Pemateri Training : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP HP. 0812 2353 284, WA.: 0877 5871 1905 e-mail : kanaidi63@gmail.com ---------------------------------------

1. Retensi dan Pemusnahan
Arsip REKAM MEDIS
Manajemen KEARSIPAN Rekam Medis
Training

2. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
• Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah
daftar yang berisi sekurang-kurangnya
jangka waktu penyimpanan atau retensi,
jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip. Psl.1 (22) UU No. 43 Tahun 2009

3. Kewajiban Memiliki JRA
UU No. 43 Tahun 2009

4. JRA ...
JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan JRA substantif:
• JRA fasilitatif adalah JRA yang berisi jangka
waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis
arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi
fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian,
kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan.
• JRA substantif adalah JRA yang berisi jangka
waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis
arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi
substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan
fungsi dan tugasnya.
Penjelasan Psl.53 (1) PP No. 28 Tahun 2012

5. Penetapan JRA
• JRA lembaga negara ditetapkan oleh
pimpinan lembaga negara setelah
mendapat persetujuan Kepala ANRI.
• JRA pemerintahan daerah provinsi
ditetapkan oleh gubernur setelah
mendapat persetujuan Kepala ANRI.
• JRA pemerintahan daerah kabupaten/kota
ditetapkan oleh bupati/walikota setelah
mendapat persetujuan Kepala ANRI.
Penjelasan Psl.53 (2) PP No. 28 Tahun 2012

6. Penetapan JRA ...
• JRA perguruan tinggi negeri ditetapkan oleh
pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan
setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI
melalui lembaga terkait.
• JRA BUMN ditetapkan oleh pimpinan BUMN
yang bersangkutan setelah mendapat
persetujuan Kepala ANRI.
• JRA BUMD provinsi ditetapkan oleh pimpinan
BUMD provinsi yang bersangkutan setelah
mendapat persetujuan Kepala ANRI.
• JRA BUMD kabupaten/kota ditetapkan oleh
pimpinan BUMD kabupaten/kota yang
bersangkutan setelah mendapat persetujuan
Kepala ANRI.
Penjelasan Psl.53 (2) PP No. 28 Tahun 2012

7. • Rekam medis harus disimpan dan dijaga
kerahasiaan oleh dokter, dokter gigi, dan
pimpinan sarana kesehatan.
• Batas waktu lama penyimpanan
menurut Peraturan Menteri Kesehatan
paling lama 5 tahun dan resume rekam
medis paling sedikit 25 tahun.
Penyimpanan Rekam Medis
(PermenKes No. 269 Tahun 2008)

8. Retensi/Penyusutan Arsip
Rekam Medis
• Retensi/penyusutan rekam medis merupakan
kegiatan memisahkan berkas rekam medis aktif dan
inaktif, serta penilaian terhadap lembaran yang
memiliki nilai guna juga dipisahkan dari rak
penyimpanan aktif ke rak penyimpanan in aktif yang
tujuannya untuk mengurangi beban penyimpanan
berkas rekam medis.
• Retensi menurut (Departemen Kesehatan, 2006)
adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam
medis dari rak penyimpanan dengan memindahkan
berkas rekam medis in – aktif (dari rak file aktif ke
rak file in – aktif), dengan cara memilah pada rak
penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
(Hendra Rohman, et al, 2019)

9. • Yang dimaksud dengan “retensi arsip”
adalah akumulasi retensi aktif dan
retensi inaktif.
• Penentuan masa retensi arsip dihitung
sejak kegiatan dinyatakan selesai atau
closed file.
Petensi/Penyusutan Arsip...
Penjelasan Psl.54 (1) PP No. 28 Tahun 2012

10. Penyusutan Arsip Rekam Medis ...
• Sebelum dilakukannya retensi, prosedur retensi
(SOP) berkas rekam medis harus ditetapkan
dan diketahui oleh seluruh anggota unit rekam
medis, juga manager yang menaungi unit
rekam medis dan Direktur rumah sakit tersebut.
• Selain itu, diperlukan juga untuk menetapkan
Jadwal Retensi Arsip (JRA) agar kegiatan
retensi dilakukan secara berkelanjutan sesuai
dengan waktu yang ditetapkan.
• Dengan ditetapkannya prosedur dalam
melakukan suatu kegiatan dan adanya JRA,
maka pelaksanaan kegiatan akan lebih terarah
dan termonitor dengan baik, serta terhidar dari
adanya permasalahan dalam penyimpanan
berkas.

