Panduan Pelupusan Aset & Barangan Kerajaan

1. SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2 TAHUN 1997
GARIS PANDUAN PELUPUSAN ASET DAN BARANG KERAJAAN
1. TUJUAN
1 1 Surat Pekeliling Perbendaharaan ini bertujuan untuk memberi panduan mengenai
tatacara pelupusan kepada semua Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun (Agensi
Kerajaan) supaya pelupusan aset dan barang Kerajaan dapat dilaksanakan dengan
teratur dan berkesan.
1.2 Agensi Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan dan Syarikat Kerajaan
juga diminta untuk mengambil makium dan melaksanakan pelupusan aset dan barang
masing-masing selaras dengan Garis Panduan yang disediakan.
2. LATAR BELAKANG
2.1. Adalah didapati Agensi Kerajaan masih lewat mengambil tindakan pelupusan
walaupun terdapat kemajuan yang ditunjukkan. Ini menggambarkan bahawa kesedaran
mengenai tindakan pelupusan masih di tahap kurang memuaskan. Di antara sebab-
sebab utama berlakunya kelewatan adalah seperti berikut:-

2. 2.1.1 pegawai tidak mahir mengenai tatacara pelupusan;
2.1.2 kurang perhatian Ketua Jabatan sendiri
2.1.3 Lembaga Pemeriksa lewat/tidak dilantik
2.1.4 pemeriksaan lewat dijalankan:
2.1.5 urusan pelupusan tidak dilakukan dari semasa ke semasa;
2.1.6 barang-barang stok yang lambat atau tidak bergerak serta yang usang dan
berlebihan jarang diambil tindakan pelupusan; dan
2.1.7 tindakan pelupusan lewat dilaksanakan selepas ke!ulusan diperolehi.
2.2. Kelewatan tindakan pelupusan akan mengakibatkan susut nilai aset dan barang
Kerajaan dan hanya tinggal nilai sisa sahaja. Di samping itu banyak ruang digunakan
untuk menyimpan aset dan barang yang sepatutnya di lupuskan.
2.3. Selain daripada aset dan barang yang diperolehi daripada peruntukan Kerajaan,
terdapat juga aset dan barang yang telah dirampas, dilucuthak atau disita akibat
penguatkuasaan pelbagai undang-undang dan peraturan-peraturan tertentu yang perlu
diambil tindakan pelupusan untuk menjamin pulangan hasil yang maksimum.
3. GARIS PANDUAN PELUPUSAN ASET DAN BARANG
3.1 Garis Panduan ini bertujuan menjelaskan segala aspek pelupusan untuk
meningkatkan lagi pengetahuan pegawai-pegawai dalam mengambil tindakan secara

3. berkesan. Di antara kandungannya adalah seperti berikut:-
3.1.1 cara-cara pelupusan dan kaedah-kaedahnya;
3.1.2 kaedah perlantikan Lembaga Pemeriksa;
3.1.3 tugas-tugas Lembaga Pemeriksa; dan
3.1.4 tugas-tugas urusetia di Agensi Kerajaan.
3.2 Semua Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) adalah diminta
melaksanakan Garis Panduan ini (Lampiran A) di semua Agensi di bawah jagaannya.
4. KUATKUASA
4.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan berkuakuasa dengan serta merta. Sebarang
kemusykilan mengenai Garis Panduan ini hendaklah dirujuk kepada Bahagian
Pengurusan Perolehan Kerajaan, PerbendaharaanMalaysia.

4. Sekian. terima kasih.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
"JIMAT DAN PRODUKTIF"
Saya yang menurut perintah
( DATO' DR. ABDUL AZIZ BIN MUHAMAD )
Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan,
b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan,
Kementerian Kewangan Malaysia.
Tarikh: /4 Mac 1997
No. Fail: S(K&B)(8.09)735/3/1-348Jd.
s.k Akauntan Negara Malaysia.
Ketua Audit Negara Malaysia.
Semua YB Pegawai Kewangan Negeri.
Semua Ketua Bahagian Perbendaharaan Malavsia.

5. Lampiran A SPP 2/1997
GARIS PANDUAN PELUPUSAN
ASET DAN BARANG KERAJAAN
1.1 Tujuan Garis Panduan ini adalah untuk memberi panduan kepada semua
Kementerian, Jabatan dan Badan-badan Berkanun (Agensi Kerajaan) mengenai
tatacara pelupusan aset dan barang yang telah diluluskan untuk dilupuskan.
2. TAFSIRAN
2.1 Aset bermaksud harta modal dan inventori seperti didefinasikan mengikut Pekeliling
Perbendaharaan Bil.2 Tahun 1991. Barang bermaksud stok yang disimpan dalam stor.
2.2 Aset dan barang yang telah dilulus untuk dilupuskan bermakna aset dan barang
yang telah mendapatkan kelulusan terlebih dahulu dari Kementerian Kewangan atau
Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai lain yang telah diperwakilkan kuasa oleh YB.
Menteri Kewangan atau YAB Menteri Besar/Ketua Menteri di bawah Seksyen 17 Akta
Acara Kewangan 1 957 dan Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1 956.
2.3 Ketua Agensi bermaksud ketua bagi organisasi dan termasuk di peringkat negeri
mengikut mana yang berkaitan. Misalnya: Ketua Pengarah dan Pengarah Negeri.
3. LATAR BELAKANG
3.1 Pada masa ini aset dan barang yang dilulus untuk dilupuskan boleh dikategorikan
seperti berikut:-
3.1.1 Aset dan barang yang telah digunakan dan boleh digunakanlagi tetapi tidak lagi

