Het nieuwsbulletin van Techxx voor woningcorporaties.De uitgave van zomer 2011 betreft het thema Microsoft SharePoint 2010.

1. Microsoft SharePoint 2010
SharePoint 2010 is de eerste versie van SharePoint die alleen nog maar als 64 bit versie verkrijgbaar is.
nr 4 - JUli 2011 - 4 e Jaargang
Het is mogelijk om deze te installeren op Windows Vista of Windows 7, waardoor lokaal ontwikkelen
Informatiebulletin over de ontwikkelingen binnen de
mogelijk is. Het moet dan wel de 64-bit versie van het besturingssysteem zijn. SharePoint 2010 is woningcorporatiemarkt op het gebied van ICT oplossingen.
volledig gebaseerd op IIS7 en vereist daarom Windows Server 2008 of Windows Server 2008 R2
tecHxx innOVatie SpOrtief
Werken in de cloud met
volg de tips, sportadvies en
ervaringen op het gebied van
hardlopen op www.techxx.nl
Digitale dienstverlening
op basis van SharePoint
Microsoft Office 365 Interview met Henk Rakké van Techxx
Met de introductie van Microsoft Office 365 op 28 juni 2011 LeeS Verder Op pagina 2
biedt Microsoft haar software voor e-mail, communicatie en
samenwerking beschikbaar via de cloud.
Onze
M
et de Office 365 suite
worden werknemers
maximaal informeren over
belangrijke ontwikkelingen binnen
•
•
Chatberichten en online vergaderingen
Beheer en maken van teamsites en teams
lopen
in de binnendienst uw organisatie. Organisaties openbare website
Beheer uw communicatie
én in de buitendienst tegen van alle grootten besparen op • Office-webtoepassingen en informatie
lage gebruikskosten plaats- en investeringen in eigen hardware Zet Microsoft SharePoint 2010 in
Succesvolle implementatie
warm!
tijdonafhankelijke de online- en infrastructuur en de beheerlast voor uw informatievoorziening
oplossingen van Exchange 2010 en van de IT organisatie neemt De verschillende componenten
SharePoint 2010 aangeboden. niet toe. Diverse selfservices, van Office 365 kunnen afhankelijk
waaronder wachtwoordbeheer, zijn van de ambitie en doelstellingen
LeeS Verder Op pagina 3
impuls voor de organisatie beschikbaar om eindgebruikers van de organisatie op maat worden
Toegang tot e-mail en het
intranet is met Office 365
eventuele benodigde ondersteuning
te bieden.
samengesteld. Zo kunt u met een
implementatiestrategie passend bij
18 september 2011
plaats- en tijdonafhankelijk.
Organisatiedoelstellingen kunnen functionaliteiten Office 365
uw organisatie de cloud-oplossingen
succesvol integreren binnen uw Dam tot Damloop
een extra impuls krijgen door • Werken met wat u kent bestaande infrastructuur. Heeft u
het beschikbaar stellen van de • Nagenoeg overal vandaan werken vragen of bent u benieuwd naar de
genoemde faciliteiten aan alle • Beter samenwerken mogelijkheden voor uw organisatie?
medewerkers. U kunt medewerkers • Nagenoeg overal toegang Neemt u dan contact met ons op.
