Downloaded 108 times
Uploaded byThomas Norlin
IT-styrning i Sundsvalls kommunkoncern -- IT-planering & systemförvaltning
Koncernstabens IT-stab och berättar om IT-styrning inom Sundsvalls kommun. Föreläsningen kommer att beröra kommunens olika styrprocesser främst inom IT och hur dessa samverkar. Övergripande agenda: Styrning av IT i Sundsvalls kommunkoncern Vad är IT-plan? Kommunens systemförvaltningsmodell Styrs kommunen på andra sätt och hur hänger i så fall allt ihop? Bilderna är hämtade från IT-strategerna Linda Gustafsson & Thomas Norlins föreläsning den 19 september, 2014.
![pertemuan 1 [Pengenalan Sistem Enterprise]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/ftisisteminterprisep1-120927052414-phpapp02-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
IT-styrning i Sundsvalls kommunkoncern -- IT-planering & systemförvaltning
- 1. IT-styrning i Sundsvalls kommunkoncernen Linda Gustafsson @ligus78 (Twitter) /in/lindagustafsson Thomas Norlin @thomasnorlin (Twitter) /in/thomasnorlin
- 2. Agenda • Styrningav IT i Sundsvalls kommunkoncern • Vad är IT-plan? • Kommunens systemförvaltningsmodell • Styrs kommunen på andra sätt, hur hänger det i så fall ihop?
- 3. Frågor att besvara… • Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern? • Vad gör IT-staben? • Varför IT-planering? • Hur gör jag ett ärende till IT-plan? • Varför systemförvaltning? • Hur går systemförvaltning till? • Framtidsspaning?
- 4. Styrning av ITi kommunkoncernen Det som inte är definierat kan inte styras ledas Det som inte styrs/leds kan inte mätas Det som inte mäts kan inte förbättras
- 5. Vi på IT-staben Camilla, Linda, Petronella, Daniel, Thomas och Jari
- 6.
- 7. Detta jobbar IT-stabenmed… Processer, kompetens, strukturer Styr- och ledningsprocesser för IT IT-strategiskt kompetens, Verksamhets-modellering IT-leverantörer/ partners Kostnader IT-system Personal Intäkter Skattemedel (för personal och system) Andra bidrag (stat, EU etc.) Vinst ger utvecklings-medel Kunder Kommundirektören (Kommunanställda och Sundsvallsbor) Erbjudande God styr-barhet av IT i kommun-koncernen IT-stabens Affärsmodell
- 8. Detta är våraverktyg för att styra… IT-strategi IT-plan IT-förvaltning IT-tjänster
- 9. IT i koncernsperspektiv Koncernstrategi Affärsmodeller Processmodeller HR Management IT
- 10. IT-Strategi LEDORD: Öppenaffärsmodell Beställare- och utförar-organisation MÅLBILD: Enkla, flexibla, tydliga IT-tjänster Modelldriven utveckling Kvalificerad informations-förvaltning Väl utbyggd IT - infrastruktur Samordnat användarstöd Öppenhet och tillgänglighet Hållbar utveckling – grön IT Kontinuerlig utveckling
- 11. IT-Strategi LEDORD: Öppenaffärsmodell Beställare- och utförar-organisation MÅLBILD: Enkla, flexibla, tydliga IT-tjänster Modelldriven utveckling Kvalificerad informations-förvaltning Väl utbyggd IT - infrastruktur Samordnat användarstöd Öppenhet och tillgänglighet Hållbar utveckling – grön IT Integrationer, plattformar Kontinuerlig utveckling Tjänstekatalog etc. Beställarkompetensf Verksamhets-modeller/ Arkitektur Informationen som tillgång Miljön, distans etc BPE Systemförvaltning Öppna data/standards
- 12.
