Sesuai untuk yang terlibat melaksanakan program atau aktiviti di jabatan atau agensi

1. 1

2. 2
Suatu upacara, perjumpaan,
keramaian atau perhimpunan yang
dianjurkan secara rasmi atau tidak
rasmi oleh sesuatu pihak untuk
tujuan atau matlamat tertentu yang
dirancangkan, dengan penglibatan
dan penyertaan oleh pelbagai pihak
yang lain dan peserta yang ramai.
(RAMLAN ABDUL WAHAB, 2004)
DEFINISI

3. 3
Apa
masalah
kita hari
ini…?

4. DEFINISI
• MAJLIS PERSEKUTUAN
- Dibiayai Kerajaan
Persekutuan
• MAJLIS NEGERI
- Dibiayai kerajaan negeri
• MAJLIS BERSAMA
PERSEKUTUAN
DAN NEGERI
- Dianjur mengguna kewangan

5. MAJLIS PERSEKUTUAN
Dibiayai Kerajaan Persekutuan
• Pelancaran Bulan Kebangsaan &
Kempen Kibar Jalur Gemilang.
• Sambutan Hari Kebangsaan / Hari
Malaysia.
• Sambutan Maulidur Rasul Peringkat
Kebangsaan.
• Sambutan Hari Keputeraan SPB
Yang Dipertuan Agong.
• Sambutan Hari Terbuka Malaysia
Hari Raya / Krismas / Tahun baru
Cina / Deepavali DSB.

6. MAJLIS NEGERI
Dibiayai kerajaan negeri
• Sambutan Hari
Kebangsaan
Peringkat Negeri.
• Sambutan Maulidur
Rasul Peringkat
Negeri.
• Sambutan Hari
Keputeraan Sultan.

7. MAJLIS BERSAMA PERSEKUTUAN DAN NEGERI
Dianjur mengguna kewangan bersama
• Pelancaran Bulan
Kebangsaan & Kempen
Kibar Jalur Gemilang.
• Sambutan Hari Malaysia.
• Sambutan Hari Terbuka
Malaysia Hari Raya /
Krismas / Tahun baru Cina /
Deepavali DSB.

8. 8

9. 9

10. 10
PERINGKAT AWAL
(8 MINGGU SEBELUM MAJLIS ATAU LEBIH AWAL)
•Mesyuarat
•Menyediakan pembahagian tugas
•Senarai jemputan (senarai ringkas dan penuh)
•Cetak kad jemputan
•Menulis atau mencetak sampul surat
PERINGKAT PERTENGAHAN
•Menulis kad jemputan (5 minggu sebelum tarikh
majlis)
•Pos kad (4 minggu sebelum tarikh)
•Sediakan buku atrucara
•Sediakan ucapan
•Telefon untuk dapatkan jawapan kehadiran

11. 11
PERINGKAT AKHIR
• Raptai rangka
• Raptai penuh
• Persiapan tempat
• Senarai penuh kehadiran tetamu
• Menulis nama kad tetamu yang hadir
• Pengesahan kehadiran VVIP
• Taklimat bagi penyambut tetamu
HARI SEBENAR
• Ketibaan petugas (3 jam sebelum tetamu)
• Ketibaan penyambut tetamu (3 jam sebelum
jemputan)
• Ketibaan pegawai (1 jam sebelum jemputan)
POST-MORTEM

12. PERKARA-PERKARA PENTING
 Nama majlis atau program
 Tarikh
 Tempat
 VVIP / Perasmi
 Mesyuarat jawatankuasa induk
 Penubuhan jawatankuasa
 Pengisian majlis/aturcara
 Bajet
 Publisiti
 Post-mortem

13. TARIKH
SEMAK KALENDAR - lihat tarikh-tarikh
penting. Contohnya - pastikan tidak jatuh pada
CUTI UMUM, MALAM NESFU SYAABAN, MALAM
JUMAAT dan lain-lain.
Elakkan HARI ISNIN PAGI ATAU RABU ATAU
JUMAAT pagi jika melibatkan menteri.
Lihat diari vip Kementerian – Menteri, Timbalan
Menteri dan KSU
Jika boleh tarikh yang dipilih hendaklah cukup
masa untuk persediaan - sekurang-kurangnya
sebulan.

