3. Cetakan Pertama
Hakcipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana bahagian daripada
kandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa cara pun sama ada secara elektronill
fotokopi, mekanikal, rakaman atau lain-lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Pengarah,
Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.
Diterbitkan oleh:
Bahagian Buliu Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia
4. Isfl
PERKARA
fawatankuasa fadual Pelupusan Rekod Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia
fawatankuasa fadual Pelupusan Rekod Arkib Negara Malaysia
Kata Alu-aluan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia
Kata Alu-aluan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia
Pengenalan fadual Pelupusan Rekod Buku Teks
Tujuan Jadual
Skop Jadual
Kuasa fadual
Kuat Kuasa Penggunaan JPR Urusan Fungsian
Kajian Semula Jadual
Definisi/ Tafsiran
Format jadual
Permohonan Pemusnahan Rekod yang Dinyatakan Dalam fadual Pelupusan Rekod
Pelupusan Rekod yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan
Fungsian Bahagian Buku Teks
Kaedah Pemusna,han Rekod Awam
Pertanyaan
JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKU TEKS
1. Buku Teks- Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)
2. Buku Modul
3. Buku Panduan Guru
LAMPIRAN
Lampiran 1
- Contoh Borang Arkib 2/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam 10
Lampiran 1 (a)
- Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 2/08 lL-rz
Lampiran 2
- Contoh Borang Arkib 72/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam 13
Lampiran 2 (a)
- Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 12/08 14
Lampiran 3
- Tatacara Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah Jabatan Pelajaran Negeri Seluruh Negara 15
Lampiran 4
- Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah fabatan Pelajaran Seluruh Negara 16
Lampiran 5
- Gambarajah Pelupusan Rekod Awam Berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks 17
Lampiran 6
- Kaedah Mengukur Terbitan Dalam Ukuran Meter Panjang 18
MUKA
SURAT
iv
v
vl
vii
7
7
7
1.
L
2
Z-J
4
5
5
6
6
7
7
B
B
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
L
9.
10.
lL,
12.
13.
5. JAWATANKUASA JADUAL PELUPUSAN REKOD BAHAGIAN BUKU TEKS,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PENASIHAT
Tan Sri Abdul Ghafar bin Mahmud
Ketua Pengarah Pelaiaran Malaysia
Datuk Dr. Amin bin Senin
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
[sektor Dasar dan Pembangunan Pendidikan)
PENGERUSI
En. Abdul Ghani bin Mohamad Niza plraBaup
Pengarah
Bahagian Buku Teks
SETIAUSAHA
Pn. Hajah Zainap binti Ibrahim
Ketua Penolong Pengarah
Sektor Skim Pinjaman Buku Teks
PENOLONG SETIAUSAHA
En. Safri bin Haji Bahari
AHII IAWATANKUASA
Tuan Haji Paridin bin fais
Tuan Haji Che Noh bin Muda
Hajah Khalidah binti Othman
Tuan Haji Salehhudin bin Yusof
En. Krishnan a/l Ponnusamy
En. Harizan bin Hamzah
Tuan Haji Ahmad Sabri bin Ibrahim
En. Sabari bin Sukor
En. Abdul Razakbin Mohamad Yusof
En. Kamarudin bin Ismail
Pn. Mas Ayu binti Dahlan
Cik Husziatini binti Husin
Pn. Noraida binti Ahmad
En. Ramlan bin Hi. Abu Talib
6. IAWATANKUASA JAD UAL PELUPUSAN REKO D
ARKIB NEGARA MALAYSIA
PENASIHAT
YBhg. Hajah Daresah binti Hj. Ismail
Ketua Pengarah
Arkib Negara Malaysia
PENGERUSI
Pn. Azimah binti Md. Ali
Pengarah
Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan
SETIAUSAHA
En. faafar Sidek bin Abdul Rahman
Ketua Seksyen
Seksyen Pelupusan Rekod
AHLI IAWATANKUASA
Pn. Azizah binti Sapuan
Pn. Wan Nurul Asnidayu binti Wan Zawawi
Pn, Hafizah binti Othman
Cik Raabiatul Adawiyah binti Mat Tari
Hajah Rahimah binti Hj.lsmail
7. rcta Ailu=Afiuam
KETUA PENGARAH PETAJARAN MALAYSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MATAYSIA
ementerian Pendidikan Malaysia (KPM) ingin menzahirkan ucapan terima kasih atas kerjasama
yang diwujudkan dengan Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk menghasilkan dokumen penting
dalam pelupusan rekod awam (buku teksJ iaitu Persetujuan Bersama |adual Pelupusan Rekod
Fungsian antara KPM dan ANM. Sesungguhnya usaha ini amat membantu dalam pengurusan
rekod-rekod awam (buku teks) terutamanya di sekolah-sekolah seluruh negara. Dengan
termeterainya persetujuan bersama ini maka pelaksanaan, proses dan prosedur pelupusan di fabatan
Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah dapat diperjelaskan dengan lebih terperinci
mengikut kelulusan dan bidang kuasa masing-masing.
