I processi documentali devono essere oggetto di una particolare attenzione poiché possono coinvolgere flussi elevati di documenti e comportare una manipolazione della carta; inoltre, coinvolgono solitamente diversi attori (fornitori, trasportatori, clienti o destinatari della merce).
Nella logistica di magazzino e dei trasporti la gestione di tali processi, tradizionalmente paper-based, è un’area aperta ad ampi margini di miglioramento.
Scopo della presentazione, effettuata con il contributo di Ricoh Italia, è di illustrata come, integrando alcune soluzioni per la dematerializzazione dei documenti all’infrastruttura IT aziendale e, in particolare, ai sistemi di logistica, sia possibile ottimizzare alcuni processi (come l’acquisizione dei documenti di ricevimento merce o di spedizione) e dematerializzare fin dall’origine documenti tradizionalmente soggetti a un firma.
Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti di trasportoLargo Consumo
I molteplici vantaggi conseguibili con il passaggio al digitale dei processi di consegna e di ritorno sono stati fatti oggetto di un incontro di approfondimento promosso da Largo Consumo.
Le slide trasmesse durante webinar del 19 Novembre 2020, organizzato in collaborazione con SCS Venturini, promosso da Unioncamere Lombardia e Camera di Commercio di Mantova, in cui abbiamo approfondito sul tema Dogana 4.0 e su come digitalizzare tutti i documenti e i processi del Fascicolo Doganale.
Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti di trasportoLargo Consumo
I molteplici vantaggi conseguibili con il passaggio al digitale dei processi di consegna e di ritorno sono stati fatti oggetto di un incontro di approfondimento promosso da Largo Consumo.
Le slide trasmesse durante webinar del 19 Novembre 2020, organizzato in collaborazione con SCS Venturini, promosso da Unioncamere Lombardia e Camera di Commercio di Mantova, in cui abbiamo approfondito sul tema Dogana 4.0 e su come digitalizzare tutti i documenti e i processi del Fascicolo Doganale.
Knos è la soluzione di gestione documentale che comprende un modulo per permetterti di attuare il processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti contabili a norma di legge e eliminare il cartaceo! E' integrabile con qualsiasi software gestionale: leggi il documento!
Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione richiede alle aziende un cambiamento tecnologico e di processo nelle attività del ciclo attivo e passivo, dato dalla necessità di dialogo con il Sistema di Interscambio di Sogei (Sdi), l'infrastruttura che si occupa di ricevere i flussi di fatture elettroniche destinate alla PA e di destinarli verso gli uffici competenti.
InfoCert ha già provveduto a supportare i soggetti coinvolti in tale processo attraverso l'erogazione di un servizio specifico di Fatturazione Elettronica per PA, per la gestione automatizzata del ciclo di invio, ricezione e conservazione delle Fatture Elettroniche PA, perciò può organizzare e inviare le fatture elettroniche e successivamente organizzare tutto il processo di conservazione sostitutiva.
La piattaforma del notariato per inviare gli assegni al protesto alle banche realizzata seguendo le direttive tecniche messe a disposizione dalla Banca d’Italia. Il sistema consente alle banche di scambiare in formato digitale il titolo con il notaio in maniera totalmente automatizzata riducendo tempi e costi sull’intero sistema per la levata del protesto.
ARXivar per Susa Trasporti: Dematerializzazione Documenti di TrasportoARXivar
Susa Trasporti aveva esigenza di trovare una soluzione integrabile con i suoi sistemi e tecnologie per la dematerializzazione massiva dei Documenti di Trasporto presso la filiale di partenza.
Al momento del ritiro della merce e della bolla, il DDT viene scansionato grazie ai moderni scanner Fujitsu fi-7160 di cui ogni magazzino merce è stato dotato.
I documenti scannerizzati sono archiviati e organizzati in ARXivar, non viaggiano più verso la destinazione della merce e sono immediatamente a disposizione, in formato elettronico, del destinatario.
Fatturare Digitale 2018 - Proteggere e custodire le Fatture Elettroniche: la ...Fatturare Digitale
Relatore: Avv. Adriana Augenti, Segretario del Centro Studi Informatica Giuridica (CSIG Bari), Segretario del Centro Studi Informatica Giuridica (CSIG Bari) e Vice Presidente del Centro Studi Processo Telematico. Data Protection Officer dell’Ordine degli Avvocati di Bari.
