TSOY Spotlight Helmikuu -ValueFrame Toiminnanohjaus ICT-yrityksessä Sami Ringvall

1. ValueFrame Oy
Sami Ringvall
Suuntaa menestykseen

2. Sisältö
1 ValueFrame Oy
2 Toiminnanohjaus ICT-yrityksessä
Sivu  2 Suuntaa menestykseen

3. ValueFrame Oy
 Perustettu vuonna 2001
 Kotimainen asiantuntijapalveluyritysten toiminnan-
ohjauksen (PSA) ja asiakkuudenhallinnan (CRM)
asiantuntija
 Suomen 22. nopeimmin kasvanut teknologiayritys (Deloitte
2009)
 Osa TietoAkseli –konsernia, joka työllistää 60 henkilöä.
Konsernin liikevaihto vuonna 2009 n. 4,3 MEUR
Suuntaa menestykseen

4. ValueFrame Oy
Palvelut ja asiakastoimialat
 Pilvipalveluna eli sovellus-
vuokrauksena tarjottavat
ValueFrame PSA, CRM ja PSA
Pro –tuotteemme tehostavat
toimintaa ajasta ja paikasta
riippumatta mm. seuraavilla
aloilla:
 Arkkitehtitoimistot
 Asianajotoimistot
 Insinööritoimistot
 IT-alan yritykset
 Konsulttiorganisaatiot
 Myyntiorganisaatiot
 Mainos- ja viestintätoimistot
 Tilitoimistot
 Henkilöstövuokrausyritykset
Suuntaa menestykseen

5. Missio
Tunnemme asiakkaidemme Näkökulmamme on
toimintaympäristön ja liiketoiminta-
Autamme
toimialan menestys- prosesseista
tekijät asiantuntija- lähtevä.
yrityksiä
menestymään.
Tarjoamme käyttäjälähtöiset
toiminnanohjausratkaisut ja jatkuvan
huolenpidon
Suuntaa menestykseen

6. Kaikki tieto yhdestä paikasta
Suuntaa menestykseen

7. Käyttöönottoprojekti varmistaa hyödyn
 Neuvontapalve-
lut puhelimitse ja
 Liiketoimintaan sähköpostilla
perehtyminen  Täydellinen yllä-
 Keskeisten ongelma-  Olemassaolevan pito ja kehitys
kohtien tunnistaminen tiedon tuonti  Konsultointi ja
 Raportointitarpeiden  Esim. asiakkaat, käytön kehittä-
kartoitus projektit, laskutus mispalvelut
Tiedon- Tuki ja
Kartoitus Mukautus Koulutus
siirrot ylläpito
 Järjestelmän  Koulutusmateriaalien
mukautus kartoi- laatiminen
tuksen perusteella  Koulutukset roolin
 Parametroimalla, ei mukaan esim. johto,
ohjelmoimalla myynti, talous,
projektipäälliköt
1 vko – 3 kk
Sivu  7 Suuntaa menestykseen

8. Sopii kaikenkokoisille yrityksille
ValueFramen asiakaskoot
2%
3% 1%
1. 1-5
 Suurin osa asiantuntijapalvelualan
2. 6-10
16 %
9% 3. 11-20
4. 21-50
5. 51-100
yrityksistä Suomessa on pieniä, alle
6. 101-250 10 henkilöä työllistäviä yrityksiä
7. 251-500
18 % 8. > 500
 Siksi myös suurin osa ValueFramen
30 %
asiakkaista on pieniä yrityksiä
 Joka kolmas asiakkaamme
21 %
työllistää yli 20 henkilöä
 ValueFrame soveltuu kaikille
Kuva: ValueFramen asiakkaat kokoluokittain muutaman hengen yrityksistä aina
monikansallisiin usean sadan
työntekijän konserneihin
Page  8 Suuntaa menestykseen

