Olle ebbinghaus registrator 2015
•
0 likes•902 views
Mina bilder från förra veckan föredrag på konferensen Registrator 2015. Hur kan verksamhetsstödet från registratorsfunktionen utvecklas?
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (19)
Similar to Olle ebbinghaus registrator 2015
Similar to Olle ebbinghaus registrator 2015 (20)
Olle ebbinghaus registrator 2015
- 1. Att utveckla hållbara rutiner för registrering och diarieföring,… Registrator 2015 Abilitypartner, Stockholm 2015-04-15
- 2. ….koppla till verksamhetens mål och få verksamheten att jobba på ett korrekt sätt. • Så utvecklar du goda instruktioner för vilka handlingar som ska registreras, vilka som inte ska registreras samt hur registreringen ska gå till för att framgångsrikt bidra till verksamhetens mål • Hur utvecklar du väl fungerande rutiner för diarieföring för att leva upp till en god offentlighetsprincip? • En alltmer digitaliserad miljö där allt fler är inne och jobbar i systemet - vad innebär det för diarieföringen?
- 4. Vem är Olle? • Arkivarie • Statligt anställd 1990-1997 • Konsult sedan 1998, nu på Dokumentinfo AB
- 5. Dokumentinfo AB • Oberoende konsultbolag • Kurser, seminarier, nyhetsförmedling • Dokumenthanteringsplan.se • Sysselsätter idag 5 personer och söker konsulter
- 6. Agenda • Inledning • (Offentlighetsprincip) Handlingsoffentlighet och registreringsskyldighet • Verksamhetens mål • Utveckla hållbara rutiner och goda instruktioner • Vad ska registreras? Vad ska inte registreras? Hur ska registrering ske? • Diarieföring i förändring - nya systemstöd och arbetssätt
- 10. Lagkrav • Tryckfrihetsförordningen • Offentlighets- och sekretesslagen • Arkivlagen
- 11. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. 2:a kap TF på 2 minuter
- 12. Utlämnande av allmänna handlingar • Genast • Gratis • Kopia mot avgift
- 13. Registreringsskyldighetens omfattning Av registret ska framgå: 1. Datum inkom/upprättad 2. Diarienummer eller annan beteckning 3. Avsändare eller mottagare om det är aktuellt 4. I korthet vad handlingen rör Handlingarna ska registreras så snart de har kommit in eller upprättats
- 14. Vad behöver inte registreras? Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls så ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.
- 15. Vad behöver inte registreras? Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad
- 16. Vad ska diarieföras? Handling Allmän Registrera Diarieföra Registrera på annat sätt Av ringa betydelse - Registrera inte Hålls ordnade – Registrera inte Inte allmän
- 17. Diarieföring är en form av registrering!
- 21. Vilka mål har vi?
- 22. Vilka mål har vi?
- 23. Syfte: Vi ska ha en ärendehantering som underlättar beslutsfattandet för handläggarna så att medborgarnas ansökningar blir avgjorda snabbt, med hög kvalitet och enligt gällande regelverk Effektmål: Alla ansökningar som sker via webben ska vara fullständiga (dvs inte behöva kompletteras) om ett år Projektmål: Införa ett regelstyrt webbformulär, integrera det med ärendehanteringssystemet och implementera regler så att det inte går att skicka in en ofullständig ansökan Vad är ett mål? Exempel
- 24. Exempel på stöd diarieföringen kan ge till verksamheten • För att kunna leva upp till lagstiftningens syfte behöver vi ha fler uppgifter än de 4 som lagen kräver, • Diariet ska användas till verksamhetsuppföljning, mäta verksamhetens ledtider mm. • Att söka i diariet ska vara ett sätt att snabbt få överblick vad organisationen gör och har gjort • Verksamhetens kontinuitet vid personalbyte och andra förändringar ska ”skötas av” diariet
- 25. Krav på diariet • Uppdaterat • Data som kan användas för ledtidsuppföljning • Sökbart • Fullständigt • Aktuellt
- 26. Det är många i verksamheten som måste samverka för att kvaliteten i diariet ska blir bra
- 27. Avsnitt 3 Utveckla hållbara rutiner och goda instruktioner: Vad ska registreras? Vad ska inte registreras? Hur ska registrering ske?
- 28. Instruktioner och rutiner för: • Posthantering • Bedömning om diarieföring • Diarieföring (registrering) – Ärenden – Handlingar/åtgärder • Service till handläggare • Löpande ändringar • Avslut av ärenden
- 29. Och kanske också för…. • Skanning • Arkivering • Förvaltning och administration av Diarieförings- /Ärendehanteringssystemet • Handläggning • Handläggarstöd • Hantering av balanslistor/JK-listor • Strukturer och planer
- 30. Instruktioner och rutiner • Följ det interna regelverket för instruktioner och rutiner • Skriv tydligt vad som ska göras och skiljas från tips, anvisningar och goda råd • Se till att alla moment beskrivs i instruktioner • Var noga med skriva så folk förstår • Skriv kort – Hänvisa till lager, regler etc
- 31. Instruktioner och rutiner olika nivåer, exempel Policy Riktlinje Riktlinje
- 33. Posthantering • Postöppning – Inkommande papperspost – Inkommande e-post – Inkommande övrig post • Utgående post – Utgående papperspost – Utgående e-post – Utgående övrig post
- 34. Bedömning om diarieföring Diarieföras Inte diarieföras Kräver åtgärd Enkel hantering Viktiga handlingar som saknar annan ordning Fastställd annan hantering ”Checklista, exempel” ”Checklista, exempel” • Hur konkretiseras ovanstående checklista? • Hur utbildar vi personalen så att alla gör lika?
- 35. Diarieföring (registrering) • Regler om vad som ska registreras var • Information/utbildning till personalen som gör detta så att alla gör lika • Visa fält är ofta knepigare än andra (ärendemening)
- 36. Service till handläggare och löpande ändringar • Traditionell hjälp med sökning, registrering, uttag av diarienummer mm • I allt större grad självservice • Ändringar och tillägg behöver ofta göras för att den som utför diarieföringen har svårt att få tag på den information som krävs för att göra ett fullgott registreringsarbete
- 37. Avslut av ärenden • Kontroll att alla handlingar finns med • Aktrensning (fysiskt och elektroniskt) • Arkivering sker ofta i anslutning till avslut
- 38. Diarieföringen fungerar olika i olika organisationer och är en komplex administrativ stödprocess som berör all verksamhet
- 39. Avsnitt 4 Diarieföring i förändring - nya systemstöd och arbetssätt
- 40. Registrator – roll i förändring Igår • Löpande praktisk postöppning, registrering, kopiering etc Imorgon • Arbete med samordning och koordinering, Administration av diarieföringssystemet
- 42. Organisation av registratorsfunktionen • Centraliserad • Decentraliserad • Kombination central/decentraliserad • En massa andra varianter
- 43. Arbetsfördelning • Måste vara tydligt vem som gör vad – Handläggare – registrator – Chef – handläggare – Registrator - registrator
- 44. Nya systemstöd • Mer funktionalitet • Tydligare handläggarstöd • Bättre integrationsmöjligheter • Större komplexitet • Diarieföring en del i ett större system • …..
- 45. Sammanfattning • Lagkrav styr inte hur registrering ska ske • Diarieföringen är en form av registrering • Dokumenthanteringsplan utmärkt styrinstrument (om den är uppdaterad) • Diarieföringen är en komplex verksamhet som påverkar stora delar av verksamheten • Registratorsfunktionen genomgår en förändring vilket innebär nya krav på kompetens • Skriv tydliga och korta instruktioner