Fylkeskommunalt samarbeid

1. Digital forvaltning, samhandling og innbyggerdialog i kommunen. 1. Litt om vår IKT-strategiHva jobber vi etterHvordan jobber vi2. Fylkeskommunalt samarbeid – FOT-prosjektetBakgrunn Metode og organisering av forprosjektet Erfaringer og resultater av forprosjektet Etablering og organisering av samarbeidet - hovedprosjektet Lillehammer, 27. januar, 2010 Øystein Windingstad Prosjektleder og rådgiver IKT/OU Oppland fylkeskommune

2. Først litt skryt

3. Styrende dokumenter

4. Politiske føringer for fylkesrådmannens gjennomføring av RHP 2010 En åpen og effektiv organisasjon Åpen organisasjon med høy etisk standard Lærende organisasjon med dialog som arbeidsform Attraktiv, inkluderende og helsefremmende arbeidsplass God og effektiv drift Økt deltagelse i internasjonale samarbeidsprosjekter

5. Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument, våre føringer:

6. Litt om vår IKT-strategi IKT-strategiplan fra 2005 – 2008 er under fornying Ny IKT-strategi for Oppland fylkeskommune 2010-2014

7. Utfordringsområder Nettverksutfordringer, økende trafikk Sikkerhetsforståelse hos brukerne Ressurser og kompetanse i fagenheten Økende behov for god digital kompetanse hos brukerne Mer utstyr og økende avhengighet til PC og Internett Integrasjoner og automatiserte arbeidsprosesser

8. Det var en gang –noen som hadde så inderlige ønsker om å vinne rådmannen og hele fylkeskommunen.Eventyret om FOTeladdene….

9. Hva er FOT Fylkeskommunal Optimal Tilpasning Et fylkeskommunalt samarbeidsprosjekt mellom Finnmark, Nord-Trøndelag, Hordaland, Vest-Agder, Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland fylkeskommune.

10. Hvordan startet det hele? Vi har alle DocuLive eller P360 som saksbhandler/sak-arkiv-løsning fra Software Innovation Første samarbeidsprosjekt var integrasjon skolesystemer, Rett I Mappa, 2005 Første fylkeskommunale forum på Hurtigruta mai 2006 På fylkeskommunalt forum i 2008 inviterte Nord-Trøndelag til felles forprosjekt Forberedende møte på SI brukerforum 2008 Forprosjekt FOT 4.0 etablert på møte i Stjørdal 1. oktober, 2008

11. Formålet med forprosjektet – oppgaven Definere en fylkeskommunal bransjeløsning, beste praksis, som ønskes som en fylkeskommunal standard i 360 4.0. Seks områder; arkiv, saksbehandler, møte og utvalg, sikret sone, SOA/integrasjoner og teknisk infrastruktur. I tillegg vurdere nye muligheter Prising av denne bransjeløsningen i forprosjektrapport

12. Avtaler Oppland ble valgt som ”vertsfylke”. Likelydende avtaler med alle samarbeidsfylkene En avtale med SI

13. Dilemma Kort og veldig hektisk prosess – ferdig til jul - eller ta ”den tida vi trenger”. Oppstart og Arbeidsmøter Evaluering forberedelse Presentasjon og godkjennelse Oktober November Desember Januar 1. 5. 6. 11. 12. 18. 19. 26. 27. 2. 8. 22. 23. Rapport Oppgaven Nye muligheter - kurs Arkiv - Sb MU – Sikret SOA -Teknisk Evaluering MU2 Pres og godkjennelse sone infrastruktur

14. Prosjektplan Prosjektplan

15. Prosjektetorganisering Styringsgruppe Bjørn Sakariassen Ntfk Svein Åge NottveitHfk Ann Karin Lien Ffk Knut Nerland Ntfk Prosjektledelse Øystein Windingstad FK Arild Hofland Konsulenter/rådgivere Bjørg Rivenes Skogås, SI Arne Magne Håvardstun, SI AM 1 AM 2 AM 3 AM 4 AM 5 AM 6 AM 7 AM 8 AM 9 AM 10 DELTAKERE Finnmark fylkeskommune Vest-Agder fylkeskomm Nord-Trøndelag fylkeskom Sør-Trøndelag fylkeskomm Hordaland fylkeskommune Oppland fylkeskommune Vestfold fylkeskommune og Software Innovation Arkiv Stein Eriksen MU Ann-Karin Mellingen Teknisk Infrastruktur Glenn Paulsen Integrasjoner SOA Glenn Paulsen Saksbehandling Evy Bakke Sikret sone Stein Eriksen MU 2 Ann-Karin Mellingen Kurs SI Koordinering og kvalitetssikring Nye muligheter SI

