Noark 5 Sandnes 100303

1,589 views

Published on

Presentasjoner fra Roadshow i Sandnes 3. mars

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,589
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
102
Actions
Shares
0
Downloads
19
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Noark 5 Sandnes 100303

  1. 1. Noark 5: innhold og konsekvenser<br />Seminar om digital forvaltning, samhandling og innbyggerdialog – Sandnes 3.3.2010<br />Ingeborg Motzfeldt<br />Riksarkivet, Seksjon for elektronisk arkivdanning<br />
  2. 2. Riksarkivarens forskrift, kapittel IX<br />§ 2-1.Generelle systemer for journalføring og arkivering <br />Journalføring av elektroniske saksdokumenter skal som hovedregel skje i et system som følger kravene i Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren, jf. Arkiv-forskriften § 2-9. Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring iht. arkivforskriften § 2-6 og § 2-7 er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende. <br /> Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i Noark-standarden og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet.  <br />
  3. 3. Riksarkivarens forskrift, kapittel IX<br />§ 2-2.Spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner<br />For spesialiserte fagsystemer som har funksjoner for journalføring og arkivering av saksdokumenter, kan det gjøres unntak fra bestemmelsene i § 2-1 dersom systemet er blitt utformet før disse bestemmelsene iverksettes, eller dersom det av andre grunner er urimelig å stille krav om at Noark-standarden skal følges fullt ut. Slike unntak må godkjennes av Riksarkivaren for det enkelte system, jf. meldeplikten i § 4-1. <br />
  4. 4. Noark 5 versjon 2.0<br />Versjon 1.0 publisert i juni 2008<br />Versjon 2.0 publisert i april 2009<br /><ul><li>Endringer i kapittelinndelingen
  5. 5. Renummerering av kravene
  6. 6. Tre typer krav: </li></ul>O (obligatorisk)<br />B (betinget obligatorisk)<br />V (valgfritt) <br /><ul><li>En del krav er endret fra O til B
  7. 7. Noen krav er endret fra O/B til V
  8. 8. Noen nye krav, noen krav har gått ut
  9. 9. Noen endringer i metadatatabellene</li></ul>Men ingen endringer som berører det prinsipielle innholdet<br />
  10. 10. Noark-5: Fra spesifikasjon til standard<br />Noark 5 er ikke en kravspesifikasjon, men en standard(Norsk arkivstandard).<br />Den nye standarden stiller færre detaljerte og obligatoriske krav til funksjonalitet og innhold i et sakarkivsystem, både når det gjelder saksbehandling, sikkerhet og arkivering.<br />Standarden beskriver ikke en konkret løsning, men definerer rammer.<br />Det vil derfor ikke gi mening å kontakte en leverandør og si at man ønsker en Noark-5-løsning og bare vise til standarden.<br />Må selv utforme en kravspesifikasjon.<br />
  11. 11. Noark 5: åpning for fagsystem<br />Noark skal være åpen slik at alle typer arkivdanning skal kunne håndteres, ikke bare tradisjonelle sakarkiver. <br />Sentrale saksbehandlingsløsninger i kommunen kan fra et arkivståsted deles i 3 hovedgrupper.Inndelingen er basert på kravene i arkivforskriften om Noark-standardens anvendelse:<br /><ul><li>Generelle saks- og arkivløsninger .
  12. 12. Saksbehandlings- og fagsystemer for spesialiserte fagområder.
  13. 13. Generelle databaser og registre, og dokumenthåndterings-systemer som ikke har funksjoner for journalføring av post.</li></li></ul><li>Noark 5: arkivstandard i tre lag<br />Den indre kjernen:Grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. O- og B-krav.<br />Den ytre kjernen:Kjernens krav til eksterne moduler. Funksjonalitet som kan styres utenfra, men som påvirker innholdet i kjernen.Hovedsakelig O- og B-krav.<br />Den indre og ytre kjernen utgjør til sammen Noark 5 kjerne.<br />Noark 5 komplett:Eksterne moduler. Nesten bare V-krav.<br />