6. diperlukan oleh Jabatan.
3.1.2 Aset dan barang belum pernah digunakan yang didapati berlebihan atau telah
menjadi usang (obsolete/obsolescent).
3.1.3 Aset dan barang yang telah digunakan dan tidak ekonomik dibaiki .
3.1.4 Aset dan barang yang telah digunakan dan tidak boleh digunakan lagi.
Aset dan barang di bawah kategori di para 3.1.1 hingga 3.1.3 biasanya mempunyai nilai
penjualan di pasaran tetapi aset dan barang di bawah kategori 3.1.4 mungkin tiada nilai
pasaran atau cuma mempunyai nilai sisa sahaja.
3. 2 Tatacara pelupusan aset dan barang telah ditetapkan di bawah Bahagian XIV
Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dan Surat Pekeliling
Perbendaharaan yang berkaitan. Cara-cara peiupusan yang telah ditetapkan di bawah
bahagian ini adalah seperti berikut:-
3.2.1 Lelong
3.2.2 Tender
3.2 3 Tukarbe!i (trade-in)
3.2.4 Pindahan
3.2.5 Cara pelupusan lain yang sesuai bagi sesuatu aset dan barang yang berkenaan.
3. 3 Bahagian XIV (Panduan 224) telah menetapkan jualan melalui tender pada
masakini diuruskan oleh Pegawai Pengawal mengikut tatacara tender Kerajaan yang
terkandung daiam Arahan/Surat Pekeliling Perbendaharaan. Walau bagaimanapun
tatacara perolehan tersebut adalah lebih sesuai untuk urusan pembelian dan perlu
diubahsuai untuk urusan pelupusan.
3.4 Dalam urusan pelupusan aset dan barang, kriteria pulangan hasil hendaklah
sentiasa diberi perhatian dan bagi mencapai tujuan ini cara pelupusan yang sesuai dan
paling menguntungkan Kerajaan hendaklah dilaksanakan. Di samping itu adalah perlu

7. tindakan pelupusan dilaksanakan dari semasa ke semasa berdasarkan syarat-syarat
pelupusan dan had masa yang diluluskan.
4. CARA-CARA DAN TATACARA PELUPUSAN
4. 1 Cara-Cara Pelupusan
Cara-cara pelupusan yang telah ditetapkan perlu dikemaskini bersesuaian dengan
keadaan dan perkembangan semasa. Berikut adalah cara-cara pelupusan yang
dicadangkan:-
4.1.1 Tender
4.1.2 Sebutharga
4.1.3 Lelong
4.1.4 Tukarbeli
4.1.5 Pindahan
4.1 6 Hadiah
4.1.7 Ditanam
4.1.8 Dibakar
4.1.9 Dibuang
4.1.10 Kontrak Pusat
4.1.11 Cara-cara lain
Cara pelupusan akan ditetapkan oleh Kementerian Kewangan atau Pegawai Pengawal
atau pegawai-pegawai lain yang telah diperwakilkan kuasa meluluskan pelupusan aset
dan barang.
4.2 Tatacara Pelupusan
Beberapa tatacara pelupusan telah diperjelaskan dengan syarat-syarat dan borang-

8. borang tertentu. Syarat-syarat dan borang-borang berkenaan boleh diubahsuai
mengikut keperluan sesuatu Agensi Kerajaan. Walau bagaimanapun, syarat-syarat dan
borang-borang yang diubahsuai hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan
Malaysia.
4.2.1 Pelupusan Secara Tender
4.2.1.1 Tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan format di Lampiran 'A'.
Format ini boleh diubahsuai jika perlu. Tender boleh disertai oleh syarikat atau orang
perseorangan.
4.2.1.2 Notis tender hendaklah diberi publisiti yang seluas-luasnya melalui akhbar
utama tempatan. Notis tender hendaklah juga diedarkan kepada semua Agensi
Kerajaan yang berhampiran untuk dipamirkan di papan kenyataannya.
4.2.1.3 Harga minimum (simpanan) berdasarkan nilai semasa aset dan barang
hendaklah ditetapkan terlebih dahulu. Jabatan yang tidak berupaya menentukan harga
minimum bolehlah meminta bantuan dan khidmat Jabatan Teknikal yang mempunyai
kepakaran jika perlu. Harga minimum ini hendaklah dinyatakan dalam iklan tender.
4.2.1.4 Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada
maximum RM 10,000.00 hendaklah disertakan bersama tawaran. Deposit tender akan
diselaraskan atau dikembalikan mengikut mana yang berkenaan setelah keputusan
tender diperolehi.
4.2.1.5 Tawaran hendaklah dimasukkan dalam sampul berlakri dan dikemukakan
kepada Agensi penender berkenaan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang
ditetapkan. Semua tawaran yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam peti tender
Agensi mengikut prosedur yang sedia ada. Tender yang diterima lewat tidak boleh
dipertimbangkan.

9. 4.2.1.6 Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal
atau Ketua Agensi yang berkenaan untuk membuka dan menjadualkan tender. Ahli
Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya
seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Dalam ketiadaan pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional, Ketua Agensi berkenaan boleh melantik
seorang pegawai kanan Kumpulan Sokongan membuka sebutharga bersama dengan
seorang lagi pegawai Kumpulan Sokongan.
4.2.1.7 Sebaik sahaja sampai tarikh dan waktu tutup tender, peti tender hendaklah
ditutup. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah membuka peti tender pada tarikh
tutup tender atau jika ini tidak mungkin pada satu tarikh lain yang paiing awal dengan
persetujuan Ketua Aaensi.
4.2.1.8 Selepas tender dibuka Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah
menyenaraikan semua tawaran yangditerima dalam satu Jadual Tender yang
mengandungi semua maklumat tender dan tawaran-tawaran yang diterima. Jadual
Tender hendaklah disediakan menggunakan borang seperti di Lampiran 'B'. Semua ahli
Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah menandatangani Jadual Tender.
4.2.1.9 Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mengemukakan Jadual Tender
bersama-sama dengan dokumen-dokumen tawaran kepada Ketua Agensi yang
berkenaan.
4.2.1.10 Ketua Agensi hendaklah menganalisis tender-tender yang diterima dan
membuat perakuan kepada Lembaga Perolehan untuk keputusan. Dalam
mengemukakan perakuan ini, Ketua Jabatan hendaklah menyertakan salinan iklan
tender, jadual pembukaan tender dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan .
4.2.1.11 Lembaga Perolehan Kementerian/Jabatan yang dilantik oleh Menteri

