Dokumen tersebut membahas tentang pengelolaan gudang yang efektif dan efisien, meliputi aktivitas penerimaan, penyimpanan, pengendalian, pengeluaran barang, dan pelaporan. Hal penting lainnya adalah pengangkutan dan pengiriman barang secara efisien serta penerapan sistem delivery yang memudahkan pelayanan.

2. *Nama : Djunardi Tumei
*TTL : Apelawo,30 Juni 1972
*Alumni AMI-
Bitung,Angk.1991
*Pasis : ANTII/BP3IP/III/2012
*STMT Trisakti : XXII/2012
*Nim : 244312010

3. Topic presentase :
1. Pendahuluan
2. Aktivasi Pengelolaan Gudang
3. Penerimaan Gudang
4. Penyimpanan Gudang
5. Pengendalian dan Perawatan Gudang
6. Pengeluaran/Distribusi
7. Pelaporan
8. Efisiensi Pengangkutan dan Pengiriman
9. Delivery Convenienci Store

4. PENDAHULUAN
Secara ringkas warehouse management (manajemen gudang) diartikan
pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang
sementara.
Gudang berfungsi sebagai pusat
logistik namun tidak memberi nilai
tambah secara langsung, sehingga
prestasi kerja tidak begitu terlihat.
Jadi sesempurnanya sebuah
gudang, memang begitulah
seharusnya dan bukan sebuah
prestasi. Misalkan biaya gudang
ditarget harus di bawah 5% dari
total biaya yang dikeluarkan, ini
sangat sulit dicapai, tetapi ketika
kita mencapainya tidak ada
prestasi tersendiri, lumrah. Beda
dengan sales yang bisa sekreatif
mungkin memainkan angka-
angka..

5. *
Pengelolaan fungsi gudang yang baik ikut berperan penting dalam kesuksesan
perusahaan.Aktivitas pengelolaan gudang yang efektif dan efisien perlu dipahami agar fungsi
gudang bisa lebih ditingkatkan. Berikut aktivitas yang dilakukan dalam pengelolaan gudang:
Penerimaan
Penyimpanan
Pengendalian/Perawatan
Pengeluaran / Distribusi
Pelaporan

6. *
Hal-hal yang perlu dilakukan pada saat penerimaan material adalah :
Pemeriksaan dokumen (Delivery Order, Surat Jalan, dll)
Barang yang belum diperiksa disimpan di “TRANSIT AREA”
Pemeriksaan Mutu (Incoming Quality Control)
100 % inspection
100% inspection dilakukan untuk :
Supplier baru.
Produk baru.
Inkonsistensi kualitas material.
Ada masalah baru yang timbul.
Sampling inspection
Metode sampling dilakukan bila :
Kualitas material konsisten.
Tidak ada masalah yang serius.
Pemeriksaan quantity barang
Penyelesaian Administrasi
Proses Handling yang benar

7. *
Hal-hal yang perlu dilakukan pada saat penyimpanan material :
Penentuan jumlah unit per kelompok
Barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan quantity
tertentu.
Pemberian identitas material
dan tanggal kedatangan.
Penyimpanan pada layoutnya.
Penyimpanan di rak secara
sistematis sesuai pemetaan.
Penyimpanan berdasarkan
prinsip FIFO.
Isi stock card sesuai quantity
material yang masuk.

8. *
Pengendalian material yang dimaksud adalah melakukan kontrol inventory. Kontrol inventory
dilakukan dengan tujuan agar inventory yang ada :
Diketahui nilainya secara pasti
Diketahui jumlahnya
Terpantau pergerakannya
Terpantau penggunaannya
Cepat terdeteksi jika terjadi abnormality
Perawatan yang perlu dilakukan terhadap material :
Aktivitas housekeeping (5R)
Pemeriksaan kembali untuk material yang telah disimpan
dalam kurun waktu tertentu.
Perlakuan khusus untuk kondisi khusus

9. *
Sebagai lokasi transit sementara sebelum didistribusikan ke proses berikutnya, gudang
berperan penting dalam penyediaan material untuk proses produksi. Untuk itu, sebelum
material didistribusikan ke proses yang memerlukannya, perlu dilakukan penyiapan secara fisik
material dan secara administrasi agar fungsi gudang sebagai pusat logistik berperan
maksimal..
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penyiapan dan distribusi material :
Ketepatan jenis dan quantity
material yang diprepare
terhadap kebutuhan proses
atau terhadap permintaan.
Ketepatan waktu distribusi
untuk menghindari waktu
yang hilang (downtime)
Dokumentasi

