Dokumen ini menguraikan perencanaan kebutuhan warehouse yang mencakup analisis barang, rencana operasional, dan menghitung kebutuhan ruang serta infrastruktur. Juga dijelaskan proses pembuatan layout warehouse dan analisa kebutuhan personel serta proyeksi biaya gudang untuk mengoptimalkan fungsi warehouse. Data yang dikumpulkan meliputi SKU, pergerakan barang, kebutuhan material handling equipment (MHE), dan estimasi biaya operasional.

1. PERENCANAAN KEBUTUHAN WAREHOUSE

2. 1
CONTENT
Analisa barang dan tipe storage
2 Rencana operasional warehouse
3 Menentukan kebutuhan material handling equipment (MHE)
4 Menghitung kebutuhan space warehouse
5
6 Pembuatan layout warehouse
Membuat list kebutuhan infrastruktur warehouse
7
8
Menganalisa kebutuhan personil
Proyeksi biaya gudang

3. Langkah awal dalam tahapan ini adalah mengumpulkan data-data sebagai berikut :
 Jumlah SKU (Stock Keeping Unit)
 Data pergerakan barang (inbound – outbound)
 Product Grouping
o Karakteristik product
o Tipe storage (racking , block stack, shelving, bin, pallet, piping, dsb)
o Kategori
ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /1

4. ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /2
Kode Barang Nama Barang Panjang (cm) Lebar (cm) Tinggi (cm) Berat (kg)
0001 Equipment A
0002 Parts B
0003 Pump C
0004 Pipe D
Menunjukkan jumlah barang (SKU) yang ada di
Warehouse.
Kode barang dapat berupa kode yang
disepakati secara internal perusahaan, atau
beberapa perusahaan memiliki standard kode
sendiri yang diakui bersama (mis : MESCODE
by Shell)
Menunjukkan karakteristik barang di dalam gudang.
Jika dimensi barang tidak berbentuk simetris dapat diambil ukuran
yang representative terhadap dimensi barang.
Berat barang dan dimensi barang ini dibutuhkan untuk
mendapatkan gambaran secara umum Material Handling
Equipment (MHE) yang akan dipakai.
Contoh template Ms.Excel untuk menganalisa karakteristik product :

5. ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /3
Kode Barang Nama Barang Average (pallet) Min (pallet) Max (pallet) Average (pallet) Min (pallet) Max (pallet)
0001 Equipment A
0002 Parts B
0003 Pump C
0004 Pipe D
Inbound / Day Outbound / Day
Data terkait pergerakan barang (inbound – outbound) , penggunaan satuan pallet untuk tujuan memudahkan dan dapat diganti dengan
satuan lain , misalkan : Cubic metric, pcs, unit , dll.
Data movement Inbound – Outbound ini digunakan untuk melihat load activity per SKU. Meskipun tidak menjadi ukuran mutlak, namun
data-data ini mendukung ketika melakukan desain area Inbound – Outbound.
Contoh template Ms.Excel untuk menganalisa data pergerakan barang :

6. Kode Barang Nama Barang Group 1 (Storage) Group 2 (Type) Group 2 (DG)
0001 Equipment A
0002 Parts B
0003 Pump C
0004 Pipe D
Grouping
Data Grouping ini kebutuhan nya adalah untuk pengelompokkan barang menjadi ke dalam group – group tertentu (misal :
group 1 berdasarkan tipe storage).
Untuk Grouping berdasarkan tipe storage mutlak dibutuhkan untuk perencanaan warehouse, karena grouping ini menentukan
setiap barang akan disimpan pada tipe storage tertentu.
Contoh template Ms.Excel untuk melakukan product grouping :
ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /4

7. RENCANA OPERASIONAL WAREHOUSE /1
Tahapan Rencana Operasional Warehouse fokus kepada beberapa hal berikut :
 Durasi project
 Timeline project
 Sistem yang digunakan (WMS, Manual , WMS-SAP, etc)
 Kebutuhan area storage : Floor / Pallet, Light duty / Heavy duty Racking, Pipe Storage, etc

8. RENCANA OPERASIONAL WAREHOUSE /2
Critical poin pada langkah ini adalah melakukan perhitungan kebutuhan kapasitas area storage, karena ini akan banyak
berpengaruh kepada kebutuhan luas gudang.
Menentukan kebutuhan storage dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
 List down seluruh tipe storage yang dibutuhkan (Tahapan 1)
 Menentukan kebutuhan storage setiap item*
 Mendapatkan rekapitulasi kebutuhan storage *
Kode Barang Nama Barang Tipe Storage Kebutuhan Storage Satuan
0001 Equipment A Rak Pallet 3 Pallet
0002 Parts B Rak Siku 10 Cell
0003 Pump C Floor 10 Sqm
0004 Pipe D Open Yard 14 Sqm
Tipe Storage Total Kebutuhan Satuan
Rak Pallet 16 Pallet
Rak Siku 40 Cell
Floor 25 Sqm
Open Yard 28 Sqm
* Data ilustrasi untuk visualisasi

9. MENENTUKAN KEBUTUHAN MHE /1
Trolley Hand Pallet Hand Lift Forklift
Reach Truck Electric Pallet Truck Drum Grabber Light Duty Racking
Beberapa contoh Material Handling Equipment (MHE) yang umum digunakan :

10. MENENTUKAN KEBUTUHAN MHE /2
Menentukan tipe MHE (Material Handling Equipment) disesuaikan dengan tahapan 2
(Rencana Operasional Warehouse), sedangkan untuk menentukan jumlah MHE setiap tipe
harus dilakukan dengan analisa aktifitas operasional.
Kesalahan dalam menentukan jumlah MHE
yang dibutuhkan akan membuat asset yang
dibeli / disewa under utilized atau terjadi
pemborosan karena pengeluaran uang
perusahaan yang tidak berdampak pada
aktifitas operasional perusahaan

11. MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /1
Beberapa area Warehouse yang perlu dihitung dalam perencanaan :
▪ Inbound – Outbound area ▪ Storage area ▪ Tempat product DG ▪ Tempat meletakkan MHE
▪ Tempat product damage ▪ Tempat product return/waste ▪ Tempat product disposal ▪
Kebutuhan space berjalan, melakukan aktifitas operasional ▪ Office area ▪ Rest area/ Canteen
▪ Supporting area (Toilet, locker, etc)
Semakin detail asumsi-asumsi yang dapat diambil untuk memperhitungkan kebutuhan space
pada area yang disebutkan di atas, maka akan menghasilkan space gudang yang sesuai
dengan kebutuhan Perusahaan.

12.  Menghitung kebutuhan area Inbound / Outbound
Luas Area untuk Inbound dan
Outbound :
Deep : 3 Pallet
Width : 8 Pallet
Kapasitas 24 Pallet *
Perhitungan dan design ini
didasarkan pada :
□ Data Pergerakan Barang
□ Estimasi kedatangan Supplier /
Vendor (Lead Time)
□ Estimasi atau pengalaman
project sejenis
* Data ilustrasi untuk visualisasi
MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /2

13. Konversi kan menjadi
kebutuhan luas area untuk
area storage = 81.8 Sqm *
Tipe Storage Total Kebutuhan Satuan
Rak Pallet 16 Pallet
Rak Siku 40 Cell
Floor 25 Sqm
Open Yard 28 Sqm
Keb Sqm
1.5 Sqm / Pallet 24
0.12 Sqm / Cell 4.8
1 25
1 28
Satuan - Sqm
 Menghitung kebutuhan storage area
 Menghitung kebutuhan area untuk Product DG, Damage Product, Return, Waste, Disposal serta barang lain yang
tidak termasuk barang baik.
Dalam melakukan perhitungan kebutuhan space untuk area ini dasar penentuannya selain data historis mungkin
bisa didekati dengan memberi alokasi space di gudang, prinsip nya setiap space tersebut disediakan tempat
tertentu (khusus) untuk menghindari kontak dengan barang-barang baik yang dapat menyebabkan kerusakan.
* Data ilustrasi untuk visualisasi
MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /3

14. MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /4
 Kebutuhan space untuk Material Handling Equipment (MHE)
MHE yang dimaksud seperti hand pallet, trolley, forklift, etc (selain rak yang sudah dihitung sebelumnya) harus diberi
tempat khusus untuk meletakkannya (sesuai prinsip 5R) , sehingga setelah MHE selesai digunakan harus dikembalikan ke
tempa yang sudah disediakan. Space khusus MHE ini juga berguna untuk aktifitas maintenance & repairing MHE seperti :
Charger baterei forklift, reparasi hand pallet, memberi oli pada MHE, dll.
 Kebutuhan Space berjalan atau melakukan aktifitas operasional
Langkah ini secara mendetail bisa dilakukan pada tahapan no 6 Pembuatan Layout Gudang, untuk keperluan tahapan
menghitung kebutuhan space ini dilakukan dengan memberikan allowance 20% dari total seluruh luasan yang
dibutuhkan
 Space untuk Office , Canteen / Rest Area, supporting area
Dalam melakukan design gudang perlu juga dilakukan estimasi Office, Canteen / Rest Area, Toilet, dan supporting area.

15. Area Checklist Luas % Luas thd Total
Storage √ 82 39.23%
Space berjalan + Aktifitas Operasional √ 35 16.75%
Office area √ 20 9.57%
Inbound √ 18 8.61%
Outbound √ 18 8.61%
Rest area / Canteen √ 14 6.70%
MHE √ 10 4.78%
Product DG √ 6 2.87%
Product Damage √ 6 2.87%
210Estimasi Total kebutuhan space Warehouse (include Open yard) Sqm
MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /4
Summary kebutuhan space Warehouse :

16. LIST KEBUTUHAN INFRASTRUKTUR /1
Kebutuhan infrastruktur warehouse harus direncanakan spesifik dan sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Beberapa di antara infrastruktur Warehouse yang harus
direncanakan secara mendetail adalah :
 Kekuatan lantai warehouse
 Jumlah gate / pintu Inbound – Outbound
 Desain gate / pint detail dengan loading dock
 Tinggi gudang dan desain atap (cahaya, ventilasi , dsb)
 Kebutuhan lighting

17. PEMBUATAN LAYOUT WAREHOUSE /1
Setelah menempuh tahapan 1-5 (mulai dari analisa barang dan tipe storage sampai dengan
pembuatan list kebutuhan infrastruktur warehouse, maka langkah selanjutnya adalah
pembuatan Layout Warehouse sesuai dengan data-data yang telah ada pada tahapan-tahapan
sebelumnya.
Beberapa Tools atau Program untuk membuat Layout Warehouse adalah sbb :
1. Autocad
2. Ms. Visio
3. Google Sketchup
4. Manual drawing, dsb

18. PEMBUATAN LAYOUT WAREHOUSE /2
Autocad
Program gambar teknik dengan akurasi yang baik, namun sulit mengoperasikannya
Microsoft Visio
Program yang cukup baik untuk menggambar Warehouse dan tidak terlalu sulit untuk
menguasainya. Telah tersedia beberapa template seperti : hand pallet, forklift, pallet, dsb
Google Sketchup
Gambar divisualisasikan dengan 3D dan lebih menarik secara visualisasi. Template-
template gambar telah banyak tersedia di Internet dan downloadable
Beberapa tools untuk pembuatan layout warehouse :

