Kuliah Sistem Informasi

1. ERP – Modul Operasi Sales
Kuliah Sistem Informasi
dwialikhs@polibatam.ac.id
Politeknik Negeri Batam
Teknik Informatika

2. Review of ERP
• ERP is IT software that combine business
activities across an enterprise. It work from
product planning, inventory control,
product distribution to order tracking.

3. Typical Modern Process Business

4. General Module of ERP
• Modul Operasi Sales & Distributions
• Modul Inventory Management
• Modul Financial and Acounting
• Modul Human Resource
Management

5. Sales & Distributions
Sumber; www.dreamstime.com

6. Pertanyaan Strategi Marketing
Produk apa yang harus dibuat ?
Berapa banyak produk yang harus dibuat ?
Bagaimana cara terbaik mempromosikan
dan mengiklankan produk yang dibuat ?
Bagaimana mendistribusikan produk dibuat
agar kepuasan pelanggan maksimal ?
Berapa harga yang harus ditetapkan untuk
produk tersebut ?

7. Sales Process
• Sales Quotations:
penawaran harga
kepada customer.
• Sales Order: pesanan
penjualan dari
customer.
• Invoice: faktur
penjualan
• Warehouse: gudang

8. Sales Quotations & Order
• Hal yang perlu diperhatikan :
– Pemberian diskon
– Order tidak langsung dilakukan
setelah quotations diberikan
– Pertanyaan terkait dengan
tanggal pengiriman pada saat
customer mau melakukan
order
– Posisi credit limit customer
– Bagian / unit apa saja yang
terlibat?

9. Order Filling
Packing list dan shipping labaels dicetak
pada bagian sales dan diberikan kepada
bagian warehouse untuk dilakukan
picking, packing dan delivery.

10. Order Filling
• Hal yang perlu diperhatikan :
– Customer menginginkan partial
shipment terhadap apa saja yang
tersedia dan sisanya sebagian back
order.
– Customer hanya membeli apa yang
tersedia, sisanya dibatalkan dan dibuka
order baru.
– Customer bersedia menunggu sampai
seluruh order terpenuhi untuk
menghemat biaya pengiriman
– Bagian / unit apa saja yang terlibat ?

11. Accounting & Invoicing
• Data dari sales order akan menjadi dasar untuk
pembuatan invoice
• Umumnya koreksi terhadap invoice diperlukan terkait
dengan partial shipment ataupun perubahan lainnya
terkait dengan perubahan pada sales order.

12. Payment & Returns
• Customer yang membayar dibawah 10 hari
mendapat diskon 2 persen
• Nota debit dari customer terkait dengan retur,
maupun klaim produk cacat juga perlu menjadi
perhatian.

13. Sales & Distribution pada ERP
• Sistem ERP dapat meningkatkan proses terkait
dengan sales order process, karena menggunakan
database terpusat, sehingga dapat mengurangi
tingkat kesalahan entri dan meningkatkan
akurasi informasi secara realtime bagi semua
user.
• Sistem ERP juga dapat melakukan tracking
terhadap seluruh transaksi seperti (invoice, packing
list, Return Merchandise Authorization-RMA Number
dan pembayaran)

14. Kegiatan pada SAP ERP
Presales
activities
Sales Order
processing
Inventory
sourcing
DeliveryBillingPayment

15. Presales Activity
• Merupakan langkah pertama pada SAP ERP sales and
distribution process
• Customer bisa mendapatkan penawaran harga melalui
inquiry ataupun quotation.
– Quotation sifatnya tertulis dan mengikat untuk suatu
jangka waktu tertentu.
– Inquiry sekedar penawaran harga dan tidak ada
ikatan
• Aktifitas presales juga meliputi kegiatan marketing
seperti menghubungi customer melalui telepon,
kunjungan dan surat-menyurat.

16. Sales Order Processing
• Sales Order Processing adalah serangkaian aktivitas
yang dilakukan untuk mencatat sales order.
• Pencatatan dilakukan pada jenis produk yang dipesan,
harga jual dan kuantitas.
• Diskon dapat didefinisikan menurut jumlah kuantitas,
produk dan pelanggan.
• Saat order dilakukan pemeriksaan table AR-Activity
Report untuk konfirmasi credit customer.
• Nilai order dijumlahkan dengan saldo kredit dan
dibandingkan dengan credit limit customer.
– Jika kredit tidak mencukupi sistem akan menolak
order.

17. Inventory Sourcing
• Ketika pencatatan order, sistem memeriksa catatan
persedian dan catatan perencanaan produksi apakah
material tersedia dan dapat dikirim pada tanggal yang
diinginkan konsumen ?
• Available-to-Promise (ATP) termasuk juga waktu
pengiriman, perlu diperhatikan akhir minggu dan liburan.
• Sistem dapat juga merekomendasikan penambahan
pada rencana produksi jika terjadi kekurangan.
• Order dicatat secara terbuka.

18. Delivery
• Delivery berarti melepas dokumen pada warehouse
untuk melakukan picking, packing dan shipping.
• Proses pengiriman dibuat sehingga aktifitas warehouse
dapat efisien (seperti; kombinasi order yang sama untuk
picking, pengelompokan order berdasarkan metode dan
tujuan).
• Dokumen picking, packing, dan shipping akan ditransfer
ke Module Materials Management, sehingga aktifitas
picking, packing dan shipping dapat dilakukan dengan
baik.

19. Billing
• Sistem membuat invoice berdasarkan data
sales order ke dalam dokumen invoice.
• Accounting mencetak dan mengirim kepada
customer.
• Catatan Accounting diperbaharui pada titik ini
untuk mencatat penjualan (Debit AR dan
Kredit Sales), selanjutnya catatan account
ter-update secara otomatis.

20. Billing

21. Payment
• Ketika customer melakukan pembayaran
• Maka sistem ERP akan mencatat
pembayaran tersebut (Debit Cash dan
Kredit AR).

22. Tugas ! 1). Jelaskan workflow bisnis order to cash berikut !

23. 2). Cari contoh dokumen berikut dalam sebuah
perusahaan bisnis !
– Quotation
– Sales Order
– Picking Sheet
– Packing Sheet
– Invoice
– Dokumen Pembayaran
Tugas tersebut disusun dan dibuat clipping (dokumen bisa
berupa hasil foto atau print)
Tugas !

24. TERIMAKASIH
Sekian dan,..