Jakarta, Januari 2012

2. Nama : Dr. Dadang Solihin, SE, MA
Tempat/Tgl Lahir : Bandung 6 November 1961
Pekerjaan : Direktur Evaluasi Kinerja
Pembangunan Daerah
Bappenas
Alamat Kantor : Jl. Taman Suropati No. 2
Jakarta 10310
Telp/Fak Kantor : (021) 392 6248
HP : 0812 932 2202
PIN BB : 277878F0
Email : dadangsol@yahoo.com
Website :
http://dadang-solihin.blogspot.com
dadang-solihin.blogspot.com 2

3. Materi
• Model Stage-gate
• Tahap Perencanaan
• Tahap Pelaksanaan
• Monitoring dan Evaluasi
• Proses Pengelolaan RB
• Mekanisme Pelaksanaan Reformasi
Birokrasi
• Dokumen Usulan RB
• Langkah Penyusunan Dokumen Usulan
• Road Map RB K/L
dadang-solihin.blogspot.com 3

4. Model Stage-gate
• Adanya pentahapan yang dijabarkan dalam kegiatan yang terfokus
dan terukur.
• Memudahkan dalam pelaksanaan, penganggaran, monitoring dan
evaluasi.
• Uji kelayakan yang dilakukan secara berkesinambungan pada
setiap tahapan, untuk:
– Memastikan dan mengoptimalkan kemajuan dan capaian fokus
kegiatan,
– Memperkecil potensi kegagalan,
– Mengantisipasi potential barrier yang menghambat,
– Mengurangi recycling dan rework,
– Memudahkan pengendalian terhadap proses pelaksanaan
sampai ke unit terkecil,
– Waktu pelaksanaan dapat dipantau dan diukur.
dadang-solihin.blogspot.com 4

5. 1/2
Tahap Perencanaan
1. Membentuk Tim RB K/L;
2. Internalisasi target, output dan outcome
dari kegiatan dan program RB ke semua
komponen organisasi;
3. Melakukan review organisasi dan
menentukan isu kunci pada masing-
masing komponen RB (existing
conditions);
4. Memetakan gap (existing conditions dan
keadaan yang diinginkan);
5. Menyusun roadmap RB;
6. Menyiapkan dokumen usulan.
dadang-solihin.blogspot.com 5

6. 2/2
Tahap Perencanaan
Pada tahap Perencanaan dilakukan Uji Kelayakan yang meliputi:
1. Peran, kewenangan, dan tanggung jawab masing-masing anggota
Tim RB sudah dipahami;
2. Internalisasi program RB sudah dilakukan;
3. Dukungan para pimpinan dan para pejabat kunci sudah diperoleh;
4. Kandidat Agen Perubahan (change agent) di unit-unit organisasi
sudah teridentifikasi;
5. Mekanisme koordinasi antar tim pelaksana RB sudah terdefinisi
dengan baik.
dadang-solihin.blogspot.com 6

7. 1/2
Tahap Pelaksanaan
• Sebelum tahap ini dilakukan, diperlukan pengkondisian terlebih
dahulu, yakni:
1. Menyusun kebijakan RB internal melalui peraturan atau
keputusan Menteri/ Pimpinan K/L
2. Melaksanakan Training for trainer, focused group discussion,
Rapat koordinasi dengan pihak terkait.
• Fokus tahap ini diletakkan pada pelaksanaan setiap kegiatan
reformasi birokrasi sesuai dengan roadmap yang terdapat pada
Dokumen Usulan yang telah disetujui.
dadang-solihin.blogspot.com 7

8. 2/2
Tahap Pelaksanaan
Uji Kelayakan yang dilakukan adalah:
1. Panduan reformasi dan materi pelatihan dan sosialisasi sudah
tersusun;
2. Kebijakan reformasi sudah tersusun sesuai dengan visi dan misi
organisasi;
3. Tim RB sudah memahami peran dan tanggung jawab dalam
melaksanakan RB di unitnya;
4. Program dan kegiatan RB diimplementasikan secara sistematis dan
terukur;
5. Seluruh pihak terkait memahami seluruh proses.
dadang-solihin.blogspot.com 8

