Mel masuk dan keluar boleh dihantar melalui berbagai cara seperti pos, emel, dan faksimili. Semua mel yang diterima akan dicatat, dibuka, dan dicop tarikh serta waktu penerimaannya sebelum diserahkan kepada penerima sesuai. Mel keluar pula akan ditimbang, dicap setem, disalin, dan dimasukkan ke dalam sampul sebelum dikirim.

3.  Mel masuk adalah mel yang dihantar ke
sesebuah oraganisasi atau syarikat
 Mel keluar adalah mel yang dihantar ke
syarikat lain.
 Mel masuk dan mel keluar boleh dihantar
melalui pos, emel, faksimili dan sebagainya.

4. Pengagihan mel untuk tindakan selanjutnya
Catatkan ke dalam buku Pendaftaran Mel Masuk
Cap tarikh dan masa penerimaan
Asing dan buka sampul
Penerimaan mel masuk

5.  Semua mel yang diterima sama ada melalui
posmen, beg karung berkunci, peti surat
persendiran, penghantar cepat (dispatch)
akan dikumpulkan.
 Surat persendirian akan diasingkan.
 Gunakan pembuka surat untuk membuka
surat bagi mengelakkan surat terkoyak.
 Sampul surat hendaklah disimpan sebagai
bukti pengeposan/penerimaan.

7.  Mel yang dibuka hendaklah dicop tarikh dan
masa penerimaan di ruang kosong surat.
 Sebagai bukti penerimaan surat.
 Surat sulit dan persendirian hendaklah
dicapkan di atas sampul surat.
….. sambungan

8.  Mel yang diterima perlu didaftarkan ke dalam
buku pendaftaran penerimaan mel.
 Sekiranya terdapat cek atau wang pos
bersama-sama mel tersebut, kerani mel
perlu mendaftarkannya ke dalam buku
penerimaan wang pos atau cek.
….. sambungan

9. BUKU PENDAFTARAN MEL MASUK
Penerimaan Daripada
Perkara Tandatangan
Tarikh Masa Nama Alamat

10. BUKU PENERIMAAN WANG POS / CEK
Tarikh Nama Pengirim Dokumen Amaun Tandatangan

11. Untuk memastikan mel yang pelu diserahkan
kepada jabatan atau pegawai tertentu,
pembuka mel hendaklah memastikan
perkara-perkara berikut:
 nama penerima atau jabatan
 perkataan seperti “Untuk Perhatian”,
baca tajuk atau nombor rujukan surat.
 sekiranya tidak dinyatakan tajuk atau
nombor rujukan surat, pembuka mel perlu
membaca keseluruhan kandungan surat
untuk diserahkan kepada pegawai tertentu.
….. sambungan

12.  Penyerahan mel perlu disegerakan kepada
penerimaan berkenaan.
 Jika syarikat mempunyai petak “pigeon hole”
jabatan, surat-surat perlu diletakkan di
dalam petak tersebut.
….. sambungan

15. Masukkan ke dalam beg karung berkunci untuk pengeposan.
Timbang surat untuk mengetahui bayaran setem yang
sepatutnya. Capkan nilai setem dengan mesin frangki.
Salinan surat dimasukkan ke dalam fail. Surat asal
dimasukkan ke dalam sampul.
Catatan butr-butir mel ke dalam buku mel keluar
Menerima surat yang telah ditandatangani

16.  Mesin melipat surat atau dokumen
 Alat penimbang surat atau bungkusan.
 Mesin mengalamat surat.
 Mesin frangki.