Документ описывает преимущества и функциональные возможности облачных технологий и SaaS-решений для управления бизнесом, акцентируя внимание на их доступности, гибкости и безопасности. Используя платформу 'Мегаплан', организации могут оптимизировать совместную работу, внедрять задачи и упрощать коммуникацию между сотрудниками. Также рассматриваются принципы успешного внедрения новых сервисов и важность учета ролей сотрудников в процессе внедрения.

1. Организация эффективной
работы компании
Терехов Андрей

2. Интернет для управления бизнесом
Преимущества интернет-технологий просты и очевидны:
• Доступность информации в любое время из любой точки;
• Единый интерфейс взаимодействия – браузер;
• Мега-хранилище информации в электронном виде;
• Интерактивность среды;
• Максимально широкие возможности для коммуникации.
Но чем это может помочь в разрезе продуктов для
управления бизнесом?
Ведь традиционные решения (коробки) находятся на выделенных серверах,
имеют свои приложения/интерфейсы, доступны с рабочих мест. Интернет
используется только для обмена данными.

3. Облачные технологии и SaaS
Прорыв в этой области происходят прямо на наших глазах!
Облачные технологии
Облачная платформа для хранения
Ресурсы, необходимая пользователю
и обработки данных, среда
в данный конкретный момент времени
распределенных вычислений
Сервис в Пользователь
облаке
Данные
SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как
услуга.
- Все данные находятся на в облаке провайдера услуги;
- Доступ осуществляется через интернет;
- Сервис дает пользователю ту мощность, которая ему необходима.

4. Преимущества SaaS-решений
• Отсутствие затрат на установку и внедрение;
• Отсутствие затрат на оборудование, сопровождение,
техподдержку;
• Возможность помесячной аренды сервиса
и гибкой политики оплаты объема услуг;
• Надежная система защиты данных;
• Доступ к данным через браузер при наличии интернета.
Страхи: «мои данные на стороне». Минусы (они же плюсы для СМБ): массовость продукта;

5. Мегаплан для организации совместной работы

6. Мегаплан: краткий обзор функциональности
Совместная работа
Организация совместной работы и управление сотрудниками
Расширенные возможности по хранению документов
и внутрикорпоративный форум
— Эффективное взаимодействие команды
— Совместная работа над документами
— Обсуждения и новости компании
Организуйте Знайте Наведите Оперативно Храните Общайтесь Обсуждайте
работу своих коллег порядок получайте документы проще корпоративные
с задачами в лицо в делах информацию новости

7. Мегаплан: краткий обзор функциональности
Задачи
Мы нашли удобный способ работы с задачами
Забудьте про постановку задач по электронной почте или по
телефону. Это можно сделать значительно удобней.
Сотрудник получит уведомление о новой задаче,
сможет ознакомиться с ее сутью,
уточнить и обсудить решение с руководителем
и коллегами.
Когда все будет готово, сотрудник завершает задачу,
а вы принимаете ее!

8. Мегаплан: краткий обзор функциональности
Задачи
Просмотр задачи
Вся информация по задаче отображается на одной странице
Сотрудник, добавленный
в задачу, быстро включится
в работу, изучив все комментарии
и приложенные файлы.
— Полная информация по задаче
— Обсуждение задачи с возможностью прикреплять к комментариям файлы
— Указание конкретных дел с экспортом в личные дела ответственных

9. Мегаплан: краткий обзор функциональности
Задачи
Список задач и проектов
Наглядное и информативное представление всех задач сотрудника
Каждый сотрудник может сам
выбрать, какие данные
отображать в столбцах
таблицы.
— Структурированный список задач с сортировкой и фильтрацией
— Возможность просмотреть задачи подчиненного
— Комментарии и напоминания по электронной почте, Джабберу и СМС

10. Мегаплан: краткий обзор функциональности
Сотрудники
Картотека сотрудников
Все контактные данные и дополнительные возможности для работы с кадрами
Если нужный сотрудник
не отвечает в Мегаплане,
то ему можно позвонить
на мобильный, написать
в Скайпе или по email. Вся
эта информация хранится
в карточке сотрудника
— Подробная контактная информация
— Информация об отделе, должности, начальниках и подчиненных
— Возможность быстро поставить задачу или написать сообщение

11. Мегаплан: краткий обзор функциональности
Сотрудники
Структура компании
Четкая и понятная схема отделов и подчинения
Задачу, которую поставил
начальник, нельзя отклонить.
— Легко выстроить структуру компании
— Можно указать подчиненных из других отделов

12. Мегаплан: краткий обзор функциональности
Дела
Список дел
Удобные и наглядные списки мелких дел для личного планирования
При добавлении нового дела
«умная» строка ввода
автоматически
распознает дату и время.
— Составление списков
— Сортировка дел простым перетаскиванием
— Связь дел в списках с делами из задач и сделок

13. Мегаплан: краткий обзор функциональности
Дела
Коммуникации и встречи
Ежедневник с личными и совместными мероприятиями
Дела из календаря можно
синхронизировать с
календарем Google.
— Создание событий с указанием участников – коллег и контрагентов
— Оповещения по электронной почте и Джабберу о запланированных делах
— Указание места проведения мероприятий (бронирование)

14. Мегаплан: преимущества
Удобно
— Дизайн интерфейсов создавала Студия Артемия Лебедева
— Работать в системе можно из любой точки Земли при наличии
доступа в интернет
Функционально
— Мегаплан разрабатывается специально для российского пользователя
— При разработке нового функционала учитываются пожелания
более 12 000 компаний-клиентов
Надежно
— Проектирование происходит с учетом инновационных и наукоемких
методик, облачные вычисления обеспечивают максимальную
производительность ресурсов
— Особое внимание уделяется информационной безопасности
и защите данных

15. Мегаплан: пара кейсов
• 200 активных задач директора по маркетингу.
Каковы были бы шансы ничего не упустить
при «бумажном» подходе?
• Недельное планирование отдела.

16. Принципы внедрения сервисов: роли
При внедрении любого сервиса нужно учитывать ключевые роли:
• Инициатор. Руководитель или инициативный сотрудник, у которого
«наболело». Предлагает идею.
• Драйвер. Человек, который служит «мотором» внедрения, активный,
компетентный, имеющий свободное время. Им может быть инициатор,
если им был сотрудник, а не руководитель.
• Контроллер. Человек, который контролирует и фиксирует результат. Может
помочь драйверу сдвинуть дело с мертвой точки административным
ресурсом.
• Группа лояльных/активных. Сотрудники, готовые активно включиться в
процесс, подхватить его, заинтересованные в решение проблем.
• Группа инертных/пассивных. Встречают в штыки, не любят нововведения,
иногда саботируют процесс.

17. Принципы внедрения сервисов: советы
Несколько советов по эффективному внедрению сервисов:
• Начинайте с малого. Не пытайтесь охватить сразу все процессы.
Начните с простого и понятного кейса в группой активных сотрудников.
• Учитывайте роли, трезво оценивайте свои силы. Не беритесь за
задачу, если вам на это не хватит времени. Делегируйте функцию драйвера на
отдельного сотрудника, оставьте себе роль контроллера.
• Донесите выгоды от использования сервиса. Сотрудники должны
понимать, что новый сервис – не обуза, а помощь. В этом помогут простые кейсы.
• Метод регламента и пряника. Завершить процесс внедрения до конца
поможет только жесткий регламент, направленный на группу инертных
сотрудников. Но их надо и вознаграждать!

18. Спасибо за внимание!