1. PENGELOLAAN PENATAAN KEARSIPAN DENGAN
DATA BASE
DI UPTD DINAS PEKERJAAN UMUM WILAYAH
AJIBARANG
DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN BANYUMAS
2. Latar Belakang :
Saat ini kearsipan berperan penting
dalam administrasi dimana sebagai
pusat ingatan dan sumber informasi
dalam rangka melakukan kegiatan
perencanaan, penganalisaan,
perumusan kebijakan, mengambil
keputusan dan sebagainya. Oleh karena
itu arsip perlu disimpan sistematis,
sehingga apabila dibutuhkan sewaktu-
waktu dapat ditemukan kembali dengan
cepat, terutama jika diperlukan dalam
suatu perencanaan kegiatan.
3. Tujuan kearsipan dapat dikelompokkan pada 3 hal
:
• Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen-
dokumen yang masih mempunyai nilai pakai
yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan
suatu persoalan atau proses pekerjaan.
• Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen-
dokumen dengan suatu sistem tertentu,
sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat
ditemukan kembali,
• Menjaga dan memelihara fisik arsip atau
dokumen agar terhindar dari kemungkinan-
kemungkinan rusak atau hilang.
• Dengan mengacu pada Undang- Undang nomor
43 Tahun 2009 tentang kearsipan,demi
terwujudnya pengelolahan arsip dan penataan.
4. Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Banyumas
Nomor: 56 Tahun 2016 Tentang Organisasi Peraturan
Bupati Banyumas Nomor : 11 Tahun 2017 Tentang
pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja UPTD
Dinas Pekerjaan Umum tentang Penjabaran Tugas
UPTD Dinas Pekerjaan Umum, Tugas Pokok dan Fungsi
Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPTD Dinas Pekerjaan
Umum antara lain :
1. Menyiapkan Program dan kegiatan Unit Sumber
Daya Air dan Bina Marga Wilayah Kerja
2. Menyiapkan monitoring dan evaluasi terhadap
pelaksanaan Program Kerja dan Kegiatan
4/23/2024
5. 3. Menyiapkan Pelayanan adminitrasi surat -
menyurat
4. Menyiapkan pengelolaan kearsipan dan
perpustakaan
5. Menyiapkan pelayanan adminitrasi
kepegaweaan
6. Menyiapkan pelayanan sarana dan prasarana
krumah tanggaan
7. Menyiapkan pelayanan administrasi surat –
menyurat ,kearsipan
4/23/2024
6. TUJUAN :
• Jangka Pendek
Terwujudnya tertib administrasi kearsipan sesuai
klasifikasinya.
• Jangka Menengah
Terwujudnya pelaksanaan penataan arsip secara
menyeluruh. Sehingga tertib administrasi
kearsipan sesuai klasifikasinya
• Jangka Panjang
Terwujudnya keselamatan arsip supaya awet, aman,
tidak rusak dan menggunakan data Base ketika
dibutuhkan dapat dicari dengan cepat
7. MANFAAT :
Dalam mendukung reformasi
birokrasi adalah ;
• Menjaga keselamatan arsip sebagai
pertanggungjawaban
• Menyimpan arsip secara sistematis
• Mempermudah menemukan arsip pada
saat diperlukan
• Menjaga/memelihara kelestarian dan
kerahasiaan arsip
• Meningkatkan efisiensi dan efektiivitas
8. RUANG LINGKUP
• Terwujudnya tertib administrasi kearsipan
sesuai klasifikasi,
• Membuat Penataan pengelolaan arsip sebagai
data yang baik, teratur dan aman,
• Penggunaan teknologi komputer untuk
pekerjaan kearsipan.
9. PENTAHAPAN (Milestone)
No Tahap Utama Waktu
A Tahapan Jangka Pendek
a. Terselenggaranya Rapat persiapan
pelaksanaan proyek perubahan
b. Tersusunannya Surat Keputusan Kepala Dinas
PU
Tentang Tim Efektif
c. Tersedianya data-data cara pengelolaan
kearsipan
d. Tertatanya sarana dan prasarana sebagai
pendukung
penataan kearsipan
e. Terlaksananya Penataan kearsipan sesuai
klasifikasi
surat masuk dan surat keluar sehingga tersedia
arsip
yang sudah Diklasifikasi.
Minggu ke IV
bulan Maret
2017 s/d minggu
IV Bulan Juni
2017.
10. No Tahap Utama Waktu
B. Tahapan Jangka Menengah
Terwujudnya pelaksanaan penataan
arsip secara menyeluruh. Sehingga
tertib administrasi kearsipan sesuai
klasifikasinya
Minggu IV
bulan Juni
2017 s/d.
