1. Metodika projektového řízení
© Jan Bízik, Conecta Consulting, Praha 09/2005
Workshop

2. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 2
projekt 3
projekt 2
projekt 1
metodika 3
metodika 2
metodika 1
KPIs
popis
práce
aktivity
Nástroje řízení společnosti
metodiky
projektové
řízení
procesní
model

3. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 3
Role projektového řízení v organizaci
 Kromě rutinních činností popsaných v procesním modelu existují ad
hoc aktivity, které se obvykle odvíjejí od zavádění nových produktů,
administračních opatření, systémů nebo technologií
 Návaznost na strategii, rámcové procesy a systém řízení výkonnosti
zajišťuje systém projektového řízení
 Jedná se o systém vzájemně provázaných, přesně popsaných a
dokumentovaných postupů, procedur, které by měly provázet každý
projekt od jeho počáteční definice k jeho úspěšné realizaci
 Cílem projektového řízení je vést projekt tak, aby naplnil své
obsahové cíle, rozpočet, časový harmonogram a návaznost na další
projekty a organizaci
 Projektové řízení stanoví jasné úkoly a zodpovědnosti
 Kdo nepřijme principy projektového řízení a neúčastní se svým
dílem na výkonu projektu nemá v moderním systému řízení a
odpovídající organizační struktuře „šanci“

4. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 4
Role projektového řízení v organizaci
 Projektové řízení je velmi efektivní nástroj řízení
 Jasná, ale flexibilní organizační struktura projektu, která
„nerespektuje“ organizační matrici
 Zaměření na dosažení výsledku, nikoliv na subordinaci
zaměstnanců (vizitky neplatí)
 Vedoucí projektu se stává BOSEM, který může zadávat úkoly a
kontrolovat kohokoliv a kdykoliv během projektu
 Shoda na cílech a plánu projektu – „buy in“ každého účastníka
 Stanovení měřitelných cílů a výkonnostních kritérií před startem
projektu
 Součástí každého projektu je „motivační“ program – ocenění
dosažení stanovených cílů podle zadání
 Jasné a rychlé eskalační procedury
 Exaktní záznam plánovaných, uskutečněných a neuskutečněných
kroků

5. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 5
Co definuje projekt
 Jasně definované cíle
 Organizační struktura
 Rozpočet
 Výnos, náklady, P&L, ROI, cash flow, 3 varianty
 Časový plán
 MS Excel nebo MS ProjectManager
 Analýza rizik („feasibility“ studii)
 Finanční rizika – zvýšení rozpočtu, delší nebo malá návratnost
 Technologická rizika – nefungující technologie
 Rizika HR – nedostatečné znalosti a zkušenosti
 Rizika procesů a řízení – neschopnost řídit projekt a změnu
 Výkonnostní kritéria (KPIs)
 Dosažení výsledku, dodržení rozpočtu, čas plánu atd.
 Kritické faktory úspěchu (CSFs)
 Dostatečné prostředky, dostupné technologie, podpora vedení,
znalosti a zkušenosti

6. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 6
Organizace projektu
 Vedení společnosti
 Sponzor projektu
 Řídící výbor
 Výkonný výbor
 Komise pro změny
 Vedoucí projektu
 Manažer projektu
 Administrátor projektu
 Projektové týmy
Vedení
společnosti
Sponzor
projektu
Řídící
výbor
Výkonný
výbor
Vedoucí
projektu
Projektový
manažer
Projektový
tým 1
Projektový
tým 2
Administrátor
projektu

7. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 7
Sponzor projektu
Činí konečná rozhodnutí o cílech, timingu, rozpočtu a
řízení projektu
Činí konečná rozhodnutí o změnách, timingu, rozpočtu
nebo větších změnách v řízení projektu
Činí konečná rozhodnutí o výsledcích, závěrech a
dalších krocích vyplývajících z projektu
Účastní se jednání Řídícího výboru a Komise pro změny
Reportuje vedení společnosti

8. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 8
Řídící výbor
Je nejvyšším kolektivním orgánem projektu, který
sleduje a vyhodnocuje průběh realizace, zajišťuje
potřebné zdroje a provádí zásadní rozhodnutí, která jsou
v jeho kompetenci.
Je zodpovědný sponzorovi projektu resp. vedení
společnosti, kterému reportuje podle plánu řízení
projektu ve stanovených termínech.
Členy řídícího výboru jsou:
 Sponzor projektu
 Vedoucí projektu
 Manažer projektu
 Administrátor projektu

9. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 9
Výkonný výbor
Řídí na denní bázi průběh realizace projektu podle
schválených plánů realizace, rozpočtu a v souladu s
dalšími podmínkami a zodpovídá za průběh jeho
realizace.
Je složen z pracovníků zodpovědných za jednotlivé body
resp. oblasti řešené v rámci předmětu realizace projektu.
Je zodpovědný Řídícímu výboru, kterému reportuje
podle plánu řízení projektu ve stanovených termínech.
Členy výkonného výboru jsou:
 Vedoucí projektu
 Manažer projektu
 Vedoucí projektových týmů
 Administrátor projektu

10. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 10
Komise pro změny
Činí rozhodnutí o změnách v cílech, časovém plánu,
rozpočtu nebo významných změnách v řízení projektu
Komise pro změny se schází na základě výzvy
vedoucího projektu
Členy komise pro změny jsou:
 Sponzor projektu
 Vedoucí projektu
 Manažer projektu
 Administrátor projektu

11. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 11
Vedoucí projektu
Reprezentuje projekt na denní bázi s nezbytnými
kompetencemi rozhodování denní běžných problémů
Supervizuje projektové týmy
Účastní se jednání Řídícího výboru, Výkonného výboru a
Komise pro změny
Reportuje Řídícímu výboru

12. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 12
Projektový manažer
Zodpovídá za řízení projektu, časový plán a rozpočet na
denní bázi
Účastní se jednání Řídícího výboru, Výkonného výboru,
Komise pro změny, vede průběžná jednání s vedoucími
jednotlivých projektových týmů
Reportuje vedoucímu projektu

13. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 13
Administrátor projektu
Provádí administrační práci spojenou s výkonem
projektu
Provádí zápisy z jednání, na pokyn Vedoucího nebo
Manažera projektu svolává jednání

14. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 14
Pracovní týmy
Jejich úkolem je realizovat výstupy projektu a dodávat
požadované podklady
Projektové týmy se scházejí podle potřeb projektu na
pravidelné a ad hoc bázi
Vedoucí týmů poskytují pravidelné reporty o plnění úkolů
Vedoucímu projektu resp. Výkonnému výboru
Vedoucí projektových týmů se účastní jednání
Výkonného výboru na žádost Vedoucího projektu nebo
na doporučení Manažera projektu podle aktuálních
potřeb

15. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 15
Předávání úkolů na nižší organizační složky
Pro řízení projektu je ideální kombinovaný způsob řízení:
projektové a liniové.
Výkonný výbor za účasti Vedoucích projektových týmů
představuje projektovou strukturu, ze které členové
Výkonného výboru přenáší úkoly do liniové struktury =
jednotlivých oddělení.
Na nižší úrovni liniových struktur (oddělení) je pak
zajišťována koordinace činností mezi různými útvary
v rámci pracovních týmů za supervize Vedoucích týmů
tak, aby nedocházelo k časovým ztrátám a
nejednotnému chápání významu řešených úkolů.

16. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 16
Projektový plán

17. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 17
Organizace času
URGENT IMPORTANT
NOT-URGENT NOT-IMPORTANT

18. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 18
Organizace schůzek
Management meeting
 Každé pondělí 9.00 hod.
 Účastní se vedení + přizvaní Vedoucí projektů
 Řeší problematiku řízení, strategie, HR, financí, eskalované
problémy projektů – rozhoduje jako poslední instance
 Nezabývá se statusem projektů, přebírá a schvaluje jejich
konečné výsledky
 Status projektů je k dispozici od každého projektového
manažera kdykoliv k nahlédnutí

19. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 19
Organizace schůzek
Status meeting
 Každé pondělí 10.00 hod.
 Účastní se Vedoucí oddělení, Vedoucí projektů a příslušní
Manažeři projektů
 Řeší problematické otázky projektů v první instanci, návrhy
na změny, eskalované problémy projektů v první instanci –
rozhoduje
 Nezabývá se statusem projektů, přebírá a schvaluje částečné
výsledky
 Status projektů je k dispozici od každého projektového
manažera kdykoliv k nahlédnutí

20. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 20
Organizace schůzek
Projekt meeting
 Ad hoc podle potřeb projektu a projektového plánu
 Účastní se Vedoucí projektů, příslušní Manažeři projektů a
přizvaní výkonní zaměstnanci
 Zabývá se podrobně statusem, řeší problematické otázky
projektů, navrhuje řešení, připravuje návrhy na změny apod.

21. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 21
Dokumentace projektu
 Nejprve musí být nastaven jednotný systém evidence (verze, autor,
změny), ukládání (označení cesty k dokumentu), sdílení a přístupu,
a ochrany dokumentů (disk, korespondence)
 Status report
 Meeting agenda
 Meeting report – jednání, telefonát, chat apod.
 Memorandum (memo) – zadávání úkolů, ohlašování projektových
informací
 „Change request“ – žádost o změnu – popisuje požadovanou
změnu v nastavení projektu, důvody, náklady, rizika, souvislosti s
dalšími oblastmi projektu
 Předávací protokol
 Distribuční seznam – rozdělovník korespondence na osoby
zapojené do projektu podle podílu na rozhodování – hlavní
příjemce, na vědomí atd.

22. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 22
Postup krok po kroku…
Studie proveditelnosti, analýza rizik, rozpočet
Detailní rozpracování plánu projektu
 Definice jednotlivých úkolů, timing, návaznosti, milníky
 Pracovníci zodpovědní za realizaci úkolů,
 Stanovené výstupy z jednotlivých úkolů,
Stanovení podmínek realizace projektu
 Stanovení a formalizaci organizace projektu,
 Způsob podávání zpráv o průběhu realizace,
 Komunikace při realizaci,
 Provádění změnových řízení,
 Vedení dokumentace.
Zajištění znalostí a zkušeností o problematice projektu

23. 8/2001 Metodika řízení projektů, © Conecta Consulting 10/2005 23
Postup krok po kroku…
Řízení realizace projektu, zajišťování koordinace a
integrace jednotlivých oblastí a částí řešení do funkčního
celku zahrnující
 Řízení a sledování průběhu realizace projektu,
 Vyhodnocování průběhu realizace projektu a předkládání
návrhů na řešení vzniklých nestandardních situací,
 Řešení nestandardních situací,
 Shromažďování požadavků, připomínek a doporučení,
 Promítání požadavků do projektu – řízení změn,
Administraci realizace zahrnující:
 Vedení dokumentace,
 Příprava jednání a schůzek,
 Zajišťování administrativních podmínek (jednací místnosti,
projekční technika, atd.