Send2SharePoint vereenvoudigd de upload van documenten naar SharePoint vanaf de desktop, geïntegreerd in de verkenner en in outlook.

1. SharePoint module Send2SharePoint
Eenvoudig documenten en e-mailberichten in uw SharePoint omgeving
plaatsen.
SharePoint en de diverse Ricoh oplossingen De gebruiker werkt met een document (of
die op dit platform zijn ontwikkeld, bieden e-mailbericht) en wil deze in SharePoint
veel mogelijkheden om bestanden op te plaatsen. Door met de rechtermuisknop op
slaan. Meestal is de procedure dat de ge- het document (bestand) te klikken kan uit
bruiker eerst een webbrowser moet openen, het keuzemenu de optie “Send2SharePoint”
de juiste SharePointlocatie moet vinden, worden gekozen.
de optie “upload” moet kiezen, wederom
opnieuw naar het bestand moet bladeren, De applicatie wordt opgestart en de ge-
vervolgens het bestand moet uploaden en bruiker kan op drie verschillende wijzen de
kenmerken moet invoeren en opslaan. gewenste SharePoint locatie kiezen:
Probleem is dat de gebruiker eerst het • Invoeren van een adres en bladeren in
bestand ziet, dan de SharePoint omgeving, een boomstructuur naar de gewenste lo-
dan het bestand weer op moet zoeken en catie. In plaats van het invoeren van een
als laatste in SharePoint de afrondende adres, kan deze ook gekopieerd worden
acties moet uitvoeren. Het continu switchen uit de adresbalk van een browser;
tussen bestand en SharePoint kan ver- • De applicatie onthoudt eerder gebruikte
warrend zijn en kost extra tijd. locaties en de gebruiker kan hier een
Indien de gebruiker met Microsoft Outlook keuze uit maken;
werkt is zelfs nog een extra stap nodig. • De gebruiker heeft de mogelijkheid om
Het e-mailbericht dat de gebruiker in een locaties op te slaan als een favoriet en
SharePoint-omgeving op wil slaan, moet deze later te kiezen als eindbestemming.
eerst in een map worden opgeslagen voor- Dit is een eenvoudige werkwijze om loca-
dat de eerder beschreven stappen kunnen ties van nog te bewerken documenten te
worden uitgevoerd. vinden.
Nadat de gebruiker de gewenste locatie
Wat is de module send2sharepoint? heeft gekozen, kan hij een keuze maken uit
Om het plaatsen van documenten in Share- de beschikbare documenttypen. Op basis
Point makkelijker te maken, heeft Ricoh de van het gekozen documenttype krijgt de
module Send2SharePoint ontwikkeld. Dit is gebruiker invoervelden te zien voor het
een tool op de computer van de gebruiker opgeven van kenmerken. De gebruiker klikt
waarmee in een paar muisklikken een be- op de knop verzenden en het document
stand in SharePoint geplaatst kan worden. wordt samen met de kenmerken op de
Hierbij is minimaal zoekwerk nodig en is het gekozen locatie in SharePoint opgeslagen.
niet nodig een webbrowser te openen. In Voor de beheerders is de tool eenvoudig
één scherm kan de gebruiker de gewenste te installeren vanwege het Microsoft
locatie, documentsoort en kenmerken inge- installatie-formaat. Het is mogelijk om
ven zodat er een optimaal overzicht is. De standaard-instellingen te maken die over
tool integreert met Microsoft Outlook. het gehele netwerk te verspreiden zijn.
send2sharepoint

2. Wat kan de module send2sharepoint
voor u betekenen?
De module Send2SharePoint vereenvoudigt (uit de favorieten of recente locaties). Het
het plaatsen van documenten in een aantal handelingen wordt sterk verminderd,
SharePoint-omgeving. De applicatie wordt het overzicht wordt verbeterd terwijl de
opgeroepen door een simpele rechtermuis- gebruiker maar één keer van bestand- naar
klik op het bestand waarna het nog maar SharePoint-perspectief hoeft te veranderen.
een kwestie van een locatie kiezen is
Waarom ricoh? de voordelen die de module
Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken. Informatie- send2sharepoint u biedt:
logistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw • Verbeterd overzicht
informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt • Beter inzicht in de uit te
kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en voeren handelingen
tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaaloplossing • Integratie met Windows en
die consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat. Outlook
Als u de visie op informatielogistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij • Gebruiker hoeft niet steeds
voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even een ander scherm kiezen en
transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde te bladeren naar het bestand
- van analyseren, adviseren, implementeren en continueren. • Eenvoudig te installeren en
te configureren
ISO9001: 2008, ISO14001: 2004,
ISO27001: 2005 gecertificeerd
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen
in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze
software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties
die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn.
Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde
handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.
www.ricoh-europe.com
Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900. Ricoh Nederland B.V.
Postbus 93150
5203 MB ’s-Hertogenbosch
Tel.: +31 (0)73 645 26 60
RISPSEND2SP2NLN0
Fax: +31 (0)73 645 18 44
www.ricoh.nl