Downloaded 425 times
Uploaded byKhairul Anuar Saimun
Pengurusan Acara
Dokumen ini membincangkan proses serta langkah-langkah dalam merancang dan melaksanakan majlis yang melibatkan penglibatan pelbagai pihak, termasuk persiapan awal dan akhir serta aspek logistik. Ia juga menjelaskan peranan pelbagai jawatankuasa dan pegawai dalam memastikan majlis berjalan lancar, serta pentingnya protokol dan penyampaian jemputan. Terdapat juga panduan mengenai penyediaan bajet dan pengurusan kehadiran.
Pengurusan Acara
- 1.
- 2. 2 Suatu upacara, perjumpaan, keramaianatau perhimpunan yang dianjurkan secara rasmi atau tidak rasmi oleh sesuatu pihak untuk tujuan atau matlamat tertentu yang dirancangkan, dengan penglibatan dan penyertaan oleh pelbagai pihak yang lain dan peserta yang ramai. (RAMLAN ABDUL WAHAB, 2004) DEFINISI
- 3.
- 4. DEFINISI • MAJLIS PERSEKUTUAN -Dibiayai Kerajaan Persekutuan • MAJLIS NEGERI - Dibiayai kerajaan negeri • MAJLIS BERSAMA PERSEKUTUAN DAN NEGERI - Dianjur mengguna kewangan
- 5. MAJLIS PERSEKUTUAN Dibiayai KerajaanPersekutuan • Pelancaran Bulan Kebangsaan & Kempen Kibar Jalur Gemilang. • Sambutan Hari Kebangsaan / Hari Malaysia. • Sambutan Maulidur Rasul Peringkat Kebangsaan. • Sambutan Hari Keputeraan SPB Yang Dipertuan Agong. • Sambutan Hari Terbuka Malaysia Hari Raya / Krismas / Tahun baru Cina / Deepavali DSB.
- 6. MAJLIS NEGERI Dibiayai kerajaannegeri • Sambutan Hari Kebangsaan Peringkat Negeri. • Sambutan Maulidur Rasul Peringkat Negeri. • Sambutan Hari Keputeraan Sultan.
- 7. MAJLIS BERSAMA PERSEKUTUANDAN NEGERI Dianjur mengguna kewangan bersama • Pelancaran Bulan Kebangsaan & Kempen Kibar Jalur Gemilang. • Sambutan Hari Malaysia. • Sambutan Hari Terbuka Malaysia Hari Raya / Krismas / Tahun baru Cina / Deepavali DSB.
- 8.
- 9.
- 10. 10 PERINGKAT AWAL (8 MINGGUSEBELUM MAJLIS ATAU LEBIH AWAL) •Mesyuarat •Menyediakan pembahagian tugas •Senarai jemputan (senarai ringkas dan penuh) •Cetak kad jemputan •Menulis atau mencetak sampul surat PERINGKAT PERTENGAHAN •Menulis kad jemputan (5 minggu sebelum tarikh majlis) •Pos kad (4 minggu sebelum tarikh) •Sediakan buku atrucara •Sediakan ucapan •Telefon untuk dapatkan jawapan kehadiran
- 11. 11 PERINGKAT AKHIR • Raptairangka • Raptai penuh • Persiapan tempat • Senarai penuh kehadiran tetamu • Menulis nama kad tetamu yang hadir • Pengesahan kehadiran VVIP • Taklimat bagi penyambut tetamu HARI SEBENAR • Ketibaan petugas (3 jam sebelum tetamu) • Ketibaan penyambut tetamu (3 jam sebelum jemputan) • Ketibaan pegawai (1 jam sebelum jemputan) POST-MORTEM
- 12. PERKARA-PERKARA PENTING Namamajlis atau program Tarikh Tempat VVIP / Perasmi Mesyuarat jawatankuasa induk Penubuhan jawatankuasa Pengisian majlis/aturcara Bajet Publisiti Post-mortem
- 13. TARIKH SEMAK KALENDAR -lihat tarikh-tarikh penting. Contohnya - pastikan tidak jatuh pada CUTI UMUM, MALAM NESFU SYAABAN, MALAM JUMAAT dan lain-lain. Elakkan HARI ISNIN PAGI ATAU RABU ATAU JUMAAT pagi jika melibatkan menteri. Lihat diari vip Kementerian – Menteri, Timbalan Menteri dan KSU Jika boleh tarikh yang dipilih hendaklah cukup masa untuk persediaan - sekurang-kurangnya sebulan.
