Документ описывает использование полей в Microsoft Word, которые позволяют добавлять и автоматически обновлять информацию, такую как текст, графика и даты. В нем рассматриваются методы вставки, просмотра и редактирования полей, а также способы их форматирования и обновления. Кроме того, документ предоставляет инструкции по выполнению различных операций с полями, включая автоматизацию документа и создание перекрестных ссылок.

1. Вставка и форматирование кодов полей в приложении Word

2. Поля в Microsoft Office Word Поля — это специальные коды, которые указывают системе Word включить в документ дополнительную информацию. С помощью полей можно добавлять в документ и автоматически обновлять текст, графику, номера страниц и прочие данные. Например, поле БАТЕ вставляет текущую дату при каждой распечатке документа.

3. Чаще всего виден результат поля — текст или графика, создаваемые полем в документе. Результаты полей можно затенять для облегчения их идентификации. Можно также увидеть коды полей и изменить их для улучшения внешнего вида результата поля.

4. Вставка полей Подведите курсор к тому месту, в которое нужно вставить поле. В меню Вставка выберите команду Поле. В списке "Категории" выберите нуж­ную категорию или "Все", чтобы получить полный список полей. В списке "Поля" выберите поле, описывающее нужный Вам результат, а затем нажмите кнопку ОК. Поле будет вставлено.

5. Просмотр результатов и кодов полей Результаты полей имеют вид текста, графики или комбинации того и другого. Коды полей представляют собой инструкции, заключенные в символы полей — фигурные скобки ({}). Для просмотра кодов полей от­дельного поля можно использовать динамическое меню. Чтобы отобра­зить динамическое меню, подведите указатель мыши к полю, а затем щелкните правой кнопкой или нажмите клавиши ЗН1РТ+Р10. Когда по­явится динамическое меню, выберите команду Коды полей. Чтобы про­смотреть все коды полей в документе, нажмите клавиши Alt +Р9.

6. Обновление полей Когда Вы обновляете поле, система заново вычисляет значение полей и формирует в документе новый результат. Чтобы обновить поле (поля), выделите поле, группу полей или весь документ и нажмите с клавишу F 9. Чтобы обновлять все поля при каждой распечатке, выберите команду «Опции» из меню «Сервис», затем выберите вкладку "Печать» и в группе "Опции печати" установите переключатель "Обновлять поля». 15/02/94 19/02/94 Поле D АТЕ перед обновлением и после обновления Динамическое меню можно использовать и для обновления отдельного поля. Чтобы отобразить динамическое меню, подведите курсор к полю, а затем щелкните правой кнопкой мыши или нажмите клавиши Shift + F10 . Когда появится динамическое меню, выберите команду Обновить поле.

7. Редактирование поля Чтобы отредактировать поле, отобразите коды полей и отредактируйте эти коды в документе. После окончания редактирования отобразите ре­зультаты полей и обновите поле, чтобы увидеть новый результат. { = (4 *5)/20% } { = (4 * 5)/ 10% } Результатом данного поля является число «100» . После редактирования этого поля.его результат становится равным «200»

8. Форматирование поля Чтобы отформатировать поле, выделите его , а затем примените форматирование прямо к результату поля. Чтобы отформатировать поле с помощью переключателей форматирования, отобразите коды полей и вставьте в коды поля соответствующий переключатель. SALES.DOC, распечатан 15/02/94 {filename \*Lo w e r} , распечатан 15/01/94 sales.doc, распечатан 15/02/94 Теперь имя файла строчными буквами Добавьте в него переключатель « \*Lower » Чтобы результат перевести В строчные буквы…