14. TEMPAT
PASTIKAN TERDAPAT KEMUDAHAN-KEMUDAHAN
YANG DIPERLUKAN SEPERTI:
Dewan perasmian atau persidangan
Bilik-bilik mesyuarat dan perbincangan
Bilik urusetia, kesihatan, keselamatan
Pentas
Berhawa dingin
Peralatan kerusi atau meja
Dewan makan
Pusat media
Penginapan
Pengangkutan
Tempat-tempat rekreasi atau lawatan
Kemudahan bersukan
Alat siaraya dan lighting

15. VVIP ATAU PERASMI
Dapatkan cadangan nama daripada YB Menteri
atau KSU atau jawatankuasa induk
Semak diari - tentative booking
Draf surat jemputan kepada VVIP untuk YB
Menteri atau KSU tandatangan
Pastikan mendapat jawapan bertulis daripada
VVIP berkaitan
Hantar final program, aturcara dan deraf teks
ucapan
Dapatkan nombor kereta atau jadual penerbangan
dan lain- lain

16. MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK
 Tentukan urusetia/setiausaha
 Pengerusi jawatankuasa induk
keahlian
 Agenda mesyuarat
 Taklimat ringkas tentang majlis
yang akan diadakan
 Penentuan tema, logo, tentatif
program

17. 17
PENUBUHAN JAWATANKUASA KECIL
 Urusetia
 Jawatankuasa kerja
 Jawatankuasa kecil cenderahati & kewangan
 Jawatankuasa kecil jemputan, sambutan dan
protokol
 Jawatankuasa kecil logistik
 Jawatankuasa kecil perasmian dan penutup
 Jawatankuasa publisiti/seranta
 Fungsi setiap jawatankuasa kecil

18. PENGISIAN MAJLIS / ATURCARA
ATURCARA
Majlis perasmian
Acara keseluruhan
Majlis penutup
SENARAI SEMAK
Aturcara pentadbiran
Buku program
Pengacara Majlis (MC) dan skrip
Gimik
persembahan – Raptai / Floor @ Stage manager /
pembantu
Cenderahati/door gifts

19. 19
LOGISTIK
Floor plan
Meja pendaftaran
Backdrop / Kain Rentang
Alatsiaraya & lighting
Perhiasan pentas/dewan
Mineral water
Alas meja & bunga

20. 20
PUBLISITI / SERANTA
i) Hubungan Media
ii) TV / Radio
iii) Sisipan
iv) Program tv/radio
v) Siaran Akhbar/Sidang Akhbar
vi) Promo tv/radio
vii) Press kit
viii) Banner/bunting
ix) Pelan media

21. 21
BAJET
Mendapatkan cadangan bajet daripada
semua jawatankuasa
Membentangkan cadangan bajet dalam
jawatankuasa induk
Mendapatkan kelulusan pihak kabinet
atau pihak pengurusan kementerian atau
jabatan/agensi
Pastikan semua pembelian mengikut
prosedur kewangan

22. 22
JEMPUTAN, SAMBUTAN & PROTOKOL
•Kad jemputan
•Penyambut tetamu
•Senarai jemputan
•Pelan lantai
•Tagging - meja vvip/vip
CENDERAHATI/DOOR GIFTS
•Tetamu kehormat
•Semua tetamu
•Hadiah cabutan bertuah dan lain-lain

23. 23
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
BAGI PELBAGAI MAJLIS
LIMA LANGKAH (5) SENARAI JEMPUTAN
SENARAI RINGKAS
- Ikut kategori contoh Menteri, Pegawai kerajaan dan lain-
lain
SENARAI NAMA PENUH DAN LENGKAP
-Nama dan gelaran kebesarannya (jika ada)
-Nama isteri
-Jawatan atau pangkat
-Alamat pejabat
-No tel pejabat atau hp
-Alamat rumah
-Nama setiausaha
-Butir lain jika ada

24. 24
SENARAI KEUTAMAAN (PROTOKOL)
•Peringkat persekutuan disusun oleh bahagian
istiadat JPM
•Negeri disusun oleh unit protokol pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri
•Lain-lain sila rujuk agensi
SENARAI JAWAPAN
•Hadir atau tidak
•Seorang atau berdua
SENARAI KEHADIRAN
•Untuk kegunaan penyambut tetamu
•Kehadiran yang disahkan

