Siberium ECM solution

1. РЕШЕНИЕ
Управление документами
предприятия
1 07553, г.Москва, Большая Черкизовская д.24А
тел/факс: +7 499 63821 51 info@siberium.ru
Контакты: Ростов-на-Дону: +7 863 2987761
Калининград: +7 967 3509874 www.siberium.ru

2. Что такое ECM?
Платформы ECM позволяют хранить и обрабатывать весь
корпоративный контент организации в одном месте, независимо от
его типа и предназначения. К корпоративному контенту относятся
любые документы и записи, обрабатываемые в организации, от
бухгалтерских документов и договоров до маркетинговых
Современная материалов и фотографий с мероприятий.
система совместной Кроме хранения документов, ECM-платформы обеспечивают
работы должна удобный поиск документов, разграничение доступа к контенту,
давать удобные правила обработки документов. Часто в платформу также включена
инструменты для система управления бизнес-процессами (BPM), так как они, как
реальной работы правило, сильно связаны с документами, и иметь весь функционал в
сотрудников, но одной системе проще, чем интегрировать разные средства.
одновременно Какую ECM систему мы предлагаем использовать?
обеспечить и Alfresco – это открытая ECM-платформа. Она является не только
строгую работу с удобным средством для сбора, управления, хранения и передачи
документами, без корпоративного контента, но и системой для совместной работы
которых сотрудников.
деятельность Alfresco позволяет реализовать:
организации • Хранение документов, разграничение прав доступа к ним,
превращается в версионность, карточки документов, полнотекстовый поиск,
хаос. Именно эту тегирование
задачу решает Alvex. • Управление бизнес-процессами, создание процессов из наборов
задач, связанных или несвязанных с документами
• Взаимодействие сотрудников. Рабочие области для постоянных
групп или временных проектов: документы, календари, вики, блоги,
форумы
Что такое Alvex?
Alfresco — это платформа, предоставляющая сервисы ECM и BPM.
Для решения конкретных задач нужно либо писать собственные
приложения на ее основе, либо использовать уже готовые.
Alvex — решение на базе Alfresco для управления контентом и
неструктурированными процессами организации. Основная задача,
на которую ориентирован Alvex - объединение в одной системе
строгого корпоративного мира и ежедневного рабочего общения
коллег.
Исторически основными информационными системами в
компаниях считались СЭД и ERP. Но постепенно все больше
организаций приходят к тому, что строгость формализованных
процессов плохо отражает реальную ежедневную работу. В
результате большинство документов и рабочих процессов просто
не отражается в корпоративных системах. Из инструмента для
упрощения работы они становятся еще одним навязанным сверху
средством контроля.
1 07553, г.Москва, Большая Черкизовская д.24А
тел/факс: +7 499 63821 51 info@siberium.ru
Контакты: Ростов-на-Дону: +7 863 2987761
Калининград: +7 967 3509874 www.siberium.ru

3. Устали искать правильный СЭД?
Если у вас уже есть система электронного документооборота, и вы
читаете эту страницу, значит вас что-то не устраивает. Возможно,
после внедрения система стала плохо отвечать часто
изменяющимся потребностям, или она слишком сложна и
перегруженна функционалом настолько, что сотрудники так и не
Традиционные могут понять как и зачем всем этим пользоваться.
системы Соответствие реалиям
документооборота Традиционные формальные СЭД решают задачи "управление
ориентированы на входящими" и "управление исходящими", но действия за ту пару
автоматизацию недель, которая проходит между принятием входящего письма и
бюрократии и отправкой на него ответа, остаются неучтенными в таких системах.
решают эту задачу Понять, на каком этапе и у какого сотрудника сейчас находится
хорошо. Можно подготавливаемый для ответа документ, бывает крайне сложно.
продолжать Alvex - решение на базе Alfresco , позволяющее сочетать строгие
работать в рамках корпоративные стандарты по работе с документами и ежедневное
этого подхода, но рабочее общение. Этот инструмент позволяет обсуждать задачи,
стоит ли? согласовывать документы, делиться с коллегами фотографиями и
вместе писать статьи в той же системе, в которой происходит
формальное решение задач, не вынося подобные разговоры в
Зачем внедрять Skype, e-mail, Facebook, в курилку. Таким образом, Alvex позволяет
отдельно СЭД, если не терять данные, плохо укладывающиеся в формальную СЭД, но
можно сделать нужные для решения задач и все равно относящиеся к
более мощную "корпоративному контенту".
систему? Опыт подсказывает нам, что если уж использовать СЭД, то ее нужно
сделать не «строгой формальностью», чтобы сотрудники заполнять
ее для отчетности, а "живой площадкой", где они правда смогут
Alvex позволяет работать, не вынося конфиденциальную информацию в соц.сети.
объединить в одной Это позволит им продуктивней взаимодействовать друг с другом, а
системе регламенты начальству быть спокойным за безопасность и лучше понимать
обработки происходящее в компании, видеть все связи и сложности
документов и процессов.
динамическую Интеграция в существующую инфраструктуру
работу над Традиционные СЭД хорошо приспособлены для получения
проектами. В документов со сканеров или загрузки их с компьютера секретаря
результате вместо вручную. Выгрузка производится примерно также - на компьютер
автоматизации секретаря или на принтер.
бюрократии Возможно ли в вашей системе в рамках бизнес-процесса
получается подключить, например, этап выставления счета в SAP или 1 С без
упрощение выгрузки счет-фактуры в соответствующее приложение вручную? А
реальной работы подключить к ней офисные приложения, чтобы пользователи
людей и повышение редактировали документы в MS Office или LibreOffice без
эффективности предварительной выгрузки на свой компьютер?
компании. Если нет, то вам стоит задуматься о переходе на Alfresco и Alvex.
1 07553, г.Москва, Большая Черкизовская д.24А
тел/факс: +7 499 63821 51 info@siberium.ru
Контакты: Ростов-на-Дону: +7 863 2987761
Калининград: +7 967 3509874 www.siberium.ru

4. Возможности системы Alvex
Связи между процессами
Одним из преимуществ системы Alvex является возможность
создания связанных бизнес-процессов, что делает ее чрезвычайно
гибким рабочим инструментом.
Представьте себе такую ситуацию. Есть процесс - организация
конференции. В нем есть какие-то общие стадии, например,
"Формирование тематики", "Поиск спонсоров", "Поиск
докладчиков", "Заказ места и оборудования" и другие. Что-то из
этого выполняется параллельно, что-то последовательно. В данном
случае "Организация конференции" — это бизнес-процесс, а "Поиск
спонсоров" или "Анонсы в прессе" - задачи в рамках процесса.
Alvex — это система При этом понятно, что задача «Анонсы в прессе» может
для организации осуществляться далеко не в одну стадию ("подготовка смысловой
совместной работы части", "одобрение куратором мероприятия", "вычитка текста",
на базе Alfresco. "отправка в СМИ"), т.е. являться самостоятельным дочерним
процессом со своей структурой. Но на уровне исходного процесса
"Организация конференции" это выглядит как один раз запущенная
задача "Анонсы в прессе" и один статус — "в работе".
Зачастую стадии дочерних процессов спроектировать заранее
просто невозможно. В таких случаях удобно запускать их как
связанные прямо во время работы. Таким образом бизнес-процесс
Alvex является формируется по ходу выполнения поставленных задач. В нашем
очень гибким примере, в рамках основного процесса "Организация конференции"
инструментом и есть задача "Анонсы в прессе", с которой связаны другие:
сочетает в себе "Подготовка текста анонса", "Получение договоренности с
строгий партнерскими СМИ".
корпоративный мир
и ежедневное
рабочее общение.
1 07553, г.Москва, Большая Черкизовская д.24А
тел/факс: +7 499 63821 51 info@siberium.ru
Контакты: Ростов-на-Дону: +7 863 2987761
Калининград: +7 967 3509874 www.siberium.ru

5. Возможности системы Alvex
Связанные задачи могут использоваться в случаях, когда реальные
жизненные ситуации не вписываются в существующие шаблоны.
Например, если для выполнения поставленной задачи требуются
дополнительные данные от коллег или если выполнение каждого
нового проекта чуть-чуть уникально.
При работе с При этом только от настроек системы зависит, какие процессы и на
системой каких этапах могут порождать связанные, а какие нет. Это
управления позволяет сделать некоторые из них строгими и не
контентом зачастую подразумевающими отступлений от шаблонов, а другие гибкими.
очень важно Такой подход решает ряд проблем, существующих в стандартных
понимать, в какой ECM-системах, а именно:
стадии находится • Использование связанных задач позволяет отражать в системе
тот или иной даже трудно формализуемые процессы.
запущенный вами • Вид конкретного процесса определяется непосредственно теми
процесс, выполнены людьми, которые с ним работают, и понимают что им от него
ли поставленные требуется.
поручения. • Отслеживать выполнение процессов становится легче. Для
каждого процесса видно на каком этапе он находится, кем
исполняется текущий этап и т.п..
• Любой сложный процесс, как из кирпичиков, состоит из более
простых процессов, запускаемых из шаблонов. Поэтому при
внесении изменений в один из базовых шаблонов, они
Alvex, как и Alfresco, автоматически попадают во все процессы, которые будут его
обладает простым и использовать.
приятным
интерфейсом. Он
достаточно
ненавязчив, чтобы
не отвлекать мысли
от рабочего
процесса, но
достаточно
функционален,
чтобы сделать
работу с ним
удобной.
1 07553, г.Москва, Большая Черкизовская д.24А
тел/факс: +7 499 63821 51 info@siberium.ru
Контакты: Ростов-на-Дону: +7 863 2987761
Калининград: +7 967 3509874 www.siberium.ru

