Prodeo

1. Gestione e accesso
intelligente alle informazioni
Intervento cofinanziato dall’U.E.
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Asse I – Linea 1.1 “Aiuti agli investimenti in ricerca per le PMI - Azione 1.1.2
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E L’INNOVAZIONE

2. PRODEO S.P.A.
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Con più di 20 anni di esperienza è azienda leader nel settore dell'outsourcing
archivistico, system integration e record management
In termini di fatturato, clienti consolidati e volumi gestiti è tra le prime realtà
italiane che garantiscono una gestione diretta, globale e integrata di tutti i
processi documentali cartacei e digitali
Pròdeo offre soluzioni di Document Lifecycle Management e di Business
Process Outsourcing.
La forza di Pròdeo è data dalla capacità di realizzare soluzioni complete di
Business Process Outsourcing integrando tecnologie innovative, infrastrutture
di eccellenza per l'archiviazione dei dati e dei documenti, servizi di
digitalizzazione e validazione dei processi documentali, servizi di consulting e
system integration.
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3. PRODEO S.P.A.
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L’offerta di Pròdeo si concretizza in Servizi avanzati per la gestione integrata
degli Archivi Documentali
Tutta la parte dei servizi di archiviazione fisica (Document Warehouse) poggia
su un supporto infrastrutturale altamente qualificato e sicuro, il Document
Center, così come la parte dei servizi relativi alle attività di lavorazione e
trasformazione dei documenti poggia su un supporto operativo specializzato il
Process Center, ed un supporto applicativo di ultima generazione.
Tali soluzioni – dalla cattura delle informazioni, alla gestione dei Workflow, al
Web Management, al monitoraggio delle attività di Business Process
Outsourcing, sino alla Conservazione Sostitutiva – si basano su
un’infrastruttura tecnologica scalabile, monitorando costantemente gli
investimenti e ottimizzando tutti i flussi di dati gestiti dall’azienda senza
ulteriori carichi di lavoro per il personale.
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4. Referenze
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5. Il Progetto e i Partner
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GENIO è un framework sviluppato da Pròdeo basato su tecnologie
open source coerenti al modello web 2.0
Gestisce l’organizzazione del lavoro di una factory che si occupa
dell’archiviazione dei documenti e della disponibilità degli stessi.
Gestisce la corretta indicizzazione di un archivio documentale
Protom Group s.p.a. è una società di consulenza direzionale e di servizi avanzati e tecnologici con importanti esperienze
nel re-engineering di processi industriali, nella progettazione e nella realizzazione di soluzioni informatiche per la pubblica
amministrazione e per le aziende.
E’ certificata secondo le norme UNI EN ISO 14001 ed UNI EN ISO 9001:2008, ed è iscritta all’albo del MIUR come
Laboratorio di ricerca per la progettazione, sviluppo, manutenzione ed assistenza di soluzioni software e prodotti per
l’informatica.
Retis S.p.A. opera nel campo dell’IT fin dalla sua fondazione nel 1999. La sua azione è sempre stata contraddistinta dalla
capacità di creare valore per l’utente finale proponendo soluzioni originali illuminate dalla conoscenza dei processi e delle
preoccupazioni del cliente coniugate con la competenza di integrazione delle più avanzate tecnologie

