Smau Torino 2013 Sistemi H.S.

Gestione efficiente della stampa: il caso M.T.M.
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Matteo Broglio – Sistemi H.S. S.p.A.
Gestione efficiente della
stampa: il caso M.T.M.

• La gestione del parco stampanti rientra fra i costi meno efficacemente
controllati di un’azienda.
• Secondo uno studio di Gartner i costi annuali di stampa per ogni
dipendente variano dai € 400 ai € 1.200, ed Il volume di stampa è in
costante aumento perché il quantitativo di informazioni da elaborare
raddoppia in un arco di tempo dai 3 ai 5 anni.
• Come coniugare le necessità di stampa degli utenti e le necessità di
risparmio delle Imprese?
• I contratti “costo copia” sono realmente la soluzione giusta per indirizzare
queste problematiche?
• Come posso gestire le necessità di riservatezza dell’informazione con la
volontà di riorganizzare il parco stampanti?
La situazione nel mondo reale delle imprese

Queste sono alcune domande che tutti i clienti si pongono quotidianamente,
e come loro se le sono poste la direzione acquisti ed il Dott. Piero Rolfi -
Responsabile dei Sistemi Informativi della M.T.M.
In collaborazione con la Sistemi H.S. S.p.A. e con il supporto della Hewlett
Packard Italiana, M.T.M. è stata in grado di avviare un progetto UNOprint,
prima in modalità pilota e quindi esteso all’interno dell’azienda, con
l’obbiettivo di “controllare” ed semplificare i processi legati agli ambienti
di stampa.
…. e quindi?

• Azienda fra i leader mondiali nella produzione e commercializzazione di
componenti ed impianti di conversione a gas metano e GPL per autotrazione.
• Nata nel 1977, la M.T.M. - BRC Gas Equipment ha saputo svilupparsi con
particolare dinamismo, divenendo, nell’arco di pochi anni, una delle principali
aziende di produzione di sistemi per l’utilizzo di carburanti alternativi in
autotrazione. Dopo una prima fase di crescita legata principalmente alla
fabbricazione di multivalvole, la M.T.M. - BRC Gas Equipment ha avviato negli
anni’80 la produzione di una gamma completa di componenti GPL e
metano, collocandosi in una posizione di avanguardia tecnologica che le ha
consentito di commercializzare, nel 1991, il suo primo sistema elettronico di
controllo della carburazione e, nel 1996, il primo sistema italiano di iniezione
gassosa di GPL e metano. L’organico è aumentato progressivamente fino ad
arrivare agli oltre 500 dipendenti che operano in 10 stabilimenti, su un’area
coperta complessiva di 40.000 m2, mentre la presenza del marchio BRC ha
assunto, sui mercati italiano ed estero, sempre maggiore rilievo, grazie ad una
capillare rete distributiva costituita da oltre 100 fra agenti e distributori, attivi
in oltre 60 paesi.
Un profilo della M.T.M.

Sistemi H.S. S.p.A. è una società operante sul territorio Nazionale, (focalizzata su
quello piemontese) facente parte del gruppo Sistemi Torino (nato negli anni ’80) e
che si avvale di circa 130 collaboratori dedicati all’esigenze dei clienti al fine di
fornire:
• Analisi delle esigenze e progettazione;
• Consegna installazione ed avviamento delle soluzioni;
• Assistenza sistemistica (on site e/o remota, entrambe proattive);
• Manutenzione Hardware e software ;
• Gestione parco stampanti e soluzioni correlate.
Con base presso la sede principale a Collegno (TO) ed una sede operativa a
Milano, Sistemi H.S. ha sviluppato nel corso del tempo importanti partnership con
vendor quali Microsoft, VMWare ed in particolare Hewlett Packard, di cui è uno
dei principali Partner Italiani, ottenendo numerose certificazioni sistemistiche che
le hanno reso possibile porsi come partner ideale anche per organizzazioni di
dimensioni Enterprise.
La certificazione Iso 9001 recentemente acquisita ha reso questo approccio al mercato
meglio definito in termini di processi e monitoraggio degli SLA rivolti ai clienti.
sistemihs
Il partner: Sistemi H.S. S.p.A.