9. Esimerkkejä asiakkaistamme
Markkinointitoimisto ÖÖÖ Oy
 Markkinointitoimisto ÖÖÖ Oy on on kasvava, luovan tuotannon
digitoimisto, joka työllistää tällä hetkellä 7 henkilöä.
 ”Haluamme olla helposti lähestyttävä digitoimisto, jonka arvot
selkeys, välittömyys ja helppous näkyvät kaikessa mitä
teemme. ValueFrame sulautuu hyvin yrityksemme
arvomaailmaan tuoden selkeyttä ja läpinäkyvyyttä myös
sisäisiin prosesseihin.”
toimitusjohtaja Petteri Kyyrönen, Markkinointitoimisto ÖÖÖ Oy
Design Valkea
 Design Valkea on erityisesti lääkemarkkinoinnin ja bio- ja
nanoteknologian toimialoilla toimiva markkinointisuunnittelun
asiantuntija.
 ”Design Valkean yksi tärkeä myyntiargumentti on tehokas
projektinhallinta. ValueFrame antaa meille sellaiset työkalut,
että pystymme tuottamaan niin projekti- kuin hallinnollisetkin
dokumentit tasalaatuisesti.”
johtaja Kristiina Olmiala-Szép, Design Valkea
Sivu  9 Suuntaa menestykseen

10. Esimerkkejä asiakkaistamme
WorkPower Oy
 Yli 400 henkeä työllistävä henkilöstövuokrausyhtiö
 ”ValueFramen käyttöönoton myötä hallinnolliset kulut
vähenivät ja eri toimintojen laatu nousi entistä paremmaksi,
kun virheellisten tietojen määrä väheni. Liiketoimintamme
kannalta on myös olennaista, että voimme nyt entistä
pidemmällä aikavälillä suunnitella millaisia projekteja on
tulossa ja millaista työvoimaa niihin tarvitaan.”
toimitusjohtaja Teemu Niemenmaa, WorkPower Oy
Johtamistaidon opisto JTO
 100 hengen koulutusorganisaatio joka toimii useammalla
paikkakunnalla
 ”ValueFrame PSA Pro -toiminnanohjausjärjestelmä on meille
kattava työkalu johtamiseen ja päivittäiseen työhön. Se sisältää
aina ajan tasalla olevat tiedot kaikista asiakkuuksista ja
projekteista. Lisäksi se tarjoaa näiden tietojen pohjalta johtoa
palvelevia raportteja ja ennusteita muun muassa tilauskannan
kehityksestä.”
toimitusjohtaja Mikko Luoma, Johtamistaidon Opisto JTO
Sivu  10 Suuntaa menestykseen

11. Esimerkkejä asiakkaistamme
Vahanen Yhtiöt
 360 asiantuntijaa työllistävä rakennesuunnittelun, korjaus-
rakentamisen ja kiinteistöjen teknisen elinkaarenhallinnan
asiantuntija
 ”Pystymme seuraamaan laskutusta, kulujen kertymistä ja
projektien kannattavuutta reaaliaikaisesti. Ohjaavat
toimenpiteet ja korjaukset voidaan tehdä välittömästi, eikä
vasta projektin päätyttyä. Kun kaikkia projekteja ohjataan
ValueFrame PSA:n avulla, koko projektiportfolio ja sen riskit
pysyvät hallinnassa.” toimitusjohtaja Jyrki Jalli, Vahanen yhtiöt
Solita Oy
 Vaativiin tietojärjestelmäratkaisuihin ja IT-asiantuntija-
palveluihin erikoistunut 160 työntekijän suomalainen yritys
 ”Asiakasprojekteja toteuttavan it-yhtiön tärkein myyntivaltti on
se, että hankkeet saadaan vietyä sovitusti läpi. Ei tässä ole
kyse mistään liikesalaisuudesta – vaan jämäkästä projekti-
salkun hoitamisesta. Maailmassa ei pärjää peesaamalla.”
kehitysjohtaja Raimo Arvola, Solita Oy
Sivu  11 Suuntaa menestykseen

12. Esimerkkejä asiakkaistamme
Viestintätoimisto Pohjoisranta Oy
 Viestintätoimisto Pohjoisranta Oy on liikkeenjohdon
konsulttitoimisto, joka on erikoistunut maineenhallintaan.
 ”Liiketoimintamme mallinnus ValueFrame PSA Pro -
järjestelmään oli käyttöönottoprojektin keskeisiä tehtäviä.
Tämän ansiosta saamme vaivattomasti selville esimerkiksi
avainasiakkuuksien tai uusien palvelutuotteidemme myynnin
kehitystä kuvaavat tiedot”.
toimitusjohtaja Jouni Heinonen, Viestintätoimisto Pohjoisranta
Werkkoyhtiö Vilperi Oy
 Laadukkaisiin kotisivuratkaisuihin ja hakukonemainontaan ja –
näkyvyyteen erikoistunut yritystekniikan osaaja.
 ” Tämän päivän yritystoiminnassa ei ole aikaa tapella
asiakkuudenhallinta-ohjelman toimivuuden kanssa.
Työntekijämme käyttävät kyseistä ohjelmaa läpi 8 tuntisen
työpäivänsä ja sen pätkimätön toimivuus on elinehto
yritystoiminnallemme.”
myyntijohtaja Petri Elovaara, Werkkoyhtiö Vilperi Oy
Sivu  12 Suuntaa menestykseen

