Ang dokumento ay naglalaman ng mga mahahalagang impormasyon tungkol sa iba't ibang uri ng pagpupulong at ang proseso ng pagsasagawa ng mga ito, kasama ang mga kinakailangang dokumento tulad ng memorandum at adyenda. Binibigyang-diin nito ang kahalagahan ng maayos na komunikasyon at organisasyon sa mga pagpupulong upang matiyak ang epektibong daloy ng impormasyon. Tinalakay din ang mga hakbang sa paggawa ng memorandum at adyenda na kinakailangan upang magtagumpay ang isang pulong.

2. Nakapagsusuri ng mga larawan
Ang sumusunod na mga larawan ay nagpapakita ng iba’t
ibang pagpupulong. Suriin kung anong uri ng pagpupulong
ang makikita rito at saka sagutin ang mga tanong sa ibaba.

3. Business meeting sa opisina

4. Naranasan mo na bang dumalo sa isang pulong?
Paano mo ilalarawan ang pulong na inyong
dinaluhan?
Ang pagpupulong o miting, lalo na sa business meeting
ay bahagi na ng buhay ng maraming tao sa kasalukuyan.
Ito ang pangkaraniwang gawain ng bawat samahan,
organisasyon, kompanya, paaralan, institusyon, at iba
pa.

5. 1. Ano-anong pagpupulong ang makikita sa
larawan?
2. Anong mga bagay ang dapat na gawin o ihanda
bago ang pulong?
3. Ano ang mga bagay na dapat gawin upang
matandaan ang pinag-usapan sa pagpupulong?
4. May ideya ka ba sa paggawa ng adyenda at
katitikan ng pulong?
5. Kung mayroon, ibahagi ang iyong nalalaman sa
paggawa nito.

6. Madalas marinig na ang mabisang komunikasyon ang buhay
ng isang samahan o organisasyon. Kung walang maayos na
daloy ng komunikasyon sa loob ng isang samahan,
kadalasan ito ay walang kaayusan.
Gayundin naman, kung ang komunikasyon ang buhay ng
samahan, itinuturing naming pinakapuso at isip nito ay ang
pagpupulong.
Sa pamamagitan ng epektibong pagpupulong nauunawaan
at nadarama ng bawat bahagi ng samahan ang mga mithiin
at nais tahakin nito. Kaya naman, napakahalagang
maisagawa ang isang maayos, organisado, at sistematikong
pagpupulong ito man isang business meeting, one-on-one
meeting, o company meeting.

7. May tatlong mahahalagang elementong kailangan
upang maging maayos, organisado, at epektibo ang
isang pulong. Ito ay ang memorandum, agenda, at
katitikan ng pulong. Bilang isang mag-aaral,
mahalagang matutuhan mo kung ano-ano at kung
paano ginagawa ang mga ito.

8. Ayong kay Prof. Ma Rovilla Sudapraset, sa kanyang aklat na English
for the Workplace 3 (2014), ang memorandum o memo ay isang
kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa gagawing pulong o
paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin,
o utos.
Sa memo nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting.
Nagiging malinaw sa mga dadalo ng pulong kung ano ang inaasahan
mula sa kanila.
Kung ang layunin ng pulong na nakatala sa memo ay upang ipabatid
lamang sa kanila ang isang mahalagang desisyon o proyekto ng
kompanya o organisasyon, magiging malinaw para sa lahat na hindi na
kailangan ang kanilang ideya o suhestiyon sapagkat pinal na ang
nasabing desisyon o proyekto.

9. Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining.
Ang memo ay hindi isang liham.
Kadalasang ito ay maikli lamang na ang pangunahing
layunin ay pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na
alituntunin na dapat isakatuparan gaya halimbaw ng
pagdalo sa isang pulong, pagsasagawa, o pagsunod sa
bagong Sistema ng produksiyon o kompanya.
Naglalahad ng isang impormasyon tungkol sa isang
mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga
polisiya.

10. Ayon kay Dr. Darwin Bargo sa kanyang aklat na
Writing in the Discipline (2014), ang mga kilala at
malalaking kompanya at mga institusyon ay
kalimitang gumagamit ng mga colored stationery
para sa kanilang mga memo tulad ng sumusunod:
Puti – ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan,
direktiba, o impormasyon
Pink o rosas – ginagamit naman para sa request o order
na nanggagaling sa purchasing department
Dilaw o luntian – ginagamit naman para sa mga memo na
nanggagaling sa marketing at accounting department

11. Sa pangkalahatan, ayon din kay Bargo (2014),
may tatlong uri ng memorandum ayon sa
layunin nito.
a. Memorandum para sa kahilingan
b. Memorandum para sa kabatiran
c. Memorandum para sa pagtugon