• Circa 91 devices H.P., Lexmark, Brother ed Oki
• Acquisto dei materiali di consumo su richieste degli utenti
• Nessuna suddivisione dei costi per le stampanti condivise
• Utilizzo di devices inadeguati in alcune aree (ad es ufficio spedizioni)
La situazione iniziale

• Analisi e razionalizzazione del posizionamento dei devices
• Aumento del rapporto utente-stampante: riduzione della stampa da parte
di singoli utenti, utilizzo di stampanti per team di lavoro, ecc.
• Armonizzazione del parco stampa
• Riduzione di macchine obsolete e costose
• Limitazione del numero di modelli e tecnologia
• Implementazioni di soluzioni Sw di controllo e gestione
Obbiettivi del progetto UNOprint

• Standardizzazione e centralizzazione del processo di fornitura per
garantire una politica di acquisto omogenea
• Gestione automatizzata per migliorare le operazioni di supporto e
manutenzione e di approvvigionamento dei consumabili
• Esternalizzazione della gestione dei materiali di consumo per migliorare la
produttività interna e facilitarne la gestione
Obbiettivi del progetto UNOprint

• Sostituzione dei devices più obsoleti
• Rilocalizzazione dei devices
• Implementazione del sw Jetadvice per il monitoring dello stato dei devices
e la situazione dei consumabili
• Implementazione del sw Safecom/Access control, per la gestione delle
stampe sicure e la ripartizione dei costi sui devices condivisi
• Implementazione dei lettori di badge per l’autenticazione sui device
Implementazione del progetto

• Aggiornamento ed omogeneità del parco stampanti
• Riduzione dei costi legati ai consumi elettrici
• Riduzione dei costi di approvvigionamento dei consumabili
• Controllo sull’utilizzo dei devices
Vediamo alcuni numeri del dettaglio….
Risultati ottenuti

Parco devices
Inizialmente 81 devices (25 modelli)
Eliminati 21
Mantenuti 32
Ricollocati 15
Mantenuti per backup 01
Nuovi inserimenti 01
Sostituiti con New 11
Numero modelli 17

Ufficio Spedizioni – analisi su 12 mesi
€0.00
€500.00
€1,000.00
€1,500.00
€2,000.00
€2,500.00
€3,000.00
Totale Noleggio (New Device Hw e Toner) Totale con acquisto Toner Rigenerato - Old
devices
Totale con acquisto Toner Originale - Old
Devices
Prima: 4 devices piccoli (P2015 e P2055)
New: 1 M603 con multi bin
Risparmio Vs Compatibile 8,18% - € 135,39
Risparmio Vs Originale 46,45% € 1.318,46

Risparmio Globale
Senza contratto (toner originali):
€ 46.804,00 anno comprensivo di:
8 devices nuovi (con manutenzione On Site NBD)
Toner per l’intero parco macchine
Contratto UNOprint:
€ 36.852 anno comprensivo di:
12 devices nuovi (con manutenzione On Site NBD)
Toner per l’intero parco macchine
Sw per la gestione e controllo del parco
Sw per Secure Pull Print per 10 devices
Manutenzione On Site NBD sui devices mantenuti/ricollocati
Risparmio del 21,6% ovvero 9.952,00€/anno

• Il contratto in modalità LevelPay di UNOPrint si differenzia da qualsiasi soluzione
proposta dai competitor in quanto è basato sulla fornitura dei materiali di consumo
necessari a stampare le pagine indicate con copertura al 5% (normativa ISO/IEC
19798), i vantaggi per il cliente sono:
• Pagamento di quanto realmente utilizzato, esattamente come se acquistasse i
materiali di consumo; ad esempio, in caso di stampa di una pagina con solo una riga, il
cliente non paga una pagina, ma paga il toner necessario a stampare quella riga.
• In caso di stampa di una pagina con una parola a colori, non paga una pagina a
colori, ma paga il toner necessario a stampare quella pagina.
• In caso di errore di stampa con multiple pagine bianche non paga la pagina come
stampata.
• In caso di utilizzo superiore al previsto dei materiali di consumo, gli stessi verranno
addebitati alle condizioni di favore stabilite
• In caso di utilizzo inferiore al previsto dei materiali di consumo, verranno restituiti i
soldi per i materiali non utilizzati.
• Il contratto prevede di rendere disponibile una quantità dei toner utilizzabili il
magazzino del cliente al fine di permettere la continuità di servizio
I contratti costo copia sono equi? UNOprint si!!