13. Lisää menestystarinoita löytyy
osoitteesta www.valueframe.com
Sivu  13 Suuntaa menestykseen

14. Toiminnanohjaus ICT-
yrityksessä
Suuntaa menestykseen

15. Esityksen sisältö
1 ValueFrame PSA Pro
2 Raportoinnin näkökulmia
3 Projektien operatiivinen johtaminen
4 Työajan seuranta
5 Ennustaminen
6 Analysointi
Suuntaa menestykseen

16. Kaikki tieto yhdestä paikasta
Suuntaa menestykseen

17. Raportoinnin näkökulmia
• Asiakaskannattavuus • Projektin tila
• Tiimien kannattavuus • Projektin kustannukset
• Projektipäälliköiden • Suunniteltu vs. Toteutuma
kannattavuus • Projektikate
• Projektien kannattavuuus • Laskuttamattomat työt
• Henkilöiden kannattavuus • Projektin laskutus
• Liiketoimintojen • Projektin keskihinta
kannattavuus
• Keskihinnat
• Tehdyt työtunnit • Laskutusennuste
• Ylityötunnit ja muut • Kuormitusennuste
• Tuntikertymät • Tilauskanta
• Saldotilanne • Asiakkaan kate-ennuste
• Tunnit tehtävittäin • Projektin kate-ennuste
• Tunnit asiakkaittain • Ennustettu keskihinta
Suuntaa menestykseen

18. Operatiivinen projektien johtaminen

19. Operatiivinen projektien johtaminen
 Projektien ja palvelujen johtaminen ja jatkuva kannattavuuden
seuranta muodostavat kulmakiven koko yrityksen
kannattavuuden varmistamiselle
 Vaihtoehtoiskustannusten käyttäminen seurannassa:
omakustannus vs. projektihinnasto vs. tavoitehinnasto
 Kannattavuuden seuranta tulee jalkauttaa
projektipäällikkötasolle, jotka seuraavat omien projektiensa
kannattavuutta
 Seurantakulttuurin myötä tapahtuu oppimista, jonka avulla
projektipäälliköt:
 Kykenevät paremmin arvioimaan projekteja
 Kykenevät tunnistamaan mahdollisia riskitekijöitä
 Ymmärtävät jatkuvan seurannan ja projektien kannattavuuden /
onnistumisen välisen yhteyden
Suuntaa menestykseen

20. Projektin seurantaraportti
Keskeisiä kysymyksiä:
• Mille työvaiheille tunnit on kirjattu?
• Mikä on resursoitu vs. toteutunut työmäärä?
• Mitä ostoja ja matkoja projektilla on?
• Miten tehdyt ja suunnitellut työt jakaantuvat henkilöittäin?
Suuntaa menestykseen

21. Projektin kannattavuuden seuranta
Keskeisiä kysymyksiä:
• Mikä on projektin kate nyt? Entä suunniteltu kate?
• Miten projektin kustannukset jakautuvat?
• Paljonko on projektin keskituntihinta?
• Entä keskituntihinta vs. tavoitetuntihinta?
Suuntaa menestykseen
• Paljonko projektilta voi vielä laskuttaa?

22. Työajan seuranta

23. Työajan seuranta
 Työajan seuranta tarjoaa kullekin työntekijälle mahdollisuuden
oman työajan käytön tarkasteluun ja saldoseurantaan
 Tietoa käytetään hyväksi tyypillisesti myös palkanlaskennan
perusteena
 Valvontalistat mahdollistavat kirjauskulttuurin ja sovitun
mukaisten käytäntöjen noudattamisen seurannan
 Esimies-alainen –hierarkian ansiosta esimiehet pystyvät
seuraamaan oman tiiminsä ajankäyttöä keskitetysti.
Tyypillisesti rakennetta hyödynnetään myös tuntien tarkastus-
ja hyväksyntämenettelyssä
 Myös työajan seuranta mahdollistaa erilaisten näkökulmien
käytön. Tietoja voidaan tarkastella esim. koko yrityksen
tasolla, tiimeittäin, asiakkaittain, henkilöittäin jne.
Suuntaa menestykseen