  14. 14. Noark 5 indre kjerne<br />Noark 5 kjernen inneholder grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering.<br />Hovedfunksjonene ligger innen<br /><ul><li>Arkivstruktur
  15. 15. Metadata
  16. 16. Regelverk for arkiv</li></ul>I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen:<br /><ul><li> Datafangst
  17. 17. Søking / fremhenting / vising
  18. 18. Administrasjon av kjernen
  19. 19. Bevaring og kassasjon
  20. 20. Avlevering</li></li></ul><li>Noark 5 ytre kjerne<br />For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystem, må den stille noen krav til de aktuelle systemene som skal benyttes.<br />Mellom Noark 5 indre kjerne og aktuelle fag- og forvaltningssystemer ligger det en det et lag vi kaller ytre kjerne.<br />Her finnes kravene Noark 5 stiller til eksterne moduler / systemer.<br />
  21. 21. Noark 5 kjerne<br /><ul><li>Fungerer ikke alene, har ikke noe brukergrensesnitt
  22. 22. Må integreres med andre komponenter for å kunne fungere som et helhetlig system
  23. 23. Skal kunne inngå i alle typer løsninger for elektronisk arkivdanning:
  24. 24. Sakarkiv (generelle arkivsystemer)
  25. 25. Fagsystemer med saksdokumenter
  26. 26. Fagsystemer med andre arkivdokumenter
  27. 27. Skal være arkivkomponenten i en felles IKT-arkitektur for offentlig sektor:
  28. 28. Tjenesteorientert arkitektur (SOA)
  29. 29. Mål: en åpen, tilgjengelig og sammenhengende offentlig sektor
  30. 30. Standardisering skal sikre gjenbruk og flerbruk</li></li></ul><li>Noark 5 komplett<br />Det må spesifiseres krav og anbefalinger til hvert enkelt system som skal brukes i en virksomhet.<br />Dette er spesifikasjoner som berører de konkrete arkiv- og fagsystemene som inngår i en ’komplett’ Noark 5 løsning.<br />Dette utgjør det ytterste ’laget’ av funksjonalitet i Noark 5. <br />
  31. 31. Noark 5 komplett<br />Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av Noark 5 kjernekrav.<br />De er som oftest ikke obligatoriske.<br />
  32. 32. Generell<br />saksbehandling<br />Spesialisert<br />saksbehandling<br />Sakarkiv<br />Kjerne<br />Kjerne<br />Kjerne<br />Fag-system<br />Fag-system<br />Forskjellige Noark 5-løsninger<br />Sakarkivsystem Fagsystem Felles arkiv<br />
  33. 33. Konsekvenser for leverandørene<br />Noark 4-systemer skal kunne oppgraderes til Noark 5.<br />Vil ha større frihet til å utvikle sine egne løsninger. <br />Det kan bli mer konkurranse, flere systemer på markedet.<br />Det vil bli større forskjell mellom de ulike løsningene enn i dag.<br />Leverandørene må lytte mer til brukernes behov.<br />De skal ikke kunne bruke Noark-standarden som en unnskylding for ikke å lage gode løsninger.<br />Leverandører av fagsystemer som produserer/lagrer saksdokumenter må være klar over at Noark kjerne må bygges inn.<br />Funksjonalitet for avlevering må vektlegges.<br />
  34. 34. Konsekvenser for brukerne<br /><ul><li>Det vil fremdeles finnes systemer på markedet med funksjonalitet som i dagens Noark 4.
  35. 35. Noark 5 er bakoverkompatibel med Noark 4.
  36. 36. Data skal kunne konverteres til nytt system.
  37. 37. Ved nyanskaffelse må de stille de relevante kravene, ikke ’alle krav i Noark 5’.
  38. 38. Må selv vurdere hva som vil være den mest effektive løsningen.
  39. 39. Noark-standarden skal ikke være en tvangstrøye.
  40. 40. Må også kreve at fagsystemer har en arkivkomponent.