Minggu IV
Bulan Juni
2017.
C. Tahapan Jangka Panjang
Terwujudnya keselamatan arsip supaya
aman, tidak rusak dan tidak hilang
sehingga ketika dibutuhkan dapat dicari
dengan cepat
Tahun 2019
PENTAHAPAN (Milestone)
11. 4/23/2024
MENTOR
Kepala UPTD DPU
Wilayah Ajibarang
PROJECT LEADER
SARIF ASHARI,SE
POKJA
PENGUMPULAN
DAN PENYUSUNAN
DATA
POKJA
ADMINISTRASI
COACH :
Ir.WAHYU KUSNO W ,MT
12. POLA DAN KONTEKS INTERAKSI ANTAR
STAKEHOLDERS (NET MAP)
Kepala Dinas
PU
Projck Leder
Kasubag
Umum
Kepala UPTD
DPU
KepalaBidan
g
Sekertaris
PU
Dinas
Perpusda
Staf UPT
DPU
13. 4/23/2024
APATHETICS ( - ) DEFENDER ( - + )
1 . Kepala Bidang
2. Staf UPTD
( - ) GARIS KEPENTINGAN ( + )
(+)
G
A
R
I
S
P
E
N
G
A
R
U
H
( - )
LATENT ( + - )
1 Sekretaris Dinas
2 Kasub Bag Umum
3 Kantor Perpustakaan dan
Arsip
PROMOTERS ( ++ )
1. Kepala Dinas
2. Kepala Unit
14. 4/23/2024
Kuadran Stakeholder Upaya Yang Dilakukan
Promoters Yang termasuk dalam kuadran ini adalah
Kepala Dinas dan Kepala UPTD yang
memiliki pengaruh besar dan kepentingan
yang besar terhadap proyek perubahan ini.
Upaya yang dilakukan untuk memperkuat
promoters adalah:
a. Melakukan komunikasi dengan respect
kepada mereka.
b. Melibatkan promoters dalam perencanaan,
pelaksanaan dan evaluasi kegiatan.
c. Meminta bantuan dalam menyelesaikan
persoalan / kendala yang terjadi.
d. Jika diperlukan, meminta bantuan untuk
berkomunikasi dengan stakeholder laten
dan apathetic.
15. 4/23/2024
Kuadran Stakeholder Upaya Yang Dilakukan
Latents Yang termasuk dalam kuadran ini yaitu
stakeholder eksternal pemerintah SKPD
Pemerintah Kabupaten Banyumas. Mereka
golongan yang memiliki pengaruh yang kuat
namun tidak berkepentingan dengan proyek
perubahan. Strategi yang dilakukan agar
kelompok ini mendukung proyek perubahan
antara lain :
a. Memberikan informasi tentang proyek
perubahan yang akan dijalankan.
b. Melakukan komunikasi dengan respect dan
koordinasi yang efektif dan efisien untuk
meyakinkan mereka bahwa proyek perubahan
ini juga bermanfaat untuk mereka.
c. Meminta dukungan dalam pelaksanaan
proyek perubahan dan Melibatkan mereka
kegiatan proyek perubahan.
16. Defenders Kelompok kuadran ini berisi stakeholder
dengan pengaruh yang lemah namun
memiliki kepentingan yang tinggi. Yang
termasuk didalamnya adalah Kepala
Bidang dan Staf Unit. usaha yang
dilakukan untuk memobilisir mereka
adalah :
a. Memberikan informasi tentang proyek
perubahan yang akan dilakukan dan
meyakinkan mereka bahwa proyek ini
bermanfaat untuk mereka.
b. Melibatkan mereka dalam tim kerja
sesuai dengan keahlian dan
kemampuannya.
c. Meminta dukungan dalam pelaksanaan
proyek perubahan.
4/23/2024
17. Apatetics Kelompok ini adalah stakeholder dengan
pengaruh yang rendah dan kepentingan
yang rendah. Upaya untuk memobilisir
mereka agar mendukung proyek perubahan
adalah :
a.Member informasi adanya proyek
perubahan yang akan dilakukan.
b.Melakukan koordinasi yang efektif agar
kelompok ini bersedia mendukung proyek
perubahan tersebut.
c.Melibatkan mereka dalam kegiatan
proyek perubahan dengan memberikan
motivasi bahwa keberhasilan proyek
perubahan ini penting untuk menunjang
tugas pokok mereka dalam melayani
masyarakat.