prOceSOptimaLiSatie OpgeLeVerde prOJecten
E-Archief Services voor
E-Archief Services voor SOr migreert
e-archief en intranet
veranderde bedrijfsvoering
Deze oplossing ontzorgt je
veranderde bedrijfsvoering
papierstroom
naar Sharepoint 2010
LeeS Verder Op pagina 4
Met het aanschaffen van SharePoint 2010 wordt een gereedschapskist
in huis gehaald, die een hoop waardevolle sociale software
componenten bevat. Het Microsoft SharePoint platform is een plaats Het CMS van SOR migreert E-Archief en
waar personen nieuws, informatie, documenten en kennis kunnen Intranet naar SharePoint
uitwisselen. Nadat in de lente van 2010 Microsoft SharePoint 2010
SharePoint 2010 2010
beschikbaar is gekomen, zijn de eerste implementaties uitgevoerd. is duidelijk
De SharePoint 2007 omgeving van coloFon verbeterd ten
B
de SOR is succesvol gemigreerd ij het inrichten van de eerste geïnformeerd te worden bij
naar SharePoint 2010. SOR wil de SharePoint 2010 omgevingen belangrijke veranderingen. De druk opzichte van bekiJk het resUltaat op:
LeeS Verder Op pagina 4
Bouwvereeniging Volksbelang in Vianen heeft een aantal belangrijke stappen gezet om de bedrijfsvoering is duidelijk geworden voor organisaties om accuraat,
SharePoint 2007
volledige workflow functionaliteit www.techxx.nl
Techxx World is een uitgave van U kUnt ons ook volgen op:
dat SharePoint 2010 een aantal transparant en klantgericht te
efficiënter te laten verlopen. Ook de inrichting van de ICT werd hierbij onder de loep genomen. van SharePoint 2010 gaan inzetten, Techxx BV en is bestemd voor
waardoor migratie wenselijk alle klanten en relaties in de
krachtige nieuwe toepassingen heeft werken neemt toe als gevolg van inhoUd
H
Lees hier meer over op pagina 2
ieruit voortvloeiend is Henk Kooij - Manager Financiën. gegaan van mogelijkheden met was. Techxx heeft met een goede meegekregen. maatschappelijke veranderingen.
woningcorporatiebranche. Techxx
een aantal projecten Een training ‘wat is E-Archief het vernieuwde E-Archief. Voor voorbereiding de omgeving Alle betrokkenen moeten p2 techxxFacts
World verschijnt viermaal per jaar.
gedefinieerd, waarvan en wat kun je ermee’ heeft de de optimalisatie hielden wij een gemigreerd. Krachtige functionaliteit beschikken over betrouwbare Ontwikkel uw portaalvisie via een portaal. Daarnaast is het
een groot deel inmiddels is medewerkers het belang van het papieren archief bij. Wij zijn Hoofdredactie Website Microsoft SharePoint is een informatie die overzichtelijk en op Het geheim van een goed portaal net zoals uw organisatie p2 digitale dienstver-
lening op basis van
afgerond. Het volledig benutten efficiënt gebruik van het Document dermate tevreden over de digitale SOR uit Rotterdam heeft de Techxx BV www.techxx.nl uitstekend platform voor allerlei maat wordt aangeboden. functionerend portaal is de continu in ontwikkeling. sharepoint
van het digitaal archief is bij de Management Systeem doen inzien. postregistratie in E-Archief, dat afgelopen jaren een snelle Eindredactie Contact
portaalfuncties zoals Intranet, DMS, kunst om de juiste keuzes te
totale digitalisering een wezenlijk Ook weet men nu hoe eenvoudig wij binnen een half jaar hebben groei doorgemaakt, waardoor Carlijn Hoogvliet Postbus 9 kennisbank en huurdersportaal. Doelgroepgerichte portalen, maken, zodat het aan de wensen, Bij de ingebruikname van een p2 techxx message
2130 AA Microsoft SharePoint bevat een behoeften en ontwikkelingen
