Организация системы сокращения затрат в процессах печати
1. Организация системы сокращения
затрат в процессах печати
Кащенко Андрей,
Директор по развитию
АРТ Дистрибьюшен
Киров, август 2011 г.
1
2. СОДЕРЖАНИЕ
1. Процессы печати как система
2. Задачи, решаемые современными
методами управления печатью
3. Об экономии вкратце
4. Как организовать систему сокращения
затрат
5. Компоненты системы и их функции
6. Пример организации системы: MyQ
2
3. ПРОЦЕССЫ ПЕЧАТИ КАК СИСТЕМА
Для чего организовывать систему из
процессов печати?
• Чтобы весь комплекс печати был
эффективным. Весь, а не его фрагменты.
• Чтобы работать с комплексом печати как
с целым, а не как с разрозненным
набором компонентов.
• Чтобы управлять: влиять, а не только
наблюдать.
3
4. ПРОЦЕССЫ ПЕЧАТИ КАК СИСТЕМА
Что обычно играет роль системы печати?
• Корпоративный сервер печати.
Эффективен ли он в решении основных
задач печати?
• Нет.
Почему?
• Достаточно взглянуть на перечень задач,
которые нужно и можно успешно решать.
4
5. ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ СОВРЕМЕННЫМИ МЕТОДАМИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕЧАТЬЮ
Рост • Сокращается рабочее время, затрачиваемое
производительности сотрудниками на печать, логистами – на закупки,
труда менеджерами – на управление процессами
• Ускорение, упрощение, рост эффективности
процесса печати позволяет сократить
Оптимизация штата использование низкоквалифицированного труда
(например, сортировщиков документов…)
• Средства учета и контроля позволяют вводить
Введение политик разнообразные политики - например, квоты на
подразделение на объем печати за
управления печатью определенный период, ограничения на
копирование или цветную печать и т.п.
• Поставщик печати как услуги становится для
Получение всех услуг Заказчика единым центром компетенции: часть
из единого центра задач решает самостоятельно , а другую часть
компетенции (ремонт экзотических устройств и т.п.) – передает
в субподряд.
5
6. ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ СОВРЕМЕННЫМИ МЕТОДАМИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕЧАТЬЮ
• Средства авторизации пользователя и
Безопасность механизмы мониторинга печати позволяют
управлять безопасностью документооборота -
документооборота организовать контроль доступа к документам,
устройствам и функциям печати.
• Применение сканирования вместо копирования,
Ускорение кластерная и тандемная печать, печать Follow
Me, быстрая маршрутизация документов
документооборота значительно упрощают и ускоряют
документооборот в компании.
• В случае вывода парка устройств и функций
Вывод управления на аутсорсинг Поставщику, Заказчик
непрофильных повышает свою прозрачность для инвесторов и
улучшает финансовые показатели (важно,
активов например, для выхода на IPO).
6
7. ОБ ЭКОНОМИИ ВКРАТЦЕ
Главной задачей обычно является экономия,
т.е. сокращение затрат в процессах
печати.
Экономия достигается как в прямой форме
(непосредственно уменьшение расходов
на печать), так и в опосредованной (в
рамках решения вышеперечисленных
задач).
7
8. ОБ ЭКОНОМИИ ВКРАТЦЕ
Как профессионалы индустрии, мы знаем,
что:
• в затратах на печать до 80 процентов
могут составлять скрытые издержки,
• до 50 процентов издержек являются
неожиданными для Заказчика.
Система сокращения затрат поможет Вам
выявлять издержки и прогнозировать их.
8
9. ОБ ЭКОНОМИИ ВКРАТЦЕ
• Какой прямой и явной экономии можно добиться?
– 48-55% составляет после внедрения современных
решений экономия на картриджах и тонерах,
ремонте и покупке оборудования;
– на 18-27% уменьшается объем закупок бумаги;
– экономится электроэнергия;
– сокращаются издержки утилизации бумаги, тонеров,
картриджей...