Quando si parla di fatturazione elettronica, in particolare quando si parla dell’obbligatorietà della fatturazione elettronica anche nei rapporti B2B, troppo spesso ci si dimentica di riferirsi alla modalità di conservazione di tale particolare “documento”.
La Conservazione a norma, effettuata in maniera corretta, ha ripercussioni tanto dal punto di vista civilistico quanto dal punto di vista fiscale.
L’intervento, attraverso una breve trattazione dei principi generali contenuti nel Codice dell’Amministrazione Digitale, mira a chiarire le basi giuridiche dell’obbligatorietà e l’importanza della Conservazione e ad orientare gli operatori verso un corretto uso di questo strumento.
Knos è la soluzione di gestione documentale che comprende un modulo per permetterti di attuare il processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti contabili a norma di legge e eliminare il cartaceo! E' integrabile con qualsiasi software gestionale: leggi il documento!
Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione richiede alle aziende un cambiamento tecnologico e di processo nelle attività del ciclo attivo e passivo, dato dalla necessità di dialogo con il Sistema di Interscambio di Sogei (Sdi), l'infrastruttura che si occupa di ricevere i flussi di fatture elettroniche destinate alla PA e di destinarli verso gli uffici competenti.
InfoCert ha già provveduto a supportare i soggetti coinvolti in tale processo attraverso l'erogazione di un servizio specifico di Fatturazione Elettronica per PA, per la gestione automatizzata del ciclo di invio, ricezione e conservazione delle Fatture Elettroniche PA, perciò può organizzare e inviare le fatture elettroniche e successivamente organizzare tutto il processo di conservazione sostitutiva.
La piattaforma del notariato per inviare gli assegni al protesto alle banche realizzata seguendo le direttive tecniche messe a disposizione dalla Banca d’Italia. Il sistema consente alle banche di scambiare in formato digitale il titolo con il notaio in maniera totalmente automatizzata riducendo tempi e costi sull’intero sistema per la levata del protesto.
ARXivar per Susa Trasporti: Dematerializzazione Documenti di TrasportoARXivar
Susa Trasporti aveva esigenza di trovare una soluzione integrabile con i suoi sistemi e tecnologie per la dematerializzazione massiva dei Documenti di Trasporto presso la filiale di partenza.
Al momento del ritiro della merce e della bolla, il DDT viene scansionato grazie ai moderni scanner Fujitsu fi-7160 di cui ogni magazzino merce è stato dotato.
I documenti scannerizzati sono archiviati e organizzati in ARXivar, non viaggiano più verso la destinazione della merce e sono immediatamente a disposizione, in formato elettronico, del destinatario.
Fatturare Digitale 2018 - Proteggere e custodire le Fatture Elettroniche: la ...Fatturare Digitale
Relatore: Avv. Adriana Augenti, Segretario del Centro Studi Informatica Giuridica (CSIG Bari), Segretario del Centro Studi Informatica Giuridica (CSIG Bari) e Vice Presidente del Centro Studi Processo Telematico. Data Protection Officer dell’Ordine degli Avvocati di Bari.
Quando si parla di fatturazione elettronica, in particolare quando si parla dell’obbligatorietà della fatturazione elettronica anche nei rapporti B2B, troppo spesso ci si dimentica di riferirsi alla modalità di conservazione di tale particolare “documento”.
La Conservazione a norma, effettuata in maniera corretta, ha ripercussioni tanto dal punto di vista civilistico quanto dal punto di vista fiscale.
L’intervento, attraverso una breve trattazione dei principi generali contenuti nel Codice dell’Amministrazione Digitale, mira a chiarire le basi giuridiche dell’obbligatorietà e l’importanza della Conservazione e ad orientare gli operatori verso un corretto uso di questo strumento.
3. Digitalizzazione dei Documenti a
supporto dei processi di trasporto
E’ possibile trasmettere e conservare in modalità elettronica non solo le fatture, ma anche altri documenti
amministrativi e fiscali, attraverso l’implementazione di procedure di Trasmissione Telematica e di
Conservazione Sostitutiva così come previsto dalla normativa vigente.
