Automasi Pejabat

1. KOD DAN NAMA PROGRAM /
PROGRAM CODE AND NAME
PENGURUSAN PERNIAGAAN
TAHAP / LEVEL 1 SEMESTER 1
NO. DAN TAJUK MODUL
/MODULE NO. AND TITLE
BPP 1014 – AUTOMASI PEJABAT
NO. DAN PERNYATAAN
KOMPETENSI /
COMPETENCY NO. AND
STATEMENT
M1K1.1- MELAKUKAN TUGASAN FOTOKOPI
OBJEKTIF MODUL / MODULE
OBJECTIVES
PADA AKHIR KURSUS INI, PELAJAR DAPAT:
1. MENERANGKAN DAN MENJELASKAN FUNGSI MESIN
FOTOKOPI.
2. MEMASTIKAN KEADAAN MESIN FOTOKOPI YANG
BAIK DAN SEDIA UNTUK DIGUNAKAN.
3. MENGENDALIKAN MESIN FOTOKOPI MENGIKUT
PERATURAN.
4. MENGENAL PASTI DAN MELAPORKAN KEROSAKAN
MESIN FOTOKOPI KEPADA ORANG YANG
DIPERTANGGUNGJAWABKAN.
5. MENUTUP MESIN FOTOKOPI MENGIKUT PROSEDUR
YANG DISARANKAN.
NO KOD BPP/1014/P1(1/6) Muka : 01 Drp : 11
NAMA
PELAJAR
TARIKH :
TAJUK: MELAKUKAN TUGASAN FOTOKOPI
TUJUAN:
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk
 Menerangkan jenis & fungsi mesin fotokopi kepada murid dan cara-cara menggunakan
mesin fotokopi dengan baik dan selamat
 Menerangkan dan mentafsir manual arahan fotostat
 Mengenalpasti dan mentafsir manual arahan fotostat
KOLEJ VOKASIONAL DUNGUN
KM5 JALAN PAKA
23000 DUNGUN
TERENGGANU
KERTAS PENERANGAN 1

2. NO KOD BPP/1014/P(1/6) Muka: 02 Drp: 11
MODUL: AUTOMASI PEJABAT
Automasi Pejabat didefinisikan sebagai suatu sistem pelaksanaan tugas alat automatik yang
membolehkan proses kerja dilakukan dengan menggunakan tenaga kerja manusia yang sedikit atau
tidak menggunakan tenaga manusia sama sekali di tempat bekerja.
Jenis peralatan pejabat yang digunakan termasuk mesin pendua, alat komunikasi seperti telefon.
faksimile, televisyen dan radio, alat pengiraan seperti kalkulator, mesin juruwang, mesin frangki, alat
penimbang surat, komputer, mesin pencetak, alat pengimbas, mesin taip elektronik, perakam untuk
merakam minit mesyuarat dan macam-macam lagi.
 Mesin fotokopi  Mesin frangki  Mesin ricih  Mesin pendua
 Mesin faksimile  Mesin pencetak  Mesin stensil  Pengimbas
Rajah 1: Peralatan pejabat

3. NO KOD BPP/1014/P(1/6) Muka: 03 Drp: 11
PENERANGAN:
 M1K1.1 Memastikan mesin fotostat sedia untuk digunakan
1.0 JENIS DAN FUNGSI MESIN FOTOKOPI
1.1 JENIS DAN FUNGSI MESIN FOTOKOPI
Sebelum penggunaan mesin fotokopi bermula pertengahan tahun 1970an, sistem penduaan atau
penyalinan menggunakan cara lama seperti mesin thermal dan penyalinan penduaan (cyclostyle).
Seperti mesin gestetner seperti di bawah. Pada masa sekarang terdapat 2 jenis penyalinan yang
digunakan iaitu fotokopi dan RISO
 Mesin Stensil  Mesin Stensil
 Mesin RISO  Kertas Stensil  Thermal Copier
Rajah 2: Peralatan Fotokopi
Mesin fotokopi ialah alat pendua yang membuat salinan dokumen bercetak dalam bentuk tulisan
dan visual. Mesin ini dilengkapi satu kamera besar yang merakam paparan dokumen atau kertas
dan mendedahkan imej tersebut ke selinder sensitif.
Pada masa sekarang terdapat pelbagai jenis mesin fotokopi dengan pelbagai fungsi. Jenama-
jenama yang biasa terdapat di pasaran: RICOH SHARP CANON FUJITSU MINOLTA
Rajah 3: Contoh Mesin Fotokopi