9. 1/2
Monitoring dan Evaluasi
• Kegiatan yang dilakukan oleh K/L pada tahap ini adalah:
1. Melakukan monitoring untuk memastikan bahwa pelaksanaan
setiap aktivitas RB sesuai dengan roadmap yang telah disetujui,
laporan hasil monitoring disusun paling tidak setiap 6 bulan
sekali;
2. Mengolah hasil monitoring;
3. Memberikan masukan guna perbaikan berkelanjutan kepada
pelaksanaan kegiatan RB;
4. Melakukan evaluasi untuk seiap pelaksanaan akivitas RB sesuai
dengan sasaran pencapaian yang telah disepakati dalam
roadmap. Evaluasi dilakukan paling tidak setiap satu tahun
sekali;
dadang-solihin.blogspot.com 9

10. 2/2
Monitoring dan Evaluasi
5. Mengolah hasil evaluasi dan
memberikan catatan yang
diperlukan, bila hasil capaian tidak
sesuai dengan yang
direncanakan.
• Monitoring dan evaluasi dilakukan secara internal oleh masing-
masing K/L serta secara eksternal oleh Tim Independen RB Nasional.
dadang-solihin.blogspot.com 10

11. 1/2
Proses Pengelolaan RB
1. Pengajuan usulan oleh K/L harus dilengkapi dengan Berita acara
Validasi Peringkat Jabatan (Job Grading) oleh Kemenpan dan RB,
BKN, dan K/L
2. Penilaian kelengkapan dokumen usulan dan verifikasi lapangan
dilakukan oleh Unit Pengelola RB Nasional (UPRBN), hasilnya
disampaikan kepada Tim RB Nasional (TRBN);
3. Komite Pengarah RB Nasional (KPRBN) melakukan rapat untuk
memberikan persetujuan penetapan K/L yang sudah melakukan
proses RB dan tunjangan kinerjanya.
– Penetapan besaran tunjangan kinerja ditentukan oleh
Kementerian Keuangan dengan pertimbangan ketersediaan
anggaran, pembahasan DPR dengan Menteri Keuangan, Ketua
dan Anggota TRBN dan K/L terkait untuk memberikan
persetujuan anggaran dalam konteks tunjangan kinerja.
dadang-solihin.blogspot.com 11

12. 2/2
Proses Pengelolaan RB
– Jika DPR belum dapat memberikan persetujuan, maka akan
dibahas kembali dengan KPRBN.
– Jika DPR telah memberikan persetujuan, maka selanjutnya
disiapkan Rancangan Perpres oleh UPRBN dan penetapan
Perpres tentang Tunjangan Kinerja, yang kemudian proses
penetapannya dilakukan oleh Sekretariat Kabinet;
4. Pelaksanaan RB dilakukan oleh masing-masing K/L ;
5. Evaluasi dan monitoring serta penjaminan pelaksanaan RB, oleh
Tim Independen dan Tim Quality Assurance.
dadang-solihin.blogspot.com 12

13. Mekanisme Pelaksanaan
Reformasi Birokrasi
dadang-solihin.blogspot.com 13

14. Dokumen Usulan RB
• Dokumen Usulan RB harus menjelaskan:
1. Titik awal program RB di masing-masing Birokrasi K/L, sesuai
dengan karakteristik masing-masing, yang didasarkan pada
program dan kegiatan RB apa yang sudah, sedang dan akan
dilakukan;
2. Roadmap (rencana kerja rinci) pelaksanaan/penuntasan
program RB K/L.
• Mengingat titik awal RB K/L berbeda-beda, maka roadmap setiap
K/L akan berbeda.
dadang-solihin.blogspot.com 14

15. Langkah Penyusunan 1/3
Dokumen Usulan
1. Memahami Substansi, Outputs dan Outcomes Program dan Kegiatan
RB
• Substansi, outputs dan outcomes dari setiap kegiatan dapat dilihat pada
dokumen Roadmap RB Nasional 2010 - 2014, (PermenpanRB 20/2010)
khusus pada bagian program dan kegiatan pada tingkatan mikro yang
menjadi fokus pelaksanaan RB K/L.
2. Memahami Keterkaitan antar Kegiatan RB
• Pada dasarnya seluruh program dan kegiatan RB memiliki keterkaitan
yang tinggi.
• Keterkaitan tersebut terutama pada tingkat kegiatan.
• Dengan memahami keterkaitan tersebut K/L dapat lebih mengetahui
gambaran proses pelaksanaan program/kegiatan RB secara menyeluruh
sebagaimana tertuang dalam Roadmap RB nasional 2010-2014.
dadang-solihin.blogspot.com 15