10. *
Dari setiap transaksi keluar masuknya material dari dan ke gudang material, ada poin poin
penting yang harus disajikan dalam bentuk pelaporan. Laporan-laporan tersebut adalah :
Laporan Incoming Material
Mencakup semua transaksi incoming material.
Laporan Stock Material
Melaporkan kondisi stock material yang
digunakan sebagai pertimbangan untuk
menyusun penjadwalan produksi dan data untuk
monitoring inventory.
Laporan Outgoing Material
Mencakup semua rekord transaksi material yang
keluar dari gudang material, baik ke produksi atau
ke workstation lainnya.
Dari update ketiga laporan diatas, dapat ditarik laporan turunan yang dipergunakan sesuai
keperluan dan tujuan masing-masing pihak terkait.
Khusus bagi material control, ketiga data tersebut diperlukan untuk monitoring status purchase
order, ketersediaan material untuk produksi, monitoring penggunaan material, pelaporan ke
manajemen dan sebagai dasar penyusunan material requirement planning secara periodik.

11. *
Layout atau tata letak merupakan satu keputusan yang menentukan efisiensi sebuah operasi
dalam jangka panjang. Banyak dampak strategis yang terjadi dari hasil keputusan tentang
layout, diantaranya kapasitas, proses, fleksibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, kontak
konsumen dan citra perusahaan.
Layout yang efektif membantu perusahaan mencapai
sebuah strategi yang menunjang strategi bisnis yang
telah ditetapkan diantara diferensiasi, biaya rendah
maupun respon cepat.
Perencanaan layout menurut James A Moore adalah
rencana dari keseluruhan tata letak fasilitas industri
yang didalamnya, termasuk bagaimana personelnya
ditempatkan, alat-alat operasi gudang, pemindahan
material, dan alat pendukung lain sehingga akan
tercipta suatu tujuan yang optimum dengan kegiatan
yang ada dengan menggunakan fasilitas-fasilitas yang
ada dalam perusahaan

12. *
Dalam semua kasus yang terjadi, layout seharusnya mempertimbangkan bagaimana cara
mencapai:
Pemanfaatan lebih tinggi atas ruang, fasilitas, tenaga kerja dan biaya.
Perbaikan aliran informasi, barang atau tenaga kerja.
Meningkatkan moral kerja
dan kondisi keamanan
yang lebih baik
Meningkatkan interaksi
perusahaan dengan
konsumen.
Peningkatan fleksibilitas.
Dari waktu ke waktu, desain layout perlu dipertimbangkan sebagai sesuatu yang dinamis dan
mempunyai fleksibilitas.

13. *
Prinsip dasar penyusunan layout :
Integrasi secara total terhadap faktor-faktor produksi.
Jarak pemindahan bahan paling minimum.
Waktu pemindahan bahan dari satu proses ke proses yang lain dalam industri dapat
dihemat dengan cara mengurangi jarak perpindahan.
Memperlancar aliran kerja.
Diupayakan untuk menghindari gerakan balik (back tracking), gerakan memotong (cross
movement), dan gerak macet (congestion), dengan kata lain material diusahakan
bergerak terus tanpa adanya interupsi oleh gangguan jadwal kerja.
Kepuasan dan keselamatan kerja
Fleksibilitas,
Yaitu dapat mengantisipasi perubahan teknologi, komunikasi, kebutuhan konsumen.
Untuk menjaga fleksibilitas, diadakan penyesuaian kembali (relayout), yaitu suatu
perubahan kecil dalam suatu penataan ruangan, tetapi tidak menutup kemungkinan
adanya perubahan desain produk yang memungkinkan berubahnya layout secara total.

14. *
Merupakan sebuah desain yang meminimalkan biaya total dengan mencapai paduan yang
terbaik antara luas ruang dan penanganan bahan. Manajemen bertugas mamaksimalkan tiap
unit luas gudang dengan memanfaatkan volume penuhnya sambil mempertahankan biaya
penanganan bahan yang rendah.
Biaya penanganan bahan adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan transportasi bahan yang
masuk, penyimpanan dan bahan keluar, meliputi ; peralatan, tenaga kerja, bahan, biaya
pengawasan, asuransi, dan penyusutan.
Manajemen gudang yang modern merupakan
suatu prosedur otomatis yang menggunakan
ASRS (Automated Storage Retrieval System).
Ada tiga konsep yang dikenal dalam layout
gudang yaitu:
Cross Docking
Random Stocking
Customizing

15. *
Adalah cara menghindari penempatan bahan atau pasokan dalam gudang dengan cara
memproses secara langsung disaat diterima. Hal ini dilakukan untuk menghindari aktivitas
penerimaan secara formal, penghitungan stock/penyimpanan dan pemilihan pesanan sehingga
terjadi penghematan biaya.
Cross Docking yang baik
membutuhkan :
Penjadwalan yang ketat.
Pengiriman yang diterima
memiliki identifikasi
produk yang akurat
dengan kode garis
(barcode).