9
10. КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СИСТЕМУ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ
Задача Решение
Ограничьте 1. Установите инструменты учета и контроля
печати
использование
2. Соберите при их помощи статистику
финансово использования устройств (в т.ч. в рублях)
неэффективных 3. Определите неэффективные устройства в Вашем
устройств парке
4. При помощи инструментов контроля установите
аппаратное ограничение доступа к устройствам;
распределите квоты на объем печати;
организуйте программное перераспределение
печати на более эффективные устройства
5. Для достижения дополнительной экономии
обдумайте на основе собранной статистики
возможность оптимизации парка устройств
(перестановку, замену)
10
11. КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СИСТЕМУ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ
Задача Решение
Управляйте 1. Установите инструменты учета и контроля
печати
дорогостоящей
2. Установите средства физической авторизации
печатью и сотрудников на устройствах цветной печати,
копированием копирования (МФУ), печати больших форматов
3. Установите политику доступа к устройствам;
создайте возможности печати Follow Me;
распределите квоты на объем печати и
копирования; организуйте программное
перераспределение печати на более
эффективные устройства
4. Для достижения дополнительной экономии
обдумайте на основе собранной статистики
возможность оптимизации парка устройств
(перестановку, замену)
11
12. КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СИСТЕМУ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ
Задача Решение
Ограничьте 1. Установите инструменты учета и контроля
печати
использование
2. Мотивируйте сотрудников сообщением о
устройств том, что их действия теперь могут быть
сотрудниками в проконтролированы как в реальном
непроизводственных времени, так и по отчетам за период
3. Установите мягкие или жесткие квоты на
целях объем и стоимость печати
4. Контролируйте содержание, объемы и
стоимость печати по регулярным отчетам –
по сотруднику, группе сотрудников,
подразделению, проектной группе; отдельно
по каждому устройству или группе устройств
12
13. КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СИСТЕМУ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ
Задача Решение
Оптимизируйте 1. Установите инструменты учета и
контроля печати
печать для
2. На основе статистики использования
«многопечатающих» организуйте кластеры устройств для
подразделений или подразделений и групп, регулярно
групп сотрудников печатающих большие массивы документов
3. Настройте кластерную печать в интерфейсе
администратора системы
13
14. КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СИСТЕМУ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ
Задача Решение
Сократите 1. Установите инструменты управления очередями
печати
ущерб от сбоев
2. Задайте политику перераспределения печати в
оборудования реальном времени (например, используйте
печати тандемную печать для защиты от сбоев в
реальном времени)
14
15. КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СИСТЕМУ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ
Задача Решение
Централизи 1. Организуйте систему сокращения издержек в
каждом офисе
руйте управление
2. Установите эффективные средства репликации
издержками в (обмена данными между офисами)
территориально 3. Управляйте политиками в удаленных системах из
распределенных центрального офиса
офисах или
филиалах,
предприятиях
холдинга
15
16. КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СИСТЕМУ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ
Задача Решение
Сокращайте 1. В сотрудничестве с поставщиком установите
«сервисный модуль» - инструменты удаленного
издержки на мониторинга состояния устройств и запасов
закупки расходных материалов на складах
расходных 2. Задайте необходимые Вам сроки поставки
материалов и ЗИП комплектующих и расходных материалов
3. На основе своевременного автоматизированного
информирования поставщика получайте от него
сервисное обслуживание в срок и в нужном
объеме, не расходуя лишние ресурсы со своей
стороны
16
17. КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СИСТЕМУ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ
Задача Решение
Сокращайте 1. Установите инструменты учета и контроля
печати
издержки на
2. Оптимизируйте политики, квоты, парк устройств
ранних стадиях и т.п. по ходу отчетного периода
планирования 3. На основе статистики за предыдущий отчетный
период планируйте эффективный бюджет печати
на предстоящие периоды
17
18. КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ И ИХ ФУНКЦИИ
Инструменты • Максимально полный учет (по персоналу,
подразделениям; по устройствам; по объему
учета и и по стоимости печати)
• Максимально разнообразный контроль
контроля • Гибкая отчетность (регулярно и в реальном
печати времени)
• Программная авторизация пользователя (в
Средства корпоративной сети)
• Аппаратная авторизация пользователя (на
авторизации устройстве печати и копирования)
пользователя • Программное и физическое ограничение
доступа к устройствам
18
19. КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ И ИХ ФУНКЦИИ
• Распределение заданий по устройствам
Инструменты • Перераспределение заданий по устройствам
управления • Тандемная печать и кластерная печать
• Печать Follow Me
очередями печати • Задание политик и управление ими
Средства репликации
для территориально • Консолидация данных в центральном офисе
• Удобные и эффективные интерфейсы и протоколы обмена
распределенных данными
структур
• Удаленный мониторинг работоспособности устройств
• Удаленный мониторинг состояния тонеров и картриджей в
устройствах
«Сервисный модуль» • Удаленный мониторинг запаса расходных материалов на
складе Заказчика
• Автоматизация обмена данными и документами
19
20. ПРИМЕР ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ: MyQ
Программно-аппаратный комплекс MyQ:
• все необходимые для эффективной
системы сокращения затрат компоненты
• все описанные выше функции
• продукт мирового класса
• надежный официальный партнер в
России – APT Distribution
20
21. MyQ: описание продукта
MyQ для печатающих устройств
Кабель питания
Считыватель
RFID
Кабель для
передачи данных
Клавиатура Внешний терминал