6. Il Progetto: Obiettivi e risultati
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Il processo di documentazione pervade tipicamente tutti i processi relativi ai servizi
offerti da PRODEO e i processi interni all’azienda. L’automazione della gestione
della documentazione, quindi, è di particolare criticità e ha come obiettivo quello di
garantire la corretta registrazione, accesso e scambio, conservazione e
rintracciabilità, nonché assicurarne il controllo e la facilitazione della produzione,
modifica e diffusione dei documenti a destinatari specifici.
Una buona gestione e condivisione della documentazione, infatti, è il primo passo
verso la condivisione della conoscenza e l’industrializzazione di un processo di
knowledge management. Il progetto che si intende realizzare va in questa direzione:
si propone non solo di soddisfare ed automatizzare/facilitare i requisiti per un’ottimale
gestione documentale, ma a questi aggiunge anche le funzionalità tipiche e
necessarie alla condivisione e capitalizzazione della conoscenza, valore aggiunto di
un’organizzazione.
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7. Il Progetto: Obiettivi e risultati
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Fermo restando che la scelta della soluzione da implementare sarà individuata sulla
base di un’analisi di dettaglio delle esigenze specifiche, il progetto esecutivo prevede
l’integrazione tra una serie di strumenti Open Source, in grado di coprire tutte le
funzionalità necessarie per un’efficace e completa gestione documentale:
Sistema di document management per la gestione elettronica di documenti e
contenuti;
Motore di workflow per l’implementazione di workflow avanzati;
Portale per la navigazione e l’accesso alla documentazione e agli archivi.
Uno degli obiettivi realizzativi è anche quello di realizzare l’integrazione del repository
documentale, con quello che può essere definito il sistema di gestione del servizio in
modo da realizzare il portale del progetto quale strumento di governo e controllo delle
commesse e dei livelli di servizio associati.
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8. Il Progetto: Obiettivi e risultati
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Il Sistema realizzato:
•Contiene al proprio interno le funzionalità di acquisizione ottica del dato (comprensivo dei
moduli di riconoscimento) e gestione documentale;
•Include un middleware di workflow management, che potrà anche essere acquisito sul
mercato, con lo scopo di gestire il dato documentale in maniera diffusa fra più utenti;
•E’ modulare ed integrabile cosi da poter includere sottosistemi preesistenti nelle aziende
sanitarie e da potersi collegare ad altri sistemi e fonti di informazione.
•Prevede una modalità automatica di classificazione dei documenti attraverso sistemi
opportunamente degli ambienti di lavoro specificatamente disegnati per gli operatori sanitari, da
cui accedere alle funzioni e ai dati del sistema nel modo più integrato possibile al processo in
cui gli operatori stessi sono coinvolti. La separazione logica tra interfaccia utente e funzioni
informatiche sottostanti sarà necessaria anche per permettere la sperimentazione e l’uso di
dispositivi diversi di accesso al sistema informativo (terminali mobili e/o touchscreen, palmari,
etc.).
•Prevedere una modalità evoluta di ricerca dei documenti non strutturati basati su tecniche
semantiche e/o intelligenti.
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9. Il Progetto: Soluzioni identificate
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Si riportano le principali caratteristiche del progetto e per ognuna di esse gli aspetti
più rilevanti dal punto di vista tecnico-scientifico che sono state investigate al fine di
consentire il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Gestione documentale - Modellare un sistema di gestione dei documenti,
assegnando ruoli, individuando competenze al fine della razionalizzazione del
lavoro e di una maggiore efficienza complessiva, implica una fase propedeutica di
analisi, esaminando criticamente i metodi di lavoro in uso e riprogettando i processi
di trattamento della documentazione, al fine di renderli più semplici, snelli e
razionali. In particolare, la soluzione che si è realizzata per l’implementazione del
sistema informativo per la gestione e l’accesso intelligente all’informazione in
banche dati documentali ha come obiettivo primario quello di abilitare:
1.la conservazione elettronica dei documenti informatici;
2.l’organizzazione dei singoli documenti o pratiche in "fascicoli", o documenti
virtuali, per facilitarne il recupero e l'utilizzo dopo la loro archiviazione;
3.la gestione strutturata dei flussi di lavoro.
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10. Il Progetto: Soluzioni identificate
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Sistema di workflow - Il sistema ha provocato un notevole “cambio di
passo” nel processo di informatizzazione che con la realizzazione del
progetto PRODEO intende perseguire, in quanto prefigura non la semplice
informatizzazione delle singole procedure, ma l’informatizzazione globale
del flusso di lavoro. Affinché PRODEO potesse cogliere a pieno i benefici
di tale approccio, è stata opportuna una attività di censimento e
riprogettazione dei processi di servizio connessi.
Il sistema di workflow individuato ha consentito di configurare e gestire sia
il ciclo di vita dei documenti, a prescindere dagli specifici processi che ne
fanno uso, sia i processi stessi nell’ambito dei quali sono impiegati i
documenti, con annessi tutti gli eventi da scatenare. A tal proposito si sono
studiate le problematiche per la modifica on the fly dei processi produttivi e
di tracciabilità dei documenti.
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11. Il Progetto: Soluzioni identificate
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Sistema di acquisizione della documentazione cartacea e gestione degli archivi
digitali - Il “patrimonio informativo” di PRODEO, rappresentato dall’insieme di tutte le
informazioni e i documenti gestiti, per essere adeguatamente capitalizzato deve essere
organizzato in un archivio strutturato per mantenere le informazioni e “rendere attivabili”
le altre funzionalità della gestione documentale. La sua realizzazione si traduce nella
implementazione di un archivio unico, con caratteristiche di accessibilità (a tutti gli utenti