16. *
Digunakan di gudang untuk menempatkan persediaan dimana terdapat lokasi yang terbuka.
Teknik ini berarti bahwa ruangan tidak perelu dikhususkan untuk barang-barang tertentu dan
fasilitas dapat dimanfaatkan dengan lebih baik. Karakteristik random stocking adalah :
Memiliki daftar lokasi yang “terbuka”
Memiliki catatan persediaan sekarang
beserta likasinya secara akurat.
Mengurutkan barang-barang dalam
urutan tertentu untuk meminimalkan
waktu perjalanan yang dibutuhkan untuk
menjemput pesanan.
Memadukan pesanan untuk mengurangi
waktu penjemputan
Menempatkan barang atau sekumpulan barang tertentu pada wilayah gudang yang tertentu
sehingga jarak tempuh total dalam gudang dapat diminimalkan.

17. *
Merupakan penggunaan gudang untuk menambahkan nilai produk melalui modifikasi,
perbaikan, pelabelan dan pengepakan.Cara ini biasanya berguna untuk menghasilkan
keunggulan bersaing dalam pasar dimana terdapat perubahan produk yang sangat cepat.

18. *
Rasio Operasional = Jumlah operasional sesungguhnya
Jumlah proses tugas kerja bersih
(dikurangi waktu istirahat) Jumlah proses tugas kerja bersih
Rasio Efisiensi = Jumlah proses standar
Jumlah operasional sesungguhnya
Loss Operasional Loss Operasional
Briefing
Jumlah Operasional sesungguhnya Menunggu balance dengan proses sebelumnya
Menunggu karena perubahan beban pekerjaan
Menunggu karena masalah peralatan
Loss Efisiensi
Loss Efisiensi
Loss ditimbulkan karena tidak mematuhi metode standar
Jumlah proses standar
proses kerja / komposisi proses kerja yang ditetapkan.
Ketidakseragaman dengan metode proses kerja
Urutan proses kerja yang tidak baik.
Loss Metode Persiapan yang tidak baik.
Jumlah proses standar ideal Loss Metode
Loss ditimbulkan karena
Metode proses kerja
Total Proses Kerja Lay out proses kerja
Standar proses kerja yang tidak baik.

19. *
Rencana
Personel Indeks Efisiensi Kerugian
Jumlah proses tugas kerja Rasio Operasional Tidak dioperasikan
(1) Menunggu balance dengan
proses sebelumnya
Loss Operasional
Ketidakseragaman operasi
Jumlah proses operasional
karena perubahan beban
sesungguhnya
Rasio Operasional kerja.
(2)
Menunggu karena masalah
Loss Efisiensi peralatan, mesin , dll.
Tidak ada nilai tambah
Jumlah proses yang
bernilai Efisiensi (1) Deviasi proses kerja oleh
penanggung jawab.
Loss Performance Urutan proses kerja tidak
smooth, insidential dan
berulang.
Jumlah proses
bersih Efisiensi (2)
Desain & kualitas tidak
baik.
Total proses bongkar muat Loss performance

20. *
Efisiensi dalam pengangkutan dan pengiriman barang perlu ditingkatkan untuk mencapai kondisi
dan performa maksimum dalam mencapai kepuasan pelanggan. Metode peningkatan efisiensi
delivery adalah:
Peningkatan persentase penggunaan kendaraan dan muatan.
Pemilihan armada yang tepat.
Pegambilan rute yang tepat.
Penyingkatan waktu tunggu.
Pemerataan jumlah delivery.
Peningkatan moralitas driver.
Menjalin kerjasama yang baik
dengan pihak penerima barang.

21. *
Adalah salah satu bentuk sistem delivery untuk mempermudah pelayanan pengangkutan dan
pengiriman. Sistem ini lahir dari kesulitan dalam penerimaan, pengecheckan, pengangkutan dan
pengiriman. Sebelumnya, aktivitas – aktivitas diatas menjadi sebuah masalah ketika dalam satu
hari terjadi pengiriman dalam jumlah besar, sehingga frekuensi kendaraan yang keluar masuk
tinggi
Perbaikan sistem yang dilakukan adalah dengan:
Sistem Delivery Vendor Bersama
Menggunakan distribution center yang
mewakili vendor untuk melayani
pengiriman ke customer.
Sistem Delivery Truk Bersama
Melakukan pengambilan barang dari
vendor ke vendor secara kolektif,
seperti implementasi pada sistem milk
run.