KPM melalui Bahagian Buku Teks telah diberikan tanggungjawab untuk melaksanakan
pemberian bantuan buku teks di bawah program Skim Pinjaman Buku Teks ISPBT) yang telah pun
bermula sejak tahun L975. Setiap tahun akan terdapat buku teks yang akan dilupuskan sama ada
disebabkanjangkahaya! kerosakan dan pertukaran sukatan pelajaran fkurikulum). Adalah dianggarkan
lebih daripada 100,000 naskhah buku teks akan dilupuskan setiap tahun. Dengan jumlah naskhah
pelupusan yang besar ini, maka KPM akan sentiasa memastikan pematuhan kepada jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan jadual tersebut kepada
Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. KPM komited dan sedar bahawa kecekapan
jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada keupayaan sesebuah organisasi
menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan cekap.
Sayi sekali lagi mengambil kesempatan di sini untukmengucapkan tahniah dan syabas kepada
semua pihak yang terlibat dalam persetujuan bersama ini. Adalah diharapkan persetujuan bersama ini
akan dijadikan sebagai garis panduan di semua peringkat dalam KPM terutamanya di sekolah-sekolah
bagi memastikan pengurusan rekod yang cekap dan sistematik.
Sekian.
TAN SRI ABD GHAFAR BIN MAHMUD
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Kementerian Fendidikan Malaysia
8. Kaffie Afiu-Afimam
KETUA PENGARAH
ARKIB NEGARA MALAYSIA
aklumat yang direkodkan adalah teras kepada pelaksanaan fungsi sesebuah pejabat
awam. Kecekapan jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada
keupayaan sesebuah organisasi menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan
cekap. Namun begitu, masih terdapat pejabat awam yang tidak menguruskan rekod mereka
dengan baik terutamanya rekod yang tidak aktif bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke
Arkib Negara Malaysia.
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] memberi tanggungjawab kepada Jabatan Arkib
Negara Malaysia bagi menyediakan garis panduan dan khidmat nasihat kepakaran dalam
bidang pengurusan rekod kepada pejabat awam. Seksyen 27 (1) Akta tersebut pula memberi
tanggungjawab kepada Ketua Pentadbir pejabat awam untuk menyediakan jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan iadual tersebut
kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. Jadual Pelupusan Rekod ialah
jadual yang menetapkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesebuah pejabat awam sebelum
dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia.
]adual Pelupusan Rekod Buku Teks ini telah disediakan dengan kerjasama fabatan Arkib
Negara Malaysia akan diguna pakai bukan sahaja oleh Bahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia bahkan oleh sekolah-sekolah seluruh Malaysia.
Saya mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua pihak yang terlibat dalam penyediaan
jadual ini. Penggunaan jadual ini diharapkan akan dapat meningkatkan kecekapan pengurusan
rekod di sekolah-sekolah serta mematuhi peraturan-peraturan pengurusan rekod kerajaan
khususnya bagi pelupusan buku teks. Pengurusan rekod yang cekap dan sistematik dapat
meningkatkan penyampaian perkhidmatan kepada rakyat dan negara.