14. Mula sa mga nakatalang halimbawa, mahalagang tandaan na ang isang
maaayos at malinaw na memo ay dapat na magtaglay ng sumusunod na
mga impormasyon. Ang mga impormasyong ito ay hinango mula sa
aklat ni Sudaprasert na English for the Workplace 3 (2014)
1. Makikita sa letterhead ang logo at pangalan ng kompanya,
institusyon, o organisasyon gayundin ang lugay kung saan
matatagpuan ito at minsan maging ang bilang ng numero ng
telepono.
2. Ang bahaging ‘Para sa/Para kay/Kina’ ay naglalaman ng pangalan ng
tao o mga tao, o kaya naman ay grupong pinag-uukulan ng memo.
Para sa isang impormal na memo ang Para Kay: Ailene ay sapat na.
Ngunit sa mga pormal na memo, mahalagang isulat ang buong
pangalang ng pinag-uukulang nito. Kung ang tatanggap ng memo ay
kabilang sa ibang departamento, makatutulong kung ilalagay rin
ang ang pangalan ng departamento. Hindi na rin kailangang lagyan
ng G., Gng., Bb., at iba pa maliban na lamang na napakapormal ng
memong ginawa.

15. 3. Ang bahagi naming ‘Mula Kay’ ay naglalaman ng
pangalan ng gumawa o nagpadala ng memo.
4. Sa bahaging Petsa, iwasang ang paggamit ng numero
gaya ng 11/25/15 o 30/09/15. Sa halip, isulat ang buong
pangalan ng buwan o ang dinaglat na salita nito tulad
halimbawa ng Nobyembre o Nob. Kasama ang araw at
taon upang maiwasan ang pagkalito.
5. Ang bahaging Paksa ay mahalagang maisulat nang
payak, malinaw, at tuwiran upang agad maunawaan ang
nais ipabatid nito.

16. 6. Kadalasang ang ‘Mensahe’ ay maikli lamang ngunit kung
ito ay isang detalyadong memo kailangang ito ay
magtaglay ng sumusunod:
a. Sitwasyon – ditto makikita ang panimula o layunin ng memo.
b. Problema – nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng pansin.
Hindi lahat ng memo ay nagtataglay nito.
c. Solusyon – nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng
kinauukulan.
d. Paggalang o Pasasalamat – wakasan ang memo sa pamamagitan
ng pagpapasalamat o pagpapakita ng paggalang.
7. Ang huling bahagi ay ang ‘Lagda’ ng nagpadala.
Kadalasang inilalagay ito sa ibabaw ng kanyang
pangalan sa bahaging Mula Kay…

17. Ayon kay Sudaprasert (2014), ang adyenda ang nagtatakda ng mga
paksang tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maaayos at
sistemakong adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na pulong.
Napakahalagang maisagawa ito nang maaayos at maipabatid sa mga
taong kabahagi bago isagawa ang pulong. Narito ang ilang
kahalagahan ng pagkakaroon ng adyenda ng pulong.
1. Ito ang nagsasaad ng sumusuno na mga impormasyon:
a. Mga paksang tatalakayin
b. Mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
c. Oras na itinakda para sa bawat paksa
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng
pagkakasunod-sunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano
katagal pag-uusapan ang mga ito.

18. 3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklit ng lubhang
mahalaga upang matiyak na ang lahat ng paksang
tatalakayin ay kasama sa talaan.
4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga
kasapi sa pulong na magin handa sa mga paksang
tatalkayin o pagdedesisyunan.
5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling
nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong.

19. • Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o
kaya naman ay isang e-mail na nagsasaad na
magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa
o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar.
• Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang
katibayan ng kanilang pagdalo, o kung e-mail naman
kinakailangang magpadala sila ng kanilang tugon.
Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring
ipadala o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang
concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang ng
minuto na kanilang kailangan upang pag-usapan ito.
Tulad ng paggawa ng
memorandum, mayroon
ding sinusunod na
hakbang sa paggawa ng
adyenda. Tandaan na ang
mga paksang tatalakayin
ay hindi lamang sa isang
tao magmumula kundi
maggagaling sa mga
taong kasapi sa pulong.
Narito ang mga hakbang
na dapat isagawa sa
pagsulat ng adyenda.

20. 3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang
lahat ng adyenda o paksa ay napadala na o nalikom na. Higit na
magiging sistematiko kung ang talaan ng agenda ay nakalatag sa
talahayanan o naka-table format kung saan makikita ang agenda o
paksa, taong magpapaliwanag, at oras kung gaano ito katagal pag-
uusapan. Ang taong naatasang gumawa ng agenda ay kailangang
maging matalino at mapanuri kung ang mga isinumiteng agenda o
paksa ay may kaugnayan sa layunin ng pulong. Kung sakaling ito
ay malayo sa paksang pag-uusapan, ipagbigay-alam sa taong
nagpadala nito na ito ay maaaring talakayin sa susunod na pulong.
4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o
isang araw bago ang puong. Bilang paalala ay muling ilagay rito
ang layunin ng pulong, at kung kalian at saan ito gaganapin.
5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.

21.  Narito ang halimbawa ng adyenda.