Seting saldo awal pada Openbravo ERP

1. Tutorial Openbravo ERP
Financial Management
Memasukkan Saldo Awal
Oleh
Wirabumi Software
CV. Wirabumi Openbravo Indonesia
www.wirabumisoftware.com

2. Latar Belakang
● Sebagian besar perusahaan menggunakan Openbravo
ERP setelah perusahaan berjalan, bukan diawal-awal.
Sehingga saat menggunakan openbravo, perusahaan
sudah memiliki saldo di trial balance.
● Namun, saat openbravo pertamakali diinstall, saldo
yang ada pada trial balance adalah nol. Padahal, saldo
trial balance di openbravo, harus sama dengan trial
balance yang sudah ada di perusahaan.Sehingga anda
harus memasukkan saldo yang sudah ada itu ke
openbravo.
● Saldo di trial balance itu sama dengan saldo neraca +
saldo laporan laba rugi. Sehingga memasukkan saldo
awal sama dengan memasukkan neraca dan laba-rugi.

3. Latar Belakang
● Saat memasukkan saldo awal, ada 2 kemungkinan:
● Openbravo go alive pada awal tahun fiskal: kita perlu
memasukkan neraca terakhir.
● Openbravo go alive tidak di awal tahun fiskal: kita perlu
memasukkan neraca dan laba-rugi terakhir per tanggal
go alive
● Kalau neraca dan laporan rugi-laba sudah masuk,
maka saldo di openbravo akan sama dengan saldo
yang ada di perusahaan
● Tutorial ini berasumsi Openbravo go alive di awal
tahun fiskal.

4. Tujuan
● Memandu anda untuk memasukkan dokumen
fisik neraca dan laporan laba rugi kedalam
openbravo.
● Memasukkan neraca dan laba-rugi tidak
mudah, ada langkah-langkahnya untuk
mensiasati flow openbravo.
● Neraca dan laba rugi yang dimasukkan harus
memperhitungkan buku besar dan buku
pembantu yang didukung openbravo.

5. Perhatikan Buku Pembantu
● Buku besar identik dengan akun, yang letaknya ada di
Accounting Tree || Element Value.
● Buku pembantu adalah rincian dari buku besar.
Misalnya: ada akun Piutang Usaha. Buku
pembantunya adalah piutang usaha per business
partner, yang bisa anda lihat di payment report.
● Memasukkan saldo awal umumnya menggunakan GL
Journal, namun jika akunnya memiliki buku pembantu,
maka TIDAK boleh dilakukan dari GL journal.
● Jika akun memiliki buku pembantu, maka untuk
memasukkan saldo awal harus 2 tahap: setelah
memasukkan di buku pembantu, baru kemudian
memasukkan di GL journal.

6. Buku Pembantu di Openbravo
● Sebagaimana sebelumnya, jika akun memiliki
buku pembantu maka tidak boleh langsung
dimasukkan melalui GL Journal.
● Berikut ini adalah akun yang memiliki buku
pembantu:
● Kas
● Bank
● Utang
● Piutang
● Inventory

7. Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

8. Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

9. Membuat periode khusus
● Sebaiknya kita membuat 1 periode khusus untuk
saldo awal.
● Tunjuannya, supaya nanti kalau sudah selesai proses
mamasukkan saldo awal, maka kita bisa tutup
periode ini.
● Kalau sudah ditutup, maka jurnal tidak bisa di-
unpost/post. Sehingga saldo awal yang sudah
dimasukkan tidak akan berubah.
● Periode saldo awal hanya berdurasi 1 hari.
Tanggalnya adalah tanggal go alive dikurangi 1
hari.

10. Membuat periode khusus
● Buka financial management → accounting → setup → fiscal
year. Pilih fiscal year anda. Karena go alive di 1 Januari 2011,
maka year yang dipilih adalah 2011.
● Buka tab period → buat record baru. Misalnya, tanggal go alive
adalah 1 januari 2011, maka periode saldo awal adalah 31
Desember 2010.

11. Membuat periode khusus

12. Membuka periode khusus
● Buka financial management → accounting → transaction →
open/close period control. Buat record baru untuk membuka
periode saldo awal ini. Jika sudah selesai klik “open/closs all”
●
●
●
●
●
●
●
● Saat ini periode saldo awal sudah terbuka, anda bisa lanjut
kelangkah berikutnya.

13. Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo
awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

14. Menyipkan neraca
● Karena kita go alive pada 1 Januari 2011, maka kita harus
menyiapkan neraca pada 31 Desember 2011.
● Anda bisa meminta pada customer untuk menyiapkan neraca
per 31 Desember 2012.
● Jangan lupa juga menyiapkan buku pembantu.
● Berikut adalah contoh neraca yang sudah dilengkapi buku
pembantu utang dan buku pembantu piutang.
● Contoh berikut juga mengasumsikan jumlah buku kas cuma 1,
jumlah buku bank cuma 1, dan macam persediaan cuma 1.
sehingga tidak perlu rincian buku kas, bank, dan inventory.

15. Menyipkan neraca

16. Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

17. Import saldo Utang (1 of 3)
● Saldo utang dimasukkan menggunakan
purchase invoice, tetapi menggunakan GL
item “Modal Saldo Awal”

18. Import saldo Piutang (2 of 3)
● Saldo utang dimasukkan menggunakan sales
invoice, tetapi menggunakan GL item “Modal
Saldo Awal”

19. Pastikan Utang/Piutang Sesuai
Neraca (3 of 3)
● Buka trial balance, perhatikan akun
utang/piutang. Pastikan nilainya sama dengan
neraca dari perusahaan.

20. Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

21. Import saldo Persediaan
● Buka window warehouse, atur seting akun untuk
penyesuaian gudang mengarah ke akun “Modal Saldo Awal”
● Saldo persediaan dimasukkan menggunakan physical
inventory.
● Khusus untuk produk yang jumlahnya memang sudah 0,
tidak perlu dimasukkan, nanti physical inventory tidak bisa
di-post.
● Cek current stock menggunakan stock report.
● Cek nilai inventory menggunakan valued stock report. Nilai
pada stock report harus sama dengan neraca dari
perusahaan.

22. Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

23. Import Kas
● Kas diimport menggunakan cash journal
● Gunakan GL/Item, arahkan ke “modal saldo
awal”
● Dalam kasus ini adalah sebagai berikut:
● Kas (debet): 20.0000.000
● Modal saldo awal (kredit): 20.000.000

24. Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

25. Import Bank
● Bank diimport menggunakan bank statement
● Gunakan GL/Item, arahkan ke “modal saldo
awal”
● Dalam kasus ini adalah sebagai berikut:
● Bank (debet): 180.000.000
● Modal saldo awal (kredit): 180.000.000

26. Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

27. Import GL Account (1 of 3)
● GL Account diimport menggunakan GL Journal
● Akun yang akan dimasukkan adalah akun yang
tidak punya buku pembantu.
● Dalam kasus ini, akun yang tidak punya buku
pembantu adalah: Saham Biasa.
● Selain akun yang tidak punya buku pembantu,
anda juga harus membalik akun modal saldo
awal, sehingga totalnya adalah nol.

28. Import GL Account (2 of 3)
● Table dibawah ini merupakan rincian buku beasr akun “Modal Saldo Awal”.
● Terdapat sisa di debet sebesar 232.500.000
● Sisa ini sama dengan akun saham biasa.
● Jika akun modal saldo awal kita lawankan dengan saham biasa, maka
saldo awal akan habis, kita lihat di table slide berikutnya.
Akun Debet Kredit
Utang 6.500.000
Piutang 17.000.000
Inventory 22.000.000
Kas 20.000.000
Bank 180.000.000
Total 6.500.000 239.000.000
Sisa “Modal Saldo Awal” 232.500.000

29. Import GL Account (3 of 3)
● Lihat tabel dibawah ini, akun modal saldo awal
akan habis karena dilawankan dengan saham
biasa.
● Total dari neraca di openbravo akan sama
dengan neraca dari perusahaan.
Akun Debet Kredit
Modal saldo awal 232.500.000
Saham Biasa 232.500.000

30. Langkah-Langkah Memasukkan
Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank dan GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner

31. Close Period untuk Opening
Balance
● Buka financial mgmt → accounting →
transaction → open close period → buat record
baru → process.

32. Deactive business partner
● Buka master data management → pilih
business partner Dummy → buang centang
active.

33. Menguji Hasil Seting Saldo Awal
● Cek outstanding payment
● Cek persediaan/inventory
● Cek Necara sisa
● Cek Bank
● Cek Kas
Play Video

34. Cek Outstanding Payment (Piutang)
● Buka financial mgmt → receivle/payable →
analysis tools → payment aging balance
● Set parameter: org=PT.BIS Wirabumi
Indonesia, receivable='Y'

35. Cek Outstanding Payment (Utang)
● Buka financial mgmt → receivle/payable →
analysis tools → payment aging balance
● Set parameter: org=PT.BIS Wirabumi
Indonesia, payable='Y'

36. Cek Persediaan
● Buka warehouse management → analysis tools
→ valued stock report → pilih warehouse
(dalam kasus ini: Main warehouse)

37. Cek neraca sisa
● Buka financial mgmt → accounting → analysis
tools → trial balance report

38. Cek neraca sisa

39. Cek Bank

40. Cek Kas

41. Tutorial Openbravo ERP
Terima Kasih
Wirabumi Software BI
Http://wirabumisoftware.id.or.id