2. GROUPWARE
TeamWox – система групповой работы (GroupWare),
предназначенная для организации эффективного
взаимодействия сотрудников Вашей компании.
В состав TeamWox входят:
1. Отдел кадров
2. Задания
3. Документооборот
4. Почта
5. Клиенты
6. Форум
7. Поисковая система
8. Система отчетов
9. Онлайн-консультант
10. Сервисдеск
11. Расчеты
2
3. ОТДЕЛ КАДРОВ
В этом модуле отображается вся
информация о Ваших сотрудниках. Здесь
Вы найдете персональные данные, адреса,
контакты и информацию о работе человека
в компании. Для каждого сотрудника
можно прямо в системе сохранять все
документы, связанные с ним: договор о
трудоустройстве, отсканированные копии
паспорта, медицинскую книжку и прочее.
Здесь же ведется учет рабочего
времени Ваших сотрудников.
Теперь Вы сможете без особых
усилий определить, сколько
времени они проводят на
рабочем месте.
3
4. ОТДЕЛ КАДРОВ
Отдел кадров в TeamWox – это простой и быстрый способ ознакомиться с
персональными данными сотрудников и структурой компании, а также
проконтролировать посещаемость подчиненных.
4
5. ЗАДАНИЯ
Задания в TeamWox – новый, более удобный и функциональный способ
организации различных процессов. При возникновении проблемы Вы
ставите задание по еѐ решению, назначаете ответственных сотрудников
и следите за его выполнением.
Раньше Вы использовали телефоны, факсы, сообщения электронной
почты и интернет-мессенджеров? История распоряжений была
разрознена и напоминала хаос? Контроль за исполнением поручений был
поставлен из рук вон плохо?
5
6. ЗАДАНИЯ
Забудьте о хаосе и офисной бюрократии!
Задания в TeamWox позволяют быстро
известить подчиненных о новой проблеме
и контролировать ход еѐ решения. Кроме
того, Задания сохраняются в системе, и
при необходимости Вы всегда сможете
найти их в истории.
Контроль за исполнением конкретных
заданий – это лишь верхушка айсберга. С
помощью встроенных отчетов Вы сможете
контролировать производительность
сотрудников Вашей компании. TeamWox
автоматически ведет учет работы с
заданиями каждого сотрудника. Кто лучше
всех выполняет задания, того премируем.
Лентяев же - простимулируем.
6
7. ДОКУМЕНТООБОРОТ
Именно в этой области мы больше всего ощущаем влияние бюрократии.
Множество договоров, десятки других документов и проектов, сотни и
тысячи листов бумаги и куча исправлений в каждой бумаге – всѐ это делает
работу с документами просто подвигом. Долгим, рутинным,
неэффективным и затратным подвигом.
7
8. ДОКУМЕНТООБОРОТ
Представьте, что у Вас есть простой и удобный способ групповой работы с
документами. Представьте, что все сотрудники всегда имеют последнюю
версию документа и вносят исправления именно в нее, а не в предыдущую.
Представьте, что всѐ это намного быстрее, чем работать с кипой бумаг.
Представьте, что Вы перестали терять время и деньги из-за этой рутины.
С TeamWox Вы можете перестать мечтать и начать эффективно работать!
8
9. ДОКУМЕНТООБОРОТ
Теперь у Вас есть простая и понятная
структура хранения документов. Вы
можете закачивать на сервер абсолютно
любые файлы и работать с ними.
Поддержка версионности позволит
работать с документами сразу всем
Вашим сотрудникам и забыть о проблеме
“это не последняя версия”. Разумеется,
завершив работу, Вы сможете отправить
документ в архив и по необходимости
всегда найти его там.
TeamWox также позволяет работать с документами прямо на сервере.
Для исправления Вам больше не понадобится скачивать файлы на свой
компьютер и закачивать их обратно. Вы можете подключить раздел
«Документы» как сетевой диск на своем компьютере и начать работать
по-новому – без кучи копий на своем компьютере.
9
10. ПОЧТА
К электронной почте все привыкли, и она стала просто незаменимой.
Зачастую это наиболее популярный способ связи с клиентами,
поставщиками, коллегами и другими людьми. В TeamWox Вы также найдете
почтовый модуль, но теперь он связан со всей системой!
При совместном решении производственных задач – это совсем не
лишнее свойство.
