1. VERHUIZEN:
LIJDENSWEG
OF
OPPORTUNITEIT?

2. Voorbereiding
Algemeen:
Een goede voorbereiding rendeert
- meer kwaliteit
- minder stress
Meten is weten!

3. Voorbereiding - timing
wanneer verhuizen?
- locatie ok?
- opslagplaats
- kantoren
- infrastructuur
- piek- en dalmomenten
- vakantie

4. Voorbereiding - verhuizer?
- in eigen beheer ?
- partners?
- externe verhuizer?

5. Voorbereiding - financieel
-voorzie tijdig een verhuisbudget
- maak een goede kostenraming
- inpakken
- markeren/signaliseren
- transportmiddelen
- voorzieningen personeel
- technische interventies tijdens verhuis
- technische interventies na verhuis

6. Voorbereiding - logistiek
Verhuisdraaiboek
- wat moet van A naar B?
- wanneer moet wat verhuisd worden?
- wie doet wat?

7. Voorbereiding – logistiek
Breng je collectie in kaart: wat verhuizen we?
- volumes/aantallen
- soorten
- grootte, gewicht
- kwetsbaarheid
- vindplaats

8. Voorbereiding - logistiek
Maak een risicoanalyse
- infrastructuur
- traject
- klimaat
- personeel

9. Voorbereiding – logistiek
Inpakken en wegwezen?
- stevige verpakking
- identificatie/registratie
- bonus: preserverende behandeling
- bonus: sanering bestanden/catalogus

10. Voorbereiding - personeel
leiding: veranderingsmanagement
- veranderingen introduceren
- veranderingen aankondigen
- intern en extern
- weerstand overwinnen (believers versus non-believers)

11. Voorbereiding - personeel
-inspraak kantooruitrusting
- vraag feedback
- inspraak kantoorinrichting
- vraag feedback

12. Voorbereiding - personeel
Impact op de reguliere taken
- stopzetten?
- dienstverlening terugschroeven?
- taken overdragen aan derden?

13. Voorbereiding - personeel
Op verkenning
- trajecten
- drempels
- doorlooptijden
- installaties
- liften
- sloten
- Beveiliging

14. Voorbereiding – personeel
Bonus: Teamwork
- opleiding?
- over de afdelingen heen
- over de hiërarchie heen
- taakverdeling

15. Voorbereiding – communicatie
Intern
-afdelingen van de organisatie
-medewerkers

16. Voorbereiding - communicatie
Extern
- 1 aanspreekpunt
- gebruikers
- Timing
- Input op concepten en plannen
- buurtbewoners

17. Uitvoering
1. Hou het initiatief in eigen handen
2. De opdrachtgever coördineert
3. Zorg voor back-ups
4. Voorzie een troubleshooter

18. Uitvoering - veiligheid
Personeel
- drempels
- oneffenheden
- gewicht
- fysieke overbelasting
- beschermende kledij, schoeisel
- EHBO

19. Uitvoering - veiligheid
Collectie/archief
- toezicht
- schaderegistratie

20. Uitvoering - communicatie
- centrale communicatie intern – extern
- telefoonnummers
- briefing - debriefing

21. Nazorg
Controles:
- plaatsing:
- alles aanwezig?
- op de juiste plaats?
- schade

22. Nazorg
Proefdraaien
- aangepaste werkprocessen/parcours
- nieuwe infrastructuur
- try-out met publiek/doelgroepen

23. Nazorg
Post-opening blues
- kinderziekten infrastructuur
- werkprocessen bijsturen

24. Grijp de kans
- betere condities voor archief/collecties
- optimalisering logistieke info
- nauwere samenwerking, nieuwe competenties
- grotere betrokkenheid van doelgroepen