- 13. Planerad Oplanerad Börjabygg så får vi se vad det blir…
- 14. Vad styr vad IT-strategi IT-plan Informations- och systemförvaltning IT-tjänster Strategisk Taktisk Operativ
- 15. Projekt triangeln Funktioner Tid Resurser
- 16. Exempel System-förvaltning IT-drift IT-plan IT-plan IT-drift System-förvaltning
- 17. Styrning kan balansera portföljer efter strategi Projektportfölj Systemförvaltnings-portfölj Nytta/kostnad för IT
- 18. Vad är IT-plan? ”En styrd och planerad (IT-)utveckling ger större nyttoeffekter”
- 19. Detta är våraverktyg för att styra… IT-strategi IT-plan IT- förvaltning IT-tjänster
- 20. Drivkrafter för IT-planering • Säkerhetsställa bra verksamhetsnytta (effekt) • Ej obegränsat med resurser (pengar & personer) • Allt högre integration mellan systemen • Gemensam infrastruktur • Gemensamma strategiska informationsmängder • Fler gemensamma system • Högre krav på IT från verksamheterna • Kvalitetssäkra IT • Tydliggöra IT som ett stöd till verksamheten • Överblick • Koordinera • Samverkan
- 21. Varför IT-planering? Prioritering/ Nyttohemtagning Resursoptimering Samverkan Verksamhetsnära
- 22. Så här fungerarIT-planering • Lätt att komma in med ärenden • Snabb handläggning • Dynamisk • Överblickbar • Koppla till ekonomi
- 23. IT-roller & funktioner IT-staben IT-samordnare Systemförvaltare IT-plan Chef IT-stab/IT-råd IT-planering på förvaltningar & bolag System/information/processägare. Systemförvaltning
- 24. Början av kedjan… • Idé • Förstudie • Finansiering IT-plan Projekt • Aktiviter • Resultat • Införande • Vidareutveckla • Vidmakthålla • Support/admin Förvaltning
- 25. Hur ser vihelheten? Verksamheternas behov Beslut Projekt Effekt Effekter verifierade i verksamheten Systemförvaltning IT-tjänster
- 26. Beslut Projekt Effekt En enkel väg in…
- 27. Vad är enportfölj? Samlar resurser eller investeringar Ex, Projekt/program/IT-system/Förslag Innehållet kan mätas
- 28. Beslut Projekt Effekt Steg 1. Förslag • Alla kan lämna in förslag på utveckling, enkelt via IT-samordnare på förvaltning/bolag eller andra roller? • Första sortering IT-stab, koncernstaben
- 29. Beslut Projekt Effekt Steg 2. Kravfångst Utvecklingsbehov preciseras. IT-plansärende skapas. • Problem/nuläge • Lösningsförslag • Kategori
- 30. Beslut Projekt Effekt Steg 3. Analys Ärendet analyseras: • Resursåtgång • Kostnader • Nyttor • Finansiering • Effekthemtagning Bygglov (PSA)
- 31. Beslut Projekt Effekt Steg 4. Bygglov IT Ärendet analyseras: Behövs bygglov? Upphandling (avrop/avtal) Strategier/mål Styrdokument Standarder(villkor) Arkitektur (processer/affär/info/applikation) Bygglovet ger trygghet på vägen och minskar personberoende. ”Bygglov” (PSA)
- 32. Beslut Projekt Effekt Exempel: IT-bygglov
- 33. Beslut Projekt Effekt Steg 5. Beslutet Chef IT-stab beslutar om ärendet. IT-plan revideras varje IT-råd (månadsvis)
- 34. Beslut Projekt Effekt Snapshot IT-plan 14.4
- 35. Beslut Projekt Effekt Snapshot IT-plan 14.4 Nyttokvot: Nytta dividerat med kostnad (BCR)
- 36. Beslut Projekt Effekt E-fond Sundsvall… 2 miljoner 62 150 kr
- 37. Vidare i kedjan… • Idé • Förstudie • Finansiering IT-plan Projekt • Aktiviter • Resultat • Införande • Vidareutveckla • Vidmakthålla • Support/admin Förvaltning
- 38. Beslut Projekt Effekt Steg 6. Projekt BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE Förberedelse Planering Genomförande Avslut PROJEKTDIREKTIV STATUSRAPPORT PROJEKTPLAN PROJEKT-SLUTRAPPORT Vad? Varför? Hur? Gör vi rätt? RESTLISTA LEVERANS Vad blev det?
- 39. Beslut Projekt Effekt Steg 7. Effekt Effekthemtagning. Nyttokvot Lärande?