25. www.protokol-malaysia.com

26. www.protokol-malaysia.com

27. 27
SUSUNAN
PROTOKOL

28. YANG AMAT BERHORMAT
•Perdana Menteri
•Timbalan Perdana Menteri
•Menteri Besar
•Ketua Menteri

29. YANG BERHORMAT
•Menteri / Timbalan Menteri
•Ahli Dewan Rakyat (Ahli Parlimen)
•Ahli Dewan Negara (Senator)
•Ahli Dewan Undangan Negeri
•Setiausaha Kerajaan Negeri
•Pegawai Kewangan Negeri
•Penasihat Undang-undang Negeri

30. YANG AMAT BERBAHAGIA
•Isteri PM, Isteri TPM, Tun, Toh Puan, Isteri
MB/KM
YANG AMAT ARIF
•Ketua Hakim Negara
YANG BERBAHAGIA
•Ketua Polis Negara,
•Ketua Turus Angkatan Tentera
YANG ARIF
•Hakim Mahkamah
YANG BERBAHAGIA
•Ketua Polis Negeri

31. SAHIBUS SAMAHAH
•Mufti
SAHIBUL FATHILAH
•Kadi / Imam besar
YANG BERHORMAT MULIA/ YANG MULIA
YANG DIHORMATKAN
•Orang Besar Daerah

32. 32

33. 33
PERANAN PEGAWAI PROTOKOL
•Seorang yang tahu protokol
•Di istana negara Datuk Paduka Maharaja lela
dan pembantu istana
•Bahagian istiadat JPM
•Di negeri – di bawah Setiausaha Kerajaan
Negeri
•Kementerian Luar Negeri (bahagian protokol)

34. 34
PERANAN PEGAWAI PENGIRING
•Seorang yang tahu protokol dan etiket
•Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya
•Mengenali tetamu yang disangkutkan
kepadanya.
•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik,
tertib, sopan, cekap
•Mempunyai kualiti diri yang baik

35. 35
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
•Mempunyai kriteria pemyambut tetamu yang
baik (perwatakan menarik, pakaian kemas dan
lain-lain)
•Mengetahui keseluruhan majlis
•Mengingati aturcara majlis
•Tahu susunan tempat duduk
•Kawasan yang diperuntukan
•Senarai tetamu
•Elak dari bermusuh dengan tetamu

36. 36
PERANAN PEGAWAI PERHUBUNGAN
•Tugas untuk sekumpulan orang
•Mengetahui perjalanan majlis
keseluruhannya.
•Mengenali tetamu jemputan
keseluruhannya.
•Lebih muda, pergerakan pantas,
gaya menarik, tertib, sopan, cekap
•Mempunyai kualiti diri yang baik

37. JAMUAN
i) Dewan/tempat
ii) Caterer/quotation
iii) Menu
iv) Konsep - seated/buffet
v) Food testing
vi) Kebersihan
vii) Pelayan

38. 38

39. 39
POST-MORTEM
Jawatankuasa induk
Mengenal pasti kelemahan/masalah
Cadangan pembaikan
Bukan mencari kesalahan individu
Penghargaan kepada semua AJK : Jamuan
makan/sijil/cenderahati
Memastikan semua perkhidmatan dibayar pada
waktu yang ditetapkan
Penyediaan laporan kepada pengurusan

40. 40
SEDIAKAN PERSIAPAN & PELAKSANAAN UNTUK
MAJLIS PENUTUP KURSUS ASAS PENOLONG
PEGAWAI PENERANGAN GRED S27,
BERDASARKAN KEPERLUAN BERIKUT :
• Aturcara Majlis & Aturcara Pentadbiran
• Pengacara Majlis & Skrip Pengacara
Majlis
• Teks Ucapan Aluan & Teks Ucapan
Perasmi
• Susunan Kerusi VIP (Tetamu Kehormat :
Ketua Pengarah, Pegawai Penerangan
Daerah & Penghulu Kursus)
LATIHAN KUMPULAN

41. 41