incentius pública.
5. Doble benefici per a l’Administració. D’una banda, feina més
productiva i de més qualitat. De l’altra, el personal que hi
participa té més compromís institucional.
6. Aflorament del talent ocult.
7. Impuls als aprenentatges informals dins l’organització.
8. Alfabetització digital als col·lectius professionals.
60

61. I, per acabar,
una reflexió sobre
els factors clau
61

62. Factors clau
No és un programa barat.
Cal una política clara d’incentius.
Identificar bé els líders és fonamental.
En el procés no totes les CoP sobreviuen (multifactors
relacionats, però els referits al clima laboral són al capdavant)
Orientació a la producció però sense perdre de vista
dinàmiques professionals de capacitació de cada CoP.
Cal prestar atenció al procés d'implantació, i a qui es vincula.
És sostenible si hi ha mètriques que demostrin retorn a
l’organització.
Una paradoxa final: l’etapa d’èxit és la etapa del tancament.
62

63. Learning to fly
CC BY Rodrigo Sá www.flickr.com/photos/rodrigosa/2465650425
63

64. Creieu que
us pot ser útil
l’experiència del
programa
Joc-Trantrix © jordigraells. CC BY 2.0
Compartim?
64

65. 65
Gràcies
per l’atenció!
Joc-Trantrix © jordigraells. CC BY 2.0

66. Programa Compartim de gestió del coneixement del de Gestió del Coneixement
II Jornada de Bones Pràctiques Departament de Justícia
Fòrum Catalunya – Club Excel·lència en Gestió
Jordi Graells jgraells@gencat.cat
Jesús Martínez jmm@gencat.cat
Esplugues de Llobregat, 5 de juny de 2008
Avís legal
Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 2.5 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la
distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que
se'n citin els autors (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín). La llicència completa es pot consultar a
http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.ca.
66