10
11. ПОЧТА
Итак, от клиента Вам приходит письмо
с проблемой, а Вы не можете решить
ее самостоятельно. В обычной ситуации
Вам приходится отсылать копии этого
письма специалистам и вступать с ними
в переписку. В результате одно письмо
клиента рождает десятки сообщений
между Вами и Вашими коллегами.
Получив такое “сложное” письмо, в
TeamWox Вы назначаете его компетентным
сотрудникам. Они видят письмо в папке
“Назначенные” и ведут дискуссию в ней,
как на форуме. После выработки единого
мнения Вы отсылаете ответное письмо
клиенту. Это существенно сокращает время
ответа клиенту, ведь больше не нужно
ждать и согласовывать комментарии от
разных специалистов.
11
12. ПОЧТА
Кроме того, переписка по электронной
почте с клиентом или его
представителем автоматически
сохраняется в TeamWox. Помимо
прочего информация о клиенте или
контакте содержит теперь и историю
взаимоотношения с данным клиентом.
Даже если прошло уже три года, Вы
всегда быстро отыщите свою переписку
с респондентом!
12
13. КЛИЕНТЫ
Как Вы ведете дела со своими клиентами? За договора с ними отвечает
один отдел, за поддержку – другой, за продажи - третий? И каждый отдел
имеет свою базу данных клиентов, свою историю взаимоотношений с ними
и свои отчеты? Левая рука Вашей компании не знает, что делает правая?
Забудьте об этом!
13
14. КЛИЕНТЫ
TeamWox – это возможность
сконцентрировать информацию о клиентах
в одном месте. Больше не будет
множества различных баз данных и
непоследовательной политики по
отношению к клиенту. Теперь вы сможете
получать единые, более полные отчеты по
клиентской базе. С TeamWox эта
информация - всегда под рукой.
Здесь Вы сможете хранить
контактную информацию, договора,
историю взаимоотношений и любые
другие материалы, связанные с
клиентом. Время на поиск нужной
информации сократится в разы. А
сотрудники, отвечающие за работу с
клиентом, будут обладать большей
информацией о нем. Это позволит
быстрее и качественнее
обслуживать клиента. 14
15. КЛИЕНТЫ
Автоматические отчеты по клиентам
позволят Вам мгновенно узнать о
текущем положении дел. Вы всегда
сможете быстро узнать, сколько новых
клиентов у Вас появилось в этом месяце,
кто из Ваших менеджеров привел
больше всего клиентов, какие клиенты
решили отказаться от Ваших услуг и кто
из Ваших сотрудников это допустил.
Для сбора всей этой информации
больше не понадобится обращаться в
отделы, терпеть задержки и саботаж
сотрудников. Все будет происходить
автоматически и появляться мгновенно
на Вашем экране!
15
16. ФОРУМ
Совещания в любой компании – обычное
явление. Однако зачастую они
затягиваются, и Ваши сотрудники
оказываются оторванными от работы.
Форум в TeamWox позволит проводить
подобные совещания намного
эффективнее – «без отрыва от
производства».
В Форуме можно создать отдельную тему и допустить к еѐ обсуждению
только необходимых для выработки решения сотрудников. В нем все
привлеченные работники смогут оперативно оставлять свои комментарии и
не терять несколько часов на совещании у начальника. Остальные Ваши
работники даже не будут подозревать об этом “тайном” совещании. И
наоборот, можно на всю компанию объявить об успехах одного из Ваших
подразделений, поздравить сотрудника с днем рождения или просто
пообщаться на любые темы.
16
17. ФОРУМ
С Форумом TeamWox Вы сможете перестать беспокоиться: Ваши сотрудники
не будут обмениваться конфиденциальной информацией посредством
сторонних почтовых сервисов, интернет-мессенджеров и телефонов.
Теперь они смогут быстро и безопасно поучаствовать в дискуссии, чтобы
найти оптимальное решение вопроса!
17
18. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА
Быстрый поиск и доступ к
информации – одно из важнейших
условий успешной работы для
любой компании. К примеру, чтобы
ознакомиться с договором
годовалой давности, надо дать
поручение сотруднику. Он
зароется в архивах на полдня и,
даст бог, к вечеру Вы получите
документ.
Задачи разумного хранения и
быстрого поиска информации
всегда были важны. Поэтому
данная проблема привела к
появлению корпоративных
поисковых систем, которые стоят
тысячи долларов.