19. PEMBUATAN LAYOUT WAREHOUSE /3
Area Checklist Luas % Luas thd Total
Storage √ 82 39.23%
Spaceberjalan +Aktifitas Operasional √ 35 16.75%
Officearea √ 20 9.57%
Inbound √ 18 8.61%
Outbound √ 18 8.61%
Rest area /Canteen √ 14 6.70%
MHE √ 10 4.78%
Product DG √ 6 2.87%
Product Damage √ 6 2.87%
Data Kebutuhan Luas
Mulai dilakukan plotting dari tabel kebutuhan luas kedalam tools untuk melakukan
layout. pertimbangan operasional serta beberapa adjustment perlu dilakukan untuk
mendapatkan layout yang baik
Layout Warehouse
Memastikan layout Warehouse memenuhi beberapa kaidah
Operation berikut :
 Peralatan MHE dapat melalui jalur yang disediakan
 Meminimalkan bagian yang tertutup dan tidak terlihat dari
banyak sisi.
 Jarak area storage ke gate Inbound – Outbound seminimal
mungkin.
 Layout mengakomodasi urutan operation flow : Inbound –
Putaway – Order Picking - Outbound

20. MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /1
Tasks Accountability Outcomes
Level One : ▪ Basic skills in using tools, ▪ Under immediate supervision Safe, successful and timely
Operative or plant , equipment ▪ Works from verbal and completion of all the
Labourer ▪ Applies knowledge of written instructions assigned tasks
procedures ▪ Follows operational
▪ Perform physical job procedures
requirements ▪ Follows health and safety
▪ Has some related training procedures
in the job ▪ Is able to resolve basic
▪ May require a license to questions & problems
drive / operate equipment
Level two ▪ Knowledge of all regulations ▪ Works under direct Accurate work completion
Storekeeper or that apply in the spesific supervision on accordance with
senior operative operation ▪ Selects from a variety of procedures
▪ Undertakes varied duties procedures to accomplish
such as unloading, picking, assigned tasks
loading ▪ Resolves routine questions
▪ Has skills in operating and problems but refers
equipment and may need complex issues to the next
a license to do this level
▪ May be responsible for
leading other people
Job titles
Contoh Analisa kebutuhan personil di Warehouse :

21. Tasks Accountability Outcomes
Level three ▪ Applies knowledge of ▪ Has strong technical and Efficient and safe / secure
Senior Storekeeper, spesific warehouse supervisory skills handling of goods / materials
Supervisor or operations ▪ Organises, directs and giving good customer service
First line Manager ▪ May plan , but will control staff
coordinate single or ▪ Measure employee outcomes
several activities and takes any appropriate
▪ Resolves competing demands action
from customers and users ▪ Is able to independently
▪ Applies supervisory resolve daily operational
management practices and problems
principles
Level four ▪ Plans, organises, directs ▪ Has strong technical and All warehouse operations to be
Manager prioritises and assigns work managerial siklls efficient, safe / secure, and
to staff ▪ Independently resolves any within company budget,
▪ Controls and evaluates the management issues that company goal/ targets
effectiveness of operations involve people , customers,
▪ Plans and implements resources, procedures and
oeprational and procedural practices
improvements
▪ Manage using extensive
warehouse and management
experience
Job titles
Contoh Analisa kebutuhan personil di Warehouse (lanjutan) :
MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /2

22. MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /3
Contoh Organization Chart Warehouse :

23. MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /4
Costing Man Power Optional
>> Pro rata / month 4.24% 10% 15% 1.75%
Position Quantity Salary/ Person SalaryAmount THR Jamsostek Pensiun Medical Insurance Ov
Leader 1 3,900,000 3,900,000 325,000 165,360 390,000 585,000 68,250 3
Operational 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 3
Staff 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 3
Receptionist 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 3
Driver 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 2
Office Boy 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 2
Security 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 2
Mandatory Mandatory
Costing Man Power Optional
>> Pro rata / month 4.24% 10% 15% 1.75%
Position Quantity Salary/ Person SalaryAmount THR Jamsostek Pensiun Medical Insurance O
Leader 1 3,900,000 3,900,000 325,000 165,360 390,000 585,000 68,250 3
Operational 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 3
Staff 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 3
Receptionist 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 3
Driver 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 2
Office Boy 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 2
Security 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 2
Mandatory MandatoryOptional
o rata / month 4.24% 10% 15% 1.75% 10% 10%
Jamsostek Pensiun Medical Insurance Overtime Meal&Transport Allowances Other Allowance / person ………………………
325,000 165,360 390,000 585,000 68,250 390,000 390,000 -
258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 -
258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 -
258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 -
166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 -
166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 -
166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 -
Mandatory Mandatory Optional
Melakukan estimasi biaya man-power :

24. MEMBUAT PROYEKSI BIAYA GUDANG /1
Dalam melakukan perencanaan kebutuhan warehouse , unsur biaya harus diperhitungkan.
Dengan perencanaan yang cermat maka data-data biaya yang akan muncul ke depannya akan
dapat diperkirakan.
Untuk pengeluaran rutin warehouse perlu dikendalikan , sehingga pengeluaran bulanan tidak
fluktuatif dan mempengaruhi laba/rugi perusahaan pada komponen COGS dan OPEX)
Profit and Loss
Revenue 15,000 16,500 18,150 26,620 29,282
Cogs 11,250 12,375 13,613 19,965 21,962
Depreciation 375 375 375 375 -
Gross Profit 3,375 3,750 4,163 6,280 7,321
Operational Expense 1,800 1,980 2,178 3,194 3,514
Operating Profit 1,575 1,770 1,985 3,086 3,807
Interest Expense - (104) (55) - -
Other Income (Expense) 150
Net Profit Before Tax 1,575 1,666 1,930 3,236 3,807
Tax 394 416 482 809 952
Net Profit After Tax 1,181 1,249 1,447 2,427 2,855

25. COGS & OPEX
Item Cost / Qty Sub Total Cost Year-1 Year-2 Year-3
Salary / Overhead 9,357,833.33 56,147,000.00 112,294,000.00 56,147,000.00
Pantry 250,000 1,500,000 3,000,000 1,500,000
Telephone Bill 3,000,000 18,000,000 36,000,000 18,000,000
Electrical 300,000 1,800,000 3,600,000 1,800,000
Water 250,000 1,500,000 3,000,000 1,500,000
Rental Forklift 8,100,000 48,600,000 97,200,000 48,600,000
Rental Warehouse 8,333,333 50,000,000 100,000,000 50,000,000
Ops Cost 1,422,500 8,535,000 17,070,000 8,535,000
Billing & Abodemen - - - -
Extra Fooding 1,050,000 6,300,000 12,600,000 6,300,000
Facility Repair 1,700,000 10,200,000 20,400,000 10,200,000
146,435,000 292,870,000 146,435,000
MEMBUAT PROYEKSI BIAYA GUDANG /2
Contoh proyeksi COGS & OPEX dari Warehouse saat memulai proyek, selanjutnya ketika proyek
berjalan, Warehouse akan mempertanggungjawabkan biaya actual vs proyeksi.

26. TERIMA KASIH ATAS PERHATIAN ANDA
Outline - Perencanaan Kebutuhan Warehouse dibuat oleh team konsultan Excelogic.
Untuk informasi lebih detail atau kebutuhan konsultasi Perusahaan anda silahkan menghubungi :
Leonard Merari, STP, CISCP
admin@excelogic.info or ari140583@gmail.com
+62 813-1000-5342
About Excelogic
Excelogic adalah Konsultan Logistik yang menjadi partner perusahaan untuk melakukan riset ataupun mencari solusi-
solusi spesifik berkaitan dengan aktifitas logistik perusahaan. LEADING IDEA INTO ACTION merupakan prinsip yang
selalu menjadi dasar team excelogic dalam memberikan jasa konsultasi.
Disclaimer :
Outline ini dipublish berdasarkan data-data umum dan asumsi-asumsi atau study kasus dari team konsultan yang
mungkin membutuhkan sedikit penyesuaian untuk implementasi nya. Dokumen ini dimiliki oleh team konsultan
Excelogic dan penggunaan serta distribusi-nya harus seijin pemilik