Aturan tata cara pelaksanaan pemilihan umum

1. PKPU NOMOR 17 TAHUN 2015
TENTANG
TATA NASKAH DINAS KPU,
KPU PROVINSI/KIP ACEH DAN
KPU/KIP KAB/KOTA
Biro Hukum Sekretariat Jenderal
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2016

2. DASAR HUKUM
• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan;
• Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2011 tentang
Penyelenggara Pemilihan Umum;
• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan;
• Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas.

3. RUANG LINGKUP
A. Jenis Naskah Dinas
B. Pembuatan Naskah Dinas
C. Pengamanan Naskah Dinas
D. Kewenangan Penandatanganan Naskah
Dinas
E. Pengendalian Naskah Dinas

4. DEFINISI
• pengaturan tentang jenis format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan
Tata
Naskah
Dinas
• informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang
berwenang secara intern dan ekstern
dalam rangka penyelenggaraan tugas
pemerintahan dan pembangunan
Naskah
Dinas

5. Jenis Naskah Dinas
Biro Hukum Sekretariat Jenderal
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
A

6. Jenis Naskah Dinas
Naskah Dinas Arahan Naskah Dinas
Korespondensi
Naskah Dinas
Khusus
1. Naskah Dinas
Pengaturan:
a) Peraturan
b) Instruksi
c) Surat Edaran
d) PSO/SOP
1. Naskah Dinas
Korespondensi
Internal:
a) Nota Dinas
b) Lembar
Disposisi
1. Nota
Kesepahaman
2. Surat Perjanjian
3. Surat Kuasa
4. Berita Acara
5. Surat Keterangan
6. Surat Pengantar
7. Pengumuman
8. Surat Panggilan
9. Rekomendasi
10.Surat Peringatan
11.Surat Pernyataan
12.Laporan
13.Telahaan
14.Risalah Rapat
2. Naskah Dinas Penetapan :
a) Keputusan
b) Pedoman Teknis
c) Juknis/Juklak
2. Naskah Dinas
Korespondensi
Eksternal:
Surat Dinas
3. Naskah Dinas Penugasan:
a) Surat Perintah
b) Surat Tugas
3. Naskah Dinas
Korespondensi
eksternal &
Internal:
Surat Undangan

7. Pembuatan
Naskah Dinas
Biro Hukum Sekretariat Jenderal
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
B

8. Penomoran
Jenis Ukuran Huruf, Jarak Spasi, Margin & Kata
Penyambung
Penggunaan Lambang Negara, Logo & Kop
Naskah Dinas
Paraf, Tanda Tangan, dan Penggunaan Cap
Dinas
Media/Sarana (Kertas, Tinta, Amplop & Map)
Tembusan, Lampiran & Salinan
Perubahan, Pencabutan Pembatalan & Ralat

9. 1. Sistem Penomoran
NOMOR . . . TAHUN . . .
Nomor: Nomor Pembukuan/Kode Klasifikasi Naskah
Dinas/ Kode Biro atau Inspektorat/Kode
Jabatan/Bulan/ Tahun
Nomor Nomor Pembukuan/Kode Klasifikasi Naskah
Dinas/Kode Wilayah/Kode Jabatan/ Bulan/
Tahun
Sistem Penomoran dan kode Naskah Dinas Peraturan KPU RI, Surat Edaran, dan
Instruksi
Sistem Penomoran dan kode Naskah Dinas selain Peraturan KPU RI, Surat
Edaran, dan Instruksi
Di lingkungan
KPU RI
Di lingkungan
KPU
Provinsi/KIP
Aceh & KPU/KIP
Kabupaten/Kota

10. ** Keterangan
Nomor
Pembukuan
Nomor urut sesuai dengan pembukuan masing-masing Naskah Dinas dalam
satu tahun takwim yang ditulis dengan angka Arab.
Kode
Klasifikasi
Naskah Dinas
Kode yang berisi kombinasi huruf yang menunjukkan jenis Naskah Dinas.
Kode Biro atau
Inspektorat
Kode yang ditulis dengan angka arab yang menunjukkan Biro atau Inspektorat
pembuat Naskah Dinas.
Kode Jabatan Kode yang ditulis dengan kombinasi huruf dan/atau angka yang menunjukkan
jabatan pembuat Naskah Dinas.
Kode Wilayah Kode yang ditulis dengan kombinasi huruf dan/atau angka yang menunjukkan
KPU Provinsi/KIP Aceh atau KPU/KIP Kabupaten/Kota pembuat Naskah Dinas.
Bulan Bulan pembukuan Naskah Dinas yang ditulis dengan angka Romawi.
Tahun Tahun pembukuan Naskah Dinas.

