Come scrivere email chiare ed efficaci, con tanti consigli di scrittura ed esempi pratici. Per diventare più professionale ed evitare conflitti.

1. CARO CLIENTE, TI SCRIVO!
EMAIL CHIARE, SEMPLICI ED EFFICACI
BIELLA, 13 NOVEMBRE 2015

2. Ciao,
sono Silvia e mi occupo dei contenuti
dei piccoli business.
www.silviasola.it
silvia.sola86@gmail.com
@orionevega

3. Se scrivi,
fatti leggere
(Domitilla Ferrari)

4. Gli errori più
comuni di
un'email?
troppo vaga
mescola argomenti diversi
scarica barile (es. vedi sotto, fai tu)
maleducata
inviata senza pensare
mandata senza allegati

5. Vantaggi
di un'email ben
scritta
comunica il messaggio senza
confusioni
viene letta con piacere
ti rende più professionale
evita conflitti

6. Come si scrive
un'email che si
fa leggere?

7. L'oggetto
PER PARTIRE BENE
è la prima cosa che il lettore vede.
L'oggetto deve darci un'anteprima del
contenuto dell'email, deve essere chiaro
e breve (massimo 60 caratteri).

8. L'oggetto
NO > Leggi qui, è URGENTE!
OK > Problema con la location per Paratissima.
NO > Incontro rimandato
OK > Incontro del 19/11 rinviato al 30/11
NO > Pagamento fattura
OK > Progetto Feel: fattura marzo

9. Il contenuto
SEMPLICE E CHIARO
Saluti
Informazione principale all'inizio
Dettagli
Saluti finali, firma
Specifica nel testo che tipo di risposta ti
aspetti!

10. Il contenuto
OGGETTO: Incontro per Paratissima 15/10
Ciao Oscar,
ti scrivo per sapere se possiamo incontrarci giovedì 15/10
alle 10.00 per discutere dello shooting per Paratissima.
Per l'appuntamento dovresti:
- portarmi l'elenco dei materiali per l'allestimento
- avere l'ok da Sabrina per la disponibilità della location
- preparare il brief per le modelle, così lo vediamo insieme
Aspetto una tua risposta.
A presto e buona giornata
Silvia

11. Il contenuto
OGGETTO: Incontro per Paratissima 15/10
Ciao Oscar,
ti scrivo per sapere se possiamo incontrarci giovedì 15/10
alle 10.00 per discutere dello shooting per Paratissima.
Per l'appuntamento dovresti:
- portarmi l'elenco dei materiali per l'allestimento
- avere l'ok da Sabrina per la disponibilità della location
- preparare il brief per le modelle, così lo vediamo insieme
Aspetto una tua risposta.
A presto e buona giornata
Silvia

12. I saluti
SEMPRE E COMUNQUE
L'email si conclude con saluti e firma.
Anche se ci stiamo lamentando.
Anche se siamo arrabbiati.

13. I saluti
NO
Le porgo i miei più cordiali saluti
Distinti saluti
Un abbraccio e un bacio
OK
Un caro saluto
Le auguro una splendida giornata

14. Scrivere un'email
IL DESIGN DEL TESTO
Organizza la comunicazione da un punto
di vista visivo e agevola la lettura a chi la
riceve.

15. Design dell'email
No ai muri di testo
No a contenuti troppo lunghi
No al MAIUSCOLO
No ad arcobaleni di colori
Sì a testi organizzati in paragrafi
Sì agli spazi
Sì ai punti elenco
Sì ai grassetti (usati con parsimonia)

16. Facciamo un esempio
Egregia Dott.ssa, vorrei presentarmi. Il mio nome è Pizza
Margherita, sono l'amministratrice di una grossa quantità di
prestigiosi siti sulla ristorazione e vorrei proporle una grande
opportunità collegata alla sua attività di food blogger, che
credo possa destare la sua attenzione. La mia offerta
consiste in uno scambio link gratuito con il suo sito
focacciafarcita.com o con qualunque altro dominio a sua
disposizione. Di sicuro le farà piacere sapere che ho molte
idee a proposito di uno scambio di link che sono certa sarà
vantaggioso per lei e che influirà positivamente sui suoi
ranking su Google. La prego di farmi sapere se è interessata
a ricevere ulteriori informazioni, o se ha qualunque altra
cosa da dire su questa proposta. Attendo una sua risposta,
Pizza Margherita

