Er is flink werk aan de winkel. Op 1-1-2015 is het zover; de overgangsregeling voor de werkkostenregeling eindigt. Het signaal van de nieuwe staatssecretaris is dat er géén verlenging komt.

1. Pagina 1
Werkkostenregeling
Werk aan de winkel!
Werkgevers kunnen al vanaf 1 januari 2011 gebruikmaken van de werkkostenregeling
(WKR). Toch hebben nog maar weinig werkgevers de overstap gemaakt. Gebleken is dat de
werkkostenregeling, met name binnen het mkb, praktische knelpunten en extra administra-
tieve lasten oproept. Mede door de lobby van SRA voor een meer mkb-vriendelijke regeling,
is de verplichte invoeringsdatum van de WKR verschoven van 2014 naar 2015. Er wordt nu
gewerkt aan een eenvoudigere regeling met minder administratieve verplichtingen. Of er
iets gaat wijzigen en wat er gaat wijzigen is nog steeds niet duidelijk. Tot en met 2014 mag u
in elk geval kiezen voor het oude systeem van (vrije) vergoedingen en verstrekkingen in de
loonsfeer.
De werkkostenregeling betekent zonder meer werk aan de winkel. Het is verstandig om u nu al te
verdiepen in de werkkostenregeling, want voor u het weet is het 2015 en dient u, zoals het zich nu
laat aanzien, klaar te zijn voor de WKR.
De huidige regels op een rij
Uitgangspunt in de werkkostenregeling is dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt of vergoedt
voor zijn dienstbetrekking, loon is.
Er zijn echter uitzonderingen. Zo vallen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en
vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), niet
onder de werkkostenregeling. Datzelfde geldt voor intermediaire vergoedingen. U vergoedt dan de
kosten die uw werknemer voorschiet voor zaken die:
tot het vermogen van uw bedrijf horen (uw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de
zaak en schiet de benzinekosten voor, waarna u ze weer vergoedt);
specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (uw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles
wijn voor een klant en u vergoedt deze kosten).
Ook verstrekkingen waarvoor uw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde
betaalt, vallen niet onder de werkkostenregeling. Hetzelfde geldt voor producten uit uw eigen
bedrijf, mits uw werknemer hiervoor de consumentenprijs betaalt.
Binnen de werkkostenregeling mag u maximaal 1,5% (2014) van het totale fiscale loon (kolom 14
van de loonstaat) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers.
Dit wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. U betaalt geen loonbelasting over het bedrag aan
vergoedingen en verstrekkingen dat binnen de vrije ruimte valt. Over het bedrag boven de vrije
ruimte betaalt u wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een
werkgeverslast. U hoeft hierover geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen en
evenmin een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

2. Pagina 2
Keuzemogelijkheid
Wilt u de last van 80% eindheffing niet dragen, dan heeft u de mogelijkheid – mits de
arbeidsvoorwaarden dit toestaan – om vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als
werknemersloon. Deze worden dan regulier verloond. U moet deze keuze wel maken voordat u
een vergoeding of verstrekking toekent aan uw werknemer en u kunt niet meer op uw keuze
terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout. De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt
worden. Stel u geeft uw werknemer een kilometervergoeding van € 0,29. Onbelast mag u maar
€ 0,19 p/km geven. U geeft dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kunt u bijvoorbeeld € 0,05 p/km onder
de werkkostenregeling laten vallen en kunt u € 0,05 p/km tot het werknemersloon rekenen.
Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Zo horen de auto van de zaak, de
dienstwoning en (verkeers)boetes altijd tot het loon van de werknemer.
Let op: door bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als werknemersloon wordt
het loon hoger en dat heeft tot gevolg dat u mogelijk meer premies werknemersverzekeringen,
meer pensioenpremie en meer vakantiegeld moet betalen.
Gebruikelijkheidstoets
De werkkostenregeling kent een gebruikelijkheidstoets. Deze houdt in dat de vergoedingen en
verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon en in de vrije ruimte
onderbrengt, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden
gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.
Niet alles valt in de vrije ruimte
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar kunnen toch onbelast worden ver-
goed of verstrekt, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Het gaat dan om gerichte vrij-
stellingen en nihilwaarderingen. De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor
bijvoorbeeld de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal
€ 0,19 p/km).
Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen vallen onder de gerichte vrijstellingen.
Voor bijvoorbeeld faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals de vaste
computer, gereedschappen en de vaste telefoon, geldt een nihilwaardering.
Extra aandacht voor de werkplek
De ‘werkplek’ is een nieuw begrip in de werkkostenregeling. Dit is de plaats waar de werknemer
arbeid verricht en waarop voor de werkgever de Arbowetgeving van toepassing is. De werkplek
thuis is uitgezonderd. Fiscaal gezien is dit geen werkplek onder de werkkostenregeling, ondanks
dat de Arbowetgeving wel van toepassing is. Stel dat u een printer verstrekt aan de werknemer
voor de werkplek thuis. Dan kan de printer niet op nul worden gewaardeerd. Arboverstrekkingen,
zelfs als deze bedoeld zijn voor de werkplek thuis, vallen wel onder de nihilwaarderingen. Denk
bijvoorbeeld aan een aangepast computerscherm.
Normbedragen
Normbedragen voor loon in natura blijven gelden. U kunt hierbij denken aan huisvesting ter be-
hoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (2014: € 5,35 per dag), maaltijden op de werkplek
(2014: € 3,15) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet Kinderopvang).
Vaste kostenvergoeding
Ook onder de werkkostenregeling is een vaste kostenvergoeding mogelijk. U moet dan wel een
onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoe-
dingen van overige posten zijn loon. U mag dit onderbrengen als eindheffingsloon in de vrije ruim-
te. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een onbelaste vaste kosten-
vergoeding geven als u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk
gemaakte kosten en u dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