16. Keterkaitan antar Kegiatan RB
Asesmen Profil Birokrasi
Organisasi Saat K/L dan Pemda
Ini 2014
Redefinisi Visi,
Akuntabilitas
Misi ,Strategi Standar Kinerja Penyusunan
Kinerja Instansi
dan Sasaran Organisasi IKU
Pemerintah
Organisasi
Penguatan Penguatan
Perbaikan Unit Kerja Unit Kerja Penetapan Standar Pelayanan
Kewenangan/ Organisasi Pelayanan
Fungsi
Target Kinerja Layanan
Pendidikan dan
Restrukturisasi Analisis Beban Perencanaan Rekrutmen dan Pelatihan
Organisasi Kerja Pegawai Seleksi Berbasis
Kompetensi
Pengembangan
Pengembangan Asesmen
Standar
Model Kompetensi
Kompetensi
Kompetensi Individu
Jabatan
Pengembangan Pengembangan Database
Analisis
Indikator Karir Kepegawaian
Jabatan
Kinerja Jabatan
Penilaian
Perbaikan Evaluasi Pemeringkatan
Kinerja
Tatalaksana/ Jabatan Jabatan
Pegawai
Proses Bisnis
Pengembangan Penetapan Pemberian
Perbaikan SOP e‐Office dan e‐ Tunjangan Tunjangan
Government Kinerja Kinerja
MANAJEMEN PERUBAHAN PENATAAN PERUBAHAN UU PENGUATAN PENGAWASAN INTERNAL
dadang-solihin.blogspot.com
QUICK WINS
16

17. Langkah Penyusunan 2/3
Dokumen Usulan
3. Menilai Tingkat Penyelesaian Kegiatan RB
– Banyak kegiatan pembenahan yang dilakukan oleh K/L yang
termasuk dalam kegiatan RB.
– Untuk mengenali apakah kegiatan yang dilakukan sudah selesai
atau belum selesai, bandingkan keluaran yang dihasilkan pada
saat dilakukan penilaian dengan outputs dan outcomes yang
diharapkan dalam Roadmap RB Nasional 2010-2014.
a. Bila memang sesuai, maka kegiatan tersebut bisa dinyatakan
dalam dokumen usulan, sebagai kegiatan yang sudah
selesai;
dadang-solihin.blogspot.com 17

18. Langkah Penyusunan 3/3
Dokumen Usulan
b. Bila belum sesuai, maka kegiatan tersebut bisa dinyatakan
dalam dokumen usulan, sebagai kegiatan yang sedang
dilakukan, yang dalam dokumen usulan akan dimasukkan
sebagai kegiatan yang masih harus diselesaikan.
4. Menyiapkan Dokumen usulan
Dokumen usulan disiapkan sesuai
format dan komponen sebagaimana
Tabel berikut dan disertai dengan
lampiran yang diperlukan.
dadang-solihin.blogspot.com 18

19. Format dan Komponen Dokumen Usulan
Bagian Satu Informasi Dasar
Nama Lembaga/ Instansi/ Pemda
Alamat Lengkap Organisasi Berisi informasi,alamat kontak, Kementerian/
Lembaga
Tim Pengarah Ketua : Tim Pelaksana Ketua :
Telepon : Telepon :
HP : HP :
Email : Email :
Sekretaris : Sekretaris :
Telepon : Telepon :
HP : HP :
Email : Email :
Anggota : Anggota :
Telepon : Telepon :
HP : HP :
Email : Email :
dadang-solihin.blogspot.com 19