autorizzati, da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento), condivisibilità (tra tutti gli attori
coinvolti nel processo ed afferenti ai diversi uffici dislocati sul territorio), fruibilità (in modo
tempestivo, senza costringere gli utenti ad attendere che i propri colleghi mettano le
informazioni a disposizione), attualità (contenente informazioni corrette e aggiornate),
sicurezza (da eventuali accessi non autorizzati e da possibili manomissioni), protezione
(da eventuali perdite, manomissioni o danneggiamenti dei documenti).
Il Sistema di archiviazione garantisce l’espletamento della gestione dell’archivio, in modo
da rendere completamente trasparente all’utente il “dove” e il “come” i documenti siano
memorizzati, dell’information retrieval e dell’imaging, per rispondere alle esigenze di
scansione dei documenti cartacei.
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12. Il Progetto: Utilizzabilità dei risultati e brevetti
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Il Sistema per la “Gestione e accesso intelligente all’informazione
in banche dati documentali” è già a regime e consente la gestione
di alcune commesse strategiche e:
•Contiene al proprio interno le funzionalità di acquisizione ottica
del dato (comprensivo dei moduli di riconoscimento) e gestione
documentale;
•Include un middleware di workflow management, con lo scopo di
gestire il dato documentale in maniera diffusa fra più utenti;
•E’ modulare ed integrabile cosi da poter includere sottosistemi
preesistenti nelle aziende sanitarie e da potersi collegare ad altri
sistemi e fonti di informazione.
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13. Il Progetto: Utilizzabilità dei risultati e brevetti
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• Prevede una modalità automatica di classificazione dei
documenti attraverso sistemi opportunamente degli ambienti di
lavoro specificatamente disegnati per gli operatori sanitari, da
cui accedere alle funzioni e ai dati del sistema nel modo più
integrato possibile al processo in cui gli operatori stessi sono
coinvolti. La separazione logica tra interfaccia utente e funzioni
informatiche sottostanti è necessaria anche per permettere la
sperimentazione e l’uso di dispositivi diversi di accesso al
sistema informativo (terminali mobili e/o touchscreen, palmari,
etc.).
• Prevede una modalità evoluta di ricerca dei documenti non
strutturati basati su tecniche semantiche e/o intelligenti.
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14. Il Progetto: Mercato e ricadute industriali
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Il settore della gestione documentale può essere definito “labour intensive”, questo
perché oggi gran parte del lavoro è svolto manualmente dagli operatori, facendo
riferimento non solo alle operazioni di scansione, ma anche a quello relativo alla
classificazione e catalogazione dei documenti. Il progetto in oggetto, utilizzando lo stato
dell’arte della tecnologia informatica, implementa una nuova modalità di gestione
documentale che supera la visione strettamente legata alla semplice acquisizione del
documento in formato digitale, ma struttura il sistema a favore dell’accesso intelligente
alle informazioni, tramite dati non strutturati. Ovviamente accanto a queste funzionalità
innovative dovranno essere presenti quelle legate alla classica attività dei gestione
documentale oltre che gestire le attività secondo i principi del workflow management e di
collegare le varie attività : Presa in carico dei documenti, Riordino, Classificazione,
Catalogazione, Custodia in archivi progettati ad hoc, Consultazione degli stessi
documenti
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15. Il Progetto: Mercato e ricadute industriali
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La legge 15 marzo 1997, n. 59, nota anche come Legge Bassanini, ha attribuito ai
documenti informatici la medesima validità e rilevanza giuridica dei documenti cartacei:
“gli atti, dati e documenti formati dalla Pubblica Amministrazione e dai privati con
strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la
loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti
gli effetti della legge”. Questo implica che il trend della domanda del settore lo si può
interpretare in continua crescita.
Poichè il mercato è in crescita, potenziando i servizi che potrebbero essere offerti in
seguito all’industrializzazione dei risultati raggiunti a valle della ricerca, la PRODEO
ravvede la possibilità di mantenere la sua Leadership nel Sud Italia e aumentare la
propria competitività anche a livello nazionale
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16. Il Progetto: Scenari Applicativi
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La Movimentazione
Le richieste di consultazione possono
pervenire via web o via fax.
Se la richiesta proviene via web è il
cliente ad effettuare una registrazione
a sistema della richiesta di
consultazione e dei singoli item
oggetto della richiesta.
Se la richiesta è pervenuta via fax, è il
responsabile di movimentazione che
registra la richiesta di consultazione, e
dei singoli item oggetto della richiesta,
a sistema e assegna l’operatore che
deve effettuare la ricerca
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17. Il Progetto: Scenari Applicativi
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Il richiedente effettua una richiesta di consultazione via web.

18. Il Progetto: Scenari Applicativi
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Il responsabile di movimentazione la valida o la rigetta. Se validata
l’operatore di movimentazione la visualizza e può lavorarla.

19. Il Progetto: Scenari Applicativi
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L’operatore di movimentazione la prende in carico, avvia una ricerca sui
record, allega l’esito alla richiesta e la chiude.

20. Il Progetto: Scenari Applicativi
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I servizi on – line per gli utenti finali

21. Il Progetto: Diffusione dei risultati
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Alfresco Developer Conference - Roma 2011
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Presentazione jBPM di JBOSS - Roma 2011

22. Il Progetto: Riferimenti
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Damiano Minervini
d.minervini@prodeo.it
3334190091
www.prodeo.it
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