18
19. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА
В TeamWox также имеется подобная
система, позволяющая искать
информацию по всем разделам:
1. в документах
2. в электронной почте
3. в заданиях
4. на форуме
5. в базе клиентов и контактов
6. в отделе кадров.
Кроме того, в этой системе реализована функция морфологического
поиска. То есть Вы вводите одно слово, а система сама ищет все его
вариации. Например, по слову «рынок» система начнет поиск по словам
«рыночный», «рынки» и так далее.
19
20. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА
Разумеется, расширенный поиск в
TeamWox тоже имеется. Вы можете
задать различные временные рамки
для поиска, искать по автору
документа или сообщения, а также по
назначенным сотрудникам. Подобная
система фильтрации позволит резко
сузить результаты поиска и
сэкономить Ваше время.
C TeamWox Вы сможете быстро отыскать любую потребовавшуюся Вам
информацию. При этом Вам не понадобится отвлекать от работы коллег и
подчиненных.
20
21. СИСТЕМА ОТЧЕТОВ
Управление любой компанией невозможно без точных и достоверных
данных о текущем состоянии дел. Вся эта информация поставляется
руководству в виде отчетов. Обычно, чтобы получить какой-либо отчет, Вы
даете поручение, и ваш сотрудник тратит некоторое время на его
подготовку.
Его коллега из соседнего отдела также теряет время для подготовки
другого отчета. И часто бывает, что отчеты разных отделов просто
несравнимы и не позволяют легко представить общую картину.
21
22. СИСТЕМА ОТЧЕТОВ
К счастью, это не относится к отчетам в TeamWox:
1. Они автоматические, и для их получения Вам не придется отрывать
подчиненного от работы.
2. Являясь частью одной системы, они хорошо взаимосвязаны.
3. Сконцентрировав всю информацию в одной системе, Вы сможете
получить общий отчет по всей компании.
4. За счет автоматизации отчет в TeamWox всегда актуален. Когда бы Вы ни
открыли отчет, он покажет самую свежую и достоверную информацию.
В TeamWox Вы найдете множество
разнообразных отчетов, начиная с
посещаемости сотрудников и
заканчивая их
производительностью при работе
с клиентами. Кроме того,
имеются отчеты по клиентской
базе, которые можно
использовать в маркетинговых
целях и планировании.
22
23. ОНЛАЙН-КОНСУЛЬТАНТ
Во многих компаниях доступ к
внешним интернет-
мессенджерам сотрудникам
заказан. Как из соображений
безопасности, так и из
желания руководства
направить энергию персонала
в нужное русло
С помощью чата TeamWox cотрудники
компании смогут безопасно общаться
между собой, а конфиденциальная
информация не покинет пределы
компании. Чат вдобавок ко всему может
выполнять функции онлайн-
консультанта и обеспечивать связь с
внешними организациями..
23
24. СЕРВИСДЕСК
Этот инструмент предназначен для решения различных проблем. Схема
работы в нем напоминает модуль Задания, однако имеет ряд существенных
отличий: работа осуществляется по жестко заданным группам
обслуживания, используются различные категории заявок, все заявки
жестко контролируются их автором. Кроме того, модуль Сервисдеск можно
интегрировать с сайтом и получить дополнительное средство поддержки
клиентов. Сервисдеск - отличное место для решения и контроля различных
проблем.
24
25. РАСЧЕТЫ
Довольно часто руководитель хочет бегло ознакомиться с денежными
потоками своего предприятия, не вдаваясь в финансовую заумь и чересчур
подробную бухгалтерию. Модуль «Расчѐты» создан именно для этого.
Данная система для выставления счетов и регистрации их оплаты является
верным помощником руководителя в финансовых вопросах. Еѐ можно
назвать учетом с человеческим лицом. Она предназначена для ведения
информации по всем денежным операциям компании. Для каждого проекта
создаѐтся своя книга, в которой происходит распределение денежных
операций.
25
26. По вопросам приобретения и внедрения системы
TeamWox обращайтесь к нам:
ЗАО «Метаквотс Софтвер»
ул. Горького, 4, Казань, 420015, Россия
Телефон: +7 (843) 200-10-10
Факс: +7 (843) 200-10-10
E-mail: max@metaquotes.net
Веб-сайт: www.teamwox.com