Sekian.
HAJAH DARESAH BINTI HAJI ISMAIL
Ketua Penga
Arkib Negara Malaysia
9. t. PENGENALAN JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKU TEKS
fadual Pelupusan Rekod (fPRJ Buku Teks ialah jadual yang menetapkan tempoh simpanan
buku teks di sekolah-sekolah seluruh Malaysia sebelum dilupuskan bagi tujuan pemusnahan
atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia (ANM). Ia mengandungi maklumat-maklumat
ringkas perihal isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pelupusan yang diambil
selepas tempoh simpanannya dipatuhi.
Pengunaan jadual ini dapat memastikan rekod yang bernilai sementara dapat dimusnahkan
dengan segera manakala rekod yang bernilai kekal akan dipindahkan ke ANM untuk
simpanan kekal. Tindakan ini akan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran
menerusi pelupusan rekod secara efisien dan sistematik, menjimatkan perbelanjaan
pengurusan sesebuah pejabat awam, penggunaan ruang simpanan rekod secara lebih
ekonomik, mematuhi keperluan perundangan dengan mengenal pasti serta memisahkan
bahan-bahan rekod yang berpotensi untuk dijadikan bahan rujukan dan penyelidikan pada
masa akan datang.
TUJUAN IADUAL
(0 Bagi menetapkan tempoh simpanan rekod buku teks dan mewujudkan keseragaman
dalam pelupusan buku teks di sekolah.
(iiJ Sebagai alat untuk membolehkan pelupusan rekod dilaksanakan dengan lebih teratur
dan cekap serta rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan selamat manakala rekod
tidak bernilai dapat dimusnahkan segera.
SKOP JADUAL
Penggunaan jadual ini meliputi rekod buku teks yang terdapat di sekolah-sekolah seluruh
Malaysia.
KUASA JADUAL
fadual ini disediakan oleh fawatankuasa IPR Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan
Malaysia dengan kerjasama daripada Jabatan Arkib Negara Malaysia dan diluluskan oleh
Ketua Pengarah Arkib Negara di bawah Seksyen 27, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
Sekolah perlu mematuhi penggunaan borang-borang pelupusan seperti diwartakan dalam
P.U, (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara [Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan
Rekod Awam 2008J bertarikh 13 Oktober 2008. Bahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia boleh mengambil tindakan untuk memusnahkan atau memindahkan
rekod ke ANM dengan cara memohon dan mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada
Ketua Pengarah Arkib Negara,
KUAT KUASA PENGGUNAAN JPR URUSAN FUNGSIAN
fPR Buku Teks ini diluluskan penggunaannya mulai 1 Februari 2013 berikutan persetujuan
dan kelulusan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara dan dikuatkuasakan penggunaannya
mulai tarikh yang sama bagi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia dan
di sekolah-sekolah seluruh Malaysia.
.,
3.
5.
10. 6. KAJIAN SEMUTA JADUAL
Jadual Pelupusan Rekod ini boleh dikaji semula dan boleh dikemas kini dari semasa ke
semasa apabila berlaku perkara-perkara berikut:
. Berlaku perubahan dalam fungsi yang menyebabkan penambahan atau pengurangan
siri rekod.
. Berlaku perubahan perundangan dan polisi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan
Malaysia yang memerlukan pindaan kepada tamat tindakan dan tindakan pelupusan.
. Berlaku perubahan tempoh pengekalan (simpanan) berdasarkan keperluan semasa
Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.
Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia boleh memberi maklumat bagi
penambahan siri rekod dalam fPR Buku Teks ini. Sebarang pindaan hanya boleh dilakukan
oleh Ketua Pengarah Arkib Negara sahaja.
DEFINISI/ TAFSIRAN
7.1 |adual Pelupusan Rekod
fadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan
membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan
.
yang ditentukan - Seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
7.2 PeiabatAwam
Pejabat Awam bererti sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau kerajaan mana-
mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pihak berkuasa
berkanun atau perusahaan Kerajaan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta
62e1.