4/23/2024
18. Capaian Proyek Perubahan yang
dilaksanakan
Membentuk Tim Efektif :
1. Tujuan :
Memaksimalkan kerja Tim pada proyek
perubahan penataan kearsipan tersebut sehingga
proyek perubahan bisa berjalan dengan baik
2. Proses :
Membuat undangan, Absensi, Notulen,
Terbentuk tim efektif , SK tim pelaksana
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
19. 3. Kendala :
- Sumber Daya Manusia
- Kesibukan Anggota Tim
- Kekurangan personil
4. Strategi :
- Menjalin koordinasi dengan stakeholder dan
pelaku penata arsip
- Adanya sosialisasi dari Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah
- Memberdayakan tenaga yang ada
20. Capaian Proyek Perubahan yang
dilaksanakan
Konsultasi dengan mentor :
1. Tujuan :
Agar dalam proyek perubahan adanya
kesesuaian dan kesepakatan dengan mentor
sehingga terjadi keselarasan antara program dinas
dengan proyek perubahan yang akan dilaksanakan
2. Proses
Melaksanakan koordinasi dan konsultasi
dengan mentor tentang berbagai hal yang berkaitan
dengan proyek perubahan sesuai dengan tahapan
yang telah disusun
21. 3. Kendala
Terdapat beberapa kegiatan yang berkaitan
dengan proyek perubahan yang membutuhkan
biaya namun terkendala belum tersedianya
anggaran dalam DPA.
4. Strategi
Memanfaatkan fasilitas yang ada walaupun
sangatlah terbatas.
22. Capaian Proyek Perubahan yang
dilaksanakan
Rapat Persiapan dengan Tim Kerja :
Tujuan
Menyamakan satu pemahaman tentang
proyek perubahan yang akan dilaksanakan
dan kesiapan tim kerja dalam rangka
pelaksanaan proyek perubahan supaya dapat
berjalan dengan baik dan mempunyai
komitmen yang sama dalam pelaksanaan
proyek perubahan.
23. Capaian Proyek Perubahan yang
dilaksanakan
Proses
Selalu berkoordinasi dan selalu menjalin
komunikasi antar tim kerja dalam
melaksanakan proyek perubahan sesuai
tahapan yang telah disepakati, dan selalu
melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan
proyek perubahan
24. Kendala
Banyaknya tugas yang dilaksanakan oleh
masing-masing tim kerja sehingga dalam menjalankan
proyek perubahan sering terhambat.
Strategi
Memanfaatkan media informasi atau media
sosial dalam menjalin komunikasi sehingga
kesempatan untuk berinteraksi dengan tim kerja
selalu dapat berjalan.
25. Capaian Proyek Perubahan yang
dilaksanakan
Koordinasi dengan Kantor Perpustakaan dan
Arsip :
Tujuan
Mencari data-data cara pengelolaan
kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
secara baku di Kantor Perpustakaan dan Arsip.
Sehingga dalam pelaksanaan proyek perubahan
di Unit SDABM Wilayah Jatilawang, nantinya
akan menggunakan petunjuk dari kantor
Perpustakaan dan Arsip sebagai acuan
26. Capaian Proyek Perubahan yang
dilaksanakan
Proses
Melalui koordinasi dan tatap muka
dengan Arsiparis Kantor Perpustakaan dan
Arsip untuk mencari data untuk referensi
dalam pelaksanaan proyek perubahan
27. Kendala
Banyaknya tugas yang dilaksanakan oleh
Arsiparis sehingga tidak selalu bisa bertemu
dengan project leader.
Strategi
Memanfaatkan media komunikasi dalam
kesempatan untuk mencari data dan
berinteraksi dengan Kantor Perpustakaan
khususnya Arsiparis selalu dapat berjalan.
28. Hasil Capaian Proyek Perubahan
Klasifikasi Prosedur Penyimpanan Arsip
Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan
dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat
berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang
subjeknya saling berkaitan akan diletakkan
berdekatan.
Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan
tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke
tempat semula
29. Prosedur penataan kearsipan sesuai klasifikasinya
Memeriksa Berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa
untuk memastikan apakah arsip sudah selesai
diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda
perintah/kode surat disimpan. Pada saat memeriksa
petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Mengindeks
Mengindeks dalam sistem subjek artinya
menentukan permasalahan surat dengan
mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah
dibuat. Yang kemudian memisahkan sesuai masing-
masing nomor surat.
30. Mengkode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai
dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar
klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa
huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada
surat adalah kode huruf atau angka tersebut.
Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan
kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya.
Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor
subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya
paling kecil.
Menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang
sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat
hanya satu, maka tidak perlu disortir
31. Menempatkan
Surat – surat ditempatkan sesuai dengan
kode surat dan kode tempat penyimpanan
pada masing-masing File Box