4. NO KOD BPP/1014/P(1/6) Muka: 04 Drp: 11
Mesin fotokopi dikategorikan kepada tiga jenis mengikut saiz dan fungsinya iaitu:
i. Mudah alih (portable) kecil dan fungsi terhad
ii. Sedang dan standard
iii. Besar dan pelbagai fungsi (multifunction)
Rajah 4: Mesin fotokopi mudah alih
Ciri-ciri mesin fotokopi mudah alih
i. Saiz maksima salinan asal: A4 (210 x 297mm) atau letter (8.5" x 11")
ii. Saiz salinan: Dari A4 ke A6 (105 x 148mm) atau letter ke poskad (4.125" x 5.875")
iii. Mencetak pada satu muka surat sahaja.
iv. Nisbah pembesaran / pengecilan (magnification) ialah 1:1
v. Kepantasan menyalin: 4 salinan per minit dengan saiz A4 atau letter
vi. Masa output salinan pertama: 22 saat
vii. Masa warm-up: 0 saat (20°C)
viii. Kartrij / toner: Hitam
ix. Berat termasuk katrij / toner: 8.2kg
x. Dimensi: 359 x 402 x 104mm
xi. Penggunaan kuasa: Maksimum 0.6kw
Rajah 5 : Mesin fotokopi standard
Ciri-ciri mesin fotokopi Sedang dan Standard
1. Kartrij / toner: Hitam.
2. Paparan saiz salinan boleh dibesarkan sehingga 200%.
3. Paparan saiz salinan boleh dikecilkan sehingga 50%.
4. Ukuran kaca sehingga ke saiz A3.
5. Saiz salinan dari saiz A4 hingga ke saiz A3.
6. Boleh membuat salinan di kedua-dua muka surat, iaitu hadapan dan belakang.
7. Boleh membuat salinan lebih pantas, iaitu pada kadar sehingga 20 salinan seminit.

5. NO KOD BPP/1014/P(1/6) Muka: 05 Drp: 11
Rajah 6 : Mesin fotokopi Besar
Ciri-ciri mesin fotokopi Besar dan Pelbagai fungsi
1. Berat 70 kg dan ke atas.
2. Panel digital.
3. Fungsi jaringan (network).
4. Kepantasan 30-55 salinan per minit.
5. Salinan dua muka dalam satu halaman/muka surat.
6. Salinan di kedua-dua muka surat, iaitu hadapan dan belakang.
7. Salinan boleh disisihkan.
8. Salinan berwarna-warni (model berwarna sahaja).
9. Sebagai mesin pencetak dokumen dari komputer peribadi (pc), USB, faksimile dan e-mel.
10. Sebagai mesin pengimbas.
Alat Fungsi Ciri-ciri
Mesin
Fotostat
Membuat
salinan
dokumen
bercetak dalam
bentuk tulisan
dan visual
a) Salinan dalam bentuk tulisan dan visual seperti salinan asal
dalam pelbagai saiz sama ada kecil atau besar.
b) Salinan pada satu muka sahaja.
c) Salinan dua muka surat dalam satu muka surat
d) Salinan di kedua-dua muka surat, iaitu hadapan dan belakang.
e) Salinan boleh disisihkan.
f) Salinan berwarna-warni juga boleh dibuat.
Jadual 1: Manual mesin fotokopi