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano
4. Modelli di Conservazione Sostitutiva dei
Documenti di Trasporto
E’ possibile identificare 5 differenti modelli attraverso cui è possibile fare Conservazione Sostitutiva del
DDT, che differiscono tra loro sulla base di:
1. tipologia di documento scambiato (documento analogico verso documento informatico);
2. richiesta – da parte del fornitore – della firma del cliente sul Documento di Trasporto, all’atto
della consegna della merce;
3. modalità di trasmissione del documento (in formato telematico o cartaceo);
4. formato dei documenti scambiati (formato strutturato verso formato non strutturato).
La Dematerializzazione vista dal CLIENTE (DDT Ricevuti) La Dematerializzazione vista dal FORNITORE (DDT Emessi)
Aspetti chiave :
a. Firma del cliente per la garanzia dell’avvenuto ritiro della merce b. Ritiro Parziale della merce
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano
5. Digitalizzazione dei processi inerenti le attività
logistiche di trasporto e consegna merci.
Il processo di trasporto e consegna merci, nel suo svolgimento “tradizionale”: tutta la documentazione a supporto è in
formato cartaceo e ne viene conservata copia cartacea da tutti gli attori coinvolti (in generale, almeno tre: Fornitore,
Trasportatore e Cliente destinatario della consegna).
Questo processo - che vede prodotti annualmente in Italia tra i 5 e i 10 Miliardi di documenti è particolarmente complesso e le
opportunità di declinazione dei principi della Digitalizzazione presentano elementi trasversali che vanno attentamente valutati:
1. La presenza di firme autografe sui documenti
2. l’esigenza di disporre di informazioni in anticipo
3. la crescente richiesta di un controllo in real time delle milestone di processo
4. La necessità di coinvolgere e coordinare attori anche molto diversi (per profilo professionale e background culturale) all’interno di
più organizzazioni
5. Il tema della tutela giuridica per i diversi soggetti nell’eventualità di un contenzioso
6. l’esigenza di ridurre i lead time di fatturazione
7. la necessità di ottimizzare le operazioni di back-office
8. L’esigenza di ridurre la carta circolante
6. Modelli di Digitalizzazione
1. DEMATERIALIZZAZIONE UNITLATERALE DEGLI ARCHIVI
Nei modelli di Dematerializzazione unilaterale degli archivi il fornitore che attiva la spedizione decide di portare
in Conservazione Sostitutiva i Documenti di Trasporto (DDT) attivi (prodotti dallo stesso fornitore), stampando
esclusivamente la copia del DDT da consegnare al cliente.
Lato passivo il cliente destinatario della consegna può scegliere di portare in Conservazione Sostitutiva i DDT
ricevuti, naturalmente previa acquisizione dell’immagine mediante scansione.
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano
7. 2. DIGITALIZZAZIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI
Nei modelli di Digitalizzazione dei flussi informativi , fornitore e cliente si accordano per attivare un dialogo – in
formato elettronico strutturato – parallelo al flusso fisico delle merci, che rimane comunque accompagnato da
un Documento di Trasporto cartaceo. Si introducono, quindi, messaggi strutturati – per esempio, l’Avviso
di Spedizione (ASN), l’Avviso di consegna (DesAdv), lo stesso DDT e la Notifica Ricezione Merci (RecAdv) –
ai soli fini gestionali e di processo, mentre si mantengono – presso tutti i soggetti coinvolti – gli archivi fiscali
cartacei per i DDT. L’attestazione di presa in carico della merce e la prova di avvenuta consegna – ove
previste – sono costituite dall’apposizione di una firma autografa sulla copia-fornitore del DDT cartaceo..
Modelli di Digitalizzazione
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano
8. Modelli di Digitalizzazione
3. COMPLETA DEMATERIALIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI
Nei modelli di Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processi ,i flussi informativi si
sostituiscono in toto alla documentazione cartacea a valenza fiscale che accompagna la merce. La
documentazione a bordo mezzo si semplifica, riducendosi alla sola Scheda di Trasporto1, che comunque non
è un documento rilevante ai fini fiscali. Gli archivi cartacei vengono sostituiti dalla Conservazione Sostitutiva
diretta dei messaggi scambiati nel flusso informativo parallelo alla consegna fisica della merce, che possono
anche sostituirsi alle prove di presa in carico della merce e di avvenuta consegna.
Fonte:
Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ; Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano