Presentasjon fra Software Innovation sitt frokostseminar 26.11.2009 om Offentlighetsloven.

1. Politidirektoratet Hvordan forholder politiet seg til ny offentlighetslov Innlegg ved seksjonssjef Liv Heidi Siljebråten, Politidirektoratet Frokostseminar SI 26.11.2009

2. Politidirektoratet Organisering Justis- og politidepartementet Politiets sikker- hets-tjeneste (PST) Politidirektoratet Nye Kripos Politidistrikt (27) Politiets Data- og Materielltjeneste Økokrim Lensmannskontor Politistasjoner Politihøgskolen Politiets Utlendingsenhet Grensekommissæren Utrykningspolitiet

3. Politidirektoratet Politi- og lensmannsetaten Geografisk delt inn i 27 politidistrikter som ligger under Politidirektoratet Politimesteren er øverste leder i politidistriktet Politidistriktene er inndelt i politistasjons- og lensmannsdistrikter Til sammen 384 geografiske enheter

4. Politidirektoratet Politidirektoratet (POD) Direktoratet ble opprettet 2001 og har ca. 130 ansatte. Hovedoppgaven til POD er faglig ledelse, styring, oppfølging og og utvikling av norsk politi, med basis i de rammer som gis av Justisdepartementet. POD har ansvar for faglig ledelse, styring og oppfølging av politidistriktene og politiets særorganer med til sammen ca 12.000 tilsatte. Politidirektoratet har i tillegg en sentral rolle i innsatsen mot internasjonal og organisert kriminalitet.

5. Politidirektoratet Seksjon for dokumentforvaltning i POD POD produserer offentlig journal to ganger i uken, og periodene er man-ons og tor-søn Offentlig journal på regjeringen.no PODs offentlige journal publiseres i dag på EPJ (Elektronisk postjournal) – åpen for journalister Fra 2010 overtar OEP (Offentlig elektronisk postjournal) – åpen for allmennheten POD i gjennomsnitt 400 innsynsbegjæringer pr. mnd Offentlig journal skal produseres ofte og jevnlig Daglig, to ganger pr. uke, ukentlig, annenhver uke - alt etter praktisk håndterlig størrelse Kvalitetssikring av journalen skal skje av minst to personer før publisering Det er kun taushetsbelagte opplysninger det er anledning til å forhåndsskjerme i offentlig journal

6. Politidirektoratet Hva er gjort i forbindelse med ny offentleglov Deltagelse på kurs i den nye loven i regi av Justisdepartementet (januar 2009) Tilpasninger i DocuLive Innfører egen innsynsmodul i DocuLive Utarbeidet instruks for registrering og behandling av innsyn i DocuLive Fire Guider/veiledere Behandling av innsyn i DocuLive for hhv. saksbehandlere/arkivarer Klagebehandling – avslag på innsyn for hhv. saksbehandlere/arkivarer Informasjon – Politimestere, administrasjonssjefer, arkivledere

7. Politidirektoratet Kurs og opplæring Intern kurs – initiert av arkivtjenesten med støtte fra juridisk seksjon (POD og Etaten) Innholdet i kurset Kurser for alle i loven med vekt på eksempler fra egen virksomhet v. jurist Oppfølgingsmøter med hver enkelt seksjon hvor vi drøfter spesielle problemstillinger for det enkelte fagområde mht. journalføring og arkivering; oppfriskning av kunnskapen om elektronisk saksbehandling og arkiv, og øke forståelse for at gjenfinning i arkivet henger sammen med arkivleggingen - journalføringen Håndtering av innsynsbegjæringer Praktisk opplæring i DL innsynsmodulen Oppfølgingsmøte for ansvarlige, kursholdere i etaten

8. Politidirektoratet Offentlig journal POD publiseres i dag på EPJ (Elektronisk postjournal) I 2010 overtar OEP (Offentlig elektronisk postjournal) ”Bestilling” av dokumenter foregår på e-post til PODs postmottak POD venter flere innsynsbegjæringer med OEP - og vet at klagebehandlingen er krevende Nødvendig med god opplæring i ny offentlighetslov, DocuLive og generell saksbehandling (standardisere rutiner) Sikre avskjerming av taushetsbelagt informasjon Sørge for tilnærmet lik praktisering av Offentleglova – og likebehandling Statistikk – avslag - Enklere å fange opp erfaringer og lære av dem Innføring av DocuLive modul for elektronisk behandling av innsyn i hele etaten pågår Hvordan skal vi øke tilgjengeligheten for alle underliggende politidistrikter og særorganer?

9. Politidirektoratet Lovens virkeområde - om å være innenfor eller utenforUtenfor Innenfor (”alt annet”)

10. Politidirektoratet Arkivet identifiserer, registrerer og journalfører innsynsbegjæring i DocuLive. Mottak og registrering Saksbehandler behandler begjæringen. Tre valg: Innvilging av innsyn i dokument Delvis innvilging av innsyn i dokument (sladdet dokument) Avslag på innsyn Innsynsbegjæringen kommer opp i egen mappe hos saksbehandler i DocuLive WWWSak (mappen er kun synlig når det er noe i den). Behandling av innsyn Saksbehandler ekspederer svaret til arkivet (automatisk generert e-post sendes til arkivet) Utsendelse av svar på innsyn Arkivet sender ut svar sammen med eventuelle dokument(er). Rapporter og statistikk på mottak og behandling av innsynsbegjæringer er tilgjengelig fortløpende. Oppfølging og statistikk Behandling av innsyn i DocuLive- oversikt

11. Politidirektoratet Mottak og registrering Arkivet identifiserer og journalfører klage over avslag på innsyn i DocuLive. Klage over avslag på innsyn kommer opp i Ubesvarte-mappen til saksbehandler i DocuLive WWWSak. Behandling av klage og utsendelse av svar Saksbehandler behandler klagen. Tre valg: Innvilging av innsyn i dokument Innvilging/oppretthold-else av delvis innsyn i dokument (sladdet dokument) Opprettholdelse av avslag på innsyn Saksbehandler opprettholder (delvis) avslag og oversender klagen med begrunnelse for avslag til klageinstans (kopi til klager). Arkivet identifiserer og registrerer svar fra klageinstans i DocuLive. Saksbehandler gir evt. innsyn i dokument i samsvar med klageinstansens vedtak og avslutter saken i DocuLive. Saksbehandler innvilger innsyn helt eller delvis, sladder eventuelle dokumenter, sender svar til klager og avslutter saken i DocuLive. Rapporter og statistikk på mottak og behandling av klager over avslag på innsyn er tilgjengelig fortløpende. Oppfølging og statistikk Behandling av klager over avslag på innsyn - oversikt

12. Politidirektoratet Gevinster ved elektronisk innsynsbegjæring Sparer tid, ressurser og papir Integrert i saksbehandlingsverktøy (kravet til form -skriftlighet §31.1., og begrunnelse § 31.2)) Oppfølging mye enklere (”avgjørelsesplikten” § 29) vet hvem som har begjæringen enkel oppfølging/omfordeling ved fravær) Gir raskere behandling (kravet ift. behandlingstid § 29.2) Mindre belastning på arkivet/saksbehandlere/ledere Raskere til den som har bedt om innsyn Rapport gir statistikk over antall begjæringer – innvilget, avslått Åpenhet og god behandling av innsyn kan påvirke POD/politiets omdømme – tillit – trygghet - demokrati

13. Politidirektoratet Hva handler politiets oppfølging av offentleglova om Refleksjon over det å være innenfor eller utenfor loven Bevisstgjøring om offentlighetsprinsippet i etat hvor man tradisjonelt arbeidet utenfor loven og fagsakene fortsatt er unntatt. Om å ta inn over seg lovens betydning av en gjennomsiktig forvaltning Refleksjon over saksbehandlers ansvar vs. lederansvaret ifht offentlighetsloven Enhetlig praktisering av loven (innenfor – utenfor) Skape rom for erfaringslæring utover den enkelte fagseksjon Kunnskap om offentlig journal – hvilken informasjon vises

14. Politidirektoratet Oppfølgingen av ny offentlighetslov handler også om Om å strekke seg etter de merknader Sivilombudsmannen har hatt i fht. saksbehandlingen av innsyn Om å finne kompromisser internt for å få det hele til å fungere. Arkivets arbeid for bedre dokumentfangst – bl.a. e-post Se fordeler med passe skjerming for å oppnå mindre klager – klagebehandling Vi er ikke helt i mål… klagebehandling er komplisert. Vi er også prisgitt de hjelpemidlene vi har til rådighet - Noark 4, ikke sikker e-post kommunikasjon ut.

15. Politidirektoratet Takk for oppmerksomheten!