9. Использование полей В любой документ можно добавлять поля для включения информации, описанной в следующей таблице. Помещает Ваше имя и адрес в письма или на кон­верты. Информация о пользователе Вставляет элементы автотекста или текст закладки; вставляет текст и графику из других документов или приложений; вставляет перекрестные ссылки. Связи и ссылки Помечает элементы для создания указателей и оглавления Оглавление и указатели Вставляет такую информацию о текущем документе, как имя файла, автор и количество версий. Информация о документе Производит переход на новое место или выполняет макрокоманду по нажатию кнопки; образует услов­ные операторы и посылает коды принтера на принтер. Автоматизация документа Вставляет текущую дату, текущее время, дату созда­ния документа, дату последней распечатки документа и т.д. Дата и время Обычное применение Категория поля

10. Вставка полей Как вставить поле: Подведите курсор к месту, в которое требуется вставить поле. В меню Вставка выберите команду Поле. В списке "Категории" выберите категорию поля. Чтобы увидеть список всех полей в алфавитном порядке, выберите значение "Все". В списке "Поля" выберите нужный тип поля. Тип поля появляется в поле "Код поля". Чтобы вставить поле в документ, нажмите кнопку ОК.

11. Просмотр результатов и кодов полей Существует два способа просмотра полей: В виде результатов полей. Результаты полей имеют вид текста, графики или комбинации того и другого. В виде кодов полей. Коды полей представляют собой инструкции, заключенные в символы поля ({}); По умолчанию результаты полей по внешнему виду не отличаются от обычного текста и графики в документе. Однако можно установить опцию, чтобы результаты полей выделялись в документе. Чтобы установить опцию затенения, выберите команду Опции из меню Сервис, а затем выберите вкладку "Просмотр". В списке "Затенение полей" установите подходящий режим затенения. Затенение на печать не выводится.

12. Как просмотреть коды отдельного поля: 1. Чтобы отобразить динамическое меню, подведите курсор к полю, а затем щелкните правой кнопкой мыши или нажмите клавиши Shift + F 10. 2. Выберите команду Коды полей. На месте результата поля появятся коды полей. Как установить отображение кодов полей для всего документа: В меню Сервис выберите команду Опции. Выберите вкладку "Просмотр". В группе "Показывать" установите переключатель "Коды полей". Нажмите кнопку ОК .

13. Как обновить поля: 1. Выполните одно из следующих действий: Чтобы обновить отдельное поле, подведите указатель мыши к любому месту внутри поля. Чтобы обновить все поля в документе, выберите команду Выде­лить все из меню Правка. 2. Подведя указатель мыши в поле или в выделенное место, щелкните правой кнопкой мыши или нажмите клавиши Shift+F 10. 3. В динамическом меню выберите команду Обновить поле. 4. Если выделенное поле блокировано, команда Обновить поле недоступна.

14. Редактирование полей Код поля можно модифицировать, чтобы изменить его результат нужным образом. Например, коды поля = (Формула), которое умножает значение закладки "Цена" на 10 процентов, могли бы иметь вид: { = Цена * 10% } Инструкции этого поля можно отредактировать и снизить процент до 8. При очередном обновлении отредактированного поля будет вычислено новое значение. ► Как отредактировать поле: Подведите курсор к полю. Если отображается результат поля, нажмите клавиши Shift+F 9. Отредактируйте коды поля. Если Вы выделяете открывающий или закрывающий символ поля, выделяется все поле. Нажмите клавиши Shift+F 9, чтобы вернуться в режим просмотра результата поля. Нажмите клавишу F 9, чтобы обновить поле и увидеть новый его результат.

15. Форматирование полей Существуют два способа форматирования результата поля: можно либо форматировать результат поля напрямую, либо добавлять к кодам поля переключатели форматирования. Например, можно сделать результат поля AUTHOR . полужирным, выделив его и применив полужирный формат, или отобразить результат буквами верхнего регистра, вставив в код поля переключатель "\* U ррег". { author \* U ррег} ИВАН ШЕСТАКОВ Заметьте, что если форматирование символов применяется прямо к результату поля, это форматирование может потеряться после обновления поля. Чтобы сохранить прямое форматирование, вставьте в коды поля переключатель "\* mergeformat " . чтобы результат поля изображался прописными буквами . Можно добавить переключатель "\* U ррег",