- 40. Beslut Projekt Effekt Att fundera kring… Vilka ärenden ska inte beslutas i IT-planering eller systemförvaltning? Vilken nytta är det med att skapa egna förvaltnings/bolags- IT-planer?
- 41.
- 42. Vad är systemförvaltning? ” Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och utveckla IT-stöd”
- 43. Detta är våraverktyg för att styra… IT-strategi IT-plan IT-förvaltning IT-tjänster
- 44. Slutet av kedjan… • Idé • Förstudie • Finansiering IT-plan Projekt • Aktiviter • Resultat • Införande • Vidareutveckla • Upprätthålla • Support/admin Förvaltning
- 45. Vad är systemförvaltning och varför behövs det? Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och utveckla IT-stöd. Ett effektivt nyttjande av IT-stödet kräver att någon prioriterar arbetet kring systemförvaltning. Systemförvaltning är alla aktiviteter som görs för att administrera, styra, förbereda och verkställa förändringsarbete med IT-stöd i drift. Systemförvaltningen ska även stödja användandet av IT-stöd.
- 46. Vilka effekter förväntas • Öka verksamhetnyttan och minska kostnaderna • Öka systemets livslängd och minska störningar för användarna • Möjliggöra flexibilitet för att skapa integrationer
- 47. Är det viktigt? Resursförbrukning 20 % systemet 80 % förvaltning Svar: Ja! Källa: PÅab
- 48. Bakgrund Sundsvalls kommuns systemförvaltningshandbok Togs fram i slutet av 2008. Under 2009 har systemförvaltningshandboken testats och utvärderats av 7 stycken systemförvaltare. Inför 2010 har handboken reviderats utifrån erfarenhete och version 1.2 kom till. Ytterligare förbättringar gjordes under 2011 och senaste versionen 1.3 kom till. Allt IT-stöd som är verksamhetskritiskt ska göra en systemförvaltningsplan.
- 49.
- 50. Detta innehåller system-förvaltningshandboken • Systemförvaltningens omfattning • Organisation och ansvar • Rollbeskrivningar • Krav och utvecklingsfas • Användningsfasen • Ändringskrav • Avveckling
- 51. Systemets livscykel Inköp utveckling Införande Användning Avveckling Hantera förnyade krav
- 52. Systemförvaltningsplan • Kanlikställas med en projektplan och talar om vilka aktiviteter som ska göras under året, systemförvaltaren kan ses som projektledaren • Till för att systemförvaltaren ska veta vad den ska arbeta med under året samt säkrar resurser för att systemförvaltaren ska kunna leverara enligt förväntan • Beslutas av systemägaren eftersom denne sitter på resurserna • Gäller vanligtvis ett år i taget
- 53. Systemförvaltningsplan Så serden ut…. • Förändringshistorik • Relaterade dokument • Inledning • Beskrivning av IT-stödet och nyttan • Systemförvaltningens omfattning • Avtal och SLA • Historik • Budget • Finansiering
- 54. Fortsättning… • SystemförvaltningensOrganisation • Roller • Samverkan • Uppföljning • Användarstöd • Support • Utbildning • Dokumentation • Utveckling • Planerade aktiviter kommande år
- 55. Roller Tre olikaroller: • Systemägare – Ytterst ansvarig och vars verksamhet systemet stödjer, därför också den som står för systemets kostnader • Systemförvaltare – Den som ser till att systemet upprätthålls och vidareutvecklas för att stötta användarnas behov • Systemadministratör – Stöttar systemförvaltaren i det dagliga arbetet med tex. behörighetshantering mm.
- 56. Min roll som systemförvaltare • Ansvarar för att IT-stödet levererar överenskommen funktionalitet enligt systemförvaltningsplan • Bereder beslutsärenden för IT-stödets ny-och vidareutveckling • Ansvarar för att beslutad ny- och vidareutveckling planeras och genomförs • Dokumenterar och sammanställer upptäckta fel i IT-stödets funktionalitet • Ansvarar för att acceptanstest av ny funktionalitet och nya versioner genomförs • Ansvarig för kontakter med systemleverantören för IT-stöd •Ansvarig för uppföljning av avtal med driftleverantören för IT-stöd • Rapporterar till systemägare • Ansvarar för att dokumentation kring IT-stöd hålls uppdaterad • Ansvarar för att bevaka utbildningsbehov och planera utbildningar • Ansvarar för löpande information till användarna • Ansvarar för att det finns en användarsupport • Ansvarar för att det finns användaradministration och behörighetshantering för IT-stödet • Utser systemadministratörer i samråd med systemägaren
- 57.