7.3 Rekod
:
Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau
peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen,
daftac bahan bercetah buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem
sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa
mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya - Seksyen 2, Akta Arkib
Negara 2003 fAkta 6291.
7.4 RekodAwam
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat
awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam atau
pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod
mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada
permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib
Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara 966 - Seksyen 2,
r Akta Arkib Negara2003 [Akta 629].
7.
11. 7.5 Rekod Urusan Am
Rekod yang memberi sokongan kepada pelaksanaan aktiviti pengurusan dan
pentadbiran sesebuah pejabat awam yang terdiri daripada rekod mengenai urusan
Pentadbiran; Tanah, Bangunan dan Infrastruktur; Aset; Kewangan dan Perakaunan;
dan Sumber manusia.
7.6 Rekod Urusan Fungsian
Rekod berkaitan dengan fungsi teras dan aktiviti khusus bagi sesebuah pejabat awam
dan ia berbeza antara sesebuah pejabat awam yang lain. Rekod ini juga dikenali
sebagai rekod opera si (op erationa[).
7.7 Rekod Terperingkat
Rekod awam yang dikelaskan sebagai rahsia rasmi mengikut pengertian Akta Rahsia
Rasmi 1972 fAkta BB],
7.8 Rekod TidakAktif
Rekod yang telah tamat tindakan atau tiada tindakan lanjut dan tidak dirujuk dalam
masa 5 tahun. Rekod ini perlu dipindahkan ke tempat simpanan rekod tidak aktif
bagi jangka waktu yang tertentu sebelum ia dimusnahkan atau dipindahkan.
7.9 Pelupusan Rekod
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan
atau selainnya (penangguhan pemindahan) - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003
[Akta 629].
7.lO Pemusnahan Rekod
Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut
prosedur yang ditetapkan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara2003 lAkta 6291.
7.LL Pemindahan Rekod
Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara -
Seksyen 28, Akta Arkib Negara2003 lAkta 6291.
12. 8. FORMAT JADUAL
Arkib 1/08
FORMAT
JADUAL PELUPUSAN REKOD
Bil. Tajuk Siri Perihal Rekod TamatTindakan Tindakan Pelupusan
8.1 Formatiadual adalah berdasarkan BorangArkib 1/08
. Bil.
Bilangan nombor seturut siri rekod.
. Taiuk Siri
Unit-unit fail yang diwujudkan dan disusun mengikut sistem fail atau berkaitan
dengan sesuatu perkara, fungsi, hasil daripada aktiviti yang sama, mempunyai
rupa bentukyang serupa atau kerana perhubungan dalam pewujudan penerimaan
dan penggunaannya.
. PerihalRekod
Keterangan ringkas mengenai kandungan, tujuan dan skop siri-siri rekod yang
dikenal pasti dan dicatatkan dalam fPR.
. Tamat Tindakan
Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat tindakan atau tiada tindakan
, lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.
. TindakanPelupusan
Merujuk kepada tindakan yang akan diambil oleh pejabat awam sama ada untuk
memusnahkan atau memindahkan rekod ke Arkib Negara berdasarkan tempoh
pengekalan yang dinyatakan dalam fPR.
13. 9. PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JADUAT
PELUPUSAN REKOD
9.1 Rekod Buku Teks yang dinyatakan dalam JPR hendaklah dibuat pemusnahan
berdasarkan Tindakan Pelupusan yang telah dinyatakan dalam jadual tersebut.
9.2 Bahagian Buku Teks dan sekolah-sekolah hendaklah mengenal pasti siri rekod,
rekod telah tamat tindakan dan telah mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakan
dalam JPR.
9.3 Membuat pengasingan rekod-rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan.
9.4 Bagi rekod-rekod yang telah diputuskan musnah, Bahagian Buku Teks dan sekolah-
sekolah dikehendaki mengisi borang seperti berikut:
9,5
9.6
9.7
9.8
9.9
Kemukakan satu [1J salinan Borang Permohonan Bagi pemusnahan Rekod Awam
ke ANM.
Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada Ketua pengarah ANM.
Rekod-rekod berkenaan hendaklah dimusnahkan dalam tempoh tiga [3J bulan
daripada tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan.
