1. MEKANISME KOMUNIKASIMEKANISME KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI OLEHDALAM ORGANISASI OLEH
TEAM SOP, PROJECT & AUDITTEAM SOP, PROJECT & AUDIT
Shield on Service - April 2009Shield on Service - April 2009
2. BENTUK KOMUNIKASI - 1BENTUK KOMUNIKASI - 1
TERHADAP CABANG/ UNIT BISNIS ( KOMUNIKASI HORIZONTAL )TERHADAP CABANG/ UNIT BISNIS ( KOMUNIKASI HORIZONTAL )
SOPSOP
HOHO
PTPT
CABANG -1CABANG -1
PMPM
AUDITAUDIT
CABANG -2CABANG -2
• e-Maile-Mail
khususkhusus
• ChattingChatting
• FaxFax
• TelephoneTelephone
• e-Maile-Mail
khususkhusus
• ChattingChatting
• FaxFax
• TelephoneTelephone
PENGOLAHANPENGOLAHAN
DATADATA
•DistribusiDistribusi
•VerifikasiVerifikasi
•PemeriksaanPemeriksaan
•PermintaanPermintaan
•KonfirmasiKonfirmasi
•KlarifikasiKlarifikasi
3. BAGAIMANA MELAKUKANNYA ?BAGAIMANA MELAKUKANNYA ?
TEAMTEAM
SOPSOP
UNITUNIT
KERJA - 1KERJA - 1
UNITUNIT
KERJA - 2KERJA - 2
UNITUNIT
KERJA - 3KERJA - 3
• Terdistribusi kesemuaTerdistribusi kesemua
pihak/ personil ?pihak/ personil ?
• Kualitas pemahaman ?Kualitas pemahaman ?
• Kualitas SOP ?Kualitas SOP ?
• Feed back ttg SOP ?Feed back ttg SOP ?
• Terdistribusi kesemuaTerdistribusi kesemua
pihak/ personil ?pihak/ personil ?
• Kualitas pemahaman ?Kualitas pemahaman ?
• Kualitas SOP ?Kualitas SOP ?
• Feed back ttg SOP ?Feed back ttg SOP ?
PROJECTPROJECT
MNGRMNGR
Tidak sulit
Sulit
TrainingTraining
TEAMTEAM
AUDITAUDIT
EvaluasEvaluas
i SOPi SOP
EvaluasEvaluas
i SOPi SOP
PemeriksaanPemeriksaan
PelaksanaanPelaksanaan
KetentuanKetentuan
PemeriksaanPemeriksaan
PelaksanaanPelaksanaan
KetentuanKetentuan
SOPSOPSOPSOP
•FaxFax
•e-Maile-Mail
•ChattingChatting
•Telp.Telp.
4. BENTUK KOMUNIKASI - 2BENTUK KOMUNIKASI - 2
TERHADAP TOP MANAGEMENT ( KOMUNIKASI VERTIKAL )TERHADAP TOP MANAGEMENT ( KOMUNIKASI VERTIKAL )
SOPSOP DIREKSI HOLDINGDIREKSI HOLDINGDIREKSI HOLDINGDIREKSI HOLDING
DIREKSI PT - 1DIREKSI PT - 1PROJECTPROJECT
MANAGEMENTMANAGEMENT
AUDITAUDIT
• DRAFT SOPDRAFT SOP
• PROJECT REPORTPROJECT REPORT
• AUDIT REPORTAUDIT REPORT
• DRAFT SOPDRAFT SOP
• PROJECT REPORTPROJECT REPORT
• AUDIT REPORTAUDIT REPORT
STEERINGSTEERING
COMMITTEECOMMITTEE
DIREKSI PT - 2DIREKSI PT - 2
DIREKSI PT - 3DIREKSI PT - 3
TEAMTEAM
FINALISASIFINALISASI
PENTINGNYA SCHEDULE TETAPPENTINGNYA SCHEDULE TETAP
6. Melakukan pemeriksaan proses pelaksanaan kerja maupunMelakukan pemeriksaan proses pelaksanaan kerja maupun
penyelenggaraan organisasi kerja serta melaporkanpenyelenggaraan organisasi kerja serta melaporkan
hasilnya kepada Top Management untuk dijadikan dasarhasilnya kepada Top Management untuk dijadikan dasar
dalam membuat keputusan strategis ataupun tindakandalam membuat keputusan strategis ataupun tindakan
managerial.managerial.