- 14. TEMPAT PASTIKAN TERDAPAT KEMUDAHAN-KEMUDAHAN YANGDIPERLUKAN SEPERTI: Dewan perasmian atau persidangan Bilik-bilik mesyuarat dan perbincangan Bilik urusetia, kesihatan, keselamatan Pentas Berhawa dingin Peralatan kerusi atau meja Dewan makan Pusat media Penginapan Pengangkutan Tempat-tempat rekreasi atau lawatan Kemudahan bersukan Alat siaraya dan lighting
- 15. VVIP ATAU PERASMI Dapatkancadangan nama daripada YB Menteri atau KSU atau jawatankuasa induk Semak diari - tentative booking Draf surat jemputan kepada VVIP untuk YB Menteri atau KSU tandatangan Pastikan mendapat jawapan bertulis daripada VVIP berkaitan Hantar final program, aturcara dan deraf teks ucapan Dapatkan nombor kereta atau jadual penerbangan dan lain- lain
- 16. MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK Tentukan urusetia/setiausaha Pengerusi jawatankuasa induk keahlian Agenda mesyuarat Taklimat ringkas tentang majlis yang akan diadakan Penentuan tema, logo, tentatif program
- 17. 17 PENUBUHAN JAWATANKUASA KECIL Urusetia Jawatankuasa kerja Jawatankuasa kecil cenderahati & kewangan Jawatankuasa kecil jemputan, sambutan dan protokol Jawatankuasa kecil logistik Jawatankuasa kecil perasmian dan penutup Jawatankuasa publisiti/seranta Fungsi setiap jawatankuasa kecil
- 18. PENGISIAN MAJLIS /ATURCARA ATURCARA Majlis perasmian Acara keseluruhan Majlis penutup SENARAI SEMAK Aturcara pentadbiran Buku program Pengacara Majlis (MC) dan skrip Gimik persembahan – Raptai / Floor @ Stage manager / pembantu Cenderahati/door gifts
- 19. 19 LOGISTIK Floor plan Meja pendaftaran Backdrop/ Kain Rentang Alatsiaraya & lighting Perhiasan pentas/dewan Mineral water Alas meja & bunga
- 20. 20 PUBLISITI / SERANTA i)Hubungan Media ii) TV / Radio iii) Sisipan iv) Program tv/radio v) Siaran Akhbar/Sidang Akhbar vi) Promo tv/radio vii) Press kit viii) Banner/bunting ix) Pelan media
- 21. 21 BAJET Mendapatkan cadangan bajetdaripada semua jawatankuasa Membentangkan cadangan bajet dalam jawatankuasa induk Mendapatkan kelulusan pihak kabinet atau pihak pengurusan kementerian atau jabatan/agensi Pastikan semua pembelian mengikut prosedur kewangan
- 22. 22 JEMPUTAN, SAMBUTAN &PROTOKOL •Kad jemputan •Penyambut tetamu •Senarai jemputan •Pelan lantai •Tagging - meja vvip/vip CENDERAHATI/DOOR GIFTS •Tetamu kehormat •Semua tetamu •Hadiah cabutan bertuah dan lain-lain
- 23. 23 PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN BAGIPELBAGAI MAJLIS LIMA LANGKAH (5) SENARAI JEMPUTAN SENARAI RINGKAS - Ikut kategori contoh Menteri, Pegawai kerajaan dan lain- lain SENARAI NAMA PENUH DAN LENGKAP -Nama dan gelaran kebesarannya (jika ada) -Nama isteri -Jawatan atau pangkat -Alamat pejabat -No tel pejabat atau hp -Alamat rumah -Nama setiausaha -Butir lain jika ada
- 24. 24 SENARAI KEUTAMAAN (PROTOKOL) •Peringkatpersekutuan disusun oleh bahagian istiadat JPM •Negeri disusun oleh unit protokol pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri •Lain-lain sila rujuk agensi SENARAI JAWAPAN •Hadir atau tidak •Seorang atau berdua SENARAI KEHADIRAN •Untuk kegunaan penyambut tetamu •Kehadiran yang disahkan
- 25.