onderdeel. Techxx heeft hiervoor een het is om documenten te vinden. besloten om het schaduwarchief te beleidsaanpassingen nodig waren. digitale werkprocessen, portaaloplossing hanteert Techxx de
Hoofddorp
optimalisatietraject van E-Archief Alle gebruikers vragen nu vanaf verwijderen. Het papieren archief is SOR heeft sinds 2010 KlantVenster Concept en realisatie T 023-5574400 intelligent CMS waarin interactieve managementinformatie en een binnen uw organisatie voldoet. De volgende groeifasen: p2 met trots pesenteren
wiJ U onze nieUwe
Services uitgevoerd. hun bureau documenten en overbodig geworden. “ E-Archief Services en KlantVenster
Techxx BV E info@techxx.nl communicatie met de verschillende organisatiebrede oplossing voor ontwikkeling van het portaal is website
facturen op en dat werkt ontzettend Intranet van Techxx op het Vormgeving en Bezoekadres doelgroepen tot zijn recht komt. content- en documentmanagement geen eenmalig project, waarin via Stap 1: Toegankelijk maken van
kennis, documenten en informatie
Het optimalisatieproject efficiënt. “E-Archief ontzorgt je SharePoint platform in gebruik. illustraties
Simeon Hulsman
Siriusdreef 17-27
2132 WT
Ook uw website is hierdoor geheel te zijn hierin belangrijke schakels. een big-bang scenario een kant-en-
(Intranet)
p2 techxx aanwezig op
corporatieplein 2011
“Techxx heeft op basis van papierstromen. Wij hebben daar Hoofddorp
ontwikkelen op dit platform. Al met Het samenbrengen van op maat klare oplossing wordt geleverd. Het
al zaken waar veel organisaties op en op doelgroep afgestemde betreft veel meer een traject waarin
projectmatige interviews met geen zorgen meer over, omdat De woningcorporatie zet Druk
Stap 2: Samenwerken aan p3 swz breidt
onze medewerkers een advies papieren nu niet meer door de E-Archief Services het digitaal archief en het
Drukkerij Palteam zitten te wachten. informatie en functionaliteit
ondersteunt medewerkers bij het
achtereenvolgens meerdere stappen
worden genomen, om uiteindelijk
documenten en taken binnen
FUnctionaliteit
e-archieF services Uit
neergelegd over de beste manier organisatie slingeren. Je hebt het op medewerkersportaal in voor
voor het inrichten van onze één centrale plek vastgelegd”, licht ontzorgt je procesoptimalisatie, klantgericht Visie op Sharepoint uitvoeren van werkzaamheden, tot een geïntegreerd portaal te
afdelingen en teams
p4 werken in de cloUd met
archiefkasten. Dit was de basis hij toe. papierstromen werken en transparantie. Hier
Mixed Sources
Klanten en partners verwachten
steeds vaker 24 uur per dag
samenwerking, kennisontwikkeling
en kennisdeling. Het Microsoft
komen. Dit is een logisch gevolg van
aspecten zoals de omvang van de
Stap 3: Ondersteuning van het microsoFt oFFice 365
voor onze keuze om te beginnen zullen dit jaar ook een aantal Productgroep uit goed gebruik van applicaties en processen
met vijf basiskasten, waarin wij exit papieren archief gedigitaliseerde workflows aan
beheerde bossen en andere
gecontroleerde bronnen
online betrouwbare informatie SharePoint platform 2010 is hiervoor organisatie, de organisatiecultuur p4 loop mee van dam tot
al onze post kwijt kunnen”, aldus “Er is voor ons een wereld open
Henk Kooij - Manager Financiën bij
Bouwvereniging Volksbelang worden toegevoegd. te kunnen vinden en proactief een uitstekend platform. en de bekendheid met het werken Stap 4: Applicatie integratie dam 2011
04

2. Microsoft SharePoint 2010 Microsoft SharePoint 2010
Met Office 365 heeft u 50 licenties beschikbaar voor samenwerking op een site met Het Sharepoint platform is uitstekend in te zetten voor een WeBSite.
Wist u dat Sharepoint 2010 social tagging biedt? : De functionaliteit biedt medewerkers in uw organisatie de externen. U kunt iedereen met een e-mailaccount van Microsoft gratis uitnodiging en kunt zonder kosten De huisstijl en branding kunnen naadloos geïntegreerd worden in de master page van de website. Er zijn talrijke
mogelijkheid informatie te categoriseren en makkelijker te vinden. SharePoint 2010 maakt gebruik van de volgende social tagging samenwerken aan documenten. na afronding van een project kunt u de licenties opnieuw voorbeelden te vinden van internetsites ontwikkeld op SharePoint zoals pfizer.nl, volvocars.nl, zakelijk.eneco.nl,
functies: the note board - ratings - Bookmarklets beschikbaar stellen. Dit is voor elke organisatie licentietechnisch erg interessant. bernarduswonen.nl, poort6.nl, sintjoseph.nl, wbvbrederode.nl en techxx.nl
‘Digitale dienstverlening op
techxxFacts KLantVenSter
Sharepoint 2001
was de eerste SharePoint
versie die Microsoft basis van SharePoint’ Henk rakké van Techxx Beheer uw communicatie en informatie
uitbracht. Met KlantVenster E-Archief Services op basis van SharePoint 2010 heeft u een intelligent portaal tot meer inFormatie over
Aan het woord is Henk Rakké, Salesmanager bij Techxx, over communiceren, kennisdelen, samenwerken en publiceren en hoe het Een solide bouwwerk dat verder bouwt uw beschikking, dat ingezet kan worden om de bedrijfsbrede informatievoorziening te ondersteunen. de klantvenster
oplossingen en modUles
Microsoft SharePoint platform dit ondersteunt. op de fundamenten van uw bestaande Individuele gebruikers, maar ook teams, afdelingen, werkgroepen en projectgroepen kunnen vindt U op onze website:
woningcorporaties /
Wereldwijd zijn er informatiesystemen. documenten, kennis en informatie met elkaar delen. oplossingen
4.600
K
lantVenster E-Archief
Sharepoint Services op basis
professional van SharePoint 2010
partners. biedt één webbased oplossing
voor meerdere systemen zoals
Techxx is hier één van.
Officeprogramma’s en moderne
bedrijfsinformatiesystemen
In Nederland zijn er zo’n
950
zoals ERP, CRM, HRM en
projectmanagementsystemen. Alle documenten, taken en correspondentie
Deze portaal oplossing stelt uw uit meerdere informatiesystemen centraal
bedrijven organisatie in staat de verschillende
en 285.000 gebruikers
informatiesystemen te bundelen
en zo efficiënt mogelijk in te
die hun werkzaamheden zetten. Gebruikers kunnen
D
ondersteunen met e druk voor organisaties dit geheel. Concreter gezegd: alle informatie en functionaliteit kennis opgedaan en heeft daarbij relevante informatie ophalen en
SharePoint. om accuraat, transparant betrokkenen moeten beschikken ondersteunt medewerkers bij het diverse producten van verschillende hergebruiken uit verschillende
en klantgericht te over betrouwbare informatie die uitvoeren van werkzaamheden, leveranciers geïmplementeerd. In informatiesystemen. Zij zijn
werken neemt toe als gevolg van overzichtelijk en op maat wordt samenwerking, kennisontwikkeling 2010 heeft Techxx besloten haar daardoor in staat snel documenten,
maatschappelijke veranderingen. aangeboden.” en kennisdeling. Het Microsoft productontwikkeling en dienst- projecten, informatie, procedures en
Microsoft geeft aan dat er “Klanten en partners verwachten SharePoint platform is hiervoor een verlening te baseren op een aantal Document Management Systeem voor werkinstructies te vinden.
tot eind 2010 al meer dan steeds vaker betrouwbare Basisonderdelen uitstekend platform.” Microsoft-producten: Microsoft het digitaliseren, indexeren en snel Vanuit Microsoft Outlook direct archiveren,
100.000.000 informatie 24 uur per dag online
te kunnen vinden en proactief
Om dit te bereiken dient een aantal
primaire onderdelen aanwezig en Klantvenster
SharePoint, Microsoft Exchange,
Microsoft Lync en Microsoft Office.
terugvinden van uw documenten. Hoge gebruiksvriendelijkheid
E-Archief op basis van
uiting in verdergaande versiebeheer
en de ‘reserveren voor bewerking’-
-
Dossiervorming desgewenst
overeenkomstig de indeling in het
taken aanmaken en gegevens inzien
Sharepoint gebruikers geïnformeerd te worden bij goed geïmplementeerd te zijn. Henk: Techxx heeft sinds haar bestaan op “Door deze Microsoft producten te BrieVen arcHiVering SharePoint 2010 biedt hoge functie. Daarnaast zijn er allerlei primaire systeem of het CRM systeem,
zijn. De aantallen blijven belangrijke veranderingen. “Doelgroepgerichte portalen, al deze onderdelen veel ervaring en combineren met haar eigen pro- gebruiksvriendelijkheid kruisverbanden te leggen, waarbij waarmee koppelingen kunnen worden
Diensten en producten moeten ductontwikkelingen, kan Techxx BuLKBrieVen arcHiVering door het werken binnen documenten uit verschillende gerealiseerd;
groeien met de dag.
digitaal aangevraagd kunnen haar klanten een rijke en schaalbare dOSSier SyncHrOniSatie documentbibliotheken. Met behulp dynamische kaarten aan elkaar
worden, evenals het kunnen inzien
van de status van onder meer
Alle betrokkenen moeten totaaloplossing bieden met Klant-
Venster. Het resultaat levert iedere digitaLe HandteKening
van ynamische kaarten wordt
informatie uit de verschillende
gerelateerd kunnen worden. - Meerdere archieven (archiefkasten)
met voor iedere kast definities voor de
In elke SharePoint lopende aanvragen, afrekeningen beschikken over betrouwbare organisatie een krachtig instrumen- systemen getoond en gebruikt. e-archief onderdelen indexeringen van documenten;
omgeving kunnen en contracten”, zegt Henk Rakké,
informatie die overzichtelijk en op tarium op, dat ingezet kan worden Data op de dynamische kaart E-Archief op basis van SharePoint
- Raadplegen van documenten door
250.000
salesmanager bij Techxx. op het gebied van online communi- kan gerelateerd worden aan 2010 omvat de volgende onderdelen:
Haarlemmerolie maat wordt aangeboden catie, samenwerking, kennisontwik-
keling en archivering. KlantVenster
verschillende kaarten. Zo kan
men van de bewonerskaart e-archief
medewerkers op andere vestigingen,
locaties en thuiswerkers.
Met standaard Word-sjablonen direct
documenten genereren en archiveren
sites en sub-sites Het waarmaken van dit
Henk Rakké - Salesmanager bij Techxx
geeft concrete invulling aan Het naar de eenhedenkaart, van - Scannen, indexeren en archiveren
gemaakt worden... verwachtingspatroon is geen Nieuwe Werken binnen organisaties, de eenhedenkaart naar de van fysieke en elektronische Zoeken document management
sinecure en vraagt om een digitale werkprocessen, waarbij klant- en partnerrelaties complexkaart, enzovoort. Ook is er documenten. Scanning in batch - Zoeken, sorteren en raadplegen van - Inhoudstypen en documentkenmerken;
...in elke site of sub-site kan geïntegreerde oplossing, waarin managementinformatie en een leidend zijn. Hiermee voorzien we de mogelijkheid voor het opzetten en in meerdere formaten en documenten en dossiers op basis van - Word-sjablonen. Vanuit Microsoft
bestandstypen mogelijk; kenmerken of full text search. Word direct de mogelijkheid het
5.000 lijsten
werkprocessen, medewerkers organisatiebrede oplossing voor in veel behoeften van onze klanten”, van bedrijfsactiviteitenkaarten.
en IT-oplossingen één geheel content- en documentmanagement aldus Henk. document te archiveren;
gemaakt worden, dus in moeten vormen. “De interne en zijn hierin belangrijke schakels. alle inFormatie over Kruisverbanden - Op maat gesneden indexering van postverwerking - Reserveren voor bewerking (check in /
totaal kan een SharePoint externe informatievoorziening Het samenbrengen van op maat klantvenster vindt U op: De samenwerkingsvoordelen van inkomende, uitgaande en interne - Afhandeling van inkomende en check out);
omgeving maximaal vormten de haarlemmerolie in en op doelgroep afgestemde www.techxx.nl SharePoint komen onder meer tot documenten; uitgaande post en interne stukken. - Versiebeheer.
