Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen Stadsarchief Antwerpen
Situering stadsarchief Antwerpen <ul><li>FelixArchief: nieuw gebouw sinds 2006 (23 km van 33 km volzet) </li></ul><ul><li>...
Situering administratie stad Antwerpen <ul><li>Stedelijke back-office in 1 gebouw in 2010: denBell </li></ul><ul><li>Princ...
Selectiebeslissingen stadsarchief Antwerpen: ad hoc Ad hoc
Selectiebeslissingen stadsarchief Antwerpen: proactief met IBP Pro-actief
Doelstellingen IBP 2.0: multi-inzetbaar <ul><ul><li>Intern: </li></ul></ul><ul><ul><li>Goede digitale dossiervorming stimu...
<ul><ul><li>Digitaal archief => veel schaduwarchief </li></ul></ul><ul><ul><li>Wie beheert het unieke dossier?  </li></ul>...
2. Zelfredzaamheid van de archiefvormer <ul><ul><li>Zelf de beslissingen kunnen opzoeken </li></ul></ul><ul><ul><li>Zelf s...
3. Uitvoering Archiefdecreet <ul><ul><li>Archiefdecreet (o.v.v. uitvoeringsbesluit) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Verniet...
4. Actieve openbaarheid <ul><ul><li>IBP geeft aan waar documenten zich bevinden </li></ul></ul><ul><ul><li>Werking IBP mee...
Welke gegevens bevat een Informatiebeheersplan (IBP)?
1. ISAD(G) als basis <ul><ul><li>Archiefvormer ziet: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Beschrijving (=Titel) </li></ul></ul><...
2. Selectievelden  <ul><ul><li>Archiefvormer ziet: </li></ul></ul><ul><ul><li>Bestemming: Archiveren, Vernietigen of Selec...
3. Koppelingen  <ul><ul><li>Administratie zoekt op: </li></ul></ul><ul><ul><li>Lijst met IBP’s </li></ul></ul><ul><ul><li>...
Beschikbaar stellen van IBP: Records Management Toolbox
Problemen en oplossingen
Probleem 1: instabiliteit IBP’s <ul><ul><li>Instrumenten van de administratie vaak niet stabiel of niet bruikbaar om IBP’s...
Probleem 1: Instabiliteit IBP’s: Oplossing <ul><ul><li>IBP structureren dmv stabiele structuur: selectielijsten / function...
Functionele Classificatie
Probleem 2: zelfredzaamheid archiefvormer <ul><ul><li>Helpt het wel? Verloopt het vlotter? </li></ul></ul><ul><ul><li>Word...
Probleem 2: Oplossing: Extra zoekfunctie: mappenstructuren <ul><ul><li>Voordelen: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Herkenbaa...
 
Conclusie IBP 2.0 stadsarchief Antwerpen: Combineren van  goede, stabiele en onderhoudsvriendelijke structuur met werkbaar...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen

1,735 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,735
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
887
Actions
Shares
0
Downloads
25
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen

  1. 1. Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen Stadsarchief Antwerpen
  2. 2. Situering stadsarchief Antwerpen <ul><li>FelixArchief: nieuw gebouw sinds 2006 (23 km van 33 km volzet) </li></ul><ul><li>Digitaal depot (omvang + aangroei) </li></ul><ul><li>6 consulenten voor toezicht op archieven </li></ul>
  3. 3. Situering administratie stad Antwerpen <ul><li>Stedelijke back-office in 1 gebouw in 2010: denBell </li></ul><ul><li>Principes: </li></ul><ul><li>Werken “optimaal digitaal” </li></ul><ul><ul><li>Unieke digitale dossiers </li></ul></ul><ul><ul><li>Mappenstructuren </li></ul></ul><ul><li>Papieren archieven </li></ul><ul><ul><li>Statisch => stadsarchief </li></ul></ul><ul><ul><li>Semi-statisch => kelder den Bell </li></ul></ul><ul><ul><li>Vernietigen: op basis van bestemmingsaanvragen </li></ul></ul><ul><li>Informatiebeheersplannen in 2007 </li></ul><ul><ul><li>financiën, personeelsmanagement, integrale veiligheid </li></ul></ul><ul><ul><li>=> IBP 1.0 </li></ul></ul>
  4. 4. Selectiebeslissingen stadsarchief Antwerpen: ad hoc Ad hoc
  5. 5. Selectiebeslissingen stadsarchief Antwerpen: proactief met IBP Pro-actief
  6. 6. Doelstellingen IBP 2.0: multi-inzetbaar <ul><ul><li>Intern: </li></ul></ul><ul><ul><li>Goede digitale dossiervorming stimuleren </li></ul></ul><ul><ul><li>Zelfredzaamheid archiefvormers </li></ul></ul><ul><ul><li>Extern: </li></ul></ul><ul><ul><li>Uitvoeren archiefdecreet (nieuw) </li></ul></ul><ul><ul><li>Actieve openbaarheid (nieuw) </li></ul></ul>
  7. 7. <ul><ul><li>Digitaal archief => veel schaduwarchief </li></ul></ul><ul><ul><li>Wie beheert het unieke dossier? </li></ul></ul><ul><ul><li>Vermijden ad hoc beslissingen zonder overzicht dossiervorming </li></ul></ul><ul><ul><li>Automatiseren overdrachten en vernietigingen </li></ul></ul><ul><ul><li>Bewaking digitale veroudering </li></ul></ul>1. Goede digitale dossiervorming stimuleren
  8. 8. 2. Zelfredzaamheid van de archiefvormer <ul><ul><li>Zelf de beslissingen kunnen opzoeken </li></ul></ul><ul><ul><li>Zelf structureren van dossiers </li></ul></ul><ul><ul><li>Zelf dubbels opsporen </li></ul></ul><ul><ul><li>Zelf de dossierbeheerder detecteren </li></ul></ul>
  9. 9. 3. Uitvoering Archiefdecreet <ul><ul><li>Archiefdecreet (o.v.v. uitvoeringsbesluit) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Vernietigen op basis officiële selectielijsten </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Indien niet in lijsten => voorleggen commissies </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Registreren vernietigingen </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Gevolg: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Selectielijst = uitgangspunt voor structuur IBP </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Elke IBP beslissing gekoppeld </li></ul></ul></ul>
  10. 10. 4. Actieve openbaarheid <ul><ul><li>IBP geeft aan waar documenten zich bevinden </li></ul></ul><ul><ul><li>Werking IBP meenemen naar burgers </li></ul></ul><ul><ul><li>=> mogelijkheid om actieve openbaarheid te bevorderen, door publicatie IBP </li></ul></ul><ul><ul><li>=> Kennis over documentvorming vergroten </li></ul></ul>
  11. 11. Welke gegevens bevat een Informatiebeheersplan (IBP)?
  12. 12. 1. ISAD(G) als basis <ul><ul><li>Archiefvormer ziet: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Beschrijving (=Titel) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Toelichting (=Bereik/inhoud) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Datering </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ordening </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>beschrijvingen van IBP kunnen later gebruikt worden wanneer de dossiers daadwerkelijk overkomen </li></ul></ul><ul><ul><li>Stadsarchief ziet: ook andere ISAD-velden </li></ul></ul>
  13. 13. 2. Selectievelden <ul><ul><li>Archiefvormer ziet: </li></ul></ul><ul><ul><li>Bestemming: Archiveren, Vernietigen of Selecteren </li></ul></ul><ul><ul><li>Uitvoeringstermijn </li></ul></ul><ul><ul><li>Criteria: toelichting en voorschriften </li></ul></ul><ul><ul><li>Stadsarchief ziet: </li></ul></ul><ul><ul><li>Link naar selectielijst </li></ul></ul><ul><ul><li>Link naar bestemmingsaanvraag = goedkeuring </li></ul></ul>
  14. 14. 3. Koppelingen <ul><ul><li>Administratie zoekt op: </li></ul></ul><ul><ul><li>Lijst met IBP’s </li></ul></ul><ul><ul><li>Bedrijfseenheid/afdeling (= Archiefvormer) </li></ul></ul><ul><ul><li>Functie (= Functionele Classificatie) </li></ul></ul><ul><ul><li>Informatiesysteem </li></ul></ul><ul><ul><li>Digitale klassementen (zie verder) </li></ul></ul>
  15. 15. Beschikbaar stellen van IBP: Records Management Toolbox
  16. 16. Problemen en oplossingen
  17. 17. Probleem 1: instabiliteit IBP’s <ul><ul><li>Instrumenten van de administratie vaak niet stabiel of niet bruikbaar om IBP’s te ordenen: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mappenstructuren: instabiel </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Papieren archief: verouderd als uitgangspunt </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Organogrammen: instabiel, geen band met documentvorming </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Informatiesystemen: onbekend wat erin zit </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Procesmodellering: instabiel </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Productenbomen: instabiel </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Selectielijsten: stabiel maar onbekend en moeilijk </li></ul></ul></ul>
  18. 18. Probleem 1: Instabiliteit IBP’s: Oplossing <ul><ul><li>IBP structureren dmv stabiele structuur: selectielijsten / functionele classificatie </li></ul></ul><ul><ul><li>IBP is opvraagbaar via koppelingen (zie boven) </li></ul></ul>
  19. 19. Functionele Classificatie
  20. 20.
  21. 21. Probleem 2: zelfredzaamheid archiefvormer <ul><ul><li>Helpt het wel? Verloopt het vlotter? </li></ul></ul><ul><ul><li>Wordt het IBP gebruikt? </li></ul></ul><ul><ul><li>Is het niet onleesbaar? </li></ul></ul><ul><ul><li>Is het opstellen van IBP geen werkverschaffing voor archivarissen? </li></ul></ul><ul><ul><li>Is structuur IBP (selectielijsten) te begrijpen? </li></ul></ul><ul><ul><li>Terechte vragen! </li></ul></ul>
  22. 22. Probleem 2: Oplossing: Extra zoekfunctie: mappenstructuren <ul><ul><li>Voordelen: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Herkenbaarheid </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Niet theoretisch: dit is hun klassement </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Van hieruit rechtstreeks overdrachten en vernietigingen te monitoren </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Nadelen: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Vaak onstabiel </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Concept dossiervorming vaak niet goed gevolgd </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Onderscheid interne en primaire taken moet duidelijk zijn </li></ul></ul></ul>
  23. 24. Conclusie IBP 2.0 stadsarchief Antwerpen: Combineren van goede, stabiele en onderhoudsvriendelijke structuur met werkbaarheid en herkenbaarheid

×