17. Facciamo un esempio
Egregia Dott.ssa, vorrei presentarmi. Il mio nome è Pizza
Margherita, sono l'amministratrice di una grossa quantità di
prestigiosi siti sulla ristorazione e vorrei proporle una grande
opportunità collegata alla sua attività di food blogger, che
credo possa destare la sua attenzione. La mia offerta
consiste in uno scambio link gratuito con il suo sito
focacciafarcita.com o con qualunque altro dominio a sua
disposizione. Di sicuro le farà piacere sapere che ho molte
idee a proposito di uno scambio di link che sono certa sarà
vantaggioso per lei e che influirà positivamente sui suoi
ranking su Google. La prego di farmi sapere se è interessata
a ricevere ulteriori informazioni, o se ha qualunque altra
cosa da dire su questa proposta. Attendo una sua risposta,
Pizza Margherita

18. Facciamo un esempio
Buongiorno Rossella,
mi chiamo Pizza Margherita e le scrivo per proporle uno
scambio di link gratuito con il suo sito focacciafarcita.com.
Gestisco diversi portali sul mondo della ristorazione e sono
certa che questa attività migliorerà la visibilità dei nostri siti.
In attesa di una sua risposta, le auguro una buona giornata.
Pizza Margherita

19. Consigli di
scrittura
per email

20. Usa frasi positive
Non esiti a contattarci
Ci contatti pure
La consegna in ritardo della merce non dipende da me
La consegna in ritardo della merce è dovuta a...
Non siamo interessati alla sua candidatura
Al momento il nostro staff è al completo
Non si preoccupi
Stia tranquillo
Non dimenticarti di portare i biglietti da visita
Ricordati di portare i biglietti da visita

21. Elimina gli avverbi in -mente
Ovviamente noi facciamo tutto il possibile per mantenere
alta la qualità del prodotto.
Probabilmente si sarà sbagliato il mio collaboratore.
Consegneremo sicuramente in tempo.
Evidentemente non ha letto il regolamento.

22. Scrivi semplice 1/2
1. Con la presente desidero comunicarLe che in data odierna...
(burocratico)
Le scrivo per informarla che oggi...
2. Ehilà, come ti butta :)? Non ci conosciamo di persona ma ho
pensato di scriverti per farti una proposta interessantissima :D :D :D.
(troppo informale)
Buongiorno Eva, mi presento: sono Claudio e la contatto per...
3. Gentile cliente, desideriamo presentarti la nostra esclusiva
gamma di prodotti, che sono ad un prezzo imbattibile solo per
poche ore e solo per te. (markettaro)
Gentile Osvaldo, desideriamo presentarti la nostra offerta a te
riservata: un ingresso SPA a soli 35,00€, invece di 50,00€.

23. Scrivi semplice 2/2
4. Il progetto fa parte di una più ampia strategia di digital marketing
volta a migliorare le performance ed avere un ROI della mission pari
al 7%. (eh?! azidenalese)
Il progetto mira a far crescere il business con dei ritorni del 7%.
5. Sono orgogliosa di fare parte di questo bellissimo gruppo e sono
certa che la grande professionalità di ognuno di noi saprà far
spiccare le ali a questa azienda, già leader di settore. (referenziale)
Sono contenta di far parte del gruppo e di crescere insieme ad
ognuno di voi.

24. Diventa preciso
Ciao a tutti,
facciamo pausa pranzo insieme?

25. Diventa preciso
Ciao a tutti,
facciamo pausa pranzo insieme?
Re: Io ci sono! Re: Io non credo. Re: Dove si va? Re: A che ora?
Re: Possiamo andare alle 13.14? Re: Viene anche quella tua
collega carina? Re: Andiamo a mangiare in quel posto nuovo che
hanno aperto? Re: Solo se non si mangia carne.

26. Suddividi gli argomenti
Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Piano
editoriale per progetto Vacanze Giovani a Biella
Ad ogni email il suo contenuto. Se devi chiedere qualcosa di diverso
scrivi un'altra email

27. Dubbio: uso il tu o il lei?
Meglio partire con il "lei" se non conosci la persona a cui ti rivolgi o
sai che la persona in questione ricopre un ruolo di un certo livello.
Se il contesto ti sembra informale, puoi comunque incominciare
dando del tu.
Evita l'impersonale.
Come dice la parola stessa, è impersonale :)
Esempio: si comunica che, si pensava di procedere così...

28. Ricapitoliamo
CONSIGLI DI SCRITTURA
Usa frasi positive
Elimina gli avverbi in -mente
Scrivi semplice
Diventa preciso
Suddividi gli argomenti
Dai del tu/lei a seconda del contesto

29. Rispondere ad
una lamentela

30. Esempio
Buongiorno,
ho comprato una settimana fa una sciarpa per il compleanno di mia
sorella ma, nonostante abbia richiesto la consegna in 48 ore, il
pacco non è ancora arrivato! Il compleanno è OGGI! Grazie alla
vostra incompetenza non potrò più regalarle quella sciarpa che
tanto desiderava e dovrò ripiegare su un altro prodotto, spendendo
altri soldi e sprecando tempo!
Splendido.
Auguro almeno a voi buona giornata.
Stefania