11. Penyusutan Arsip
UU No. 43 Tahun 2009

12. UU No. 43 Tahun 2009

13. Tujuan Retensi Rekam Medis
a) Menjaga kerapihan penyusunan berkas
rekam medis aktif
b) Memudahkan dalam retrieval berkas
rekam medis aktif
c) Menjaga informasi medis yang masih
aktif (yang masih mengandung nilai
guna)
d) Mengurangi beban kerja petugas dalam
penanganan berkas Aktif & In-aktif

14. a) Penyisiran dokumen rekam medis
b) Retensi dokumen rekam medis
c) Penilaian nilai guna rekam medis
d) Pengabadian dan pemusnahan
rekam medis
Tata Cara Retensi Rekam Medis

15. • Penyisiran dokumen rekam medis yaitu
suatu kegiatan pengawasan rutin terhadap
kemungkinan kesalahan letak dokumen
rekam medis dan mengembalikannya pada
letaknya sesuai dengan sistem penjajaran
yang digunakan.
• Ketika kegiatan ini dilakukan, bersama itu
pula dilakukan pencatatan dokumen rekam
medis yang sudah saatnya diretensi.
a) Penyisiran dokumen rekam medis

16. • Retensi atau penyusutan dokumen rekam
medis yaitu suatu kegiatan memisahkan
antara dokumen rekam medis yang masih
aktif dan yang non aktif atau in-aktif.
• Tujuannya adalah mengurangi beban
penyimpanan dokumen rekam medis dan
menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna
rekam medis untuk kemudian diabadikan
atau dimusnahkan.
b) Retensi dokumen rekam medis

17. Retensi dokumen rekam medis ...
• Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas
penyimpanan (filing) secara periodik.
Dokumen yang sudah diretensi harus
disimpan pada ruang terpisah dari
dokumen rekam medis aktif dengan
mengurutkan sesuai tanggal terakhir
berobat.
• Untuk dokumen rekam medis anak-anak,
rumah sakit atau sarana pelayanan
kesehatan lain dapat membuat ketentuan
tersendiri.

18. • Selain itu, sesuai dengan kebutuhan rumah sakit
atau sarana pelayanan kesehatan yang
bersangkutan dapat pula membuat ketentuan lain
untuk kepentingan:
- Riset dan edukasi
- Kasus-kasus terlibat
hukum minimal 23
tahun setelah ada
ketetapan hukum
- Perkosaan
- HIV
- Penyesuaian kelamin
- Pasien orang asing
- Kasus adopsi
- Bayi tabung
- Cangkok organ
- Plastik rekontruksi
Retensi dokumen rekam medis ...

19. • Penilaian nilai guna rekam medis yaitu
suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-
formulir rekam medis yang masih perlu
diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan.
• Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh tim
pemusnah dokumen rekam medis yang
ditetapkan oleh direktur rumah sakit atau
pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
c) Penilaian nilai guna rekam medis

20. • Yang dimaksud dengan “penyeleksian
arsip” adalah kegiatan penilaian untuk
memastikan bahwa arsip yang diusulkan
musnah tidak memiliki nilai guna, telah
habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada
peraturan yang melarang dan tidak
berkaitan dengan perkara yang masih
dalam proses. Penjelasan Psl.66 (b) PP No. 28 Tahun 2012

21. Tata cara penilaian nilai guna
rekam medis:
a) Memisahkan formulir rekam medis yang
harus diabadikan; yaitu:
- Ringkasan masuk dan keluar
- Resume penyakit
- Lembar operasi (termasuk laporan
persalinan)
- Identifikasi bayi lahir
- Lembar persetujuan tindakan medis
(informed consent)
- Lembar kematian (laporan sebab kematian,
biasanya sudah menyatu pada formulir
ringkasan masuk keluar)
b) .....