3. Pagina 3
Uw administratie inrichten
Een van de voordelen van de werkkostenregeling is dat u de vergoedingen en verstrekkingen niet
meer per werknemer hoeft bij te houden. Ook bent u binnen de vrije ruimte niet meer gebonden
aan allerlei fiscale spelregels. De Belastingdienst moet echter nog wel kunnen beoordelen of u
binnen de vrije ruimte blijft met de vergoedingen en verstrekkingen die u heeft aangewezen als
eindheffingsloon onder de werkkostenregeling.
Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen moet dus uit uw financiële administratie te
halen zijn en dat betekent een aanpassing. Vaak staat in de financiële administratie geen btw bij de
boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen. U moet dan alsnog de btw toevoegen, want in
de werkkostenregeling geldt bij verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de inkoopfactuur (inclu-
sief btw) als hoofdregel. Stel nu dat u geen factuur heeft? In dat geval moet u uitgaan van de
waarde in het economische verkeer. Verstrekt u producten uit uw eigen bedrijf aan uw werknemer,
dan moet u uitgaan van de consumentenprijs.
Het totale bedrag in uw financiële administratie aan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschik-
kingstellingen onder de werkkostenregeling moet u koppelen aan het fiscale loon (kolom 14 van de
loonstaat) in uw loonadministratie. Op die manier kunt u, maar ook de Belastingdienst, toetsen of u
binnen de vrije ruimte blijft.
Aanpassen van arbeidsvoorwaarden
Het kan zijn dat u door de werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen.
Hiervoor heeft u in de meeste gevallen toestemming nodig van uw werknemers. Overleg daarom
op tijd met uw werknemers en/of de ondernemingsraad. Geldt binnen uw bedrijf een bedrijfstak-
cao, dan zijn u en uw werknemers hier volledig aan gebonden. Uw keuzeruimte is dan beperkt. Bij
het afsluiten van nieuwe arbeidscontracten is het verstandig om nu al rekening te houden met de
komst van de werkkostenregeling.
Tot slot
De werkkostenregeling heeft voor werkgevers grote gevolgen. Fiscaal gezien is het een complete
ommezwaai in onze denkwijze. Daarnaast heeft de regeling grote gevolgen op het arbeidsrechtelij-
ke en administratieve vlak. Definitieve invoering is nu voorzien met ingang van 1 januari 2015. Of
er wijzigingen komen, was bij het verschijnen van deze advieswijzer nog niet bekend. Neem voor
meer informatie contact op met uw SRA-adviseur. Deze is op de hoogte van de laatste ontwikke-
lingen.
Colofon
SRA
T 030 656 60 60
E info@sra.nl
I www.sra.nl
Auteur Mw I.H.L. Kortekaas-Steenvoorden FB
© 2014 SRA.
Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de
uitgever. De uitgever en auteur hebben bij de samenstelling gestreefd naar uiterste betrouwbaarheid en zorg-
vuldigheid, maar kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden en de gevolgen daar-
van.