16. Rapport fra delprosjektleder og rådgiver etter hvert arbeidsmøte –

17. Rapporter 6 delrapporter og en hovedrapport ved prosjektslutt Sluttrapport klar 22. januar, 2009.

19. Statistikk 136 dagsverk er lagt ned fra samarbeidsfylkene og i tillegg kommer reiser og opphold og arbeid ”hjemme”. = 19,5 dagsverk/arbeidsmøter/møter pr. fylkeskommune. Gjennomført 10 rene arbeidsmøter med til sammen 110 deltakere = 11 deltakere i snitt pr arbeidsmøte < 2 deltakere i snitt pr arbeidsmøte fra hver fylkeskommune

21. Til sammen 93 punkter er vedtatt innarbeidet i standarden

22. Av disse vil 46 være punkter som innarbeides i SI Core SP3, 4 og X

23. 47 punkter må programmeres og har blitt priset

26. Felles konfigurasjon/oppsett og implementering og bruk av sak- og arkivsystem

27. Bygget uunnværlig og verdifull kompetanse

28. Viktig erfaringsutveksling knyttet til arbeidsprosessene og 360 v.4.0

30. Samarbeidsavtalen Beslutning om å gå videre med FOT 2 tatt i hver enkelt fylkeskommune, unntatt Hordaland. Konstituerende møte, 30. mars, i Tromsø; Enighet om; -struktur - organisering og avtaler -framdrift -nye områder for fylkeskommunal standard Samarbeidsavtalen signert 29. mai. Samarbeidsfylkenes deltakelse i samarbeidet er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse. Samarbeidet forutsetter at samarbeidsfylkene bidrar så likt som mulig i forhold til ressursbruk og egeninnsats, og de skal ha samme økonomiske forpliktelser og rettigheter i samarbeidet.

31. OrganiseringFOT 2 styret Lokal Styrins-gruppe Lokal Styrings-gruppe Lokal Styrins-gruppe Lokal Styrins-gruppe Nord-Trøndelag Solveig Bigset Finnmark Ann Karin Lien Sør-Trøndelag Stein Eriksen Oppland vertsfylke Øystein Windingstad Vestfold Harriet Marie Terjesen Vest-Agder Sølvi T Wikstøl Styret Oppland Vestfold Vest-Agder Nord-Trøndelag Finnmark Sør-Trøndelag Delprosjekter

33. FOT delprosjekter og framdrift NÅ

34. Testing uke 43 og 44. På Lillehammer

35. Test-team Administrator: Stein, Knut, Mona, Stig, Harriet, Grethe, Torkild Mandag 19. okt. SI: Bjørg, Torleif. Arkiv: Stein, Solveig, Grethe, Harriet, Torkild, Knut, Stig, Solveig (Lier) SI: Bjørg, Torleif, Arne Magne (Marte og Tore) Mandag 19. og tirsdag 20. okt. Saksbehandler Knut, Siri, Ann Karin, Gøril, Harriet, Torkild, med Sikret Sone: Solveig, Tormod, Anita, Stein SI: Bjørg, Gunnar, Arne Magne Tirsdag 20. og onsdag 21. okt. Møte og Utvalg:Ann-Karin, Anita, Siv, Gudrun, Tormod, Marit, Ann Karin, Knut SI: Bjørg, Gunnar Onsdag 21. og torsdag 22. okt.

36. Fylkeskommunalt samarbeid

40. Oppgaver FOT 2 Utvikling av SI Core FK v 1.0 Arbeidsflater - Enda enklere Outlook-grensesnitt. 360 og Sharepoint Integrasjoner – Rett i Mappa fase 2. Venter tilbakemelding fra alle Sikret sone trinn 2, tilgangsstyring. Øystein sjekker med Petter Elektronisk avlevering til depot Opplæring og kompetansebygging. Innhold, metode erfaringer. Publisering (Offentlig Journal) Politisk agenda PA – KFI) og publisering på Internet Forenklet dokumentproduksjon MU Papirløst byråd - One-note adapter 360-Prosess - Prosesstøttet saks-behandling/predifinert arbeidsflyt – MS Workflow Samhandling/prosjektrom arkivering av prosjektdokumenter Kontrakter, administrasjon og oppfølging Dokumentarkiv for styrende dokumenter inkl. revisjonskontroll Ledelsesrapportering OM(SA)

41. FOT 2er i gang Fylkeskommunal Optimal Tilpasning fase 2 Nettverk for deling av kompetanse og økt kunnskap, fokus og utvikling. ”Sammen er vi enda klokere”.