10. Kewangan di bawah Arahan Perbendaharaan 192(a) hendaklah menimbang tender-
tender dan memilih tawaran yang paling menguntungkan.
4.2.1 .1. 2 Dalam memilih tawaran yang tertinggi Lembaga Perolehan hendaklah
memastikan harga tawaran tidak kurang daripada harga minimum (simpanan).
Sekiranya harga tawaran yang tertinggi masih kurang daripada harga minimum
(simpanan), Lembaga Perolehan hendaklah menggunakan budibicaranya bahawa
harga tawaran adalah munasabah. Dalam keadaan lain, tawaran hendaklah dirujuk
kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk arahan atau keputusan selanjutnya.
4.2.1.1.3 Dalam memproses tender, Ketua Agensi hendaklah mempastikan bahawa
beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan tender tidak mempunyai
sebarang kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak mengenai tender itu.
Jika Ketua Agensi atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan tender mempunyai
apa-apa kepentingan persendirian atau kepentingan persendirian atau kepentngan
terletakhak, Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai lain berkenaan hendaklah
mengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan
tender itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama Jadual dan analisis
tender kepada Lembaga Perolehan.
4. 2.1 .14 Petender yang berjaya hendaklah diberitahu dengan serta merta. Sekiranya
petender yang berjaya gagal menerima tawaran maka perkara ini hendaklah
dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan untuk keputusan selanjutnya. Deposit tender
hendaklah dirampas. Dalam keadaan ini, Lembaga Perolehan hendaklah menimbang
tawaran-tawaran lain mengikul arahan di para 4.2.1.12. Jika tawaran-tawaran lain
terlalu rendah tender boleh dipelawa semula atau perkara ini dilaporkan kepada Ketua
Setiausaha Perbendaharaan untuk arahan atau keputusan selanjutnya.
4.2.1.15 Semua mesyuarat dan perbincangan bagi urusan tender hendaklah dicatatkan
dalam minit untuk rujukan kemudian kelak.

11. 4.2.1.16 Kakitangan Kerajaan atau ahli keluarganya yang ingin menyertai tender
hendaklah membuat perakuan dalam borang tender. Walau bagaimanapun kakitangan
dari Agensi yang ingin melupuskan aset dan barang tidak dibenarkan menyertai tender
kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak.
4.2.2 Pelupusan Secara Sebutharga
4.2.2.1 Sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya daripada 10
syarikat/perseorangan dengan mengemukakan format di Lampiran 'C'.
4.2.2.2 Notis sebutharga hendaklah diberi publisiti yang seluas-luasnya dengan
memaparkan juga kenyataan di semua Agensi Kerajaan yang berhampiran dengan
Agensi yang mempelawa sebutharga.
4.2.2.3 Harga minimum (simpanan) berdasarkan nilai semasa aset dan barang
hendaklah ditetapkan terlebih dahulu. Jabatan yang tidak berupaya menentukan harga
minimum bolehlah meminta bantuan dan khidmat Jabatan Teknikal yang mempunyai
kepakaran jika perlu. Harga minimum ini hendaklah dinyatakan dalam pelawaan
sebutharga.
4.2.2.4 Deposit sebutharga sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada
maksimum RM 10,000.00 hendaklah disertakan bersama tawaran. Deposit sebutharga
akan diselaraskan atau dikembalikan mengikut mana yang berkenaan setelah
sebutharga diputuskan.
4.2.2.5 Sebutharga hendaklah dimasukkan dalam sampul berlakri dan dikemukakan
kepada Jabatan berkenaan sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Semua
sebutharga yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga Jabatan.
Sebutharga yang diterima lewat tidak boleh dipertimbangkan .

12. 4.2.2.6 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal
atau Ketua Agensi untuk membuka dan menjadual sebutharga. Ahli Jawatankuasa
Pembuka Sebutharga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurang seorang pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Dalam ketiadaan pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional, Ketua Agensi berkenaan boleh melantik seorang pegawai
kanan Kumpulan Sokongan membuka sebutharga bersama dengan seorang lagi
pegawai Kumpulan Sokongan.
4.2.2.7 Sebaik sahaja sampai tarikh dan waktu tutup sebutharga berkenaan peti
sebutharga hendaklah ditutup. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah
membuka peti sebutharga pada tarikh tutup sebutharga atau jika ini tidak mungkin pada
satu tarikh lain paling awal dengan persetujuan Ketua Agensi
4.2.2.8 Selepas peti sebutharga dibuka, Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
hendaklah menyenaraikan semua tawaran yang diterima dalam satu Jadual Sebutharga
yang mengandungi semua maklumat sebutharga dan tawaran yang diterima. Semua
ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menandatangani Jadual
Sebutharga.
4.2.2.9 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah mengemukakan Jadual
Sebutharga kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk menilai dan membuat
perakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga Jabatan untuk pertimbangan dan
keputusan selanjutnya.
4.2.2.10 Dalam memilih tawaran yang tertinggi Jawatankuasa Sebutharga hendaklah
mempastikan harga tawaran tidak kurang daripada harga minimum (simpanan). Dalam
keadaan di mana tawaran tertinggi itu kurang daripada harga minimum (simpanan)
dalam lingkungan sebanyak 20 peratus, Jawatankuasa Sebutharga bolehlah membuat
keputusan terhadap sebutharga tersebut. Dalam semua keadaan lain, sebutharga

13. hendaklah dirujuk kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk arahan atau
keputusan selanjutnya dengan salinan kepada Pegawai Pengawal.
4.2.2. 11 Dalam memproses sebutharga Ketua Agensi hendaklah mempastikan bahawa
beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebutharga tidak
mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak mengenai
sebutharga itu. Jika Ketua Agensi atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan
sebutharga mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau kepentingan
terletakhak, Ketua Agensi atau pegawai-pegawai lain berkenaan hendaklah
mengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan
sebutharga itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama Jadual
Sebutharga kepada Jawatankuasa Sebutharga.
4.2.2.12 Penyebutharga yang berjaya hendaklah diberitahu dengan serta merta.
Sekiranya penyebutharga yang berjaya gagal menerima tawaran, deposit sebutharga
hendaklah dirampas. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menimbang tawaran-
tawaran lain mengikut arahan-arahan dipara 4.2.2.10 di atas. Jika tawaran terlalu
rendah sebutharga boleh dipelawa semula atau perkara ini dilaporkan kepada Ketua
Setiausaha Perbendaharaan untuk arahan atau keputusan selanjutnya dengan salinan
kepada Pegawai Pengawal .
4.2.2.13 Semua perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebutharga hendaklah
dicatat dalam minit untuk rujukan kemudian kelak.
4.2.2.14 Kakitangan Kerajaan dan ahli keluarganya yang ingin menyertai sebutharga
hendaklah membuat perakuan dalam borang sebutharga. Walau bagaimanapun
kakitangan dari Jabatan yang ingin melupuskan aset dan barang tidak dibenarkan
menyertai sebutharga kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau
kepentingan terletakhak.

14. 4.2.3 Pelupusan Secara Lelong
4.2.3.1 Aset dan barang yang mudah rosak, mempunyai nilai pasaran dan boleh
dilupuskan dengan cepat boleh dilupuskan secara lelong. Pelupusan secara lelong
boleh juga dilaksanakan apabila terdapat banyak aset dan barang untuk dilupuskan dan
terdapat banyak permintaan untuk membelinya .
4.2.3.2 Notis lelong hendaklah mengandungi maklumat terperinci semua aset dan
barang yang akan dilelong. Tarikh, waktu dan tempat lelong hendaklah dinyatakan
dengan jelas. Contoh notis seperti di Lampiran 'E'. Notis lelong hendaklah diberi publisiti
yang seluas-luasnya dengan diedarkan kepada Agensi Kerajaan untuk dipamirkan di
papan kenyataan. Bagi maksud mengiklankan sesuatu lelong adalah memadai jika
notis itu mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat lelong akan diadakan.
4.2.3.3 Harga minimum (Simpanan) berdasarkan nilai semasa aset dan barang
hendaklah ditetapkan terlebih dahulu. Agensi yang tidak berupaya menentukan harga
minimum bolehlah meminta bantuan dan khidmat Jabatan Teknikal yang mempunyai
kemahiran jika perlu. Harga minimum hendaklah dinyatakan dalam senarai barang yang
akan dilelong.
4.2.3.4 Pembeli yang berjaya hendaklah menjelaskan semua bayaran sebelum
mengambil aset dan barang yang dilelong.
4.2.3.5 Jika harga tawaran tertinggi kurang daripada harga simpanan, aset dan barang
hendaklah dilelong semula atau dimaklumkan kepada Ketua Setiausaha
Perbendaharaan untuk arahan dan keputusan selanjutnva.
4.2.3.6 Urusan lelong hendaklah diadakan diruang terbuka atau di dewan dan
kemudahan yang sesuai hendaklah disediakan untuk urusan lelong.

15. 4.2.3.7 Aset dan barang yang akan dilelong hendaklah dipamirkan untuk dilihat oleh
orang ramai sekurang-kurangnya bagi tempoh dua (2) hari dengan harga simpanan
dipamirkan pada aset dan barang yang akan dilelong.
4.2.4 Pelurusan Secara Tukarbeli (Trade-ln)
4.2.4.1 Pelupusan secara tukarbeli boleh dilaksanakan dalam keadaan seperti berikut:-
4.2.4.1.1 Aset dan barang masih boleh digunakan dalambentuk asal tetapi tidak
diperlukan oleh Agensi dan tiada pihak Agensi lain yang berminat melainkan pembekal
asal atau pembekal-pembekal yang berniaga dalam bidang tertentu.
4.2.4.1.2 Aset dan barang perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang. Sebagai
contoh loji penghawa dingin yang sedia ada perlu dibuka, dikeluarkan sebelum loji baru
dipasanq.
4.2.4.1.3 Permintaan atau pembekal bagi aset dan barang tertentu terhad.
4.2.4.2 Sebelum melaksanakan pelupusan secara tukarbeli, Agensi perlu memastikan
peruntukan yang mencukupi sedia ada untuk membiayai harga penuh aset dan barang
yang akan diganti. Hasil jualan aset dan barang yang dilupuskan tidak boleh ditolak
daripada harga sebenar aset dan barang yang akandibeli
4.2.4.3 Pembeli aset dan barang yang dilupuskan dengan cara tukarbeli hendaklah
membayar harga semasa/harga yang dipersetujui bagi aset dan barang yang
berkenaan. Bayaran yang diterima hendaklah dikreditkan sebagai hasil Kerajaan.
4.2.4.4 Cadangan jualan secara tukarbeli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalam
dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan.

16. 4.2.4.5 Harga jualan secara tukarbeli bolehlah dirundingkan antara pembekal dan
Agensi. Harga jualan hendaklah berasaskan nilai semasa yang ditaksir dengan bantuan
Jabatan Teknikal (jika perlu) atau nilai pasaran mengikut mana yang lebih sesuai .
4.2.4.6 Semua cadangan pelupusan secara tukarbeli hendaklah memperolehi kelulusan
Ketua Setiausaha Perbendaharaan.
4.2.5 Pelupusan Secara Pindahan
4.2.5.1 Pelupusan secara pindahan boleh dilaksanakan apabila sesuatu aset dan
barang boleh digunakan lagi dalam bentuk asalnya tetapi tidak diperlukan lagi oleh
Jabatan Pengguna kerana:-
(i) melebihi keperluan Jabatan Pengguna.
(ii) tidak diperlukan lagi oleh Jabatan Pengguna (misalnyaselepas projek siap, jentera
berat tidak diperlukan lagi) .
(iii) aset dan barang telah menjadi usang (obsolete/obsolescent), (miszlnya tidak
digunakan lagi
oleh Jabatan Pengguna tetapi ada kegunaannya di Jabatan-jabatan lain).
4.2.5.2 Pelupusan secara pindahan hanya boleh dilaksanakan di antara Jabatan-
jabatan Kerajaan Persekutuan tanpa dikenakan apa-apa bayaran. Pindahan antara
Jabatan-jabatan Kerajaan Persekutuan hendaklah dimaklumkan kepada Ketua
Setiausaha Perbendaharaan.
4.2.5.3 Pindahan daripada Jabatan Persekutuan kepada Jabatan-jabatan Negeri tidak
boleh dilaksanakan tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

17. 4.2.5.4 Sebarang pindahan hendaklah berasaskan permohonan bertulis daripada
Jabatan yang memerlukan aset dan barang yang berkenaan. Semasa melaksanakan
pindahan segala rekod aset dan barang hendaklah diserahkan kepada Jabatan
penerima.
4.2.5.5 Jabatan yang menerima aset dan barang secara pindahan hendaklah di mana
berkenaan meneruskan penyenggaraan daftar harta modal atau inventori atau daftar
stok bekalan pejabat.
4.2.5.6 Aset dan barang yang diterima secara pindahan hendaklah dilupuskan apabila
perlu mengikut tatacara pelupusan yang sedia ada.
4.2.6 Pelupusan Secara Hadiah
4.2.6.1 Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan apabila:-
(i) aset dan barang boleh digunakan lagi dalam bentukasalnya tetapi tidak diperlukan
lagi oleh Jabatan Pengguna atau Jabatan-jabatan lain.
(ii) aset dan barang tidak ekonomik dibaiki tetapi boleh digunakan sebagai bahan
latihan atau pamiran.
(iii) aset dan barang tidak ekonomik dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian
tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/kereta dikeluarkan (canibalise) untuk
dijadikan alat-alat ganti bagi pembaikan jentera/kereta lain.
4.2.6.2 Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan di antara Jabatan-jabatan
Kerajaan Persekutuan dan mana-mana organisasi, agensi, pertubuhan sukarela atau
badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan. Semua pelupusan secara
hadiah hendaklah dirujuk untuk kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

18. Cadangan pelupusan secara hadiah hendaklah disokong dengan surat permohonan
daripada Jabatan, organisasi, agensi, pertubuhan sukarela dan badan-badan yang
berkenaan.
4.2.6.3 Aset dan barang yang diluluskan untuk dihadiahkan bagi maksud latihan atau
pamiran hendaklah digunakan -ntuk tujuan tersebut sahaja. Sebagai contoh kenderaan
yang dihadiahkan untuk latihan hendaklah digunakan untuk latihan sahaja dan tidak
boleh dibaiki dan digunakan semula di jalan raya atau untuk pengangkutan.
4.2.7 Pelupusan Secara Ditanam
4.2.7.1 Aset dan barang yang tiada sebarang nilai jualan atau nilai sisa boleh
dilupuskan dengan ditanam. Pelupusan secara tanam hendaklah dilaksanakan dengan
mengambil langkah-langkah yang sesuai supaya sebarang benda hidup termasuk
tumbuh-tumbuhan serta keadaan alam sekitar tidak terancam.
4.2.7.2 Sijil menyaksi pelupusan secara ditanam hendaklah menyebut tarikh dan tempat
ditanam serta ditandatangani oleh pegawai yang berkenaan. Sijil ini hendaklah
disertakan bersama sijil pelupusan Kew 300-X.
4.2.8 Pelupusan Secara M e mbakar
4.2.8.1 Aset dan barang yang tiada sebarang nilai jualan atau nilai sisa boleh
dilupuskan dengan dibakar jika bahannya buatan kain, plastik, getah, kayu dan bahan-
bahan lain yang boleh dibakar.
4.2.8.2 Pembakaran hendaklah dibuat mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh
Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar. Seboleh-bolehnya pembakaran
hendaklah dibuat dengan menggunakan incinerator. Sebarang pembakaran perlu
mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan .

19. 4.2.8.3 Peraturan-peraturan Kualiti Alam Sekeliling hendaklah dirujuk dan dipatuhi
sebelum sesuatu pembakaran dilakukan.
4.2.8.4 Sijil menyaksi pelupusan secara membakar mengikut kelulusan Pihak Berkuasa
Kerajaan Tempatan hendaklah menyebut tarikh dan tempat dibakar serta
ditandatangani oleh pegawai yang berkenaan. Sijil ini hendaklah disertakan bersama
sijil pelupusan Kew. 300-X.
4.2.9 Pelupusan Secara Dibuang
4.2.9.1 Aset dan barang yang tiada sebarang nilai jualan atau nilai sisa boleh
dilupuskan dengan dibuang. Aset dan barang yang dilupuskan untuk dibuang
hendaklah dibuang di tempat pembuangan sampah dengan kebenaran Pihak Berkuasa
Kerajaan Tempatan dan mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh Kementerian
Sains, Teknologi dan Alam Sekitar .
4.2.9.2 Sebelum sesuatu aset dan barang itu dibuang, apa sahaja bahan-bahan yang
boleh digunakan sebagai alatganti hendaklah ditanggal/dikeluarkan untuk kegunaan di
masa akan datang. Jika perlu, aset dan barang hendaklah diketok, dihancur atau
dirosakkan sebelum dibuang supaya tiada pihak awam yang mengambilnya dan
menjual semula.
4.2.9.3 Bahan-bahan kimia dan racun hendaklah diolah dan dineutralkan terlebih
dahulu sebelum dibuang di tapak yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa Kerajaan
Tempatan.
4.2.9.4 Barang-barang yang mempunyai unsur-unsur keselamatan boleh dibuang ke
dalam laut setelah mendapat kebenaran pihak berkuasa yang berkenaan.

20. 4.2.9.5 Sijil menyaksi pelupusan secara membuang hendaklah menyebut tarikh dan
tempat dibuang serta ditandatangani oleh pegawai yang berkenaan. Sijil ini hendaklah
disertakan bersama sijil pelupusan Kew. 300-x
4.2.10 Pelupusan Melalui Kontrak Pusat
4.2.10.1 Kementerian Kewangan telahpun mengadakan Kontrak Pusat bagi penjualan
aset dan barang tertentu. Di mana terdapat Kontrak Pusat, Agensi Kerajaan hendaklah
menggunakan Kontrak Pusat untuk pelupusan. Pada masakini terdapat kontrak pusat
untuk pelupusan tayar terpakai dan sisa besi.
4.2.11 Cara-cara Lain
4.2.11.1 Cara-cara pelupusan lain yang sesuai seperti dilebur, dimusnah,
ditenggelamkan dan sebagainya.
4.2.11.2 Kuasa melulus bagi cara-cara lain adalah terletak kepada hak kuasa yang ada
pada Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai lain yang diperwakilkan kuasa oleh YB
Men.*ri Kewangan atau YAB Menteri Besar atau Ketua Menteri mengikut mana yang
berkaitan.
5. KAEDAH PERLANTIKAN DAN
TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
5 . 1 Kaedah Perlantikan
5.1.1 Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal atau Pegawai-
Pegawai lain yang telah diperwakilkan kuasa untuk meluluskan pelupusan/hapuskira.
5.1.2 Lembaga Pemeriksa boleh dilantik mengikut:-

21. 5.1.2.1 jawatan atau nama individu.
5.1.2.3 tempoh tertentu.
5.1.2.4 negeri/daerah.
5.1.3 Keanggotaan boleh terdiri daripada:--
5.1.3.1 Sekurang-kurangnya dua orang pegawai (seorang pengerusi, dan seorang ahli)
yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset dan barang berkenaan:
5.1.3.2 Mereka yang mempunyai kepakaran memeriksa aset dan barang;
5.1.3.3 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokonqan; dan
5.1.3.4 Di mana tiada atau tidak cukup pegawai daripada Agensi sendiri, pegawai
daripada Agensi lain boleh dilantik.
5.1.4 Tempoh masa pemeriksaan hendaklah ditentukan mengikut kesesuaian Agensi
misalnya 3 bulan atau 6 bulan sekali. Seboleh-bolehnya pemeriksaan hendaklah dibuat
dari semasa ke semasa.
5.1.5 Maklumbalas hendaklah diberikan kepada Agensi dan JKPAK dan jika perlu
kepada Perbendaharaan Malaysia dan cawangannya di Sabah atau Sarawak mengikut
mana yang berkenaan mengenai:-
5.1.5.1 Penubuhan
5.1.5.2 Cadangan pemeriksaan
5.1.5.3 Tahap/perjalanan pelupusan

22. 5.1.5.4 Masalah-masalah, jika ada.
5.2 Tugas-Tugas Lembaga Pemeriksa
5.2.1 Menyediakan jadual pemeriksaan.
5.2.2 Memberitahu Jabatan untuk membuat persediaan.
5.2.3 Memeriksa aset dan barang dan rekod/dokumen aset dan barang tersebut.
5.2.4 Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa dengan menggunakan borang Kew
300-V.
5 . 2. 5 Mengesyorkan cara-cara pelupusan yang sesua sebagaimana yang ditetapkan
mengikut Garis Panduan ini.
5.2.6 Menandatangani Laporan Lembaga Pemeriksa dan kemukakannya kepada
Pegawai Pengawal.
6. TUGAS-TUGAS URUSETIA (Dl AGENSI KERAJAAN)
6.1 Bagi menjamin urusan pelupusan dijalan dengan licin, lancar dan berterusan,
urusetia di Agensi Kerajaan hendaklah memainkan peranan yang penting dan
mengingatkan Jabatan-Jabatan untuk memberi perhatian terhadap urusan pelupusan.
Bagi maksud ini urusetia hendaklah :-
6.1.1 Menguruskan perlantikan Ahli-ahli Lembaga Pemeriksa .
6.1.2 Meminta laporan pemeriksaan daripada Lembaga Pemeriksa.
6.1.3 Memperolehi kelulusan:-
6.1.3.1 Pegawai Pengawal/Pegawai yang telah diberi kuasa;atau
6.1.3.2 Kementerian Kewangan.
6.1.4 Hantar peringatan jika kelulusan belum diterima.
6.1.5 Setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal atau Kementerian Kewangan,

23. sampaikan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan pelupusan.
6.1.6 Susuli sehingga pelupusan selesai dan pastikan pelupusan selesai dalam tempoh
3 bulan dari tarikh kelulusan diterima.
6.1.7 Dapatkan perlanjutan tempoh pelupusan atau keputusan cara pelupusan lain
dengan alasan-alasan munasabah jika pelupusan belum selesai dalam masa 3 bulan
6.1.8 Perolehi sijil pelupusan (Kew 300-X).
6.1.9 Hantar sijil pelupusan ke Kementerian Kewangan.
7. PENUTUP
7.1 Garis Paduan ini hendaklah diteliti oleh semua pegawai dan dipatuhi dalam
pelupusan aset dan barang Kerajaan agar kelewatan pelupusan tidak berlaku lagi dan
hasil yang maksimum dijamin dan ruang penyimpanan dapat dijimatkan. Sebarang
masalah yang dihadapi hendaklah dirujuk kepada Bahagian Pengurusan Perolehan
Kerajaan, Perbendaharaan Malaysia untuk nasihat dan keputusan. Dengan adanya
Garis Panduan ini adalah diharapkan kefahaman mengenai tatacara pelupusan dapat
diperkukuhkan lagi di semua Agensi Kerajaan.
Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan,
Perbendaharaan Malaysia.
14 Mac1997
Lampiran 'A'
C O N T O H

24. NOTIS TENDER AGENSI KERAJAAN
1.Tawaran adalah dipelawa untuk membeli aset dan barang seperti berikut:-
Bil Perihal Kuantiti Harga simpanan Deposit Tender
1.
2.
3.
4.
5.
2. Aset dan barang boleh dilihat pada _____ hingga_____ di antara jam hingga _____
di__________
_________________________
3. Tender akan ditutup pada________ jam 12 00 tengahari.
4. Tawaran boleh dibuat dalam bentuk surat biasa dengan nama, nombor kad
pengenalan serta alamat dan butiran aset dan barang yang diminati dan harga tawaran
atau dalam borang tender yang boleh diperolehi di alamat seperti di para 5 Tawaran
hendaklah sah bagi tempoh 60 hari.
5. Semua tawaran hendaklah dimasukkan dalam sampul berlakri dan ditanda Tender
No. ___________________dan dihantar melalui pos atau dimasukkan dalarn Peti Tender
di alamat:
____________________________
_____________________________
_____________________________

25. ______________________________
6. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN TENDER
6.1 Aset dan barang akan dijual tertakluk kepada harga simpanan
6.2 Petender adalah dikehendaki menyertakan deposit tender sebanyak 10% daripada
harga tawaran bagi setiap aset dan barang atau RM10,000 00 mengikut mana yang
terendah. Deposit Tender hendaklah dalam bentuk kiriman wanglwang pos/draf bank
atau Cashiers' Order atas nama____________________ Tawaran tanpa deposit tender
tidak akan dipertimbangkan
6.3 Semua aset dan barang adalah dijual seba*aimana keadaannva semasa dilihat(as-
is- where-is basis).
6.4 Jabatan irli tidak bertanggungjawab ke atas aset dan barang yang telah dijual.
6.5j Semua perbelanjaan bagi mengangkut aset dan barang hendaklah ditanggung oleh
pembeli sendiri
6.6 Petender yang berjaya hendaklah membuat pembayaran penuh dalam tempoh dua
minggu *dari tarikh pemberitahu keputusan. Jika bayaran penuh tidak dijelaskan dalam
tempoh dua minggu*, deposit tender akan dilucuthak dan Jabatan akan melupuskan
semula aset dan barang berkenaan dengan apa-apa cara
(* sila isi tempoh yang sesuai)

26. 6.7 Petender yang berjaya hendaklah mengeluarkan aset dan barang dalam tempoh 7
hari selepas bayaran penuh dijelaskan, jika tidak Jabatan berhak untuk melupuskannya
semula dan apa-apa bayaran yang telah dibuat akan dilucuthak. Segala bayaran
hendaklah dijelaskan sepenuhnya sebelum aset dan barang boleh dikeluarkan daripada
premis Jabatan.
LAMPIRANB
JADUAL TENDER PELUPUSAN
(Untuk Dipamir Di Papan Kenyataan)
Perkara :..................
Bil Kod Petender Harga
Nota Harga-harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat di dalam dokumen tender
yang diterima dan sebelum diperiksa. Kerajaan adalah tidak terikat · menerima mana-
mana tender.
..................................................
(Pengerusi)
..................................................
(Ahli)
..................................................
(Ahli)
Tarikh : ..................
Lampiran C
NOTIS SEBUTHARGA AGENSI KERAJAAN

27. 1. Sebutharga adalah dipelawa untuk membeli aset dan barang seperti di Lampiran C 1.
2 Aset dan barang boleh dilihat pada _______ dan/hingga_________ di antara jarn
hingga
3 Syarat-syarat dan peraturan sebutharga adalah seperti di Lampiran C2
4 Tawaran sebutharga boleh dibuat dalarn bentuk surat biasa dengan na na, nombor
kad pengenalan, alamat dan butiran aset atau barang yang diminati dan harga tawaran
atau dalam borang sebutharga yang boleh diperolehi di alarnat seperti di para 5
Tawaran hendaklah sah bagi tempoh 60 hari.
5 Semua sebutharga hendaklah dimasukkan dalam sampul surat berlakri dan ditanda
Sebutharga No / dan dihantar melalui pos atau dimasukkan dalam Peti Sebutharga di
alamat:-
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
6. Tarikh tutup sebutharga pada ___________jam 12 00 tengahari. Sebutharga yang
diterima lewat tidak akan dipertimbangkan.
Tarikh
(Ketua Jabatan)