Rekod-rekod yang diputuskan musnah hendaklah dilaksanakan pemusnahan secara
fizikal.
Setelah rekod dimusnahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telah
dimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada ANM dalam tempoh satu (1J bulan
daripada tarikh pemusnahan dengan menggunakan borang berikut:
10. PETUPUSAN REKOD YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN
REKOD BUKU TEKS
Bagi pelupusan rekod yang tidak dinyatakan dalam jPR Urusan Fungsian, Bahagian Buku
Teks dan sekolah-sekolah perlulah merujuk kepada (perkara 6.2J panduan pelupusan
Rekod Awam yang diterbitkan oleh ANM pada fun 2010.
14. LL. KAEDAH PEMUSNAHAN REKODAWAM
17.7 Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada secara jualan melalui sebut harga, dibakar
atau apa-apa cara yang bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewangan
rujukan K8557 /97 /54 JId. 4 (47) bertarikh 3 November 1993 mengenai Pelupusan
Bahan-Bahan Bercetak/ Kertas Terpakai Daripada Kementerian/labatan Kerajaan/
Badan Berkanun. Walau bagaimanapun, jabatan boleh menggunakan cara-cara lain
yang bersesuaian seperti dirincih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam bagi
pemusnahan rekod.
LL.2 Pemusnahan rekod elektronik hendaklah mengikut peraturan, arahan dan panduan
yang ditetapkan oleh ANM.
11,3 Pemusnahan rekod terperingkat hendaklah mematuhi para 71-74 Arahan
Keselamatan.
L2. PERTANYAAN
Sebarang pertanyaan dan penjelasan lanjut boleh diaiukan kepada:
Bahagian Buku Teks
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 1-3, Blok E15, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 Putrajaya
03-BB84449B
15. JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS
I
)
1 Buku Teks -
Skim Pinjaman
Buku Teks
(sPBT)
. Sekolah
Rendah
Sekolah
Menengah
Semua buku bagi
mata pelajaran yang
diperakukan oleh
Kementerian Pendidikan
Malaysia:
. Pendidikan Khas
. Buku AktivitiTahap 1
. Tahun t hingga 6
. Peralihan
. Tingkatan t hingga 5
. Buku SijilTinggi
Agama Malaysia
(STAM)
. Cakera Padat (CD)
Buku usang/
rosak
Rekod
dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
Perubahan
sukatan
Rekod
dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
enam (6) bulan di
sekolah dipatuhi
Ditarik
pen9gunaan
Rekod
dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
tiga (3) bulan di
sekolah dipatuhi
Habis
pen99unaan
Rekod
dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
16. JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS
Buku Modul
. Sekolah
Teknik dan
Vokasional
Semua buku bagi
mata pelajaran yang
diperakukan oleh
Kementerian Pendidikan
Malaysia:
. Tingkatan 4 dan 5
Buku usang/
rosak
Rekod dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
Perubahan
sukatan
Rekod dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
enam (6) bulan di
sekolah dipatuhi
Ditarik
penggunaan
Rekod dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
tiga (3) bulan di
sekolah dipatuhi
Buku Panduan
Guru
Rekod mengandungi:
. Panduan pengajaran
dan pembelajaran
. Panduan guru untuk
mengendalikan aktiviti
atau eksperimen dengan
lebih berkesan
. Cadangan aktiviti
tambahan kepada guru
untuk dilaksanakan
dalam kelas
. Bahan rujukan untuk
9uru
. Contohjawapan untuk
soalan dalam buku
aktiviti
Buku usang/
rosak
Rekod dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi
Perubahan
sukatan
Rekod dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
enam (6) bulan di
sekolah dipatuhi
17. CONTOH
Lampiran 1
Arkib 2/08
BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM
BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib
Negara
Tarikh Terima:
(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:
Sekolah Kebangsaan ABC
(2) Bahagian/Cawangan/Unit:
Bahagian Pengurusan
(3) Pewujud Rekod pika tidak sama dengan (1)l: -
MAKLUMAT MENGENAI REKOD
(4) Nama dan No.Jadual Pelupusan Rekod:Jadual Pelupusan Rekod BukuTeks,KPM 2013
Bil.