6. Чем Alvex шире оригинальной Alfresco
Структура организации
Alfresco позволяет разделить сотрудников по группам, вложить
одну группу в другую. Но, как показывает практика, этого мало,
чтобы описать принадлежность сотрудников к разным командам,
отделам, департаментаментам и пр. и роли внутри них . Вам тоже
Alfresco - отличная хочется, чтобы система понимала и учитывала все тонкости вашей
платформа. оргструктуры? Alvex позволяет сделать это. Создайте в Alvex
Хранилище департаменты, отделы, команды, определите роли конкретных
документов она людей в оргструктуре. Что это даст вам?
обеспечивает "из • Упростит выдачу прав доступа к документам и сайтам.
коробки", но • Позволит выбирать исполнителей при назначении задачи не по
практически сразу ФИО, а по роли.
после внедрения • Поможет руководителям контролировать выполнение задач
хочется большего. подчиненными.
• Сделает структуру организации прозрачной. Теперь ваши
отрудники будут понимать деятельность друг друга и то, с какими
вопросами к кому правильнее обращаться.
Возможность создания связанных процессов
Вы описали бизнес-процессы, загрузили их в Alfresco. Как часто
после этого вам приходится менять их, переписывать их из-за
неточностей, изменения регламентов, появления новых задач или
этапов в рамках того или иного бизнес-процесса? Обратимся к
примеру.
Представьте, что к вам пришел сотрудник, который нашел
Alvex добавляет в неточность в процессе, мешающую ему работать (например,
Alfresco поддержку нехватка стадии или ветки процесса). Вы переписываете процесс и
оргструктуры и снова загружаете его в систему. Что теперь делать с другим
динамических сотрудником, который использовал тот же процесс, но его
процессов, устраивала прошлая версия? Процессы согласования договоров
расширяет разных типов могут быть немного разными, написание
стандартные документации на разные системы имеет разные стадии. Вы можете
средства для сделать сто процессов для организации закупок ста разных
работы с задачами и предметов и менять эти процессы раз в месяц. В итоге система
бизнес-процессами, будет перегружена, запутана, неактуальна и сотрудники будут как и
дает для раньше согласовывать договора по телефону или при встрече в
руководителей коридоре.
удобные средства Alvex добавляет в Alfresco возможность построения бизнес-
контроля за процесса прямо во время работы с ним. Любой пользователь может
текущей ситуацией, сам добавлять новые процессы, связанные с его задачами. Если
содержит ряд новых сотруднику для подписания документа требуется его с кем-то
компонентов согласовать, хоть этого пункта и нет в основном процессе, он
пользовательского сможет создать дочерний процесс согласования документа. Это
интерфейса. произойдет не в Skype, e-mail или на кухне, а в системе, которая и
была внедрена именно для этого.
1 07553, г.Москва, Большая Черкизовская д.24А
тел/факс: +7 499 63821 51 info@siberium.ru
Контакты: Ростов-на-Дону: +7 863 2987761
Калининград: +7 967 3509874 www.siberium.ru

7. Чем Alvex шире оригинальной Alfresco
Контроль за процессами
В стандартной Alfresco реализован функционал работы с
процессами и задачами. Вы можете создавать процесс, решать
поставленные вам задачи, принимать результат по окончанию
работы по процессу. Но невозможно отследить текущий статус
процесса, понять кто и как давно им занимается. Руководитель не
может увидеть общую картину по всем процессам организации или
хотя бы по своим подчиненным.
Alvex позволяет Alvex расширяет возможности Alfresco по контролю за процессами.
превратить Alfresco Теперь у вас есть:
в мощную и гибкую • Дашлет "Мои бизнес-процессы", позволяющий отследить статус
систему управления ваших процессов, исполнителей, сроки исполнения.
процессами • Просмотр полной истории работы над процессом, детальная
компании. информация о выполненных стадиях процесса.
• Просмотр задач и отслеживание загрузки подчиненных.
• Возможность отображения среди задач и процессов не только
текущих, но и уже завершенных.
Загрузка документов непосредственно со страницы создания задачи
Alfresco требует предварительной загрузки документа в систему,
чтобы после этого пользователи могли включать документ в
Alvex - инструмент задачи. Alvex позволяет загружать новые документы в систему
для работы, а не для непосредственно со страницы создания задачи.
отчётности. Быстрый запуск часто используемых процессов
Раздражает каждый раз искать один и тот же процесс в длинном
списке всех процессов Alfresco? С Alvex у вас на домашней странице
появится дашлет со списком избранных процессов, теперь их не
нужно искать, их можно запускать "в один клик".
1 07553, г.Москва, Большая Черкизовская д.24А
тел/факс: +7 499 63821 51 info@siberium.ru
Контакты: Ростов-на-Дону: +7 863 2987761
Калининград: +7 967 3509874 www.siberium.ru