- 58. Metoder för kravfångst Informationsmodeller Verksamhetsprocesser Datamodeller ITIL-processer Begreppsmodeller
- 59. ”Software requiremnet isa communication problem” Mike Cohn Exempel: Till påsk har vi en tradition att sätta fjädrar i riset….
- 60. Hur duktiga ärvi på att använda systemförvaltningsmodellen inom kommunkoncernen? Saknar systemförvaltningsplan Har systemförvaltningsplan
- 61.
- 62. Styrs kommunen på andra sätt, hur hör det i så fall ihop? ” Hus bygger man för att bo i inte för att se på”
- 63. IT i koncernsperspektiv Koncernstrategi Affärsmodeller Processmodeller HR Management IT
- 64. Verksamheten styr IT Fullmäktige Nämnd/styrelse Förvaltnings- bolags ledning KS ”IT-stab” IT-råd IT-service
- 65. Verksamheten styr IT Mål och resursplan (MRP) Styr verksamheten Skapa MRP för 4 år Skapa MRP för 1 år HT 21 Skapa verksam-hetsplan Bedriva verksamhet Skapa plan IT-förvaltning Revidera IT-plan
- 66. Framtiden? ”Hur blirvi RIKARE?”
- 67. Beslut Projekt Effekt Framtiden • Valets påverkan och digital agenda • IT-stöd för IT-ärenden, på G • Fler IT-bygglov (PSA) • Mer portföljstyrning • Metodutveckling av information- och systemförvaltning • Servicecenter sätter fokus på gemensam styrning/planering • Projekt IT-verktyg, på G – (Resurshantering)
- 68. Beslut Projekt Effekt Systemkartan ritas
- 69. Frågor att besvara… • Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern? • Vad gör IT-staben? • Varför IT-planering? • Hur gör jag ett ärende till IT-plan? • Varför systemförvaltning? • Hur går systemförvaltning till? • Framtidsspaning?
- 70. Vad händer? utveckling.sundsvall.seBildspelet kommer dit Nästa föreläsning 24/10 kommer Lars Olsson att föreläsa om Datorplattformen
Editor's Notes
- #3 Frågor tar vi på slutet av varje pass 45 min 13.45 Frågor och fika 14.05 14.05-14.50 fråga Synpunkter?
- #4 Frågor tar vi på slutet av varje pass 45 min 13.45 Frågor och fika 14.05 14.05-14.50 fråga
- #5 Säkerställer att IT gör nyttttta Det som inte är definerat kan inte styras ledas Det som inte styrs/leds kan inte mätas Det som inte mäts kan inte förbättras
- #6 Kompetens i gruppen
- #7 Detta kanske är den traditionella bilden av IT-staben…. Får inte till första bilden….
- #8 Vänster sidan kommer vi att beröra idag
- #9 Sytemförvaltning: Verksamheternas sätt att planera och följa upp IT Niklas har redan pratat om IT-tjänster
- #10 Ramverket för affärarkitekturen
- #12 men man skulle också kunna se det så här: film Förenkla vardagen för användarna Regionalt och nationellt pratar man om digitaliseringens möjligheter, vilket vi tyckte illustrerades så bra i denna film
- #13 Hur gör vi på detta sätt, jo vi planerar 10 000 fönster Tog 38 år att bygga utan arkitekt Jordbävningen, finn sinte kvar
- #14 Resurser, vi har inte obegränsat. Tänk först, bygg sedan
- #15 Linda berättar: Traditionellt perspektiv
- #16 Thomas berättar: En annan traditionell bild är denna
- #17 Hur mycket medel finns i koncernen
- #18 Avslutning?
- #19 Varför IT-plan, hur gör vi?