(s)
Tajuk Siri
(6)
Tahun Diliputi
(7)
Tempoh
Pengekalan
Yang
Ditentukan
Dalam Jadual
(8)
Unit
Rekod
(e)
Meter
Panjang
Rekod
(10)
Daripada Kepada
1 ( 1 ) BukuTeks
- (Pendidikan Khas)
2004 2006 1 tahun 500 10 m.p
2. ( 1 ) BukuTeks- (Peralihan) 2005 2006 1 tahun 450 9 m.p
3. (2)BukuModul 2005 2007 6 bulan 300 6 m.p
4. ( 3 ) Buku Panduan Guru 2006 2007 1 tahun 100 3 m.p
Jumlah
Unit Rekod:
1 350
Ukuran
Meter
Panjang
Rekod:
28 m.p
(1 1) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629],
saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:
Nama Pegawai: NurAtiqah Muslim
l
Jawatan: Pembantu Tadbir
Tandatangan dan Meterai/Cap
Tarikh: 2O Februari 201 3
18. Lampiran 1 (a)
PENERANGAN
BORANG pERMoHoNAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM _ Arkib 2/08
i1) Kementerian/labatan/Asensi: Nama Kementerianf labatan/ Agensi/ organisasi yang
memohon.
(2) Bahagian/ cawangan/ unit: Bahagianf Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatu
jab atan/ agensi yang memohon,
Nama fabatan/Agensi
Nama Bahagian/ Cawangan/ Unit
: Sekolah Kebangsaan ABC
: Bahagian Pengurusan
(31 Pewuiud Rekod [fika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ labatan/ Agensi yang
mewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan akwitinya tetapi fungsi/
aktivitinya telah diberhentikan kerana 'jumud' atau fungsinya telah diambil alih oleh
jabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh lafatan yang menyenaraikan
rekod tersebut.
Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpan
dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu, iuruhanjaya
Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan bagi
rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.
t4) Nama dan No. fadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor fadual pelupusan Rekod yang
diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.
t5) Bil; Bilangan nombor seturut.
(6) Taiuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam fadualPelupusan Rekod Urusan Am.
contoh: [2J Buku Modul
Kod Kumpulan Buku Modul
Tajuk Siri seperti dalam fpR - Buku Modul
(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siri
yang disenaraikan.
t8l Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam fadual: Rujuktempoh masa dalam ruangan
Tindakan Pelupusan dalam fadual pelupusan Rekod.
i9) unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.
19. (101 Meter Paniang Rekod:
i. |umlah Rekod - Bilangan unit buku dalam setiap siri.
ii. Meter Panjang - Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah mengukur
rekod seperti di Lampiran 6.
(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat permohonan
pemusnahan rekod.
Catatan: Bagi tuiuan permohonan pelupusan berdasarkan fadual Pelupusan Rekod (lPR),
tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12
bulan dari tempoh rekod ditutup/ tamattindakan.
20. CONTOH
Lampiran 2
Arkib 12108
PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:
Sekolah Kebangsaan ABC
(2) Bahagian/Cawangan/Unit:
Bahagian pengurusan
(3) Surat Kebenaran pemusnahan:
3.'l No. Rujukan: ANM.6OO-1 6/t 4127 t3g 3.2 Tarikh:28 Februari 2013
(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks
(5) Meter Panjang Rekod yang Dimusnahkan: 2g m.p
(6) Peringkat Keselamatan: Terbuka
(7) Kaedah Pemusnahan :
No. Resit (Jika Dijual):
l-l oioat u', E dirincih i-l aimtu, semura
l-l dipadamkan
l-l oi;uar
kaedah-kaedah lain: nyatakan......