6. NO KOD BPP/1014/P(1/6) Muka: 06 Drp: 11
1.2 CARA MENGGUNAKAN MESIN FOTOKOPI DENGAN BAIK DAN SELAMAT
Langkah keselamatan khusus untuk mesin fotostat:
Sebelum menggunakan peralatan pejabat, pastikan arahan keselamatan dipatuhi untuk
mengelakkan sebarang risiko kemalangan:
1. Baca dan fahami semua arahan.
2. Ikuti semua arahan dan amaran yang ditandakan pada peralatan yang akan digunakan.
3. Tanggalkan plag peralatan atau mesin daripada punca kuasa sebelum
membersihkannya.
4. Jangan gunakan peralatan elektrik berhampiran dengan tempat yang lembap dan basah.
5. Letakkan peralatan di tempat yang selamat dan permukaan yang rata.
Kerosakan yang teruk atau kecederaan boleh berlaku jika alat ini terjatuh.
6. Jangan tutup atau biarkan alat tersebut terdedah kepada cahaya matahari secara terus.
Pastikan alat tersebut mendapat sistem pengudaraan yang lancar dan dilindungi
daripada kepanasan melampau.
7. Jangan letakkan mesin berhampiran dengan alat pemanas atau di bawah alat penyaman
udara.
8. Jangan buka dan tutup suis mesin terlalu cepat.
Selepas menutup suis mesin, tunggu 10-15 saat sebelum membukanya semula.
9. Jangan letakkan mesin di tempat yang kotor, berhabuk dan lembap.
Apabila mesin tidak digunakan untuk jangka masa yang lama seperti cuti panjang, tutup
suis dan cabut plag daripada soket bekalan.
Jangan letakkan mesin anda di tempat seperti berikut:
Rajah 7 : Tempat bahaya bagi Mesin Fotokopi
Tempat lembab
atau terlalu
berdebu
Tempat yang terdedah
pancaran matahari
Tempat kurang
pengudaraan
Tempat yang
berhampiran dengan
penyaman udara

7. NO KOD BPP/1014/P(1/6) Muka: 07 Drp: 11
2.0 MANUAL MESIN FOTOKOPI
2.1 BUKU MANUAL
 Buku Manual Mesin Fotokopi juga dinamakan sebagai User Guide atau User Manual.
 Mengandungi panduan pengoperasian dan pengenalan bahagian mesin fotokopi.
 Informasi keselamatan mesin.
 Meliputi panduan instalasi jaringan (network) mesin fotokopi mulai dari instal, mencetak,
mengimbas (scan), faksimile, send to file, send to email, ifax dan lain-lain.

8. NO KOD BPP/1014/P(1/6) Muka: 08 Drp: 11
Contoh kandungan manual mesin fotokopi:

9. NO KOD BPP/1014/P(1/6) Muka: 09 Drp: 11
2.2 BAHAGIAN-BAHAGIAN MESIN FOTOKOPI
Rajah 8: Bahagian-bahagian mesin fotokopi besar
3.0 SIMBOL-SIMBOL KEROSAKAN MESIN FOTOKOPI
Penyelenggaraan diperlukan

10. NO KOD BPP/1014/P(1/6) Muka: 010 Drp: 11
SOALAN:
1. Lengkapkan bahagian-bahagian mesin fotokopi yang bertanda A, B, C, D, E & F dalam
ruang jawapan di bawah.
2. Nyatakan tiga fungsi dan ciri-ciri mesin Fotostat
(i) …………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
(ii) ……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
(iii) ……………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….
KOD Nama bahagian
A
B
C
D
E
F
A
JA
B
JA
C
EJ
A
D
JA
F

11. NO KOD BPP/1014/P(1/6) Muka: 011 Drp: 11
RUJUKAN :
1. MPAV Teknologi Pejabat Perniagaan Tingkatan 4 dan 5, DBP 2005
1.1 Jenis, Fungsi dan Ciri Mesin Fotokopi: Halaman 22
1.2 Pengendalian Mesin Fotokopi: Halaman 28 – 31
1.3 Penyelenggaraan Mudah Mesin Fotokopi: Halaman 36-37
2. NOSS: Duty No. 01, Task No. 01.01: Perform Photostating Duties
3. DPSK BPP 101: Automasi Pejabat: M1K1: Melakukan Tugasan Fotokopi
4. DICPSK BPP 101: Automasi Pejabat: M1K1: Melakukan Tugasan Fotokopi
5. KSKV BBM 101: Office Automation
6. http://en.wikipedia.org/wiki/Photostat_machine
7. http://id.wikipedia.org/wiki/Mesin_fotokopi
8. http://www.scribd.com/doc/95449311/Photocopy-Machine-Manual
9. http://soerya.surabaya.go.id/AuP/e-DU.KONTEN/edukasi.net/SMK/Sekretaris/Mesin.
Pengganda/tes.html
10.SOP mesin fotokopi.