- #21 Från Personer till Processer
- #22 Prio: Balansera personligheter Resurser: Kontroll på läget Samverkan: Att jobba smartare genom överblick Verksamhetsnära: Inte teknikdriven utan Modelldriven utveckling Gemensamma modeller? Fördel IT-plan behöver fler det? hjälp med kravfångst om fler behöver det. hjälp med finnansiering. kvalité prata IT-strategi i samband samverkan, påverkan verksmahetsnära
- #23 Syftet: samverkan, påverkan verksamhetsnära
- #24 Chef IT-stab formellt beslutsmandat IT-stab, koncernstaben IT-infrastrukturarkitekt IT-samordnare Systemägare & förvaltare Systemförvaltare Projektledare Verksamhetsutvecklare
- #25 IT-plan är starten på utvecklingsfasen Vad vi kallar det i verksmaheten
- #27 Vad ska in i tratten? samverkan, påverkan verksamhetsnära Vem som hels kan anmäla ärenden- lätt för alla att lämna in, vänd dig till din IT-samordnare
- #30 Linda kommer beröra detta lite mer inom ramarna för systemförvaltning, verksamhetsmodeller Då kan det hända att ni får fler frågor…
- #32 Gäller större förändringar
- #35 Här kan ni som sitt här bidra, för att få en mer komplett bild
- #38 IT-plan är starten på utvecklingsfasen Vad vi kallar det i verksmaheten
- #46 Källa Sundsvalls kommuns systemförvaltningshandbok
- #47 Svensk forskning visar att genom att ha en aktiv systemförvaltning kan man få 20-40 procent högre avkastning på investeringen. Källa: Linköpings Universitet
- #48 Om man tittar på ett systems kostnader under dess livstid så består 20% Analys, utformning, programmering och test, resterande 80% läggs på Förvaltning och drift Källa PÅ Rita på tavlan?
- #49 Jocke, Thomas och Ingmarie Östlund. Tidslinje Definition av verksamhetskritiska system: Med kritiskt avses att verksamheten inte på kort sikt kan bedrivas utan systemet. Ofta är detta verksamhetssystem som man helt beroendeav. Ej kritiska system är ofta system av administrativ karakär som man klarar sig utan under ett par dagar om det skulle knipa. Kan vara ekonomisystem mm
- #50 Hittar dessa på inloggad, där ligger även planerna. Blankett för ändringshantering finns också.
- #51 Begreppsdefinitioner mm Kom gärna med synpunkter på hur denna kan utvecklas. Behövs mer eller mindre stöd?
- #52 I handboken finns alla faser beskrivna. När kraven är större än vad systemet klarar av Här ser vi hur allt hänger ihop
- #53 Koppla mot roller Återanvändning, reviderar aktiviteter och ekonomi
- #54 Systemförvaltningsplanen är det samligsdokument som beskiver systemstödet allt från vilken nytta den genererar till om det finns kopplingar till andra system samt roller och finnanisering
- #55 Visa vart det finns på inloggad
- #56 Systemägare o Har det yttersta ansvaret för ett IT-stöd o Sätter budget och mål för systemförvaltning o Tecknar avtal o Tillsätter systemförvaltare och systemadministratör/er Systemförvaltare o Leder det praktiska arbetet med systemförvaltning o Planerar och genomför olika aktiviteter o Ansvarar för att det finns dokumentation, hålls utbildningar, finns användarsupport, etc o Rapporterar till systemägare Systemadministratör o Administrera användare, behörigheter, grunddata, etc o Ger användarsupport o Rapporterar fel och brister till systemförvaltaren
- #57 Sammanfattning, du ska vara duktig på att veta och förstå vad användarna efterfrågar eller det som vi kallar...
- #58 Klassiskt bild på hur det kan bli. Men hur gör man då på bästa sätt för att fånga kraven. Film?
- #59 I IT-strategin hänvisar man till modelldriven utveckling. Verksamhetsmodeller. Andra kopplingar till ITIL
- #60 Använder modellerna som dialogunderlag Språket är en utmaning. Mike Cohn pappa till agil och scrum
- #64 Ramverket för affärarkitekturen
- #66 Lägg till IT-plan och systemförvaltning som process
- #70 Frågor tar vi på slutet av varje pass 45 min 13.45 Frågor och fika 14.05 14.05-14.50 fråga