(8) Tarikh Pemusnahan: 1.3.2013 (9) Tempat Pemusnahan:
Pejabat Bahagian pentadbiran
PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN
(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd Salleh
Ta ndata n gan: Norhaniza h
Jawatan: PT N17
(1 1) Nama Saksi: Norhamizah Ali
Tandatangan: Norhamizah
Jawatan: pT N22
Tandatangan dan Meterai/Cap Ja
Tarikh:4.3.201 3
saya mengesahkan bahawa rekod diatas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikutSeksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 lAkta 629]:
Nama Pegawai: Hasmah Zainol
Jawatan: Pen. peg. Tad bir
21. t1)
(2)
t3)
Lampiran 2 (a)
PENERANGAN
BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKODAWAM -Arkib 12/OB
Kementerian/labatan/Agensi: Nama Kementerian/labatan/Agensi yang memohon.
Contoh:
Nama Kementeria n / Jabatan / Agensi : Sekolah Kebangsaan ABC
Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam sesuatu
Kementerian/labalan / Agensi yang memohon. Contoh:
Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan
Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:
[3.1) No. Ruiukan: Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dari
Arkib Negara,
(3.2) Tarikh: Tarikh surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.
(4) Perihal Rekod: Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi
kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.
(51 Meter Paniang Rekod Yang Dimusnahkan: Merujuk kepada ukuran meter panjang
(linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (|abatan juga boleh menyatakan jumlah unit
rekod/ fail).
(6) Peringkat Keselamatan: Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen sama
ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.
t7) Kaedah Pemusnahan: Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod dan nyatakan sekiranya
ada kaedah lain yang digunakan.
(Bl Tarikh Pemusnahan: Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan.
i9) Tempat Pemusnahan: Merujuk kepada lokasi di mana rekod dimusnahkan.
[10] & [11) Pegawai Yang Menialankan Pemusnahan: Merujuk kepada pengesahan
pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahan rekod.
(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.
22. Lampiran 3
TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH
DI BAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA
Sekolah menubuhkan Jawatankuasa pelupusan
(dipengerusikan oleh pengetua/ Guru Besar)
Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihak
sekolah
Sekolah melengkapkan Borang permohonan pemusnahan
Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar ke JpN
JPN mengumpul dan menyemak borang permohonan
secara berkelompok yang diterima daripada pihak sekolah.
JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah untuk
memastikan sekolah melaksanakan prosedur yang betul
JPN mengemukakan Borang Arkib 2/0g kepada Arkib
Negara mengikut kelompok dan salinan kepada pihak
Audit Negara
JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan
menghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat
Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang
telah diluluskan mengikut JpN masing-masing
Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang
Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12l0g ke
JPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara
Sekolah mengemas kini buku stok
23. Lampiran 4
PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH
DI BAWAH JABATAN PELAJARAN SELURUH NEGARA
mrucrnx PROSES KERJA
*,
Pihak sekolah diminta untuk menubuhkan Lembaga Pemeriksa
Pelupusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dipengerusikan oleh
Pengetua atau Guru Besar.
6)
&
Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemas kini data buku teks SPBT
tahun semasa sebelum mengenal pasti dan membuat pengasingan
semua buku teks yang akan dilupuskan.
F)r€l
JPN menghantar surat arahan untuk melaksanakan pelupusan
ke sekolah. Sekolah perlu melengkapkan Borang Permohonan
Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar kepada JPN.
*,
JPN akan menyemak dan mengumpul semua borang permohonan
Arkib 2/08 daripada sekolah sebelum dihantar ke Arkib Negara.JPN
boleh membuat pemantauan ke sekolah untuk memastikan sekolah
melaksanakan prosedur yang betul.
lrt
leI
JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikut
kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara. Proses kelulusan
daripada Arkib Negara akan mengambil masa sekurang-kurangnya 14
haribekerja.
lA
,
JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan menghantar surat
kelulusan kepada sekolah yang memohon. Pihak sekolah akan merujuk
kepada JPN untuk mengambil tindakan seterusnya.
nIJ
Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah diluluskan
mengikut JPN masing-masing sehingga buku yang perlu dilupuskan
dikeluarkan daripada simpanan sekolah.
(a(.t
Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan
Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08ke JPN untuk dipanjangkan ke
Arkib Negara.
f.lYJ.
Sekolah mengemas kini buku stok.