28. (Alamat Penuh Agensi Kerajaan)
(No Tel )
LampiranC1
1. Senarai aset dan barang untuk dijual adalah seperti berikut:
Bil Perihal Kuantiti Harga simpanan Deposit
Sebutharga
1
2
3
4
5
Lampiran C2
SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN SEBUTHARGA
1. Aset dan barang akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.
2. Penyebutharga adalah dikehendaki menyertakan deposit sebutharga sebanyak 10%
daripada harga tawaran bagi setiap aset dan barang atau RM10,000.00 mengikut mana
yang terendah. Deposit Sebutharga hendaklah dalam bentuk kinman wanglwang
pos/draf bank atau Cashiers' Order sahaja atas nama ____________________
Sebutharga tanpa deposit sebutharga tidak akan dipertimbangkan.
3. Semua aset dan barang adalah dijual sebagaimana keadaannya semasa dilihat (as-
is-where-is basis)
4. Jabatan ini tidak bertanggungjawab ke atas aset dan barang yang telah dijual.

29. 5. Semua perbelanjaan bagi mengangkut aset dan barang adalah ditanggung oleh
pembeli sendiri.
6. Pembeli yang berjaya hendaklah membuat pembayaran penuh dalam tempoh satu
(1) minggu dari tarikh pemberitahu keputusan. Jika bayaran tidak dijelaskan dalam
tempoh satu minggu, deposit sebutharga akan dilucuthak dan Jabatan akan
melupuskan semula aset dan barang berkenaan dengan apa-apa cara.
7. Pembeli yang berjaya hendaklah mengeluarkan aset dan barang dalam tempoh 7
hari selepas bayaran penuh dijelaskan. Jika tidak, Jabatan berhak untuk
melupuskannya semula dan bayaran yang telah dibuat akan dilucuthak. Segala
bayaran hendalclah dijelaskan sepenuhnya sebelum aset dan barang boleh dikeluarkan
daripada premis Jabatan
Lampiran D
BORANG TAWARAN TENDER/SEBUTHARGA
Nama Individu/syarikat
No Kad Pengenalan
Alamat
______________________________________________________________________________
Kepada
: (Nama / Alamat___________________
: Agensi Kerajaan__________________

30. : yang mempelawa )________________
Tuan
Tawaran Untuk Tender/Sebutharga Bil_____/______
Saya/kami merujuk kepada perkara di atas dan ingin memaklumkan saya/kami berminat untuk
menyertai sebutharga/tender diatas.
2. Harga tawaran saya/kami adalah seperti berukut:-
Bil Perihal Kuantiti Harga Tawaran
3. Bersama-sama ini disertakan deposit sebutharga (Sebanyak 10% daripada harga tawaran aset
dan barang di atas atau RM10,000 00 mengikut mana yang terendah) yang bernilai RM
_______________ (Ringgit Malaysia _______________ ) dalarn bentuk kiriman wang/wang
pos/draf banWcashiers order no_________________di atas nama ________________
4. Saya/kami memahami serta bersetuju dengan semua syarat-syarat tawaran ini.
Sekian, terima kasih.
Tandatangan ___________________
Nama/Cop Syarikat_____________________________
______________________________
______________________________
l32

31. - 32 -
N O TIS JlU A L A N L E L O N G A G E N SI K EFL*.TA A N
La m Piran E
Adalah dimaklumkan Agensi Kerajaan akan mengadakan jualan lelong ase*
dan barang seperti berikut:-
Tarikh
Masa
Tempat
2 Senarai aset dan barang yang akan dilelong adalah seperti di Lampiran E1 Semua aset dan
barang boleh dilihat pada dan/hingga
jam hingga
di alarnat di antara
3 Syarat dan peraturan lelong adalah seperti di Lampiran E2.
Lot Perihal kenderaan/Baran*
-
33 -
Kuantiti
Lampiran El

32. Har*a Simpanan
.l34
- 34 -
SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN JUALAN LELONG
1 Aset dan barang akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.
Lampiran E 2
Penawar harga tertinggi adalah pembeli yang berjaya dan jika ada apa-*pa perselisihan yang
berbangkit mengenai penawar yang tertinggi, aset dan barang berkenaan *kan dilelong semula.
3 Jabatan berhak mengubah susunan jualan tersebut di senarai dan menarik balik mana-mana
aset dan barang dari senarai lelongan.
4 Semua aset dan barang adalah dilelong sebagaimana keadaarmya semasa dilihat (as-is-where-is
basis).
5 Jabatan ini tidak bertanggungjawab ke atas aset dan barang yang telah dijual.
6 Semua perbelanjaan bagi mengangkut aset dan barang hendaklah ditanggung oleh pembeli
sendiri.
7 Pembeli yang beT*aya hendaklah memberitahu nama penuh, no kad pengenalan dan alamat
kepada pegawai pelelong semasa jualan dilakukan dan hendaklah membuat pembayaran penuh
dengan serta mertaltempoh tertentu yang ditentukan oleh Jabatan yang menjual aset dan barang
tersebut.
8 Pembeli yang berjaya hendaklah mengeluarkan aset dan barang dalam tempoh 7 hari dari
tarikh lelong. Jika tidak, Jabatan berhak untuk melupuskannya. Segala bayaran hendaklah
dijelaskan sepenuhnya sebelum aset dan barang boleh dikeluarkan daripada premis Jabatan.