20. Format dan Komponen Dokumen Usulan
Bagian Dua : Rencana Umum Pelaksanaan Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi
1. Latar Belakang Berisi analisis nyata Reformasi pada Kementerian/Lembaga, mencakup masalah-
masalah yang dihadapi dimana pembenahannya diharapkan melalui reformasi
birokrasi. Hal ini Selanjutnya akan menjadi dasar penjelasan tentang apa yang
dilakukan/dicapai, sedang dilakukan dan akan dilakukan terkait reformasi
birokrasi
2. Tujuan Berisi gambaran kondisi yang ingin dicapai Kementerian/ Lembaga melalui
reformasi birokrasi, terkait dengan TUPOKSI dan sebagai bagian dari organisasi
secara keseluruhan.
3. Sasaran Berisi gambaran bentuk-bentuk perubahan spesifik yang ingin dicapai melalui
reformasi birokrasi
4. Prioritas dan Berisi gambaran program dan Kegiatan yang sedang dan akan dilaksanakan
Agenda/Waktu dalam reformasi birokrasi berdasarkan skala prioritas masing-masing
Kementerian/Lembaga serta waktu yang dibutukan untuk menyelesaikannya.
5. Tenaga Berisi data/Penjelasan tentang pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan
Pelaksana program dan kegiatan reformasi birokrasi termasuk penjelasan tentang
mekanisme kerja yang mengkaitkan pihak-pihak yang terlibat
6. Anggaran Berisi besaran anggaran dan manfaat (penghematan dan manfaat lainnnya)
sebagai konsekuensi dari seluruh kegiatan reformasi birokrasi yang diusulan
Kementerian/Lembaga.
dadang-solihin.blogspot.com 20

21. 1/3
Road Map RB K/L
• Road Map berisi gambaran detail program dan kegiatan RB sesuai prioritas
yang telah ditetapkan.
• Untuk setiap program dan kegiatan perlu dibuatkan rencana kerja rinci, dan
memastikan implementasi dan penguatan dampak perubahan, yang
masing-masing mencakup penjelasan atas hal-hal sebagai berikut:
1. Ringkasan Eksekutif
Berisi uraian singkat substansi roadmap reformasi birokrasi K/L ,
yang mencakup gambaran kondisi saat ini, program, kegiatan,
anggaran, rencana waktu pelaksanaan dan kriteria keberhasilan yang
ditetapkan.
2. Pendahuluan
Berisi paparan kondisi nyata birokrasi pada K/L yang mencakup
masalah-masalah yang dihadapi dan langkah-langkah pembenahan
yang akan dilakukan.
dadang-solihin.blogspot.com 21

22. 2/3
Road Map RB K/L
3. Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan RB
a. Pencapaian. Berisi paparan program dan kegiatan
reformasi birokrasi yang sudah dicapai oleh K/L.
b. Rencana. Berisi paparan program dan kegiatan RB yang
sedang dan akan dilaksanakan oleh K/L, termasuk quick wins
yang ditetapkan.
c. Kriteria keberhasilan. Berisi paparan mengenai hasil yang
akan dicapai baik outputs maupun outcomes untuk setiap
program dan kegiatan RB masing-masing K/L. Kriteria
keberhasilan ini mengacu pada Kriteria dan Ukuran
Keberhasilan yang diterbitkan oleh Kemen PAN dan RB.
d. Agenda prioritas. Berisi paparan mengenai program dan
aktivitas RB yang sedang dan akan dilaksanakan berdasarkan
skala prioritas masing-masing K/L.
dadang-solihin.blogspot.com 22

23. 3/3
Road Map RB K/L
e. Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja. Berisi paparan
mengenai jangka waktu pelaksanaan program dan aktivitas RB
yang sedang dan akan dilaksanakan oleh masing-masing K/L
beserta tahap-tahap pelaksanaan program dan kegiatannya.
f. Penanggungjawab. Berisi informasi tentang unit kerja atau
sumber daya manusia yang menjadi penanggungjawab setiap
pelaksanaan program dan kegiatan RB K/L terkait.
g. Rencana anggaran. Berisi informasi mengenai rencana
besaran anggaran yang akan dialokasikan untuk mendukung
pelaksanaan setiap program dan kegiatan RB.
4. Lampiran. Lampiran yang dimaksud adalah kelengkapan yang
mendukung isi dari road map yang disampaikan.
dadang-solihin.blogspot.com 23

24. dadang-solihin.blogspot.com 24