Hoe maak ik mijn medewerkers voldoende declarabel?
Bij op fee-basis werken is niet alleen het uurtarief bepalend voor de winstgevendheid. Met ingang van 1 januari 2013 vervalt de mogelijkheid om provisie te gebruiken voor de funding van advies- en beheerswerkzaamheden op complexe financiële producten. Het verrichten van diensten tegen een fee-vergoeding wordt daarmee noodzakelijk, als dat al niet zo was vanuit de wensen en belangen van de klant. Financiering van dienstverlening door middel van fee maakt het noodzakelijk goed na te denken over de hoogte van het uurtarief op de verschillende geboden diensten. Platgeslagen is het uurtarief gelijk aan kostprijs en winstmarge. Het is de uitdaging een zo hoog mogelijke declarabiliteit in uw organisatie te bewerkstelligen.
http://vbdag.nl/?page_id=87
5. Bepalen fee
Minimaal vereiste omzet
Om kantoor draaiende te houden (break-even)
Minimaal gewenste omzet
Om rendementsdoelstelling te halen (budget)
Omzet te realiseren door:
Te declareren uren
Prestatievergoedingen
(Tijdelijke) provisie-inkomsten
6. Bepalen fee uit uren
Omzet = Declarabele uren x uurtarief
Stel: beoogde omzet voor een medewerker € 150.000,-
aantal beschikbare uren (261 – 26 – 5) 1.540
mate van declarabiliteit 65%
€ 150.000 = 1.540 x 65% x X X = € 150,-
10% meer of minder declarabel +/- € 23.100,-
Mate van declarabiliteit is mogelijk belangrijker dan het uurtarief op
zich.
7. Bepalen fee
Kom je op een realistische fee uit?
Hoe verhoudt je je ten opzichte van de directe concurrent?
Geloofwaardigheid van het tarief (toegevoegde waarde/doelgroep)
Vertrouwen van het eigen personeel (ben ik het wel waard?)
Consequent zijn met het uurtarief
Boet niet snel in op je tarief
Speel met uren, niet met het tarief zelf
Wanneer wel of niet BTW rekenen?
9. Propositie
Ga uit van het resultaat voor de klant
Advies
Gemak
Voordeel
Klant zit niet te wachten op een “postorder-propositie”
Een zo direct mogelijke relatie tussen resultaat en investering
Investeer in de klant, maar niet oneindig
10. Vastlegging
Leg de afspraken per opdracht goed vast.
Wat is het beoogde resultaat?
Wie voert de opdracht uit?
Wanneer is de opdracht gereed?
Hoe wordt opgeleverd?
Hoe wordt gefactureerd?
Hoe om te gaan met meerwerk/minderwerk?
11. Inzicht klant
Wat kan de klant precies verwachten?
Resultaat uit activiteiten
Waar krijgt de klant wel of niet een factuur voor en wanneer?
Hoeveel tijd staat er voor verschillende activiteiten?
Lopende (andere) geldstromen
13. Draagvlak/motivatie (intern)
Inzicht in kosten en inzicht in te bieden dienstverlening zullen
draagvlak vergroten
Fee-dienstverlening vraagt een andere cultuur
Medewerkers mogelijk niet (helemaal) gewend om op uurbasis
te werken
Moeten wel met overtuiging hun dienstverlening “verkopen” in de
markt
Product ben je zelf
Gereedschapskist met kennis vullen
Gereedschapskist met vaardigheden vullen
14. Inzicht/bewustzijn (intern)
WAT DOE IK EN WAAROM DOE IK HET?
Wat doe ik exact voor een klant?
Diensten uitvoerig beschrijven
Tijdschrijven
Welke kosten horen bij mij?
Directe kosten
Indirecte kosten
Waar sta ik financieel?
Realisatie en forecast
Lopende verdiensten per klant (provisie)
19. Beloning (intern)
Aan declarabiliteit voldoen, moet lonend zijn
Geen negatieve financiële prikkel (AFM)
Onderdeel van beoordeling
Onderdeel van functienivau (medior/senior)
Uren beschikbaar stellen voor zelfontplooiing etc
20. Beloning (extern)
Declarabiliteit is essentieel voor continuïteit
Klanten belonen voor wederkerige diensten
Lager uurtarief bij overeenkomsten voor langere tijd
Korting op tarief bij afname zeker aantal uren
Nogmaals: een zo direct mogelijke relatie leggen tussen resultaat
uit activiteiten en de investering voor de klant
22. Ervaringen EBC Nederland
Een exacte omschrijving van activiteiten is lastig
Alle gewerkte uren bij de klant in rekening brengen idem
Niet elke medewerker is geschikt om op uurtarieven te werken
Urenregistratie en facturatie vereist een zorgvuldige administratie
Factureren door de medewerker die de activiteit heeft verricht
Herinneren idem
23. Ervaringen EBC Nederland
Grote relaties “bepalen zelf hun betaaltermijn en voorwaarden”
Je kunt alleen maar helemaal transparant zijn; niet deels
Andere cashflow
Vertrouwensrelatie met klant groeit
Leidt tot recommandatie en wederkerige diensten