Melakukan pemeriksaan proses pelaksanaan kerja maupunMelakukan pemeriksaan proses pelaksanaan kerja maupun
penyelenggaraan organisasi kerja serta melaporkanpenyelenggaraan organisasi kerja serta melaporkan
hasilnya kepada Top Management untuk dijadikan dasarhasilnya kepada Top Management untuk dijadikan dasar
dalam membuat keputusan strategis ataupun tindakandalam membuat keputusan strategis ataupun tindakan
managerial.managerial.
Membangun komunikasi dua arah yang berorientasi padaMembangun komunikasi dua arah yang berorientasi pada
PROBLEM SOLVING sehingga didapat feedback sebagaiPROBLEM SOLVING sehingga didapat feedback sebagai
dasar penyempurnaan SOP yang sesuai dengandasar penyempurnaan SOP yang sesuai dengan
perkembangan & kondisi terkini perusahaan sertaperkembangan & kondisi terkini perusahaan serta
didapatkannya strategy jitu untuk meningkatkan efektivitasdidapatkannya strategy jitu untuk meningkatkan efektivitas
pemberdayaan personilpemberdayaan personil
Membangun komunikasi dua arah yang berorientasi padaMembangun komunikasi dua arah yang berorientasi pada
PROBLEM SOLVING sehingga didapat feedback sebagaiPROBLEM SOLVING sehingga didapat feedback sebagai
dasar penyempurnaan SOP yang sesuai dengandasar penyempurnaan SOP yang sesuai dengan
perkembangan & kondisi terkini perusahaan sertaperkembangan & kondisi terkini perusahaan serta
didapatkannya strategy jitu untuk meningkatkan efektivitasdidapatkannya strategy jitu untuk meningkatkan efektivitas
pemberdayaan personilpemberdayaan personil
Menyempurnakan/ melengkapi/ membuat SOP dan atauMenyempurnakan/ melengkapi/ membuat SOP dan atau
Kebijakan pada semua unit kerja secara bertahap denganKebijakan pada semua unit kerja secara bertahap dengan
memprioritaskan proses kerja yang paling berdampakmemprioritaskan proses kerja yang paling berdampak
terhadap kualitas Finansial atau Layanan.terhadap kualitas Finansial atau Layanan.
Menyempurnakan/ melengkapi/ membuat SOP dan atauMenyempurnakan/ melengkapi/ membuat SOP dan atau
Kebijakan pada semua unit kerja secara bertahap denganKebijakan pada semua unit kerja secara bertahap dengan
memprioritaskan proses kerja yang paling berdampakmemprioritaskan proses kerja yang paling berdampak
terhadap kualitas Finansial atau Layanan.terhadap kualitas Finansial atau Layanan.
Meningkatkan efektivitas sosialisasi SOPMeningkatkan efektivitas sosialisasi SOP
Melakukan pemantauan terhadap implementasi SOPMelakukan pemantauan terhadap implementasi SOP
Meningkatkan efektivitas sosialisasi SOPMeningkatkan efektivitas sosialisasi SOP
Melakukan pemantauan terhadap implementasi SOPMelakukan pemantauan terhadap implementasi SOP
APA YANG AKAN DILAKUKAN?APA YANG AKAN DILAKUKAN?
PEMBERDAYAAN PERSONILPEMBERDAYAAN PERSONIL
PEMBUATAN ATURANPEMBUATAN ATURAN
PEMERIKSAANPEMERIKSAAN
FEED BACK & REPORTINGFEED BACK & REPORTING
FUNGSIFUNGSIKEGIATANKEGIATAN
SOPSOP
SOP & PROJECTSOP & PROJECT
AUDITAUDIT
SOP & AUDIT & PROJECTSOP & AUDIT & PROJECT
7. BAGAIMANA MELAKUKANNYA?BAGAIMANA MELAKUKANNYA?
DataDataDataData
SOPSOPSOPSOP
AdaAda
PenyimpangaPenyimpanga
n dg resikon dg resiko
financial ygfinancial yg
significant ?significant ?
AdaAda
PenyimpangaPenyimpanga
n dg resikon dg resiko
financial ygfinancial yg
significant ?significant ?
StopStopStopStop
KlarifikasiKlarifikasi
ke unitke unit
terkaitterkait
KlarifikasiKlarifikasi
ke unitke unit
terkaitterkait
TidakTidak
YaYa
Jelas*)Jelas*)
StopStopStopStop
TidakTidak TerbitkanTerbitkan
KomentarKomentar
TerbitkanTerbitkan
KomentarKomentar
Jelas*)Jelas*)
• Ada ketentuan yg mendasariAda ketentuan yg mendasari
TanggapaTanggapa
n unitn unit
kerjakerja
TanggapaTanggapa
n unitn unit
kerjakerja
DapatDapat
DipertanggungDipertanggung
jawabkanjawabkan
TidakTidak
diterimaditerima
Doc.Doc.Doc.Doc.