11. • Jenis huruf pada kop Naskah Dinas adalah Tahoma ukuran 12 pt.
• Jenis huruf Naskah Dinas arahan adalah Bookman Old Style
ukuran 12 pt.
• Jenis Naskah Dinas lainnya menggunakan huruf arial 12 pt.
Jenis
dan
Ukuran
Huruf
• Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek
keserasian, estetika
• jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan
JARAK
SPASI
• ruang tepi atas: 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop Naskah
Dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas
• ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas
• ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas
• ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
Batas/
Ruang
Tepi
2. Jenis Ukuran Huruf, Jarak Spasi, Margin & Kata
Penyambung

12. 3. Kop Naskah Dinas
KOMISI PEMILIHAN UMUM
REPUBLIK INDONESIA
Keterangan:
a) Lambang Negara ditempatkan simetris dengan tulisan
“Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”;
b) Lambang Negara dan tulisan “Komisi Pemilihan Umum
Republik Indonesia” dengan huruf kapital tahoma 12pt
menggunakan warna kuning emas.
Kop Naskah
Dinas Ketua KPU
RI
Kop Naskah Dinas untuk
seluruh Naskah Dinas
yang ditandatangani oleh
Ketua KPU RI

13. Kop Naskah
Dinas Sekjen
KPU RI
KOMISI PEMILIHAN UMUM
REPUBLIK INDONESIA
Keterangan:
a) Logo KPU berwarna ditempatkan simetris dengan tulisan
“Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”;
b) Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”
dengan huruf kapital tahoma 12pt berwarna hitam.
Kop Naskah Dinas untuk:
 Instruksi;
 Surat Edaran;
 Keputusan Sekjen KPU RI;
 Surat Perintah;
 Surat Tugas;
 Surat Panggilan;
 Rekomendasi; dan
 Nota Dinas

14. Kop Naskah Dinas untuk:
 Surat Dinas,;
 Surat Undangan;
 Berita Acara;
 Surat Keterangan;
 Surat Pengantar;
 Pengumuman;
 Surat Peringatan;
 Surat Pernyataan;
 Laporan.
Kop Naskah
Dinas Sekjen
KPU RI
KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
Jalan ……………………………………
Telp: ........... Fax: …….....
Keterangan:
a) Logo KPU berwarna ditempatkan pada bagian tengah kop
naskah;
b) Susunan tulisan simetris;
c) Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1
cm;
d) Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm;
e) Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”
menggunakan huruf kapital tahoma 17pt warna hitam;
f) Tulisan “Alamat” dan Alamat Kantor Sekretariat Jenderal KPU
RI menggunakan huruf 14pt warna hitam;
g) Tulisan “Telp” dan nomor telepon serta tulisan “Fax” dan
nomor faximile kantor Sekretariat Jenderal KPU RI
menggunakan huruf 11pt warna hitam.

15. Kop Naskah Dinas untuk:
 Surat Kuasa.
Kop Naskah
Dinas Ketua
Sekjen KPU RI KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
Jalan ……………………………………
Telp: ........... Fax: …….....
Keterangan:
a)Logo KPU berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop
naskah;
b)Susunan tulisan simetris;
c)Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1
cm;
d)Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm;
e)Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”
menggunakan huruf kapital tahoma 17pt warna hitam;
f)Tulisan “Alamat” dan Alamat Kantor Sekretariat Jenderal KPU
RI menggunakan huruf tahoma 14pt warna hitam;
g)Tulisan “Telp” dan nomor telepon serta tulisan “Fax” dan
nomor faximile kantor Sekretariat Jenderal KPU RI
menggunakan huruf tahoma 11pt warna hitam.

16. Kop Naskah Dinas untuk
seluruh Naskah Dinas
yang ditandatangani oleh
Kepala Biro/Inspektur
Kop Naskah
Dinas Kepala
Biro/Inspektur KOMISI PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
Jalan ……………………………………
Telp: ........... Fax: …….....
Keterangan:
a) Logo KPU berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop
naskah;
b) Susunan tulisan simetris;
c) Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas =
1 cm;
d) Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm;
e) Tulisan “Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia”
menggunakan huruf kapital tahoma 17pt warna hitam;
f) Tulisan “Alamat” dan Alamat Kantor Sekretariat Jenderal
KPU RI menggunakan huruf tahoma 14pt warna hitam;
g) Tulisan “Telp” dan nomor telepon serta tulisan “Fax” dan
nomor faximile kantor Sekretariat Jenderal KPU RI
menggunakan huruf tahoma 11pt warna hitam.

17. PARAF
• Naskah Dinas sebelum ditandatangani konsepnya harus diparaf terlebih
dahulu minimal oleh dua pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di
bawahnya
• Naskah Dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus diparaf
terlebih dahulu pada setiap lembar
PARAF
• paraf pejabat yang berada 1 (satu) tingkat di bawah pejabat penanda
tangan Naskah Dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan
penanda tangan (a)
• paraf pejabat yang berada 2 (dua) tingkat di bawah pejabat penanda
tangan Naskah Dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama jabatan
penanda tangan (b)
NAMA JABATAN,
Ttd.
NAMA LENGKAP TANPA GELAR
a
b
4. Paraf dan Tanda Tangan

18. RUANG
TANDA
TANGAN
• ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan
bawah setelah baris kalimat terakhir
• ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga spasi
• jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan
kertas adalah 3 cm sedangkan untuk tepi kiri
disesuaikan dengan baris terpanjang
KETUA KOMISI PEMILIHAN UMUM
REPUBLIK INDONESIA,
(NAMA LENGKAP TANPA GELAR)
TANDA TANGAN

19. 5. MEDIA/SARANA NASKAH DINAS
KERTAS
SURAT
• Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas
adalah HVS minimal 70 gram
• Naskah Dinas arahan menggunakan kertas F4;
• Naskah Dinas korespondensi menggunakan kertas
A4
• Naskah Dinas khusus menggunakan kertas A4

20. TINTA
• Tinta yang digunakan untuk surat-
menyurat berwarna hitam, sedangkan
untuk penandatanganan surat berwarna
biru atau ungu.

21. PENGAMANAN NASKAH
DINAS
Biro Hukum Sekretariat Jenderal
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
C

22. Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas
• Sangat Rahasia adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya
diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan
negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan
keselamatan negara;
• Rahasia adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui
oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi
penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk
terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam Naskah Dinas
bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan
kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya
kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;
• Terbatas adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui
oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan
fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan
• Biasa/Terbuka adalah Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya
dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan
negara.

23. PENGAMANAN
JENIS KODE KETERANGAN
SANGAT RAHASIA ‘SR” Dengan menggunakan tinta warna
merah serta menggunakan amplop
rangkap 2 (dua)
RAHASIA “R” Dengan menggunakan tinta warna
merah serta menggunakan amplop
rangkap 2 (dua);
TERBATAS “T” Dengan menggunakan tinta hitam;
BIASA/TERBUKA “B” Menggunakan tinta hitam
Pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses perlakuan Naskah
Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses, diberikan kode derajat
pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas Naskah Dinas

24. Kewenangan
Penandatanganan
Naskah Dinas
Biro Hukum Sekretariat Jenderal
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
D

25. GARIS KEWENANGAN
Atas Nama (A.N)
Jika pejabat memberikan
kuasa
Untuk Beliau (U.B)
Jika Pejabat yang diberi
Kuasa memberikan Kuasa lagi
Pelaksana Tugas (Plt.)
Jika Pejabat yang berwenang
Belum Ditetapkan
Pelaksana Harian (Plh.)
Jika Pejabat yang berwenang
tidak berada di tempat
Garis
Kewenangan

26. KEWENANGAN
PENANDATANGAN
jenis keterangan
Atas Nama (a.n.) Digunakan jika pejabat yang menandatangani Naskah Dinas telah
diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan
bidang, tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.
Untuk Beliau (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi
kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau
(u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang
ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya
Pelaksana Tugas (Plt.) apabila pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas
belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang
kepegawaian lebih lanjut, Sifat sementara, bertanggungjawab atas
naskah dinas yg ditandatangan.
Pelaksana Harian
(Plh.)
digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani
Naskah Dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran
pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara
yang menggantikannya.

27. PENGENDALIAN
NASKAH DINAS
Biro Hukum Sekretariat Jenderal
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
E

28. PRINSIP PENANGANAN
NASKAH DINAS
• penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di
unit kearsipan atau unit lain yang
menyelenggarakan fungsi kesekretariatan;
• penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila
diterima oleh petugas atau pihak yang berhak
menerima di unit kearsipan;
• Naskah Dinas masuk yang disampaikan
langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah
harus diregistrasikan di unit kearsipan.

29. TAHAPAN PENGENDALIAN
Penerimaan Pencatatan Pengarahan Penyampaian

30. CONTOH NASKAH DINAS
NOTA
DINAS
ESL III/IV
NOTA
DINAS
ESL II
NOTA
DINAS
SEKJEN
SURAT TUGAS
KEPALA BIRO
SURAT TUGAS
SEKJEN
UNDANGAN
KARO
SURAT
DINAS
SEKJEN
SURAT
DINAS
KETUA
UNDANGAN
SEKJEN

31. Format
Peraturan KPU RI

32. Lampiran Peraturan KPU RI

33. Keputusan KPU RI

34. Keputusan SEKJEN
KPU RI

35. Surat Edaran

36. SOP
a. Halaman Judul

37. SOP
b. Bagian Identitas

38. SOP
c. Bagian Flowchart

39. SOP
d. Lembar
Pengesahan

40. Surat Tugas

41. Nota Dinas Ketua dan
Anggota KPU RI

42. Nota Dinas Sekretaris
Jenderal KPU RI

43. Nota Dinas Pejabat
Eselon II

44. Nota Dinas Pejabat
Eselon III, Pejabat
Eselon IV dan Staf

45. Surat Dinas

46. Biro Hukum Sekretariat Jenderal
Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia
© 2015
Terima Kasih