24. Saldoseuranta
Keskeisiä kysymyksiä:
• Mikä on kunkin henkilön saldo?
• Paljonko kuun aikana on kertynyt tunteja?
• Mille asiakkaille tunnit jakautuvat?
• Mikä on tiimin tuntikertymä?
• Miten tunnit jakautuvat eri palkkalajeille?
• Mikä on tiimin / henkilön laskutettavuusaste?
• Onko jollakin henkilöllä liikaa ylitöitä?
Suuntaa menestykseen

25. Ennustaminen

26. Ennustaminen
 ValueFrameen kirjattujen resursointien ja sopimuksen
mukaisten maksuerien perusteella voidaan muodostaa erilaisia
ennusteita
 Yksi tärkeimmistä ennusteista on laskutusennuste, jonka
avulla voidaan tarkastella ennustettua laskutusta tuleville
kuukausille sekä laskutuksen kertymää aiemmilta kuukausilta
 Tärkeä seurantakohde on myös kertynyt laskuttamaton
laskutus, eli ns. varasto
 Ennustamisessa voidaan myös hyödyntää eri tasoja kuten:
 Asiakas
 Tiimi
 Liiketoiminta-alue
 Projekti
Suuntaa menestykseen

27. Laskutusennuste
Keskeisiä kysymyksiä:
• Mikä on toteutuma vs. tavoite?
• Paljonko laskutuksemme on ensi kuussa?
• Mikä on laskuttamattoman työn arvo?
• Paljonko on tilauskantamme?
• Mikä on myyntikatteemme? Suuntaa menestykseen

28. Sopimuslaskutus
Keskeisiä kysymyksiä:
• Mikä on sopimuskannan arvo?
Suuntaa menestykseen

29. Analysointi

30. Analyysit
 Kertyneen tiedon perusteella ValueFramen raportointi antaa
mahdollisuuden liiketoiminnan analysointiin ja kehittämiseen.
Tyypillisesti analysoinnissa tarkastellaan liiketoiminnan
keskeisiä mittareita kuten:
 Absoluuttista tai suhteellista kannattavuutta
 Asiakkaiden painoarvoja asiakassalkussa
 Keskituntihintaa
 Jne.
 Käytettävissä olevia tarkastelunäkökulmia eli dimensioita on
useita, riippuen organisaation tarpeista. Näitä ovat esim.
 Liiketoiminta-alue tai näiden ryhmät
 Tiimi tai kustannuspaikka
 Asiakas
 Projektipäällikkö
 Henkilö
 Projekti tai osaprojekti
Suuntaa menestykseen

31. Laskutettavuusaste
Keskeisiä kysymyksiä:
• Mikä on laskutettavuusasteemme?
• Miten työt jakaantuvat eri työtyypeille?
• Mikä on asiakastyön osuus?
• Paljonko asiakastyöstä on laskuttamatonta?
Suuntaa menestykseen

32. Asiakaskannattavuus
Keskeisiä kysymyksiä: Muista huomioida:
• Referenssiarvo
• Ketkä ovat TOP 10 asiakastamme? • Kehittymisarvo
• Onko panos/tuotos –suhde kunnossa? • Volyymiarvo
• Asiakaskohtainen tavoitehinta vs. keskihinta • Asiakkuuden kesto
• Asiakaskohtaiset kannattavuudet
• Asiakkaan painoarvot asiakassalkussa?
• Laskuttamattomien töiden kertymät?
Suuntaa menestykseen

33. Liiketoiminta-alueiden kannattavuus
Keskeisiä kysymyksiä:
• Miten eri palvelumme kannattavat?
• Miten kannattavuus on kehittynyt?
• Onko palvelut hinnoiteltu oikein?
• Miten strategiset ydinpalvelut pärjäävät?
• Palvelukohtaiset keskituntihinnat vs. Tavoitehinnat
• Onko meillä lisämyyntimahdollisuuksia nykyasiakkaille?
Suuntaa menestykseen

34. Systeemit eivät yksin riitä
Suuntaa menestykseen

35. Kysymyksiä?
www.valueframe.com
sami.ringvall@valueframe.com
050 529 8536
Sivu  35 Suuntaa menestykseen