22. b) Menilai formulir rekam medis sesuai
dengan Indikator nilai gunanya.
Indikator nilai guna rekam medis dibagi
menjadi dua bagian, yaitu Indikator nilai guna
primer dan indikator nilai guna sekunder.
c) Mengumpulkan formulir-formulir rekam
medis sisanya, termasuk rekam medis rusak
tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.
Tata cara penilaian nilai guna
rekam medis ...

23. Bagan Alur Penilaian
Berkas Rekam Medis

24. • Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna
rekam medis dari dokumen rekam medis in-
aktif, Tim pemusnah kemudian mengabadikan
formulir rekam medis yang harus diabadikan
sesuai dengan nilai gunanya.
• Setelah dilakukan pengabadian nilai guna,
dokumen rekam medis kemudian dimusnahkan.
• Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara
pembakaran, dicacah atau diserahkan pada
pihak ketiga.
d) Pengabadian dan pemusnahan
rekam medis

25. Pemusnahan Arsip
UU No. 43 Tahun 2009

26. Pemusnahan Arsip ...
UU No. 43 Tahun 2009
Bahwa arsip yang akan dimusnahkan tidak
berkaitan dengan perkara yang masih dalam
proses hukum. Penjelasan Psl.65 (2)d PP No. 28 Tahun 2012

27. Tata cara dalam pemusnahan
dokumen rekam medis:
a) Pembuatan Tim Pemusnah
• Tim pemusnah mempunyai tugas membantu
direktur rumah sakit dalam penyelenggaraan
pemusnahan rekam medis dengan
memperhatikan nilai guna sesuai dengan
peraturan yang berlaku, berdasarkan Surat
Keputusan Direktur Rumah Sakit.
• Tim tersebut terdiri dari:
- Komite rekam medis sebagai ketua
- Petugas rekam medis senior sebagai
sekretaris
- Anggotanya seperti unsur tata-usaha,
perawat senior, dan tenaga lain yang
terkait.

28. Tata cara dalam pemusnahan dokumen
rekam medis ...
b) Tim Pemusnah membuat daftar
pertelaan dokumen rekam medis in
aktif yang akan dimusnahkan.
Daftar pertelaan berisi tentang Nomor
rekam medis, tahun terakhir kunjungan,
jangka waktu penyimpanan, dan
diagnosis terakhir.
c) ....

29. c) Tim Pemusnah membuat berita acara
pemusnahan pada saat pemusnahan
berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua
tim pemusnah, Sekretaris tim pemusnah, dan
diketahui oleh Direktur rumah sakit.
d) Cara pemusnahan dokumen rekam
medis dapat dilakukan dengan cara, antara
lain:
- Dibakar dengan menggunakan incenerator
atau dibakar biasa.
- Dicacah, dibuat bubur.
- Dilakukan oleh pihak ketiga dengan
disaksikan oleh tim pemusnah. e) ......
Tata cara dalam pemusnahan dokumen
rekam medis ...

30. e) Khusus untuk dokumen rekam medis
yang sudah rusak/tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terelebih
dahulu membuat pernyataan diatas kertas
bersegel yang ditandatangani oleh
Direktur, yang isinya menyatakan bahwa
dokumen rekam medis sudah tidak dapat
dibaca sama sekali sehingga dapat
dimusnahkan.
Tata cara dalam pemusnahan dokumen
rekam medis ...

31. Bagan Alur Retensi dan Pemusnahan
Dokumen Rekam Medis

32. `
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
WA. 0877 5871 1905
Pemateri Training