Il mondo della stampa in generale

Nel corso degli ultimi anni, e sempre maggiormente in futuro, l’utilizzo e le
esigenze di gestione dei devices di stampa cambia costantemente.
• Sicurezza
• Controllo
• Gestione
• Integrazione
• Mobilità
Sono alcuni degli elementi chiave delle soluzioni di stampa odierne e dei
prossimi anni.
I cambiamenti in corso

• Esplosione dell'informazione
• Digitalizzazione dell'informazione
• Decentralizzazione dell'informazione
• Preferenza dell'utente finale per la
condivisione dell'informazione e per
la produzione dei documenti su richiesta
• I clienti richiedono soluzioni innovative
• L'accesso all'informazione diventa digitale e
la quantità d'informazione va alle stelle
• I documenti supportano i processi aziendali
ed hanno un impatto finanziario notevole sulle organizzazioni
Cattura digitale
ed invio
Grafici e
relazioni
Support
i
www
Autenticazione
E-Mail
Ingresso/uscita
PC
Gestione
a distanza
Stampa
digitale
Gestione
dello storage
Come sono cambiate le esigenze

Da “Stampa e distribuisci“
-> a “ Distribuisci e stampa“
• Circa il 70% dell'informazione
sarà digitale
• I documenti digitali e cartacei
vengono utilizzati in rete
• I dispositivi di produzione
diventano componenti dei sistemi
di diffusione ininterrotta dell'informazione
• I dispositivi isolati spariranno, passo
dopo passo!
Come sono cambiate le esigenze
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
2006 20007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Stampante
Fotocopiatrice

• Stampe riservate
• User permission
• Autenticazione degli utenti
• Pull printing
• Proteggere le informazioni
• Protezione dei device
• Permessi di stampa remoti
• Cancellazione dei dati
I requisiti di sicurezza cambiano costantemente

per utente
per divisione
per applicazione
per
dispositivo
reporting
tracking dell’utilizzo del
colore
gestire l’accesso
al colore
per utente
/divisione
Cresce la necessità del controllo dei devices

Fondamentale la gestione centralizzata dei devices

• Trasformare documenti cartacei in testi elettronici
• Convertire documenti provenienti da file immagine nei formati più diffusi
tra cui PDF, Microsoft® Word, TXT e HTML.
• Convertire documenti in formato XML e integrarli nelle applicazioni.
Email
Fax
Cartella personale
Cartella di rete/controllata – Un altro
sistema può prelevare i documenti da
questa cartella per elaborarli
ulteriormente
SharePoint
Cresce la necessità di integrazione dei documenti

Office PDF Web email JPEG
EMAIL
ACCESSO
 Il mio cellulare
 Il tuo palmare
 Il suo tablet
 Il tuo laptop
Veloce come se
fosse in locale
Cresce l’esigenza di stampa in mobilità

ServizioCosti informatici
• Centralizzazione e
omogenizzazione degli acquisti
• Riduzione dei costi di acquisto
• Ottimizzazione dei costi
operativi
• Migliore controllo
dell’infrastruttura
• Miglioramento della
produttività dell’utente
Produttività
• Aumento della produttività del
settore IT
• Semplificazione del supporto e
della manutenzione
• Ridistribuzione delle risorse
una volta esternalizzati i compiti
a basso valore aggiunto
Conclusioni
Attraverso le soluzioni UNOprint potrete avere il nostro supporto per il
raggiungimento dei Vs obbiettivi aziendali dei prossimi anni.

Domande e risposte

SistemiHS e
…grazie per l’attenzione!
Matteo Broglio
m.broglio@sistemihs.it
335/7302203
Per approfondimenti e demo live: Stand B5

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