1250.000.000 tecHxx OnLine tecHxx Op de BeurS dOcument management
lijsten in 1 omgeving Message
met trots presenteren wij u onze techxx aanwezig op
...per lijst kan je dan ook nog
30.000.000
Waarom zelf de infrastructuur
van een intranet ontwikkelen,
nieuwe website
Sinds de lancering van SharePoint 2010 hebben wij veel
corporatieplein 2011
Op 29 september 2011 wordt
SWZ breidt functionaliteit E-Archief Services uit
Woningstichting SWZ uit Zwolle heeft sinds 2003 het Document Management Systeem E-Archief Services
items kwijt, dus in totaal ..... als u kunt leren van uw ervaring opgedaan. Om u de voordelen en functionaliteit
van SharePoint 2010 te laten ervaren, hebben wij onze
in Expo Houten CorporatiePlein
2011 georganiseerd. Op onze stand van Techxx in gebruik. De oplossing heeft een positief effect gehad op de service van de woningcorporatie.
collega-corporaties nieuwe huisstijl geïntegreerd in een geoptimaliseerde
website.
kunt u alle informatie verkrijgen
over Microsoft SharePoint en onze
Om de werkprocessen te optimaliseren en efficiënter werkzaamheden te verrichten, zijn de modulen
oplossingen voor ECM, digitale Bulbrieven Archivering en Dossiersynchronisatie geïmplementeerd.
In een SharePoint 2010 groei factuurverwerking, relatiebeheer,
S
omgeving kunnen er wel De content zal de websites en portalen gebaseerd op WZ archiveerde voorheen de compleet dossier toekomst
2 miljoen komende tijd groeien. het SharePoint platform. eindafrekeningen wel, maar De module Bulkbrieven Archivering “Het is niet ondenkbaar dat we
Net als een intranet, Als partner in ICT zal Techxx de andere bulkbrieven zoals zorgt ervoor dat de pdf-bestanden volgend jaar SharePoint gaan
gebruikers groeit ook de website met een kennissessie verzorgen over afrekening stookkosten, de jaarlijkse worden gesplitst in individuele inzetten als een nieuwere manier
tegelijkertijd een organisatie mee. de ontwikkelingen van onze huuraanpassing en de servicekosten brieven waarna de brieven van werken. We zijn op dit moment
aan het werk zijn! De productfolders en oplossingen en visie voor de nog niet. “Wij sloegen deze voorheen automatisch op basis van VHE- bezig met een proeftuintje waarmee
productfilmpjes zullen toekomst. op op onze netwerkschijf. Dit was nummers worden gearchiveerd in we een gevoel willen krijgen bij de
binnenkort worden gepubliceerd. Daarnaast zal de inefficiënt, omdat de medewerkers in E-Archief Services. “De bulkbrieven manier van samenwerking via een
website worden uitgebreid met klantensites, waarop wij U kunt zich als het PDF-bestand het VHE-nummer zijn nu keurig op naam gearchiveerd. portaal. Het is goed mogelijk dat we
onze klanten optimaal zullen informeren. corporatiemede- moesten opzoeken waarna ze de Ze zijn wel een dag bezig geweest dit combinatie met een migratie van
werker gratis verstuurde brief konden inzien. Onze om de 8.000 brieven in E-Archief E-Archief Services naar SharePoint”,
Het CMS van SharePoint inschrijven via de
link op onze website.
wens was om de bulkbrieven om
huurdersniveau te gaan archiveren,”
te importeren, maar de uitval was
nog niet eens 20 brieven. Dus dat is
aldus Gert-Jan en Jannine.
2010 is duidelijk verbeterd ten Zet 29 september alvast in uw zegt Gert-Jan Raidt, hoofd fantastisch. Vooral tijdsbesparing en
lees het gehele interview met
gert-Jan raidt en Jannine
agenda! Wij zien ernaar uit u daar Informatisering & Automatisering bij een compleet dossier realiseren we
opzichte van SharePoint 2007 persoonlijk te ontmoeten. woningstichting SWZ. met deze module.”
niezen van swz op:
www.techxx.nl
02 03