31. Esempio
Buongiorno Stefania,
ci dispiace per l'accaduto e che il regalo di compleanno di tua
sorella non sia arrivato in tempo.
Abbiamo verificato e ci sono stati dei ritardi delle consegne da parte
del nostro corriere. Una volta ricevuto il pacco potrai effettuare il
reso gratuito, seguendo questi passaggi (link).
Per farci perdonare, abbiamo pensato ad uno sconto di 20,00€ che
potrai usare per il tuo prossimo acquisto.
Ecco il codice sconto da inserire nel carrello: XYZ999.
Rimaniamo a disposizione per ulteriori informazioni.
Caterina

32. Concetti chiave
RISPONDERE AD UNA LAMENTELA
Chiama chi ti ha scritto per nome
Riporta dei dettagli personali
Chiedi scusa
Attivati per risolvere il problema
Dai un benefit

33. Dire di no

34. Esempio
Buongiorno,
la ringrazio per avermi contattata e per i complimenti che mi ha
rivolto.
Attualmente sono molto impegnata e non ho tempo di seguire un
altro progetto, per quanto molto interessante.
Certa che capirà, la saluto e le auguro buona giornata.
Annamaria
fonte: http://cpiub.com/2015/09/email-costruire-relazioni/

35. Esempio
Serena, grazie per avermi scritto, mi fa molto piacere che apprezza il mio
lavoro.
Penso sia molto interessante il progetto che vuole portare avanti e sono
sicura che troverà il modo renderlo utile per tutte le famiglie e i bambini
con i quali verrà in contatto.
Io fino alla fine dell’anno ho pianificato alcune attività che mi richiedono
impegno e tempo, perciò non riesco proprio a inserire anche il lavoro che
mi propone. Se vuole, le fornisco il nome di una persona che come me si
occupa di contenuti e della quale ho piena fiducia. Non ho la sua agenda a
disposizione, ma potrebbe chiederle se è disponibile.
La ringrazio e le auguro buon tutto,
Annamaria
fonte: http://cpiub.com/2015/09/email-costruire-relazioni/

36. Concetti chiave
DIRE DI NO
Chiama chi ti ha scritto per nome
Riporta dei dettagli personali
Evita le formule standard
Se puoi offri una soluzione alternativa

37. Presentarsi

38. Esempio formale
Gentile Mario Rossi,
mi chiamo Silvia Sola e sono una copywriter freelance che aiuta i piccoli
business a comunicare in maniera strategica.
La contatto perché ho letto la sua offerta lavorativa e credo di essere la
persona adatta a lei. Credo nel valore delle relazioni, nella scelta
intelligente delle parole, nelle emozioni. Non mi piace tutto ciò che è
markettaro e poco concreto.
Allego a quest'email una piccola presentazione dove potrà visionare
qualcosa in più sul mio lavoro e sui servizi che offro. La invito inoltre a
visitare il mio blog (link) per vedere come scrivo e per leggere le
testimonianze di chi ha lavorato con me.
La ringrazio per l'attenzione e rimango a disposizione per ulteriori
informazioni.
Cordiali saluti.
Silvia

39. Esempio informale
Buongiorno Beniamino,
piacere di conoscerti. Mi chiamo Silvia Sola, sono una copywriter freelance
che aiuta i piccoli business a comunicare in maniera strategica.
Ti contatto perché ho visto la tua proposta lavorativa e penso di essere la
persona che fa al caso tuo.Credo nel valore delle relazioni, nella scelta
intelligente delle parole, nelle emozioni. Non mi piace tutto ciò che è
markettaro e poco concreto.
Allego a quest'email una piccola presentazione dove potrai visionare
qualcosa in più sul mio lavoro e sui servizi che offro. Ti invito inoltre a
visitare il mio blog (link) per vedere come scrivo e per leggere le
testimonianze di chi ha lavorato con me.
Se vuoi avere maggiori informazioni non esitare a scrivermi.
Grazie per l'attenzione e a presto.
Silvia

40. Concetti chiave
PRESENTARSI
Manda l'email alla persona giusta
Vai dritto al punto (chi sei, cosa fai)
Evita di sbrodolare
Invita ad approfondire le tue
competenze (cv, presentazione, sito)

41. Consigli finali
Rileggi SEMPRE prima di premere il tasto invio.
Dedica il giusto tempo alle email.
Fai attenzione agli allegati.
Se l'email non funziona, alza il telefono.
Se hai Gmail abilita l'opzione "annulla invio"

42. Risorse
ilmestierediscrivere.com
aanelli.it
pennamontata.com
Lezioni americane di Italo Calvino

43. Grazie!
www.silviasola.it
silvia.sola86@gmail.com