  41. 41. Avleveringer skal bli enklere å håndtere.</li></li></ul><li>Noen hovedpoeng<br />Noark 5 spesifiserer ikke et komplett system for elektronisk journalføring, arkivering og generell saksbehandling, slik Noark-4 gjorde.<br />Noark 5 er en logisk modell.<br /><ul><li>De tre lagene i modellen er logiske lag, ikke fysiske/tekniske.
  42. 42. Arkivstrukturen består av logiske objekter, dvs. arkivenheter som er en samling av metadata .
  43. 43. Arkivstrukturen danner grunnlag for avleveringsformatet.</li></ul>Noark 5 legger til rette for forskjellige løsninger, avhengig av virksomhetens behov.<br />
  44. 44. Noark 5: hva gjør dere?<br />Helhetlig arkivansvar:<br /><ul><li>Arkivledelsen må få en mer sentral rolle og ta et større ansvar innen sitt fagområde i organisasjonen.
  45. 45. Arkivansvarlig må blant annet delta i arbeidet med anskaffelser av alle typer sakarkiv- og fagsystemer, og ha muligheten til å påvirke på en slik måte at arkivering/arkivdanning finner sted.</li></ul>Rendyrke kompetanse innen moderne arkivdanning:<br /><ul><li>Arkivledelsen og arkivtjenesten må vise at de har en spesialisert kompetanse og at de kan fremme faglige krav til ulike fagsystemer og organisasjonen rundt disse.</li></ul>Få oversikt over hvilke systemer som benyttes, hvilken funksjonalitet de har og hva som produseres og lagres av dokumenter og informasjon .<br />Kartlegging er nøkkelen til all elektronisk arkivdanning og arkivbevaring.<br />
  46. 46. Godkjenning av Noark 5<br />Bygger videre på hovedprinsippene fra Noark-4<br />Leverandøren<br /><ul><li>Leverer egenerklæringsskjema
  47. 47. Demonstrerer funksjonalitet for dokumentproduksjon, konvertering til arkivformat, periodisering.
  48. 48. Produserer et avleveringsuttrekk hos/for Riksarkivet.</li></ul>Riksarkivet<br /><ul><li>Tester avleveringsuttrekket.
  49. 49. Gir en midlertidig godkjenning hvis resultatet av punktene over er tilfredsstillende.</li></ul>Endelig godkjenning skal gis på grunnlag av uttrekk fra produksjonsbase med reelle data fra minst et halvt års drift.<br />
  50. 50. Krav til avleveringsformatet i Noark 5<br />Uttrekksfunksjonen skal være en integrert del av Noark-løsningen, eventuelt en tilleggsmodul.<br />Arkivskaperne skal kunne produsere avleveringsuttrekk på egen hånd.<br />Uttrekket skal ikke inneholde inkonsistente data.<br />Uttrekket skal ha en form som gjør det enkelt å kontrollere at det er komplett.<br />Det må bygges inn mekanismer i uttrekksfunksjonen og i uttrekksformatet som sikrer integriteten og autentisiteten på den informasjonen som eksporteres.<br /><ul><li>Logging av hendelser, sjekksummer mm. </li></li></ul><li>Er noen Noark 5-systemer godkjent?<br />1.12.2009:W3D3 fra FormPipe Software AB midlertidig godkjent som frittstående Noark 5-kjerne som kan integreres med ett eller flere fagsystemer.<br />12.1.2010: Noark 5 for Documentum fra Ciber og Joint midlertidig godkjent som en frittstående Noark 5-kjerne som kan integreres med ett eller flere fagsystemer.<br />Alle godkjenninger publiseres på våre hjemmesider arkivverket.no (nye sider i løpet av mars).<br />
  51. 51. Kort oppsummering<br />Noark 5 er ikke en komplett kravspesifikasjon<br />Noark 5 stiller krav til hva som skal finnes av funksjonalitet, men ikke hvordan det skal løses i praksis. Standarden spesifiserer krav til journal- og arkivfunksjonalitet som kan inngå i et ’hvilket som helst’ system.<br />Noark 5 er en norsk forvaltningsstandard<br />Forvaltningsstandarder er standarder som FAD anbefaler, eller som gjennom forskrift eller på annen måte er gjort obligatorisk for offentlige virksomheter.<br />Å utforme en kravspesifikasjon er mer enn bare å sette opp en liste med krav. Det er å bestemme hva slags system man vil ha – hva det skal kunne gjøre, hvordan det skal virke og hvordan det skal se ut.<br />

×