TRAINNINGTRAINNINGTRAINNINGTRAINNING
StopStopStopStop
MNGT.MNGT.
POLICYPOLICY
MNGT.MNGT.
POLICYPOLICY
LaporanLaporan
ke Mngt.ke Mngt.
Up date/Up date/
buat SOPbuat SOP
9. APA YANG PERLUAPA YANG PERLU
didi WASPADAI &WASPADAI & didi HINDARI ?HINDARI ?
WASPADAIWASPADAIWASPADAIWASPADAI HINDARIHINDARIHINDARIHINDARI
• Pandangan negatif tentang FungsiPandangan negatif tentang Fungsi
Pengaturan, Kontrol & Audit.Pengaturan, Kontrol & Audit.
• Conflict of InterestConflict of Interest
• Sikap paranoid/ curiga atasSikap paranoid/ curiga atas
perubahanperubahan
• Pandangan negatif tentang FungsiPandangan negatif tentang Fungsi
Pengaturan, Kontrol & Audit.Pengaturan, Kontrol & Audit.
• Conflict of InterestConflict of Interest
• Sikap paranoid/ curiga atasSikap paranoid/ curiga atas
perubahanperubahan
•Perbedaan komitmen pada level TopPerbedaan komitmen pada level Top
Management tentang:Management tentang:
a.Kebutuhan atas penyesuaian/a.Kebutuhan atas penyesuaian/
penyempurnaan terhadappenyempurnaan terhadap
Aturan, Kontrol & Audit.Aturan, Kontrol & Audit.
b.Sikap dalam menanganib.Sikap dalam menangani
dampak dari perubahandampak dari perubahan
•Audit dengan pendekatan “KuantitasAudit dengan pendekatan “Kuantitas
Penyimpangan” seharusnya “KualiasPenyimpangan” seharusnya “Kualias
Problem Solving”Problem Solving”
•Punishment tanpa didahului denganPunishment tanpa didahului dengan
upaya pembinaanupaya pembinaan
•Perbedaan komitmen pada level TopPerbedaan komitmen pada level Top
Management tentang:Management tentang:
a.Kebutuhan atas penyesuaian/a.Kebutuhan atas penyesuaian/
penyempurnaan terhadappenyempurnaan terhadap
Aturan, Kontrol & Audit.Aturan, Kontrol & Audit.
b.Sikap dalam menanganib.Sikap dalam menangani
dampak dari perubahandampak dari perubahan
•Audit dengan pendekatan “KuantitasAudit dengan pendekatan “Kuantitas
Penyimpangan” seharusnya “KualiasPenyimpangan” seharusnya “Kualias
Problem Solving”Problem Solving”
•Punishment tanpa didahului denganPunishment tanpa didahului dengan
upaya pembinaanupaya pembinaan
10. DUKUNGAN APADUKUNGAN APA ygyg DIPERLUKANDIPERLUKAN drdr MANAGEMENT ?MANAGEMENT ?
MEYAKINKAN SELURUH KARYAWAN BAHWA :MEYAKINKAN SELURUH KARYAWAN BAHWA :
• PERUBAHAN DIBUTUHKAN PERUSAHAAN DAN JUGA AKAN BERMANFAATPERUBAHAN DIBUTUHKAN PERUSAHAAN DAN JUGA AKAN BERMANFAAT
BAGI SETIAP INDIVIDU DI DALAM PERUSAHAAN.BAGI SETIAP INDIVIDU DI DALAM PERUSAHAAN.
• PERUBAHAN MEMBUTUHKAN RESPON/ TANGGAPAN POSITIF DARI SETIAPPERUBAHAN MEMBUTUHKAN RESPON/ TANGGAPAN POSITIF DARI SETIAP
INDIVIDU DENGAN MELAKUKAN PENYESUAIAN BAIK DALAM SIKAP MAUPUNINDIVIDU DENGAN MELAKUKAN PENYESUAIAN BAIK DALAM SIKAP MAUPUN
CARA BERPIKIR.CARA BERPIKIR.
• SPIRIT DAN KEYAKINAN UNTUK BISA MELAKUKAN PERUBAHANSPIRIT DAN KEYAKINAN UNTUK BISA MELAKUKAN PERUBAHAN
MERUPAKAN KUNCI DARI KEBERHASILAN.MERUPAKAN KUNCI DARI KEBERHASILAN.