- 26.
- 27.
- 28. YANG AMAT BERHORMAT •PerdanaMenteri •Timbalan Perdana Menteri •Menteri Besar •Ketua Menteri
- 29. YANG BERHORMAT •Menteri /Timbalan Menteri •Ahli Dewan Rakyat (Ahli Parlimen) •Ahli Dewan Negara (Senator) •Ahli Dewan Undangan Negeri •Setiausaha Kerajaan Negeri •Pegawai Kewangan Negeri •Penasihat Undang-undang Negeri
- 30. YANG AMAT BERBAHAGIA •IsteriPM, Isteri TPM, Tun, Toh Puan, Isteri MB/KM YANG AMAT ARIF •Ketua Hakim Negara YANG BERBAHAGIA •Ketua Polis Negara, •Ketua Turus Angkatan Tentera YANG ARIF •Hakim Mahkamah YANG BERBAHAGIA •Ketua Polis Negeri
- 31. SAHIBUS SAMAHAH •Mufti SAHIBUL FATHILAH •Kadi/ Imam besar YANG BERHORMAT MULIA/ YANG MULIA YANG DIHORMATKAN •Orang Besar Daerah
- 32.
- 33. 33 PERANAN PEGAWAI PROTOKOL •Seorangyang tahu protokol •Di istana negara Datuk Paduka Maharaja lela dan pembantu istana •Bahagian istiadat JPM •Di negeri – di bawah Setiausaha Kerajaan Negeri •Kementerian Luar Negeri (bahagian protokol)
- 34. 34 PERANAN PEGAWAI PENGIRING •Seorangyang tahu protokol dan etiket •Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya •Mengenali tetamu yang disangkutkan kepadanya. •Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik, tertib, sopan, cekap •Mempunyai kualiti diri yang baik
- 35. 35 PERANAN PENYAMBUT TETAMU •Mempunyaikriteria pemyambut tetamu yang baik (perwatakan menarik, pakaian kemas dan lain-lain) •Mengetahui keseluruhan majlis •Mengingati aturcara majlis •Tahu susunan tempat duduk •Kawasan yang diperuntukan •Senarai tetamu •Elak dari bermusuh dengan tetamu
- 36. 36 PERANAN PEGAWAI PERHUBUNGAN •Tugasuntuk sekumpulan orang •Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya. •Mengenali tetamu jemputan keseluruhannya. •Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik, tertib, sopan, cekap •Mempunyai kualiti diri yang baik
- 37. JAMUAN i) Dewan/tempat ii) Caterer/quotation iii)Menu iv) Konsep - seated/buffet v) Food testing vi) Kebersihan vii) Pelayan
- 38.
- 39. 39 POST-MORTEM Jawatankuasa induk Mengenal pastikelemahan/masalah Cadangan pembaikan Bukan mencari kesalahan individu Penghargaan kepada semua AJK : Jamuan makan/sijil/cenderahati Memastikan semua perkhidmatan dibayar pada waktu yang ditetapkan Penyediaan laporan kepada pengurusan
- 40. 40 SEDIAKAN PERSIAPAN &PELAKSANAAN UNTUK MAJLIS PENUTUP KURSUS ASAS PENOLONG PEGAWAI PENERANGAN GRED S27, BERDASARKAN KEPERLUAN BERIKUT : • Aturcara Majlis & Aturcara Pentadbiran • Pengacara Majlis & Skrip Pengacara Majlis • Teks Ucapan Aluan & Teks Ucapan Perasmi • Susunan Kerusi VIP (Tetamu Kehormat : Ketua Pengarah, Pegawai Penerangan Daerah & Penghulu Kursus) LATIHAN KUMPULAN
- 41.